Bijlage 3 - werkwijze raadsrapporteurs juli 2023

Werkwijze raadsrapporteurs mei 2023 Op 16 mei 2023 zijn de raadsrapporteurs samengekomen om met elkaar te kijken naar de huidige afspraken. Op basis van dit gesprek zijn is de werkwijze aangepast en geharmoniseerd voor de vier GR’en (het proces is ook situationeel en niet helemaal in beton te gieten). Dit zijn de afspraken: Doel -

Het vergroten van kennis bij de raad door de inzet van politiek neutrale raadsrapporteurs.

-

De raad beter in positie brengen bij het volgen van en de besluitvorming rond de gemeenschappelijke regelingen.

-

Door te werken met raadsrapporteurs verbetert de controle- en informatiepositie van de raad en kan mogelijk tijd bespaard worden.

Taken en rollen raadsrapporteur -

Heeft geregeld contact met de contactambtenaar, specifiek bij kadernota, begroting en programmarekening.

-

Biedt de informatie samengevat aan de raad aan, bekijkt wat de raad als kader/prioriteit heeft gesteld en maakt daarbij een koppeling met de inhoud van het dossier

-

Stelt zich onafhankelijk op en opereert apolitiek als verlengstuk van de raad en faciliterend aan de raad.

-

Richt zich op de feiten

-

Gaat zelf op pad, neemt kennis van AB-stukken, mag aanwezig zijn bij bestuursvergaderingen (zonder invloed aan te wenden)

-

Levert een bijdrage aan de evaluatie van de desbetreffende verbonden partij

-

Doet aanbevelingen voor kaderstelling en kijkt beleidsmatig: Waar gaat het met de GR heen?

-

Doet samen met andere raadsrapporteurs voorstellen voor invulling van de richtlijnen van de Nota verbonden partijen.

Om de taken en rollen goed uit te voeren, hebben de raadsrapporteurs het volgende nodig: -

Overleg met contactambtenaar om inhoudelijk geïnformeerd te worden over GR.

-

Zo snel mogelijk informeren over zaken die spelen.

-

Wie zijn je sparringpartners in andere raden die onder dezelfde GR vallen? Afstemming met raden uit andere gemeentes is soms noodzakelijk om stappen te kunnen zetten.

-

Proces aan de voorkant goed regelen, versterken van de inzet van de portefeuillehouder.

-

Minimaal jaarlijks een bezoek te brengen aan de GR.

-

Af en toe een AB-vergadering bijwonen om de sfeer te proeven. Verslagen zijn openbaar, dus altijd terug te lezen.

-

Raadsrapporteur informeren bij opvallende of gevoelige onderwerpen.

-

Beschikbaar stellen van agenda vooraf en verslag achteraf. Raadsrapporteur neemt contact op met contactambtenaar bij vragen, als het veel is afspraak maken en als het nodig is agenderen voor commissie.

-

Tijdslijn van de stukken.

-

Introductieprogramma voor de raadsrapporteurs en goede overdracht bij wisselingen.

-

Soms noodzakelijk om mandaat van de raad te krijgen om de discussie te voeren.

-

Het is belangrijk dat de communicatielijnen open worden gehouden en van beide kanten kunnen verlopen, dus van raadsrapporteur naar contactambtenaar en vice versa. Griffie kan daarbij ondersteunen.

-

Agenda’s en verslagen van AB-vergaderingen worden actief aangeboden aan de raadsrapporteurs.

-

Wethouder informeert actief.

-

Actief door contactambtenaar

De werkwijze De gemeenteraad stelt kaders en controleert het college. Op vaste momenten in de P&C-cyclus worden zienswijzen op kadernota, begroting en specifieke besluiten over de GR aangeboden aan de raad. Om dit goed te laten verlopen is een heldere samenwerking met de contactambtenaar nodig: 1. De contactambtenaar stuurt P&C-stukken met vraag om bevindingen naar de raadsrapporteurs. 2. De contactambtenaar bespreekt de concept-zienswijze met de raadsrapporteurs 3. Raadsrapporteurs stellen vragen en brengen aandachtspunten in. 4. Contactambtenaar en wethouder bespreken de bevindingen van de raadsrapporteurs. De (aangepaste) zienswijze gaat voor besluitvorming naar college en raad. 5. De contactambtenaar beantwoordt de vragen van de raadsrapporteurs van de GR. 6. De raadsrapporteurs maken een verslag van bevindingen en aanbevelingen en sturen het verslag naar de politieke commissie. 7. De commissieleden gebruiken de zienswijze en het verslag van de raadsrapporteurs voor inbreng naar de raad. De werkwijze geldt over het algemeen voor de vier GR’en, maar zoals gemeld is het proces situationeel en niet helemaal in beton te gieten. Onderwerpen die niet in een vaste structuur zijn gezet kunnen door contactambtenaar gesignaleerd worden. Raadsrapporteurs kunnen ook vanuit de bestuursagenda onderwerpen signaleren.