Bijlage 3 - Toelichting Ontwerpregeling GR RANU PROOF

PROOF Adviseurs BV. Aan

Van

RHC Vecht en Venen

Jan Willem Botter

Plaats/datum

Betreft

Rotterdam, 15 juni 2025

Begeleidende memo – toelichting Ontwerpregeling RANU

Postbus 2704 3000 CS Rotterdam info@proofadviseurs.nl (+31)850471007 www.proofadviseurs.nl Rabo NL43RABO0303425660 Btw NL8550.87.250.B01 KvK 63089068

1

Aanleiding en toelichting

1.1

Aanleiding

De gemeenschappelijke regeling voor het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) wordt op verzoek van het bestuur herzien. Deze herziening is noodzakelijk om meerdere redenen. Ten eerste is per 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Gemeenten zijn sindsdien verplicht hun bestaande regelingen aan te passen aan deze herziene wet. De nieuwe wet bevat onder meer aanvullende eisen over participatie, de positie van raden, zienswijzenprocedures en de inrichting van de P&C-cyclus. Ten tweede is in 2022 de gemeente Weesp uitgetreden uit de regeling vanwege een herindeling met Amsterdam. De bestaande regeling is sindsdien feitelijk en juridisch onvolledig geworden. Ten derde heeft de huidige regeling een hybride juridische karakter: formeel is er sprake van een centrumgemeenteconstructie met Stichtse Vecht als centrumgemeente. De GR tekst bevat echter elementen van een bedrijfsvoeringsorganisatie en in de praktijk functioneert het RHCVV ook als zodanig, met een eigen bestuur. Deze hybride situatie is juridisch niet houdbaar. Door de regeling om te zetten naar een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) met rechtspersoonlijkheid wordt deze situatie opgelost. De nieuwe structuur sluit dan formeel volledig aan op de praktijk én voldoet aan de actuele wettelijke eisen.

De drie deelnemende gemeenten – De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht – willen daarom gezamenlijk de huidige regeling vervangen door een nieuwe regeling onder de naam Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Om tot de ontwerpregeling te komen, zijn verschillende inhoudelijke keuzes gemaakt. Veel van deze keuzes leggen de huidige praktijk formeel vast. Denk bijvoorbeeld aan de keuze voor Stichtse Vecht als vestigingsplaats (waar het RHCVV ook nu al fysiek is gevestigd) en aan de gelijke verdeling van zeggenschap tussen de drie deelnemende gemeenten. Daarnaast zijn de verplichte aanpassingen doorgevoerd die voortvloeien uit de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

proofadviseurs.nl

Pagina 1 van 10

Een overzicht van de keuzes, en welke afwegingen zijn gemaakt, is opgenomen in de beslispuntenmemo, die ter toelichting is toegevoegd aan het collegevoorstel (als bijlage 3). Zowel de beslispuntenmemo als de ontwerpregeling en bijbehorende toelichtingen zijn tot stand gekomen in nauwe afstemming tussen de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten (zowel financieel als juridisch), de gemeentesecretarissen en het bestuur van het RHCVV. 1.2

Uitgangspunten

Als uitgangspunt voor de herinrichting van de samenwerking geldt dat de benodigde en gewenste wijzigingen worden doorgevoerd, maar dat zoveel als mogelijk de huidige wijze van samenwerking wordt gehandhaafd. Ook voor wat betreft de verdeling van kosten en bijdragen van de drie samenwerkende gemeenten verandert er niets ten opzichte van de huidige wijze van samenwerking. Wel worden geconstateerde knelpunten opgelost, zoals het huidige ontbreken van rechtspersoonlijkheid van het huidige RHCVV en het ontbreken van een formeel bestuur dat bindende besluiten kan nemen en dientengevolge doorzettingsmacht heeft. Omdat sprake is van een gelijkwaardige samenwerking, is ook de ‘krachtsverdeling’ in het bestuur gelijk. De nieuwe regeling borgt deze bestaande gelijkwaardigheid nu ook formeel en sluit daarmee goed aan bij de praktijk zoals die zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. De gemaakte keuzes leiden ertoe dat door wijziging van de gemeenschappelijke regeling een bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt opgericht. Deze bedrijfsvoeringsorganisatie is genaamd: Regionaal Archief Noordwest Utrecht. In het vervolg van deze oplegger: RANU.

1.3

Toelichting op de regeling

De ontwerpregeling is opgenomen als bijlage 1 bij het collegevoorstel. Hieronder staat een korte toelichting op de artikelen in de ontwerpregeling. Hoofdstuk 1: algemene bepalingen Artikel 1. In artikel 1 worden de belangrijkste begrippen gedefinieerd die in de gemeenschappelijke regeling worden gehanteerd. De definities sluiten aan bij de Archiefwet 1995 en Wgr 2022. Artikel 2. Betreft de vaststelling van de naam en de rechtsvorm van RANU. Artikel 3. Schetst het belang waarbinnen RANU taken mag uitvoeren. Alle taken, zowel basistaken als plustaken (eventueel ook plustaken voor derden) moeten passen binnen dit belang. Artikel 4. Beschrijft de basistaken die in ieder geval voor elke deelnemer worden uitgevoerd. Artikel 5. Regelt dat de taken worden omschreven in een Producten en Dienstencatalogus.

proofadviseurs.nl

Pagina 2 van 10

De regeling, in samenhang met de Producten- en Dienstencatalogus, maakt het ook mogelijk dat RANU - op verzoek van een deelnemer - tijdelijk nog nietovergebrachte archiefbescheiden beheert (uitplaatsing). Dit was in de vorige regeling niet expliciet toegestaan. Deze bevoegdheid is nu juridisch geborgd en biedt meer duidelijkheid en legitimiteit bij de uitvoering van toezicht en beheer. Het vierde lid maakt het mogelijk dat, op verzoek van deelnemers, aanvullende taken (plustaken) worden uitgevoerd. Hiervoor is een afzonderlijke dienstverlenings-overeenkomst vereist. Het vijfde lid bepaalt dat het RANU ook diensten kan leveren aan niet-deelnemers, mits voldaan wordt aan de voorwaarden voor quasi-inbestedingsvrijstelling zoals gedefinieerd in Europese aanbestedingsregels. Zo mag maximaal 20% van de omzet door RANU worden behaald met dienstverlening aan niet-deelnemers. Bestuur en besluitvorming (artikelen 6 t/m 10) Artikel 6. Regelt de samenstelling van het bestuur. Elk deelnemend college wijst één lid en één plaatsvervangend lid aan voor het bestuur van RANU. Artikel 7. Regelt de instelling en de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Artikel 8. Bepaalt de wijze waarop het lidmaatschap van bestuursleden eindigt en hoe gehandeld moet worden bij tussentijdse vacatures. Artikel 9. Stelt de kaders waaraan bestuursvergaderingen moeten voldoen. Artikel 10.

Regelt de wijze waarop het bestuur besluiten neemt. Elk bestuurslid heeft 1 stem. In beginsel probeert het bestuur bij unanimiteit besluiten te nemen. Mocht dat niet lukken, dan geldt dat het bestuur besluiten neemt met meerderheid van stemmen, tenzij daarvan in de regeling wordt afgeweken. Voor sommige besluiten (zoals toetreding (art. 28), wijziging (art. 30), opheffing (art. 31) van de gemeenschappelijke regeling gelden andere besluitvormings-procedures die expliciet zijn vastgelegd in de betreffende artikelen. In die gevallen besluiten de colleges (en niet het bestuur) en is een unaniem besluit van de colleges (art. 28 en 30) vereist, en geen meerderheidsbesluit. Alleen in het geval van opheffing (art. 31) volstaat een besluit van tweederde van de colleges. Artikel 11. Bepaalt over welke besluiten van het bestuur een zienswijze wordt gevraagd aan de gemeenteraden. Dit betreft in ieder geval alle besluiten waarbij dit wettelijke verplicht is (o.a. vaststellen en wijzigen begroting). Daarnaast wordt de kadernota altijd ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden, ook al is dat wettelijk niet verplicht. Daarnaast legt het bestuur ook alle besluiten ter zienswijze voor aan de raden waarvan het bestuur van oordeel is dat ze aanzienlijk financieel of politiek belang hebben.

Het bestuur kan bovendien alle overige besluiten waarvan zij dit zelf wenselijk vindt, voorleggen aan de raden ter zienswijze. Artikel 12. Bepaalt de wijze waarop participatie van ingezetenen en andere belanghebbenden plaats vindt.

proofadviseurs.nl

Pagina 3 van 10

Artikel 13. Regelt de verantwoordingsrelaties en de inlichtingenplicht van het bestuur en haar leden. Ook de actieve informatieplicht ten opzichte van de raden is hierin opgenomen. Artikel 14. Bepaalt dat het bestuur een reglement van orde opstelt voor haar vergaderingen. Artikel 15. Regelt dat een functiebepaling van de secretaris-directeur (tevens streekarchivaris) door het bestuur wordt opgesteld en waaraan deze moet voldoen en wat de taken en bevoegdheden en verantwoordingsstructuur zijn. Artikel 16. Regelt dat de directeur de dagelijkse leiding heeft over RANU, waarmee de streekarchivaris is belast en aan welke eisen de streekarchivaris moet voldoen. Artikel 17. Bepaalt dat, indien en voor zover personeel in dienst komt van RANU, het bestuur voor het personeel van de ambtelijke organisatie de rechtspositie en de arbeidsvoorwaarden vast stelt. Hierbij moet, uiteraard, worden voldaan aan de wet- en regelgeving die op ambtelijke organisaties van toepassing is. Artikel 18. Bepaalt dat de deelnemende colleges alle benodigde bevoegdheden bij mandaatbesluit opdragen aan het bestuur van RANU. Tevens wordt in het derde lid de mogelijkheid gecreëerd om privaatrechtelijke rechtspersonen op te richten of daarin deel te nemen door het bestuur van RANU.

Dit kan alleen nadat hiervoor een wensen en bedenkingenprocedure bij de gemeenteraden is doorlopen en de deelneming of oprichting in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Tenslotte kan dit alleen binnen de gegeven grenzen van de Wgr artikel 10.a. Gedacht kan worden aan de oprichting van een werknemersvereniging ten behoeve van personeel dat in dienst is bij RANU. Financiën (artikelen 19 t/m 25) Artikel 19. Bepaalt dat de financiële bepalingen van de Gemeentewet in artikel 186 tot en met 213 van overeenkomstige toepassing zijn. Artikel 20. Overeenkomstig de wettelijke plicht zijn de deelnemers verantwoordelijk ervoor zorg te dragen dat RANU te allen tijde beschikt over voldoende financiële middelen. Het derde lid bepaalt dat het bestuur in een bijdrageverordening regelt op welke wijze de verdeling van bijdragen van de deelnemers tot stand komt en op welke wijze de verdeling van eventuele tekorten wordt geregeld. Artikel 21. Bepaalt overeenkomstig de Wet gemeenschappelijke regelingen dat een kadernota voor 30 april moet worden toegezonden aan de raden. In aanvulling op de wettelijke plicht tot toezending aan de raden, worden de raden ook in de gelegenheid gesteld hun zienswijze over de kadernota naar voren te brengen. Er is geen termijn hiervoor opgenomen, dus dit moet binnen een redelijke termijn gebeuren.

Het staat het bestuur vrij deze redelijke termijn te bepalen. Artikel 22. Regelt de wijze waarop de begrotingsprocedure is ingeregeld. Deze is conform de in de Wet gemeenschappelijke regelingen opgenomen bepalingen. Indien wijzigingen

proofadviseurs.nl

Pagina 4 van 10

in de begroting geen gevolgen hebben voor de bijdragen van de deelnemers, hoeft geen zienswijze te worden gevraagd aan de gemeenteraden over de betreffende wijzigingen. Artikel 23. Bepaalt dat de voorlopige jaarrekening, conform de Wet gemeenschappelijke regelingen, voor 30 april moet worden toegezonden aan de raden en binnen twee weken na vaststelling maar in ieder geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten moet worden gestuurd. Artikel 24. Bepaalt dat een financiële verordening moet worden opgesteld en waaraan deze moet voldoen. Artikel 25. Bepaalt dat een financiële controleverordening moet worden opgesteld en waaraan deze moet voldoen. Artikel 26. Legt vast dat de gemeenschappelijke regeling voor onbepaalde tijd wordt getroffen. Artikel 27. Regelt de wijze waarop evaluatie plaats vindt. Dit dient ééns per tien jaar te gebeuren. Er wordt een nulmeting met peildatum 1 januari 2027 gedaan, waarbij tevens indicatoren worden opgesteld ten behoeve van deze evaluaties. Het bestuur stelt de evaluatieopdrachten en de evaluatiecriteria vast. Toetreding, uittreding, wijziging (artikelen 28 t/m 31) Artikel 28. Regelt de wijze waarop toegetreden kan worden tot de gemeenschappelijke regeling. Artikel 29. Regelt de wijze waarop uitgetreden kan worden door de deelnemers. Er wordt in ieder geval een termijn van 2 jaar in acht genomen voordat daadwerkelijk uitgetreden kan worden.

Het bestuur stelt, met behulp van één of meerdere externe deskundigen, waaronder in ieder geval een register accountant, een voorstel op waarmee de financiële, personele en overige gevolgen van de uittreding inzichtelijk worden gemaakt. Het uittredende college neemt op basis van dit voorstel een definitief besluit over de uittreding. De precieze procedure staat opgenomen in de leden twee tot en met zeven. Het uittredende college moet alle kosten die gepaard gaan met de uittreding vergoeden. Uiteraard spannen de uittredende deelnemer en de overige deelnemers en RANU zich in de kosten van uittreding zo laag mogelijk te houden. Bij de berekening van de desintegratiekosten en de frictiekosten wordt uitgegaan van de meest recent vastgestelde jaarrekening en de geldende begroting en meerjarenraming, voor zover daarin verplichtingen zijn opgenomen die financiële gevolgen hebben tijdens of na de uittreding. Dit zorgt voor een realistische en evenwichtige verdeling van kosten. De volgende aspecten komen in ieder geval aan de orde: (1) overname door deelnemers van geactiveerde goederen dan wel vergoeding wegens niet overnemen, (2) overname van contractuele verplichtingen jegens leveranciers, dan wel vergoeding wegens niet overname, (3) overname door deelnemers van personeelsleden, dan wel vergoeding wegens niet overname en (4)

proofadviseurs.nl

Pagina 5 van 10

eventuele nadelige financiële consequenties in verband met omzetbelasting en/of vennootschapsbelasting. Artikel 30. Bepaalt op welke wijze de gemeenschappelijke regeling gewijzigd kan worden. Artikel 31. Voorziet in de wijze waarop de regeling opgeheven kan worden. Artikel 32. Is de archiefbepaling die van toepassing is op RANU. Artikel 33. Regelt dat geschillen bij voorkeur in de minne worden geschikt, voordat het geschil conform de wet aan gedeputeerde staten wordt voorgelegd. Artikel 34. De gemeenschappelijke regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan, maar niet eerder dan 1 januari 2026. Artikel 35. Bepaalt dat de officiële citeerwijze ‘Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Noordwest Utrecht’ is. Artikel 36. De bekendmaking geschiedt overeenkomstig de daartoe in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen opgenomen bepalingen en wordt gedaan door gemeente Stichtse Vecht. De RANU zelf zorgt voor opname in het daartoe bestemde register. 1.4

Inrichting – aanvullende documenten die moeten worden opgesteld

Met het treffen van de gemeenschappelijke regeling, wordt een organisatie in het leven geroepen, de zogenoemde bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Noordwest Utrecht. Echter, daarmee is de organisatie nog niet ‘bedrijfsklaar’. Verschillende inrichtingsdocumenten moeten nog worden opgesteld, die in de meeste gevallen door het bestuur op de eerste dag van de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling worden vastgesteld. Een overzicht van deze documenten, verordeningen, mandaten en regelingen is opgenomen als bijlage 4 bij het collegevoorstel. 1.4.1

Mandaatbesluiten van de colleges

Elk college draagt de bevoegdheden die horen bij de basistaken zoals beschreven in de GR en de gewenste plustaken op aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie door middel van een mandaatbesluit. Door dit mandaatbesluit krijgt het bestuur de bevoegdheid om, op de in de GR bepaalde wijze, besluiten te nemen over de taakuitvoering en de organisatie namens de deelnemende colleges. 1.4.2

Producten en Dienstencatalogus

Een door het bestuur vastgestelde catalogus waarin de basistaken en de plustaken zijn omschreven die door RANU kunnen worden verricht. De taakuitvoering van de basistaken gebeurt op basis van de vastgestelde begroting. 1.4.3

Dienstverleningsovereenkomst

Voor alle plustaken geldt dat deze, naar keuze en indien gewenst, worden uitgevoerd door RANU voor een deelnemer. Elk college die een plustaak wil afnemen, sluit daarvoor een dienstverleningsovereenkomst, wat feitelijk een privaatrechtelijke overeenkomst van opdracht

proofadviseurs.nl

Pagina 6 van 10

is, met RANU. In de dienstverleningsovereenkomst staan de voorwaarden waaronder de betreffende taak of taken worden afgenomen. In voorbereiding daarop wordt een model dienstverleningsovereenkomst opgesteld, aan de hand waarvan elk college een opdracht kan verlenen aan RANU. 1.4.4

Reglement van orde van het bestuur

Het bestuur stelt een reglement van orde op voor haar vergaderingen. Uiteraard geldt voor het reglement van orde dat de bepalingen in de GR over de vergaderingen van het bestuur en de wijze waarop de besluitvorming plaats vindt, worden overgenomen in het reglement van orde. Uiteraard mag in het reglement van orde een nadere invulling worden gegeven, zolang deze binnen de kaders van de GR blijft. 1.4.5

Functiebepaling secretaris-directeur

Voor de functiebepaling van de directeur stelt het bestuur een regeling vast. 1.4.6

Rechtspositie en arbeidsvoorwaardenregeling

Het bestuur stelt een rechtspositieregeling en arbeidsvoorwaardenregeling vast voor het geval dat personeel in dienst komt bij RANU. Hoewel het formeel niet noodzakelijk is dat personeel in dienst treedt bij RANU - detachering vanuit de deelnemende gemeenten, met Stichtse Vecht als huidige werkgever, is ook mogelijk - ligt het logisch en wenselijk voor de hand om de personeelsstructuur onder te brengen bij de bedrijfsvoeringsorganisatie zelf. Door personeel in eigen dienst te nemen, wordt de bestuurlijke en organisatorische zelfstandigheid van RANU versterkt, ontstaat duidelijker werkgeverschap en wordt de aansturing van medewerkers vereenvoudigd. Indien personeel niet overgaat naar RANU maar gedetacheerd blijft vanuit Stichtse Vecht, blijft deze gemeente juridisch werkgever. Hierdoor blijft sprake van een hybride situatie: juridisch en administratief blijven de medewerkers verbonden aan de centrumgemeente, terwijl zij feitelijk werkzaam zijn voor een zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie. Bovendien blijven bepaalde werkgevers-verantwoordelijkheden en risico’s bij ziekte of anderszins bij de centrumgemeente liggen. Tevens vraagt die constructie om goede werkafspraken, duidelijke aansturing en waarborgen voor onafhankelijke taakuitoefening, wat in de praktijk knelpunten kan opleveren.

Indien wél wordt gekozen voor indiensttreding van personeel bij RANU, vervalt deze hybride situatie. Uiteraard gebeurt een eventuele overgang volgens de daarvoor geldende procedures, waarbij de belangen en opgebouwde rechten en plichten van de betreffende personeelsleden worden gewaarborgd. De ondernemingsraad en het lokaal overleg (vakbonden) worden hierbij op de voorgeschreven wijze betrokken zodat de belangen van medewerkers zorgvuldig worden gediend. 1.4.7

Financiële verordening en financiële controleverordening

proofadviseurs.nl

Pagina 7 van 10

De financiële bepalingen van de Gemeentewet zoals weergegeven in de artikelen 186 tot en met 213 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. Dit betekent dat een financiële verordening en een financiële controleverordening moet worden opgesteld. De financiële verordening bevat uitgangspunten voor het financiële beleid, uitgangspunten voor het financiële beleid, beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De financiële verordening waarborgt ook dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Daarnaast bevat deze verordening in ieder geval regels voor waardering en afschrijving van activa, en regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie. De financiële controleverordening bevat regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie en waarborgt de rechtmatigheid daarvan. Het bestuur wijst daarnaast één of meer accountants aan die belast worden met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van de accountantsverklaring en een verslag van bevindingen. 1.4.8

Bijdrageverordening

Het bestuur stelt ook een bijdrageverordening vast, conform artikel 20, derde lid van de GR. De bijdrageverordening bepaalt op welke wijze de bijdrage per deelnemer wordt bepaald. Het bestuur legt de bijdrageverordening voor aan de colleges voordat deze wordt vastgesteld. In het geval sprake van majeure wijzigingen van de bijdrageverordening kan deze ook worden voorgelegd aan de raden. Het bestuur draagt er zorg voor dat in de eigen reglementen wordt opgenomen dat op deze wijze wordt gehandeld ten aanzien van de bijdrageverordening. 1.4.9

Nulmeting ten behoeve van evaluatie

Het bestuur draagt zorg voor een nulmeting met als peildatum 1 januari 2027, zodat toekomstige evaluaties kunnen worden afgezet tegen de nulmeting. Ten behoeve daarvan zal het bestuur indicatoren opstellen die bij toekomstige evaluaties worden toegepast. Bij toekomstige evaluaties stelt het bestuur de onderzoeksopdracht en de evaluatiecriteria vast. Het bestuur draagt er zorg voor dat deze evaluatiecriteria voorafgaand worden voorgelegd aan de colleges. Het bestuur draagt er zorg voor dat deze handelswijze wordt vastgelegd in haar reglementen. 1.4.10 Documenten P&C-cyclus Ten behoeve van de uitvoering van de taken van RANU, wordt een begroting opgesteld. Op 1 januari 2026, als de gemeenschappelijke regeling in werking treedt, moet het bestuur een begroting vaststellen voor haar werkzaamheden van het jaar 2026. De raden dienen voorafgaand aan het vaststellen van de begroting te zijn geïnformeerd over de conceptbegroting en moeten in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven op de conceptbegroting (let wel, voorafgaand aan de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling, gelden nog niet de wettelijke termijnen van de Wet gemeenschappelijke regelingen).

proofadviseurs.nl

Pagina 8 van 10

Tussen de deelnemers is afgesproken dat voor de begroting van het RANU dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd als voorheen onder de centrumregeling RHCVV. In zoverre verandert er weinig tot niets voor de deelnemers. Vanaf het moment dat de gemeenschappelijke regeling in werking is getreden, treden ook de in de Wet gemeenschappelijke regelingen geldende termijnen met betrekking tot de P&Ccyclus in werking. Onder de huidige centrumregeling is daarvan nog geen sprake, omdat de betreffende bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen niet van toepassing zijn op centrumregelingen. Concreet betekent dit dat voor 30 april 2026 de kadernota voor het jaar 2027 aan de raden moet zijn gestuurd door het bestuur van het RANU. Gelet op de bepalingen van de gemeenschappelijke regeling moeten de raden ook in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze op de kadernota te geven. Het is verstandig om daarom al in de loop van 2025, tegelijkertijd met het opstellen van de conceptbegroting voor 2026, een kadernota op te stellen voor het begrotingsjaar 2027. Voor 15 september 2026 moet de begroting van RANU voor het jaar 2027 zijn vastgesteld. De conceptbegroting voor 2027 moet minstens 12 weken voordat deze wordt vastgesteld aan de raden worden gestuurd ter zienswijze.

Daarom moet tijdig worden gestart met het opstellen van de begroting van het jaar 2027, zodat de geldende termijnen worden gehaald.

2

Proces

De te wijzigen GR betreft een collegeregeling. Dit betekent dat alleen colleges deelnemen aan de GR en zij taken opdragen aan het bestuur. Het proces om een collegeregeling te wijzigen is als volgt: -

-

-

De colleges besluiten tot het vaststellen van de ontwerpregeling, die onder verantwoordelijkheid van het bestuur van RHCVV is opgesteld, en verzoeken de gemeenteraden om een zienswijze te geven op deze ontwerpregeling (wettelijke termijn 8 weken); De gemeenteraden behandelen de ontwerpregeling in hun raadsvergadering en geven hun zienswijzen; Het bestuur van het RHCVV verwerkt de eventuele zienswijzen in ontwerpregeling en reageert op ingediende zienswijzen; De aangepaste conceptregeling wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van RHCVV aangeboden aan de colleges; De colleges besluiten zich voor te nemen de gemeenschappelijke regeling te treffen conform de conceptregeling en vragen de raden toestemming om dit besluit te mogen nemen; De gemeenteraden geven binnen de wettelijke termijn van 13 weken toestemming aan de colleges tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling;

proofadviseurs.nl

Pagina 9 van 10

-

De colleges besluiten vervolgens tot het daadwerkelijk treffen van de gemeenschappelijke regeling.

3

Planning

Besluitvorming gemeenschappelijke regeling: -

-

-

15 juli 2025: de colleges besluiten de ontwerpregeling ter zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraden; 25 september 2025 (gemeente De Bilt en gemeente de Ronde Venen) en op 30 september (Stichtse Vecht): de gemeenteraden besluiten over de te geven zienswijze en sturen dit aan de colleges (of laten de colleges al eerder weten geen zienswijze te hebben); Oktober 2025 : De verzamelde zienswijzen worden verwerkt door het bestuur van het RHCVV; 4 november 2025 (gemeente De Bilt en Stichtse Vecht) en 11 november 2025 (De Ronde Venen): de colleges besluiten de gemeenschappelijke regeling aan de raden voor te leggen met het verzoek toestemming te verlenen de gemeenschappelijke regeling te treffen; 11 december 2025 (De Ronde Venen), 16 december 2025 (Stichtse Vecht) en 18 december (De Bilt): de gemeenteraden verlenen toestemming aan de colleges de gemeenschappelijke regeling te treffen;

De colleges besluiten, bij voorkeur als hamerstuk, zo spoedig mogelijk na de verkregen toestemming tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling. De regeling treedt vervolgens in werking op de dag na bekendmaking. Het streven is dat de regeling vóór eind 2025 bekendgemaakt kan worden, zodat zij op 1 januari 2026 in werking kan treden. Voorafgaand aan de inwerkingtreding worden de documenten, genoemd in paragraaf 1.4, opgesteld zodat RANU vanaf 1 januari 2026 haar taken kan verrichten.

proofadviseurs.nl

Pagina 10 van 10