Bijlage 3: Stand van zaken acties uitvoeringsagenda inwonerparticipatie

Stand van zaken acties uitvoeringsagenda inwonerparticipatie In het onderstaande overzicht zijn de acties van het interne en externe spoor opgenomen. De status van de acties zijn ingedeeld naar de volgende legenda. Afgerond Lopend Nog uit te voeren Spoor intern Het spoor intern richt zich op de gemeentelijke organisatie, en welke verbeterstappen we daar kunnen zetten. 1. Bewustwording van het belang van inwonerparticipatie Actie: aannemen adviseur participatie en ontwikkeling. Toelichting: de adviseur participatie en ontwikkeling is gestart in maart 2024. Met het invullen van deze functie is inwonerparticipatie geborgd binnen de organisatie. Dit draagt bij aan het betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties bij diverse opgaves van de gemeente. Actie: bij de werving en selectieprocedure is er aandacht voor inwonerparticipatie. Het maakt onderdeel uit van de vacatureteksten. Toelichting: waar relevant voor de vacature is er aandacht voor inwonerparticipatie. Actie: alle medewerkers hebben de training vraaggericht communiceren gevolgd. Toelichting: als onderdeel van de organisatieontwikkeling hebben alle medewerkers de training vraaggericht communiceren gevolgd. Die training gaat over de manier van communiceren met elkaar en met de inwoners. Die gaat uit van een open houding, luisterend oor en doorvragen totdat je de ander begrijpt.

Actie: in de teams is inwonerparticipatiebeleid gepresenteerd. Toelichting: in het najaar van 2023 is het inwonerparticipatiebeleid gepresenteerd in de teams. Tijdens deze presentatie is het gesprek gevoerd over de kansen die er zijn om de inwonerparticipatie verder te ontwikkelen. In 2025 wordt het gesprek opnieuw gevoerd met de teams om de balans om te maken en ideeën op te halen voor doorontwikkeling. Actie: nieuw intranet (Sammy). Toelichting: sinds september 2023 is er een nieuw intranet, Sammy. Dit platform helpt bij het integraal werken en de onderlinge communicatie. Op Sammy is een informatiepagina voor inwonerparticipatie aangemaakt. Actie: invoering van Microsoft 365. Toelichting: de invoering van Microsoft 365 helpt het samenwerken intern en extern effectiever te maken. Het is een middel dat integraal werken ondersteunt en helpt bij het vinden van informatie die nodig is voor (inwonerparticipatie)processen.

Actie: trainingen schrijven op B1 niveau. Toelichting: in Q4 van 2023 hebben alle medewerkers van de kans gekregen om de training schrijven op B1 niveau te volgen. Actie: in team-overleggen is er structureel aandacht voor evaluatie van inwonerparticipatie/dienstverlening. Toelichting: waar relevant is er binnen de team-overleggen aandacht voor inwonerparticipatie en dienstverlening. De adviseur participatie en ontwikkeling sluit in 2025 bij meerdere teamoverleggen aan om inwonerparticipatie blijvend onder de aandacht te brengen. Actie: elkaar een compliment geven waar het goed gaat met inwonerparticipatie en helpen waar er verbetering nodig is. Toelichting: binnen de team-overleggen en de projectgroep overleggen stimuleren we elkaar om complimenten te geven en helpen we elkaar. Actie: nieuw zaaksysteem Djuma Toelichting: in Q2 van 2024 is Djuma uitgerold binnen de organisatie. Informatie en dossiers zijn in dit nieuwe zaaksysteem makkelijker terug te vinden. Actie: alle nieuwe medewerkers krijgen de mogelijkheid om een rondrit in het gebied te maken. Toelichting: nieuwe medewerkers maken tijdens de introductiebijeenkomst een wandeling door Mijdrecht langs projecten en andere bezienswaardigheden. Dit draagt bij aan de gebiedskennis. Actie: aan de slag met situaties die geschikt zijn om te experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking met inwoners.

Toelichting: wij blijven doorlopend zoeken naar situaties die geschikt zijn om te experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking met inwoners. 2. (Door)ontwikkeling van inwonerparticipatie(stappen)plan Actie: inwonerparticipatie opnemen in de werkprocessen van de organisatie. Toelichting: inwonersparticipatie is opgenomen in de werkprocessen. Bij projecten waar geparticipeerd wordt worden relevante collega’s betrokken. Actie: opstellen van een format voor een stappenplan inwonerparticipatie. Toelichting: oplevering Q1 2025 Actie: training van medewerkers in het toepassen van participatie in het hele beleidsproces. Toelichting: in het LMS (Learning Management System) De Ronde Wijzer zijn e-learnings opgenomen over inwonerparticipatie. Deze e-learnings zijn voor de gehele organisatie toegankelijk. Actie: draaiboek voor inwonerparticipatiebijeenkomsten opstellen. Toelichting: oplevering Q1 2025

Actie: inrichten van een ‘gereedschapskist inwonerparticipatie’ op intranet. Toelichting: op het nieuwe intranet, Sammy, is een informatiepagina voor inwonerparticipatie ingericht. Deze pagina blijft in ontwikkeling en wordt aangevuld met relevante informatie en voorbeelden. 3. Inwonerparticipatie op de agenda zetten Actie: de organisatie uitdagen de inwonerparticipatiebijeenkomsten aan te melden voor de centrale - via intranet te raadplegen- agenda. Toelichting: de inventarisatie van inwonerparticipatiebijeenkomsten verloopt via het secretariaat wethouders, de griffie en de adviseur participatie en ontwikkeling. Actie: het opzetten van een periodiek overleg met collega's van afdelingen die bijeenkomsten organiseren in de dorpen. Toelichting: de overleggen lopen via de reguliere overlegstructuur binnen de teams en projectgroepen. Spoor extern Met het spoor extern richten we ons naar buiten. De acties die we inzetten om de samenwerking met inwoners naar een hoger plan te tillen staan hieronder. 1. Kinder- en jongerenparticipatie Actie: Democracity organiseren voor basisscholen in De Ronde Vene (groep 7 en 8). Toelichting: In Q4 van 2024 hebben 4 klassen van 2 basisscholen in De Ronde Venen meegedaan aan Democracity. In 2025 wordt hier een vervolg aan gegeven. Momenteel wordt bij de basisscholen de interesse geïnventariseerd.

Actie: onderzoeken of en hoe er vormgegeven kan worden aan het concept ‘wethouder en/of raadslid voor de klas’. Toelichting: de haalbaarheid van het concept ‘wethouder en/of raadslid voor de klas’ is momenteel nog niet onderzocht. Er is voorrang gegeven aan Democracity en het bezoek van het International Business College van het Veenlanden College in Mijdrecht. Actie: het International Business College van het Veenlanden College in Mijdrecht uitnodigen. Toelichting: In Q2 van 2024 is het International Business College van het Veenlanden College in Mijdrecht

2. Nieuwe ontwikkelingen Actie: het college van B&W vergadert in verschillende dorpen in de gemeente. Toelichting: het college vergadert periodiek op verschillende externe locaties in de gemeente. Actie: op uitnodiging, maar ook op eigen initiatief van de gemeente worden wijkschouwen georganiseerd. Toelichting: wij stimuleren medewerkers de gemeente in te gaan om ter plaatse de situatie te bekijken. Dit kan ook op uitnodiging zijn. Actie: experimenteren met werkvormen. Toelichting: we blijven doorlopend zoeken naar situatie die geschikt zijn voor het experimenteren met nieuwe werkvormen. 3. Goud in je wijk Actie: in kaart brengen welke fondsen aangesproken kunnen worden om de cofinanciering van het initiatief rond te maken. Toelichting: binnen het Goud in je wijk team is er duidelijk welke fondsen aangesproken kunnen worden om de eventuele cofinanciering van initiatieven rond te maken. Actie: het opzetten van een kennisbank (best practices) van gerealiseerde initiatieven. Toelichting: er wordt gewerkt aan het opzetten van een kennisbank. Actie: het gesprek aangaan met Samens over de verwachtingen over en weer bij inzet en ondersteuning bij inwonerinitiatieven. Toelichting: opbouwwerkers van Samens zijn aanwezig bij de maandelijkse Goud in je wijk overleggen. Hier wordt per initiatief gekeken naar de ondersteuning die nodig is.

Actie: de interne bezetting van Goud in je wijk, waar nodig, op peil brengen en een duidelijke rolverdeling van de teamleden. Toelichting: de interne bezetting is op peil gebracht, en er is duidelijk over de rolverdeling van de teamleden. Actie: optie verkennen om de commissie die de aanvragen beoordeelt verder uit te breiden met inwoners. Toelichting: op dit moment zit er een inwoner in de commissie die de aanvragen beoordeelt. Op dit moment wordt het niet nodig geacht om de commissie verder uit te breiden. Actie: een jaarlijkse Goud in je Wijk dag. Toelichting: momenteel zijn er geen plannen om een jaarlijkse Goud in je wijk dag te organiseren.

4. Structuur aanbrengen in de relaties met bewonersplatforms Actie: een overzicht opstellen van de bewonerscomités en adviesraden waar de gemeente mee overlegt. Toelichting: de gemeente beschikt over een overzicht van wijk- en buurtcomités, adviesraden en andere partners. Actie: een vaste ambtenaar en zijn of haar vervanger aan de comités en raden koppelen als eerste contactpersoon vanuit de gemeente. Toelichting: de contacten met de comités en raden lopen via de adviseur participatie en ontwikkeling en de beleidsmedewerker kunst & cultuur en wijkgericht werken. Actie: koppelen van een portefeuillehouder aan een wijkplatform als eerste aanspreekpunt. Toelichting: het contact met de wijkplatformen verloopt via de ambtelijke organisatie. Waar nodig/wenselijk wordt de portefeuillehouder betrokken. 5. Inzet van interactieve digitale instrumenten Actie: evalueren hoe het gebruik maken van de tool swipocratie bevalt en het effect evalueren. Toelichting: Swipocratie is in Q4 van 2023 ingezet in het kader van de Omgevingsvisie. Het gebruik van de tool is goed bevallen. Het is een laagdrempelige manier om veel inwoners te betrekken. In totaal hebben 1674 inwoners hun mening gegeven via Swipocratie. Actie: een inventarisatie maken van de mogelijkheden die er zijn om digitale instrumenten in te zetten als het gaat om inwonerparticipatie.

Toelichting: wij monitoren ontwikkelingen op het gebied van digitale participatie instrumenten continu.