Bijlage 3 Rapportage Rkc onderzoek Dorpshuizen
Tekst van het document
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
30
Vraag
Norm
3a
De gemeente heeft goed zicht op het huidige gebruik (aard en intensiteit) van ieder dorpshuis en de verschillen hiervan ten opzichte van het beoogde gebruik.
De gemeente heeft op hoofdlijnen inzicht in het gebruik van de dorpshuizen. Het type en intensiteit van activiteiten wordt niet structureel op jaarbasis teruggekoppeld aan de gemeente. Er zijn ook geen specifieke eisen met betrekking tot het beoogde gebruik van de dorpshuizen. Vraag
Norm
3a
De gemeente vergelijkt het huidige gebruik met de door de gemeente goedgekeurde subsidieaanvraag
De gemeente stelt op hoofdlijnen eisen aan de subsidie. Er wordt niet op prestaties gestuurd en er worden alleen financiële jaarverslagen teruggekoppeld aan de gemeente (en geen inhoudelijke jaarverslagen). Het financiële jaarverslag wordt ook niet met de gemeente (na)besproken. Vraag
Norm
3a
De gemeente bespreekt de eventuele verschillen met de dorpshuizen in het voorgangsoverleg.
De gemeente bespreekt eventuele verschillen in (bezetting en activiteiten in) dorpshuizen niet. Er is geen sprake van periodiek voortgangsoverleg. Als er al overleg plaats vindt, is dat op initiatief van de dorpshuizen, waarbij deze gesprekken zich richten op acute en specifieke problemen. Vraag
Norm
2a
De gemeente heeft duidelijk inzicht in de exploitatie van de dorpshuizen, waaronder per dorpshuis: o oppervlakte en condities; o boekwaarde, WOZ-waarde en verzekerde waarde; o mogelijke en werkelijke bezetting / gebruik; o afspraken met beheerders / partners over gebruik.
Kijkend naar de periode voorafgaand aan het adviestraject, heeft de gemeente geen duidelijk inzicht in de exploitatie van de dorpshuizen. De gemeente beschikt over technische informatie (oppervlakte, condities, boekwaarde, WOZ-waarde en verzekerde waarde), maar niet over de mogelijke en werkelijke bezetting in het gebruik. Gegevens omtrent mogelijke en werkelijke bezetting worden niet periodiek gerapporteerd aan de gemeente. Met het adviestraject heeft de gemeente het inzicht in de exploitatie van dorpshuizen wel versterkt. Er is een brede analyse gemaakt van de financiën van de dorpshuizen. Op basis van de aangeleverde documenten in het kader van dit traject, zien we dat de informatie omtrent bezetting en gebruik beperkt is: er is alleen informatie over de bezettingsgraad en in grote lijnen de activiteiten, maar geen detailinformatie over de activiteiten en gebruikers beschikbaar.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
31
Vraag
Norm
2b
De gemeente weet wat de (exploitatie)kosten van ieder dorpshuis zijn (inclusief personeel).
De financiële jaarverslagen van de dorpshuizen geven hier inzicht in. Deze worden jaarlijks naar de gemeente verstuurd. De gemeente heeft hiermee inzicht in de (exploitatie)kosten van de dorpshuizen. Vraag
Norm
2b
De gemeente weet welke overige middelen per dorpshuis worden ingezet (specifieke subsidies, activiteitenbudgetten, etc.)?
In de financiële jaarverslagen wordt geen of nauwelijks een relatie gelegd met de activiteiten die plaatsvinden in de dorpshuizen. Daarmee heeft de gemeente geen inzicht in overige middelen die worden ingezet (zoals subsidies, activiteitenbudgetten et cetera). Vraag
Norm
2b
De gemeente weet van ieder dorpshuis de verhouding tussen de totale subsidie en de eigen gegenereerde inkomsten.
Op basis van de financiële jaarverslagen verkrijgt de gemeente inzicht in de door de dorpshuizen eigen gegenereerde inkomsten. Op basis hiervan kan de gemeente de verhouding tussen eigen gegenereerde inkomsten en subsidie vaststellen. Vraag
Norm
2b
De gemeente heeft een helder kader (kalender en wijze van rapporteren) voor de jaarlijkse subsidieaanvraag en tussentijdse rapportagemomenten
Hoewel de subsidieaanvraag en verstrekking middels een vast stramien plaatsvindt, is dit niet gebaseerd op heldere (inhoudelijke) kaders. De informatie die de dorpshuizen aanleveren voor de subsidieverstrekking geeft minimaal inhoudelijk inzicht in de besteding van de middelen: een relatie tussen subsidie en de activiteiten waarvoor deze ingezet wordt is niet te maken. Er vindt geen terugkoppeling (tussentijds en achteraf) plaats tussen dorpshuizen en gemeente, terwijl de dorpshuizen die subsidie ontvangen wel aangeven hier behoefte aan te hebben. Vraag
Norm
2b
De gemeente voert conform de kalender voortgangsoverleg met de dorpshuizen en legt de resultaten van dit overleg helder vast.
Dit is niet het geval – er vindt geen voortgangsoverleg met de dorpshuizen plaats. Enige overleggen die plaatsvinden, zijn veelal op basis van initiatief van de dorpshuizen zelf.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
32
5 Verschillenanalyse In dit hoofdstuk presenteren wij onze verschillenanalyse: 1. het verschil tussen beoogd en daadwerkelijk gebruik (paragraaf 5.1) en 2. verklaringen voor verschillen tussen dorpshuizen (paragraaf 5.2). De beoordeling aan de hand van de normen vindt plaats in 5.3. De volgende onderzoeksvraag is leidend in dit hoofdstuk. 4. Verklaring: de verschillenanalyse d) Wat zijn de verklarende factoren voor de overeenkomsten en verschillen tussen feitelijk en gewenst gebruik? e) Wat zijn hierin de verschillen tussen de individuele dorpshuizen?
5.1 Overeenkomsten en verschillen tussen feitelijk en wenselijk gebruik Voordat we naar de verklarende factoren kijken, is het van belang ons af te vragen in hoeverre het feitelijk gebruik overeenkomt of verschilt van het wenselijk gebruik. Terugblikkend op het beleid (hoofdstuk 2), de eigendomssituatie (paragraaf 2.2.2), de financiën van de dorpshuizen (paragraaf 4.3) en de geschiedenis van de dorpshuizen, zien we een bepaalde dynamiek. Kijkend naar het 'beleid op papier' (de geldende beleidskaders en uitgangspunten, zie paragraaf 3.5 voor de typering), komt het feitelijk en wenselijk gebruik overeen. Echter, het huidige beleid is relatief 'ad-hoc', er zijn geen specifiek geformuleerde strategische beleidsdoelen die een langetermijnperspectief bieden. Er wordt door de gemeente bijgesprongen op het moment dat de financiële situatie en situatie met betrekking tot onderhoud nijpend wordt, waarbij gereageerd wordt op de signalen die van de dorpshuizen komen. Zowel de besturen van de dorpshuizen als de ambtelijk medewerkers van de gemeente geven aan uit deze 'ad-hoc' situatie te willen komen en de dorpshuizen beter te willen benutten. Vandaar ook dat het adviestraject in 2019 is gestart, dat moet leiden tot een heldere lange termijnvisie op de dorpshuizen.
De besturen van de stichtingen die eigenaar zijn van de panden worden vrij gelaten om activiteiten mogelijk te maken in de dorpshuizen. De gemeente subsidieert de stichtingen en levert geen inhoudelijke ondersteuning aan de besturen van de stichtingen (bijvoorbeeld om de bezetting te verhogen of activiteiten te organiseren). Met de subsidies maken de dorpshuizen de exploitatiebegroting (bijna) sluitend. Echter, de som van de inkomsten van de dorpshuizen en subsidies zijn veelal onvoldoende om middelen voor groot meerjarenonderhoud te reserveren. Dit is in het bijzonder het geval voor de grotere dorpshuizen De Boei en De Willisstee, en in zekere mate ook voor De Springbok, waar het bestuur aangaf voorzien onderhoud aan het dak niet te kunnen financieren. Wanneer de situatie omtrent onderhoud en de financiën voor de dorpshuizen nijpend wordt, springt de gemeente bij . Er worden gesprekken gehouden en bekeken welke vorm van ondersteuning de gemeente kan bieden.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
33
Zo zijn er in 2018 gesprekken geweest tussen gemeente, welzijnsorganisatie, de bibliotheek en De Boei om te kijken of er meer voorzieningen onder gebracht konden worden in De Boei. Doel van deze gesprekken was te onderzoeken in hoeverre de bezetting bij De Boei verhoogd kon worden en een aantal voorzieningen te clusteren in De Boei. Deze gesprekken hebben niet geleid tot een centralisering van deze voorzieningen, die nu verspreid door Vinkeveen zitten.
5.2 Verklarende factoren overeenkomsten en verschillen De verschillen tussen dorpshuizen kunnen vanuit diverse perspectieven21 verklaard worden: • Historisch perspectief • Demografisch perspectief • Eigendomssituatie • Omvang van het dorpshuis en onderhoudsintensiteit • Lokale context en relatie met andere voorzieningen • Uiteenlopend gemeentelijk beleid per dorpshuis Veelal kunnen verschillen verklaard worden uit historisch perspectief. Dorpshuizen hebben doorgaans een geschiedenis van meerdere decennia en worden (over het algemeen) gebouwd voor een (bouwtechnische) gebruiksperiode van 40 jaar. Als gevolg van gemeentelijke herindelingen ontstaan verschillen in kwaliteit, omvang en aard van de dorpshuizen. Als gevolg hiervan kunnen functionaliteit en aantrekkingskracht voor inwoners zeer verschillend zijn. Verschillen in exploitatie kunnen veelal verklaard worden vanuit verschillende 'geschiedenissen' die dorpshuizen met zich meedragen. Demografische ontwikkelingen spelen hierbij ook een rol. In de afgelopen jaren is er sprake van urbanisatie en vergrijzing: jongeren trekken naar de stad, en oudere inwoners blijven in landelijke kernen wonen. Demografische gegevens laten een dalend geboorteoverschot zien en een negatief migratiesaldo voor de gemeente22.
Oudere inwoners hebben veelal een meer lokale binding, bijvoorbeeld middels verenigingen, die weer gebruik maken van de ruimtes en voorzieningen in dorpshuizen. Wanneer we naar de dorpshuizen in De Ronde Venen kijken, zien we op basis van deze factoren geen grote verschillen: de activiteiten, bezetting en gebruikers van de dorpshuizen komen onderling redelijk overeen en zijn ook in overeenstemming met het landelijk beeld. Wat betreft het gebruik van de gymzalen, zien we dat scholen en sportverenigingen zo veel als mogelijk gebruik maken van voorzieningen die lokaal beschikbaar zijn. Uit de gesprekken met de besturen van de stichtingen en de ambtelijk medewerkers van de gemeente maken we op dat sportvoorziening een belangrijk aspect zijn van de dorpshuizen23.
21
Deze perspectieven hanteren we als onderzoekers veelal om exploitatie, benutting en verschillen/overeenkomsten te duiden. 22 De website van het RIVM presenteert enkele kengetallen omtrent de demografische ontwikkeling in de Ronde Venen. Naast het geboorteoverschot en migratiesaldo wordt hier ook inzicht gegeven in de leeftijdsopbouw, die ook een vergrijzing toont. De Woonvisie van de gemeente beschrijft ook vergrijzing, wegtrekkende jongeren en krimp van de beroepsbevolking (p. 15 en p. 16). In hoeverre er demografische verschillen zijn tussen kernen en in hoeverre dit invloed heeft op de verschillen in bezetting en activiteiten is niet vastgesteld. 23 Met uitzondering van Ons Streven, dat niet over een sportvoorziening beschikt.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
34
Belangrijke verschillen komen voort uit twee factoren, die voor het vormgeven van toekomstig beleid ook een belangrijke rol spelen: 1. de grootte van het dorpshuis in relatie tot de intensiteit van het onderhoud; 2. de eigendomssituatie en bestuurswijze. We delen de dorpshuizen in drie categorieën in: • de grotere dorpshuizen, bestaande uit De Boei en De Willisstee; • de kleinere dorpshuizen, bestaande uit De Springbok en De Vijf Bogen; • Ons streven, dat niet gesubsidieerd wordt en als vereniging een ledenmodel kent. De grotere dorpshuizen De Boei en De Willisstee hebben de grootste opgave als het gaat om de financiële lasten voor het (toekomstig) onderhoud van het pand. Dit wordt grotendeels verklaard door de omvang: De Boei en De Willisstee zijn qua oppervlakte ongeveer drie tot tien keer zo groot als de kleinere dorpshuizen en Ons Streven (zie tabel 3). Een groter pand brengt inherent meer onderhoudskosten met zich mee (waarbij De Boei en De Willistee ook meerdere sportzalen hebben). De Boei en Willisstee genereren wel meer inkomsten dan de kleinere dorpshuizen, maar deze inkomsten staan doorgaans niet in verhouding tot toekomstige onderhoudsverplichtingen. Zelfs met behulp van de gemeentelijke subsidie, zijn deze dorpshuizen niet in staat te doteren in een onderhoudsfonds. Daarmee zijn de grote dorpshuizen extra kwetsbaar op het gebied van onderhoud.
Ter illustratie: wanneer het dak van Ons Streven beschadigd is (op een oppervlakte van 345m2) kan dit – naar alle waarschijnlijkheid - met behulp van zelfwerkzaamheid van de leden en een eventuele lokale aannemer gerepareerd worden. Voor De Boei (met een oppervlakte van 3.512m2) zullen hier in verhouding veel hogere kosten aan verbonden zijn. De omvang van een dergelijk gebouw overstijgt normaal gesproken de schaal van zelfwerkzaamheid (zoals leden of vrijwilligers die onderhoud plegen). De onderhoudsintensiteit van de kleinere dorpshuizen (De Springbok en De Vijf Bogen) en Ons Streven is door hun kleinere oppervlakte inherent lager. Daarbij is het exploitatieresultaat van de Springbok en Vijf Bogen voldoende om te doteren in het onderhoudsfonds. Ons Streven neemt een aparte positie in het geheel in. Waar de andere vier dorpshuizen worden beheerd door een stichting, wordt dit pand beheerd door een vereniging. De combinatie van een kleiner pand, vaste inkomsten door het ledenmodel en de organisatiegraad, waarbij leden een actieve rol spelen in het beheer en onderhoud van het pand – leidt tot een situatie die zowel in exploitatie als beheer steviger is dan bij de andere dorpshuizen. Als laatste kijken we naar de lokale context, relatie met andere voorzieningen en gemeentelijk beleid.
Uit de gesprekken ontstaat het beeld dat de dorpshuizen niet sterk 'concurreren' met andere voorzieningen24 in de kernen, zoals dorpscafés, bibliotheken en ander gemeentelijk maatschappelijk vastgoed. Dit heeft een beperkte invloed op 24 Met het begrip concurreren doelen we een zekere mate van 'competitie' met andere voorzieningen als het gaat om het
aantrekken van gebruikers. Wanneer er sprake is van veel ontmoetingsplekken (kroegen, bibliotheek, veel actieve verenigingen met aparte locaties etc.) dan kan dit er voor zorgen dat gebruikers naar deze andere voorzieningen uitwijken en het gebruik verminderd wordt en de exploitatie moeilijker wordt. Op basis van de gesprekken lijkt dit in De Ronde Venen niet het geval: concurrentie met andere laagdrempelige voorzieningen lijkt niet aan de orde.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
35
gebruik en exploitatie. We zien wel dat de gemeente in de onderzoeksperiode beleidsmatig beperkt heeft gestuurd: er wordt in zekere zin gesubsidieerd, maar er is geen sprake van het geven van structurele (inhoudelijke beleidsmatige) ondersteuning aan de dorpshuizen. Onderlinge ervaringen en successen worden niet onderling uitgewisseld – de gemeente neemt hier geen actieve rol in. Dit heeft met name een effect op de grotere dorpshuizen De Boei en De Willisstee. Door hun omvang zijn deze dorpshuizen – mogelijkerwijs – geschikt om huisvesting te bieden aan voorzieningen als welzijnsorganisaties, bibliotheek, wijkteams et cetera. Bij De Boei zijn er pogingen ondernomen dergelijke voorzieningen te clusteren en hier onder te brengen, maar dit heeft niet geleid tot resultaat. Een meer actieve rol vanuit de gemeente had de positie van de grotere dorpshuizen kunnen versterken, maar deze kansen zijn niet benut. Bovenstaande factoren hebben daarmee invloed op de exploitatie en financiële situatie van de dorpshuizen. Dergelijke factoren dienen meegenomen te worden in toekomstig beleid en het verder invulling geven aan de relatie met de dorpshuizen.
5.3 Beoordeling normen In deze paragraaf worden de normen beoordeeld. Per norm wordt een toelichting gegeven. Vraag
Norm
4a
De gemeente heeft goed inzicht in de factoren, die van invloed zijn op de overeenkomsten en verschillen tussen het beoogde en het feitelijke gebruik van de dorpshuizen.
Tot aan het adviestraject dat in 2019 gestart is, heeft de gemeente geen inzicht gehad in de overeenkomsten en verschillen tussen beoogd en feitelijk gebruikt. Beleidsmatig werden er geen stringente eisen gesteld aan het beoogde gebruikt. Gegevens omtrent gebruik werden niet structureel teruggekoppeld aan de gemeente en niet besproken met de dorpshuizen. Daarmee heeft de gemeente ook geen goed inzicht in factoren die van invloed zijn op de overeenkomsten en verschillen tussen beoogd en feitelijk gebruik. Vraag
Norm
4b
De gemeente vergelijkt de prestaties (gebruik) van de dorpshuizen en leert van succesvolle initiatieven, zodat dit toegepast kan worden bij de andere dorpshuizen.
Er is tot aan het adviestraject geen sprake geweest van een situatie waarin de gemeente ervaringen van dorpshuizen onderling vergelijkt en met elkaar communiceert, om zo het gebruik te versterken. De dorpshuizen hebben zelf aangegeven hier meer behoefte aan te hebben om het gebruik te versterken.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
36
6 Rol van de raad In dit hoofdstuk gaan we in op de rol van de raad. De volgende onderzoeksvragen worden in dit hoofdstuk beantwoord. 5. Raadsinformatie f) Welke informatie ontvangt de gemeenteraad ten aanzien van de exploitatie (de benutting) van de dorpshuizen? g) Welke informatie wenst de gemeenteraad te ontvangen ten aanzien van de exploitatie (de benutting) van de dorpshuizen?
6.1 Ontvangen informatie De Raad wordt middels de P&C Cyclus geïnformeerd over acties rondom de dorpshuizen en de status hiervan. In de jaarrekening van 201925 wordt onder 'wat hebben we bereikt?', onder 3.10 de volgende acties weergegeven: Nr.
Doel
3.10
Het herijken en verder ontwikkelen van dorpshuizen
Actie
Status
3.10.1
Het nagaan of meer en welke functies in de In uitvoering dorpshuizen kunnen worden ondergebracht 3.10.2 Het ontwikkelen van prestatieafspraken die In uitvoering gekoppeld gaan worden aan de exploitatievergoeding 3.10.3 Bezien of het Beheer en exploitatiemodel aan In uitvoering een herziening toe is 3.10.4 Aan de ontwikkeling van het dorpshuis de Uitgevoerd Boei een hoge prioriteit toe te kennen Tabel 17. Beschreven acties omtrent dorpshuizen in de jaarrekening 2019. Bron: Digitale jaarrekening De Ronde Venen 2019. .
In de jaarrekening worden geen financiële of maatschappelijke indicatoren (zoals bezettingsgraad) beschreven. Naast de informatievoorziening via de P&C Cyclus wordt de raad op de hoogte gehouden van lopende acties omtrent specifieke casussen. In het Raadsinformatiesysteem hebben we daarbij met name stukken gevonden omtrent (de herfinanciering en doorontwikkeling van) De Boei. In verschillende Raads(commissie)vergaderingen wordt de Raad geïnformeerd over de financiële situatie en maatschappelijke indicatoren. In de behandeling hiervan is de Raad uitgebreid geïnformeerd middels activiteitenschema, MJOP, financiële analyses en jaarverslagen en enquête die gehouden is onder inwoners. Samenvattend: de Raad wordt op hoofdlijnen geïnformeerd over de acties die op het gebied van dorpshuizen worden ondernomen middels de jaarrekening en wordt bij specifieke casussen en vraagstukken uitgebreid geïnformeerd.
25 Digitaal te raadplegen via deze link.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
37
6.2 Gewenste informatie In het vraaggesprek met de Raadscommissie26 hebben de aanwezige raadsleden aangegeven meer grip te willen op de dorpshuizen. Verschillende raadsleden hebben aangegeven geen goed beeld te kunnen vormen van de financiële situatie van de dorpshuizen en de maatschappelijke activiteiten die daar plaats vinden. Een aantal leden heeft aangegeven dat ze 'ad-hoc' geïnformeerd worden, op het moment dat de Raad zich dient uit te spreken over specifieke casussen zoals De Boei. Deze Raadsleden geven aan dat ze zich moeilijk een beeld kunnen vormen van financiële situatie en maatschappelijke prestaties van de dorpshuizen, omdat ze hier niet doorlopend over geïnformeerd worden.
De aanwezige raadsleden hebben aangegeven duidelijk geïnformeerd te willen worden over de maatschappelijk toegevoegde waarde van de dorpshuizen en deze toegevoegde waarde te koppelen aan de financiële middelen die de gemeente ter beschikking stelt: Wat voor activiteiten vinden er in de dorpshuizen plaats? Wat zijn de resultaten hier van? Wat is de toegevoegde waarde van deze activiteiten ten opzichte van activiteiten die elders en op andere plekken plaatsvinden? Als we als gemeente financiële middelen ter beschikking stellen aan de dorpshuizen, wat krijgt de lokale gemeenschap hier dan voor terug? Een deel van de aanwezige raadsleden gaf aan jaarlijks geïnformeerd te willen worden op enkele indicatoren, zoals bezetting, aantal deelnemers aan maatschappelijke activiteiten en financiële situatie van de dorpshuizen. Een bondig overzicht van deze indicatoren zou inzicht bieden in financiën en maatschappelijke prestaties en de raad doorlopend op de hoogte houden van het beleid. Bij de behandeling van de herfinanciering van De Boei hebben enkele raadsleden aangegeven beter geïnformeerd te willen worden over de dorpshuizen. In het vraaggesprek met de Raadscommissie is verder niet gebleken dat de Raad gevraagd heeft een verbeterde informatievoorziening vanuit het college.
6.3 Beoordeling normen Vraag
Norm
5a
De raad wordt periodiek en in voldoende mate van detail geïnformeerd over de prestaties van de individuele dorpshuizen (P&C-cyclus of afzonderlijk).
De Raad wordt middels de P&C cyclus op hoofdlijnen geïnformeerd. Bij behandeling van specifieke casussen wordt de Raad uitgebreid geïnformeerd. Er is sprake van een zekere informatievoorziening, maar uit het gesprek met de Raad is gebleken dat deze nog onvoldoende is om de prestaties van de dorpshuizen op te maken. Vraag
Norm
5a
De raad vraagt, waar nodig, om informatie en gebruikt instrumentarium dat haar tot beschikking staat om zich voldoende te laten informeren.
Bij behandeling van de herfinanciering van De Boei is de informatievoorziening aan de Raad aan bod gekomen. In het debat hebben enkele raadsleden aangegeven meer 26 Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 18 mei 2021.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
38
informatie vanuit het college te willen, zodat de Raad doorlopend op de hoogte wordt gesteld. Na deze behandeling heeft de Raad niet verder gevraagd om informatie vanuit het college. Vraag
Norm
5a
De raad controleert het college actief en stuurt waar nodig bij om de beoogde doelen te realiseren.
Uit het gesprek met de raadscommissie ontstaat het beeld van een kritische raad die de ontwikkelingen omtrent de dorpshuizen goed wil volgen. Tegelijkertijd zien we dat de raad – gezien het feit dat de jaarlijkse informatievoorziening op hoofdlijnen is en beleid algemeen verwoord is – niet volledig in staat is om bij te sturen om de beoogde doelen te realiseren. Vraag
Norm
5a
De raad heeft helder voor ogen welke informatie zij wil ontvangen om het college actief te controleren en bij te sturen om de beoogde doelen te realiseren
In de vraagsessie hebben de aanwezige raadsleden enkele voorbeelden gegeven van typen informatie die zij wensen te ontvangen om het college actief te controleren en bij te kunnen sturen op doelen. Dit betreffen met name enkele financiële indicatoren en indicatoren die inzicht geven in de maatschappelijk toegevoegde waarde van de dorpshuizen.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
39
7 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen Dit hoofdstuk bestaat uit de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. In paragraaf 7.1 worden de bevindingen en belangrijkste deelconclusies per onderwerp beschreven. In paragraaf 7.2 worden de aanbevelingen gedaan.
7.1 Bevindingen en conclusies 7.1.1 Beleid
Het beleid ten aanzien van de dorpshuizen wordt in verschillende documenten27 geformuleerd, die overigens een congruent beeld geven – er is geen sprake van een overkoepelend of centraal 'Dorpshuizenbeleidskader'. In beleidsnota's op andere terreinen (Zorg, Welzijn, Jeugd, Participatiewet, Kunst en Cultuur) worden de dorpshuizen niet benoemd – de dorpshuizen komen bondig aan de orde in de sportnota28. Kortgezegd is het beleid dat dorpshuizen dienen als een (ontmoetings)plek waar activiteiten georganiseerd kunnen worden, waarbij de besturen faciliteren door beheer en exploitatie: in geen van de beleidsdocumenten wordt gespecificeerd wat voor activiteiten er in de dorpshuizen plaats dienen te vinden, voor welke doelgroepen de dorpshuizen beschikbaar dienen te zijn29, wat de beoogde bezetting dient te zijn, welke activiteiten gesubsidieerd worden en welke niet en welke prestaties de dorpshuizen dienen te leveren. In 2018 is er begonnen met een doorontwikkeling van een visie op de dorpshuizen. Aanleiding hiervoor was de doorlopende vraagstukken rondom De Boei. Uit dit traject ontstond het beeld dat de (problematiek rondom) De Boei niet op zichzelf stond: er zou een meer algehele visie op de dorpshuizen moeten komen. Op basis hiervan heeft een extern bureau (gestart in 2019) een analyse van de sterktes en zwaktes van de dorpshuizen gemaakt.
Het advies van het extern bureau wordt gegeven na afronding van dit rekenkameronderzoek. Conclusie 1. Dorpshuizen dienen als een (ontmoetingen/activiteiten)voorziening. Het bieden van deze functie is het maatschappelijk hoofddoel. Er zijn vrijwel geen beleidskaders voor de exploitatie en de benutting van de dorpshuizen. Doelstellingen zijn kwalitatief en kwantitatief niet of marginaal geformuleerd. Het gebrek aan concreet beleid is op twee manieren problematisch: 1. Door het gebrek aan beleid mist er een financieel langetermijnperspectief voor de dorpshuizen. 2. Het is niet mogelijk de subsidies die aan de dorpshuizen verstrekt worden aan een inhoudelijk kader te toetsen.
27
De documenten Maatschappelijke Agenda Sociaal Domein 2017, Nota Integraal Accommodatiebeleid 2013 en het Coalitieakkoord 2018 zijn leidend. 28 'Uitvoeringsnota Sport en Beweegbeleid Samen Sterker 2013-2016' 29 In de meeste stukken wordt alleen genoemd: 'jongeren en ouderen'
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
40
7.1.2 Exploitatie
De dorpshuizen worden beheerd door stichtingen en een vereniging (voor Ons Streven). De besturen hiervan zijn verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie en daarmee ook voor het onderhoud van de accommodatie. Met de verhuur van zalen, horecainkomsten en contributie van leden (voor Ons Streven) genereren de Dorpshuizen inkomsten. Deze inkomsten zijn over het algemeen niet genoeg om de exploitatie sluitend te krijgen: de Dorpshuizen hebben meer uitgaven dan inkomsten. Met de subsidie wordt dit negatieve resultaat teruggebracht – de subsidie dient daarmee in de praktijk als sluitpost in de begroting. Van een geobjectiveerde kwantitatieve beoordeling van de subsidie is geen sprake. De Boei
De Springbok
De Vijf Bogen
De Willisstee
Ons Streven
Resultaat voor subsidie
€ - 164.853
€ -5.817
€ -22.819
€ -151.822
€ - 4.568
Hoogte Subsidie
€ 154.030
€ 13.000
€ 21.546
€ 145.000
€-
Resultaat na Subsidie
€ -10.823
€ 7.183
€ -1.273
€ - 6.822,0
€ - 4.568
Tabel 18. Resultaten voor en na subsidie dorpshuizen in 2019. Bron: jaarverslagen dorpshuizen, bewerking KplusV.
Ondanks de subsidiering, hebben de dorpshuizen te maken met een financiële situatie waarin er weinig of onvoldoende middelen zijn om aan een onderhoudsvoorziening te doteren. Dit betekent dat op de (middellange) termijn de 'spaarpot' waaruit onderhoud gefinancierd kan worden niet of onvoldoende toereikend is voor de financiering van groot onderhoud. Dit is in het bijzonder het geval voor De Boei, De Willisstee en De Vijf Bogen. Een stijgende WOZ waarde en gemiste inkomsten door Corona zorgen ervoor dat de financiële situatie van de stichtingen, en daarmee de mogelijkheid onderhoud uit te voeren verder onder druk komt te staan. De Springbok en Ons Streven lijken te beschikken over voldoende middelen voor onderhoud. De Springbok doteert al jaren een vast bedrag aan het onderhoudsfonds, die door het bestuur als toereikend wordt gekwalificeerd. De onderhoudskosten van Ons Streven zijn beperkt, doordat het onderhoud grotendeels door leden van de vereniging worden uitgevoerd. Deze accommodatie is overigens ook veel beperkter in omvang. De Boei Status pand Niveau onderhoudsreserve
Verouderd
De Springbok Goed
De Vijf Bogen Goed
De Willisstee Goed
Ons Streven Goed
Geen
Voldoende
Laag
Laag
Voldoende
Dotatie aan Nee Ja Ja Nee Onbekend onderhoudsfonds in 2019 Tabel 19. Indicatie status gebouw en aanwezigheid onderhoudsreserve. Bron: interviews en jaarverslagen dorpshuizen 2019, bewerking KplusV.
De grotere dorpshuizen De Boei en De Willisstee hebben de grootste opgave als het gaat om de financiële lasten voor het (toekomstig) onderhoud van de accommodatie. Dit wordt grotendeels verklaard door de omvang. De Boei en Willisstee genereren wel meer inkomsten dan de kleinere dorpshuizen, maar deze inkomsten staan doorgaans niet in verhouding tot toekomstige onderhoudsverplichtingen. Daarmee zijn de grote dorpshuizen extra kwetsbaar op het gebied van onderhoud. De onderhoudsintensiteit
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
41
van de kleinere dorpshuizen (De Springbok en De Vijf Bogen) en Ons Streven is door hun kleinere oppervlakte inherent lager. Daarbij is het exploitatieresultaat van de Springbok en Vijf Bogen voldoende om te doteren in het onderhoudsfonds. Conclusie 2. De financiële resultaten van De Boei en De Willisstee in de jaren 2018 en 2019 zijn niet toereikend genoeg om een onderhoudsreserve op te bouwen en op peil te houden. Dit maakt een passende staat van onderhoud van deze dorpshuizen uiterst kwetsbaar. Ook is er zeer beperkte financiële ruimte voor verduurzaming van deze panden. 7.1.3 Subsidies
De verantwoording over de subsidie gebeurt met een financieel jaarverslag; de gemeente vraagt niet om een uitgebreid beeld van activiteiten. De gemeente stuurt niet op prestaties. Zoals aangegeven draait het in dorpshuizenbeleid om het bieden van de voorziening, waar laagdrempelig ontmoeting en activiteiten kunnen plaatsvinden. Dat de subsidie vervolgens geen eisen verbindt op activiteitenniveau (type, aantal gebruikers, doelgroepen), lijkt daarmee in samenhang - al is het onduidelijk of dit een bewuste beleidskeuze is. Opvallend is dat er ook geen prestatie-eisen gesteld worden aan het onderhoudsniveau, bezettingsgraad, tarieven voor zaalverhuur et cetera voor het verlenen van subsidie. Immers, dergelijke eisen zijn te verbinden aan de mogelijkheid tot instandhouding van de voorziening en laagdrempeligheid ervan. De hoogte van de subsidie is afhankelijk van in het verleden gemaakte afspraken en relateert niet aan maatschappelijke activiteiten en de actuele situatie van de dorpshuizen. Hierdoor ontstaat een afwachtende houding tussen de gemeente en de dorpshuizen, krijgt de (subsidie)relatie weinig inhoud en komt de gemeente van tijd tot tijd voor verrassingen te staan. Hierdoor krijgen ook nieuwe initiatieven weinig tot geen kans omdat van twee kanten uit daarover niet of onvoldoende, vanuit een collectieve visie op het beleid, het goede gesprek wordt gevoerd.
De huidige wijze van subsidiëren is geënt op (het in stand houden van) voorziening en niet op de (ontwikkeling van) activiteiten die nodig zijn om de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te realiseren. Conclusie 3. De subsidiering van de dorpshuizen wordt niet gerelateerd aan concrete beleidsdoelstellingen en aan bestaande of beoogde maatschappelijke activiteiten, noch aan andere prestatie-indicatoren zoals onderhoudsniveau, bezettingsgraad of laagdrempeligheid. Van een geobjectiveerde beoordeling van de subsidie is geen sprake. 7.1.4 Activiteiten
In de dorpshuizen worden verschillende sociale, culturele en sportieve activiteiten georganiseerd. Uit de bezettingscijfers blijkt dat het gebruik van de zalen overdag beperkt is - wat overigens in lijn is met andere dorpshuizen in Nederland. De bezetting in de avonden is gemiddeld circa 50% en goed te noemen. De gymzalen worden goed gebruikt.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
42
De activiteiten die in de dorpshuizen plaatsvinden beoordelen wij over het algemeen als passend en dragen bij aan de gemeentelijk doelstellingen "meedoen en ontmoeten" gericht op het verhogen van de participatie en leefbaarheid. We constateren ook dat de activiteiten voornamelijk een lokaal karakter hebben, en dat past in de basis bij het karakter van een dorpshuis. Hoe de activiteiten bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen is niet te achterhalen. De activiteiten die (buiten gymnastiek om) georganiseerd worden, zijn met name gericht op de oudere inwoners (60+) van de verschillende kernen. Er zijn weinig tot geen activiteiten die zich richten op andere doelgroepen (zoals jongeren). Conclusie 4. De aard en type van de activiteiten die worden georganiseerd en hun toegevoegde waarde aan de lokale gemeenschap in de gemeente lijken passend.
7.1.5 Beheer en relatie met gemeente
De besturen verantwoordelijk voor de dorpshuizen maken een gedreven en betrokken indruk. De besturen zijn al langere tijd verbonden aan de dorpshuizen. Tegelijkertijd worstelen de besturen met vergrijzing en continuïteit en geven zij aan meer behoefte te hebben aan meer interactie en ondersteuning van de gemeente. Deze ondersteuning dient zich te richten op de bijdrage van de dorpshuizen aan het gemeentelijk beleid, verduurzaming, onderhoudskwesties (hier wensen de besturen meer helderheid over), inhoudelijke nabespreking van de jaarverslagen en meer uitwisseling van kennis en kunde. De besturen zien graag dat de gemeente een actievere rol op zich neemt en dat er minimaal jaarlijks wordt gesproken met de gemeente over de voortgang. Conclusie 5. De besturen die belast zijn met de exploitatie en het beheer zijn gedreven en betrokken, maar de continuïteit en de ondersteuning van de besturen door de gemeente verdient aandacht en moet worden geïntensiveerd. 7.1.6 Rol van de gemeenteraad
De Raad wordt middels de P&C Cyclus op hoofdlijnen geïnformeerd. Bij de behandeling van specifieke casussen (zoals de herfinanciering van De Boei) wordt de Raad uitgebreid geïnformeerd. De Raad wenst de jaarlijkse (of structurele) informatievoorziening te verbeteren, zodat er een beter beeld en verhoogde beleidsmatige grip op de dorpshuizen is. Jaarlijkse informatie over bezetting, benutting, financiële situatie en de onderhoudssituatie van de dorpshuizen wordt door een groot deel van de geïnterviewde raadsleden gewenst. Conclusie 6. De Raad heeft op hoofdlijnen een beeld van de staat van de dorpshuizen. De raad wenst een periodieke informatievoorziening over de stand van zaken van exploitatie en beheer van de dorpshuizen
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
43
7.2 Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en conclusies, worden de volgende aanbevelingen geformuleerd. 1. Ontwikkel gerichter beleid voor de dorpshuizen inclusief uitgangspunten voor de
lange termijn van deze voorziening (behouden / renoveren / amoveren e.d.) Dit beleid dient in samenhang te worden gezien met het beleid maatschappelijk vastgoed gemeentebreed (sport, cultuur, sociaal). Dit beleid dient uiteindelijk als basis voor de subsidie en biedt voor zowel gemeente als de dorpshuizen handvatten om toekomstgericht regie te voeren en te sturen., Maak helder of en welke bijdrage de dorpshuizen hebben in het verwezenlijken van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente (op de maatschappelijke domeinen zoals Jeugd, Wmo, Participatiewet en kernenbeleid) en formuleer hiervoor eventuele uitgangspunten. Draait het bij dorpshuizenbeleid (zoals nu) om de laagdrempelige voorziening en mogelijkheid tot ontmoeting, met nadruk op exploitatie en benutting. Of ook om het stimuleren van bepaalde doelgroepen en activiteiten ten behoeve van andere beleidsdoelstellingen? Formuleer in dit beleid ook dat gesubsidieerde partijen verplicht zijn een geobjectiveerd MJOP op te stellen, waardoor de meerjarenonderhoudsvoorzieningen inzichtelijk worden gemaakt. 2. Optimaliseer de beschikbare capaciteit van bestaande dorpshuizen door in te
zetten op maximale multifunctionaliteit. Geef als gemeente invulling aan een initiërende en ondersteunende rol vanuit een integrale (lange termijn) visie op maatschappelijk vastgoed per kern. Door actiever in te spelen op het werven en huisvesten van (maatschappelijke) organisaties, kan de gemeente een bijdrage bieden aan de bezettingsgraad en inkomsten van de dorpshuizen. De gemeente dient hiertoe 'flankerend' beleid op te stellen en dit te vertalen naar een continue uitvoering: Wie heeft behoefte aan welke ruimte en/of activiteiten? Is er ruimte / zijn de faciliteiten binnen de dorpshuizen aanwezig? Wat is nodig om het gewenste multifunctioneel gebruik te realiseren? Welke andere ontwikkelingen zijn van invloed op de rol en inzet van de dorpshuizen? Zorg dat de gemeente minimaal twee keer per jaar overlegt met de besturen om de inhoudelijke prestaties, de financiële situatie, toekomstige ontwikkelingen, bijdrage aan het beleid in algemene zin en wezenlijke knelpunten e.d. te identificeren/ te bespreken. 3. Herijk en objectiveer (na vaststelling van het beleid, zie conclusie 1) de hoogte
van de subsidies, koppel deze aan de doelstellingen die met dorpshuizen behaald moeten worden en stuur daar gericht op. De dorpshuizen dienen in staat te zijn een sluitende exploitatie te realiseren, waarbij ook jaarlijks kan worden gedoteerd aan een meerjarenonderhoudsfonds en andere voorzieningen (bijvoorbeeld vervanging inventaris). De omvang van de subsidie dient hiertoe toereikend te zijn binnen de kaders van de exploitatie die redelijkerwijs mogelijk is en gezamenlijk wordt overeengekomen. Dit vraagt maatwerk op het niveau van ieder
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
44
dorpshuis. Concreet adviseren we de gemeente om onderstaande kosten (deels) te subsidiëren (voor zover deze redelijkerwijs door eigen inkomsten niet in de exploitatie kunnen worden gedekt: • bijdrage aan kosten van (programma)activiteiten, voor zover door de dorpshuizen zelf worden geïnitieerd en uitgevoerd; • bijdrage aan personeelskosten van beheer; • bijdrage aan kosten van energie (in relatie tot eventueel te ontwikkelen verduurzamingsprogramma's); • bijdrage aan instandhouding van het gebouw (dotatie aan fondsen voor onderhoud en vervanging inventaris en buitenruimte) Deze kostensoorten kenmerken zich door het feit dat deze door het bestuur in redelijke mate beïnvloedbaar zijn. Het is aan het bestuur om aan te tonen / inzichtelijk te maken dat deze kosten samenhangen met de activiteiten die bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Maar ook dat deze redelijkerwijs niet door extra eigen exploitatieinkomsten kunnen worden gedekt. Dit is een te ontwikkelen samenspel waarbij het dorpshuis en de gemeente als partners met elkaar dienen op te trekken. Na afloop (en desgewenst tussentijds) dient door het bestuur verslag te worden gedaan over de geleverde prestaties, uitgaven en inkomsten op het niveau van de gesubsidieerde activiteiten.
Deze evaluatie vindt plaats voordat de subsidie voor de komende periode wordt beschikt en kan leiden tot bijstelling van de subsidie (neerwaarts maar ook opwaarts, afhankelijk van de gerealiseerde en te bereiken doelstellingen). Op deze wijze wordt de systematiek meer flexibel en ontstaat ruimte voor nieuw initiatief.
4. Laat harmonisatie in beleid gepaard gaan met het formuleren van
uitgangspunten voor een minimale onderhoudsbasis Op dit moment zijn er niet alleen verschillen in de hoogte van subsidie(basis) maar ook verschillen in het (meerjaren) onderhoud en de verduurzaming(sopties) van de accommodaties. De meeste dorpshuizen zijn niet in staat om vanuit de reguliere exploitaties daar voldoende geld voor te reserveren. Er zijn beleidsmatig met de gemeente ook geen afspraken over welk deel van de subsidie beschikbaar is voor het onderhoud. Uitstel van onderhoud leidt in de praktijk vaak uiteindelijk tot aanzienljjke meerkosten en niet zelden wordt dan toch een beroep gedaan op de gemeente. Gepleit wordt om (ondersteund door de gemeente) per accommodatie een (gevalideerd) meerjarenonderhoudsplan op de stellen (in het perspectief van de geplande levensduur van de accommodatie) en de financiële consequenties daarvan te beoordelen. Onderweg naar herijking van de subsidieafspraken met de dorpshuizen dient dan te worden beoordeeld of en in welke mate een eenmalige financiële ondersteuning voor noodzakelijke aanpassingen van verouderde dorpshuizen en/of verduurzaming van de dorpshuizen noodzakelijk is. Vanuit draagvlak dient hierbij oog te zijn voor een ‘eerlijke’ overgangsregeling, nu er ook dorpshuizen zijn die het (meerjaren)onderhoud wel op orde hebben.
5. Informeer de Gemeenteraad jaarlijks over de voortgang van het beleid.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
45
Informeer de Gemeenteraad jaarlijks over de voortgang van het beleid. Rapporteer op overzichtelijke wijze over de exploitatie en benutting, de risico's en de mogelijkheden op het gebied van onderhoud en knelpunten.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
46
Bijlage 1 Vraagstelling en normenkader Vragen waar normen aan gekoppeld zijn
Normen
1. Beleid Vraag 1a
•
•
Vraag 1b
•
Vraag 1c
•
•
2. Beheer en exploitatie Vraag 2a
• •
Vraag 2b
• • •
Vraag 2c
•
•
Het is helder beschreven welk gebruik van de dorpshuizen de gemeente voor ogen heeft, dat aansluit op de sociaal maatschappelijke agenda. Er is duidelijke afstemming tussen de gemeente en haar partners over het gebruik daarvan. Er is sprake van een samenhangend beleid dat, waar nodig, is toegespitst op het specifieke karakter van de desbetreffende kern (kernenbeleid). Er zijn in het beleid concrete uitgangspunten voor de exploitatie (maatschappelijke doelen, benutting, aard en omvang van de activiteiten, kosten en inkomsten) van dorpshuizen geformuleerd. Deze uitgangspunten zijn congruent in de verschillende beleidsdocumenten geformuleerd. De gemeente heeft zicht op het gebruik van de dorpshuizen, zowel in type activiteiten als in het aantal (unieke) gebruikers De gemeente heeft duidelijk inzicht in de exploitatie van de dorpshuizen, waaronder per dorpshuis: o oppervlakte en condities; o boekwaarde, WOZ-waarde en verzekerde waarde; o mogelijke en werkelijke bezetting / gebruik; o afspraken met beheerders / partners over gebruik. De gemeente weet wat de (exploitatie)kosten van ieder dorpshuis zijn (inclusief personeel). De gemeente weet welke overige middelen per dorpshuis worden ingezet (specifieke subsidies, activiteitenbudgetten, etc.)? De gemeente weet van ieder dorpshuis de verhouding tussen de totale subsidie en de eigen gegenereerde inkomsten.
De gemeente heeft een helder kader (kalender en wijze van rapporteren) voor de jaarlijkse subsidieaanvraag en tussentijdse rapportagemomenten De gemeente voert conform de kalender voortgangsoverleg met de dorpshuizen en legt de resultaten van dit overleg helder vast.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
47
3. Huidig en beoogd gebruik Vraag 3a
•
• •
De gemeente heeft goed zicht op het huidige gebruik (aard en intensiteit) van ieder dorpshuis en de verschillen hiervan ten opzichte van het beoogde gebruik. De gemeente vergelijkt het huidige gebruik met de door de gemeente goedgekeurde subsidieaanvraag De gemeente bespreekt de eventuele verschillen met de dorpshuizen in het voorgangsoverleg.
4. Verklaring: Verschillenanalyse Vraag 4a
•
De gemeente heeft goed inzicht in de factoren, die van invloed zijn op de overeenkomsten en verschillen tussen het beoogde en het feitelijke gebruik van de dorpshuizen.
Vraag 4b
•
De gemeente vergelijkt de prestaties (gebruik) van de dorpshuizen en leert van succesvolle initiatieven, zodat dit toegepast kan worden bij de andere dorpshuizen.
•
De raad wordt periodiek en in voldoende mate van detail geïnformeerd over de prestaties van de individuele dorpshuizen (P&C-cyclus of afzonderlijk). De raad vraagt, waar nodig, om informatie en gebruikt instrumentarium dat haar tot beschikking staat om zich voldoende te laten informeren. De raad controleert het college actief en stuurt waar nodig bij om de beoogde doelen te realiseren.
5. Raadsinformatie Vraag 5a
•
•
Vraag 5b
•
De raad heeft helder voor ogen welke informatie zij wil ontvangen om het college actief te controleren en bij te sturen om de beoogde doelen te realiseren
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
48
Bijlage 2 Geïnterviewde personen en geraadpleegde documenten Geïnterviewde personen • Teamleider Team Samenleving • Strateeg Sociaal Domein • Concerncontroller • Beleidsmedewerker Sport • Beleidsmedewerker Vastgoed en Projecten • Beleidsmedewerker Vastgoed en Projecten • • • • •
Bestuur Stichting Ons Dorpshuis De Boei Bestuur Stichting Dorpshuis De Springbok Bestuur Stichting Dorpshuis Baambrugge Bestuur Stichting Dorpscentrum Wilnis Bestuur Buurtvereniging Amstelhoek
Geanalyseerde documenten • Beleidsnota vastgoed 2017 • Beleidsnota Grondbeleid 2018-2021 • Nota vastgoed 'transformeren en faciliteren' 2017 • Beleidsregels bij de vestiging recht van opstal 2005 • Nota integraal accommodatiebeleid 2013 • Raadsvoorstel nota integraal accommodatiebeleid 2013 • Beleidsnota participatiewet • Beleidsnota wmo • Beleidsplan jeugd 2015-2016 • Jeugdbeleidsplan 2020-2026 • Jeugdbeleidsplan schematische weergave • Uitvoeringsnota Sport en beweegbeleid 'samen sterker' 2013-2016 • Nota Kunst en Cultuur de Ronde Venen 2014-2018 • Beleidsnota kunst, cultuur en cultuurhistorie 2019-2022 • Beleidsnota Kernenbeleid - Raadsvoorstel 2012 • Beleidsregels Maatschappelijke ondersteuning • Rapport toegang tot het sociaal domein • Beleidsregels WMO 2016 • Maatschappelijke agenda Sociaal Domein 2017 • Informatienota verbouwing Dorpshuis De Boei 2017 • Plan van aanpak heroriëntatie en verkoop vastgoed 2017 • Coalitieakkoord Verbindend innovatief en ondernemend • Demografische gegevens De Ronde Venen, RIVM. • • • • •
Concept Presentatie Dorpshuisvisie De Ronde Venen (Adviesboog) Kernpunten per buurthuis (Adviesboog) SWOT Analyse dorpshuizen (Adviesboog) Kadernota 2017 Kadernota 2018
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
49
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Kadernota 2019 Kadernota 2020 Kadernota 2021 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting 2018 Begroting 2019 Begroting 2020 Begroting 2020 bijlage 1 Programmarekening 2016 Programmarekening 2017 Programmarekening 2018 Programmarekening 2019 Subsidiebeschikking De Boei 2018 Subsidiebeschikking De Springbok 2018 Subsidiebeschikking De Vijf Bogen 2018 Subsidiebeschikking De Willisstee 2018 Subsidievaststelling De Boei 2018 Subsidievaststelling De Springbok 2018 Subsidievaststelling De Vijf Bogen 2018 Subsidievaststelling De Willisstee 2018 Financiëel Jaarverslag De Boei 2018 Financiëel Jaarverslag De Springbok 2018 Financiëel Jaarverslag De Vijf Bogen 2018 Financiëel Jaarverslag De Willisstee 2018 Financiëel Jaarverslag De Boei 2019 Financiëel Jaarverslag De Springbok 2019 Financiëel Jaarverslag De Vijf Bogen 2019 Financiëel Jaarverslag De Willisstee 2019 Verslag De Willistee 2018 Verslag De Willistee 2019 Verslag De Vijf Bogen
Stukken uit Raadsinformatiesysteem • 4-4-2019 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/vergadering/578089#ai_4596417 • 10-4-2019 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/vergadering/621193#ai_4627599 • 11-9-2017 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/vergadering/353329#ai_3556550 • 13-9-2017 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/vergadering/353347#ai_3580663 • 13-5-2021
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
50
https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/7944574/1" \l "search=%22De%20Boei%22 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/dossiers/42152 2-12-2020 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/dossiers/51775 10-4-2018 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/6369969/1#search=%22De% 20Boei%22 13-5-2021 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/9600198/2#search=%22Spri ngbok%22 − https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/8919225/1#search=%22Spri ngbok%22 −
• •
•
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
51
Bijlage 3 Beleidsanalyse In deze bijlage worden de resultaten van de beleidsanalyse weergegeven. Per document wordt aangegeven wat het beleid t.a.v. de dorpshuizen is en wat we in de verschillende documenten gevonden hebben. Maatschappelijke Agenda Sociaal Domein 2017 Het onderwerp dorpshuizen keert op enkele plekken in de Maatschappelijke Agenda Sociaal Domein 2017 terug. In paragraaf 3.4 (p.11) wordt aangegeven: •
"Om aan te sluiten bij de specifieke situatie van inwoners, is het belangrijk (basis)voorzieningen, ondersteuning en andere faciliteiten dichtbij en toegankelijk te organiseren en met voldoende variatie. […] Er worden groepsactiviteiten aangeboden in dorpshuizen".
Op pagina 15 wordt aangegeven: •
"Groepsactiviteiten worden zoveel als mogelijk aangeboden in dorpshuizen en lokale (basis)voorzieningen (bibliotheken, scholen etc.) en is er een aanbod van buurtkamers en buurtcentra in de kernen van de gemeente"
Daarbij wordt een ontwikkelopgave geformuleerd (ook op p. 15): •
"Er wordt onderzocht wat de behoeften van inwoners zijn als het gaat om basisvoorzieningen en ondersteuning in de wijk of buurt. Na het onderzoek wordt gekeken op welke wijze er voldaan kan worden aan de behoeften van inwoners. Er wordt gekeken wat lokaal kan en wat niet, wat dit betekent voor de lokale ondernemers en wat dit betekent voor de inkoop en subsidievoorwaarden. De basisvoorzieningen, producten en diensten worden zoveel als mogelijk lokaal georganiseerd. Dit vergt wel enige onderzoek naar mogelijkheden en naar de wijze waarop dit vorm krijgt. Dit proces wordt opgepakt. Inwoners bepalen uiteindelijk zelf hoe dicht bij de ondersteuning wordt gegeven."
Op pagina 18 wordt het volgende aangegeven. Er wordt hierbij ingegaan op 'het Huis van Alles': •
Het Huis van alles is een locatie waar iedereen welkom is en waar inwoners – jong en oud - vrijwilligers en professionals elkaar ontmoeten. Zij kunnen er deelnemen aan verschillende activiteiten of zomaar langsgaan voor een praatje. Zij vinden hier informatie en kunnen vragen om advies of ondersteuning. Er wordt een breed programma aan activiteiten aangeboden, zodat het voor inwoners aantrekkelijk is daar gebruik van te maken. Er is een intensieve samenwerking tussen alle partijen. Het Huis van Alles is een plek ván iedereen en vóór iedereen De ontmoetingsplekken in de kernen worden optimaal gebruikt en zijn voor alle inwoners breed toegankelijk. Zoals bijvoorbeeld het delen van een ontmoetingsplek met sportclubs, scholen, culturele instellingen, vluchtelingen, zorg, bibliotheken en welzijnsorganisaties. Het gaat niet direct om het gebouw zelf maar een ruimte/locatie dat ondersteuning geeft aan de buurtkracht, waardoor buurten leefbaar blijven en waarbij combinaties van activiteiten elkaar versterken. Om
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
52
effectief gebruik te maken van bestaande ruimtes, wordt onderzoek gedaan naar plekken (inclusief de dorpshuizen) die mogelijk als ‘Huis van alles’ kunnen fungeren. Daarnaast wordt gekeken welke behoeften er zijn onder de inwoners en andere partijen en er wordt gekeken op welke wijze het ‘Huis van alles’ vorm krijgt. Dit onderzoek wordt in met de inwoners en de maatschappelijke partners uitgevoerd en de uitkomsten worden zoveel als mogelijk omgezet in een plan van aanpak. Nota Integraal Accommodatiebeleid 2013 In de Nota Integraal Accommodatiebeleid wordt ingegaan op de accommodaties waar de gemeente eigenaar van is. Omdat de dorpshuizen eigendom zijn van de stichtingen, wordt in deze nota beperkt op de dorpshuizen ingegaan. Het volgende wordt vermeld omtrent dorpshuizen in de paragraaf 'Cluster welzijn' (p. 10). •
Er is een ruim aanbod aan dorpshuizen. […] De dorpshuizen zijn grotendeels in eigendom van stichtingen. […] De dorpshuizen [worden] beheerd en geëxploiteerd door stichtingen die tevens eigenaar zijn. De gemeente verleent subsidie. De hoogte van het subsidiebedrag varieert. Dat geldt ook voor de bezettingsraad van de dorpshuizen. Er is ruimte voor het optimaliseren van de bezettingsgraad. De bestuurders wensen zich onafhankelijk van gemeentelijke regie op te stellen, met behoud van subsidie. Er lijken beheersmatige en financiële voordelen te behalen bij integratie (koppeling) van bestuur en beheer van de dorpshuizen. De Springbok en De Vijf Bogen hebben een investering in renovatie- en/of verbouwing ontvangen. In algemene zin leiden de bestaande verschillen in beheer, tarifering en de toekomstige vereisten voor een meer markgerichte en professionele aanpak van dorpshuisbeheer, tot de conclusie dat harmonisering gewenst is.
In de nota (p.17) het wordt aanvullend genoemd: •
In de regel zijn de dorpshuizen eigendom van de stichtingen, de gemeente heeft de grond in eigendom. In lijn met de opmerkingen bij kunst en cultuur wordt opgemerkt dat ondanks het feit dat de gemeente niet alle opstallen in eigendom heeft er wel bij alle dorpshuizen sprake is van een subsidierelatie die (deels) aan huisvesting gerelateerd is. Van uitvoering naar regie betekent dat de gemeente het ‘wat en waarom’ van de dorpshuizen bepaalt en de uitvoering van het ‘hoe’ laat berusten bij de stichtingen. Dat betekent ook dat alle eigenaarstaken en lasten berusten bij de stichtingen. De gemeente subsidieert primair de sociaal-maatschappelijke doelen en niet de huisvesting. Daar waar de gemeente subsidie verleent voor huisvesting, is zij gerechtigd te streven naar een zo groot mogelijke optimalisatie en efficiëntie in beheer. Dat betekent dat gezocht wordt naar koppeling van beheers- en onderhoudstaken tussen de verschillende dorpshuizen. Waar mogelijke worden efficiency maatregelen doorgevoerd. De investeringen in de dorpshuizen De Vijf Bogen en De Springbok maken geen onderdeel uit van nieuw integraal accommodatiebeleid. Echter dienen zij ook niet als precedent, in principe vindt geen nieuwbouw of uitbreiding van accommodaties meer plaats.
In de paragraaf kernenbeleid (p. 18) wordt het volgende genoemd over dorpshuizen:
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
53
•
Het kernenbeleid is in de gemeente De Ronde Venen één van de belangrijkste thema’s in het Coalitieakkoord “Kernachtig Verbinden”. De gemeente wil actief burgerschap stimuleren en ondersteunen wat moet leiden tot goede sociale en fysieke woon- en leefomstandigheden. “Een daadkrachtige gemeente met vitale kernen, die bijdraagt aan de verbinding en samenwerking met inwoners, instellingen, organisaties, verenigingen, andere overheden en het bedrijfsleven. Een gemeente die staat voor een goede dienstverlening aan en communicatie met de inwoner. Inwoners worden geactiveerd en gestimuleerd zelf meer verantwoordelijkheid te nemen voor de leefbaarheid in de eigen kern of wijk”. In het kernenbeleid zijn beperkt passages opgenomen die het integrale accommodatiebeleid raken. De investeringen in accommodaties zijn vooralsnog beperkt tot investeringsbijdragen in dorpshuis Baambrugge à €138.000,- en dorpshuis De Springbok à € 67.000, -. Het betreft feitelijk projectinvesteringen die niet binnen nieuw beleid vallen. Wel is duidelijk dat de sociale cohesie en levendigheid van kernen mede gelieerd is aan de aanwezigheid en/of het behoud van accommodaties die ontmoeting bevorderen. Deels zijn die gekoppeld aan het bewegingsonderwijs, in nagenoeg alle andere gevallen geldt geen wettelijke verplichting, maar wordt wel rekening gehouden met de algemene doelstellingen van het kernenbeleid.
Coalitieakkoord De dorpshuizen worden expliciet genoemd in het coalitieakkoord 'Verbindend, innovatief en ondernemend' uit 2018. Op pagina 18 wordt genoemd: •
Daar waar inwoners zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun dorpshuis of sportcomplex, zien we dat dit leidt tot grote betrokkenheid. Indien organisaties elkaar kunnen helpen, zullen wij als gemeente zorgen dat de verbinding wordt gelegd. Hierbij stimuleren we dat er meer activiteiten voor jongeren en ouderen ontstaan.
Beleidsterreinen Jeugd, Welzijn, Participatiewet, Sport, Kunst en Cultuur In de documentstudie hebben we onderzocht in hoeverre de dorpshuizen benoemd worden in het beleid omtrent jeugd, welzijn, participatiewet, sport en kunst en cultuur30. In de 'Uitvoeringsnota Sport en Beweegbeleid Samen Sterker 2013-2016' wordt het volgende aangegeven over de dorpshuizen, de beheerders en hun rol in het sportbeleid (p. 13): •
Elk dorpshuis heeft een eigen bestuur, dat tevens het beheer van de beschikbare sportruimte(n) verzorgt. Opvallend is het tiental verschillende exploitanten dat de negen binnensportaccommodaties (inclusief zwembaden) exploiteert en beheert. Er is sprake van verschillen in tarifering van zaalhuur en elke beheerder stelt eigen regels voor gebruik, openstelling, inzet van personeel, kwantiteit en kwaliteit van dagelijks beheer.
30 We hebben hiervoor de documenten 'Beleidsnota Participatiewet', 'Beleidsplan jeugd 2015-2016', 'Jeugdbeleidsplan
2020-2026', 'Uitvoeringsnota Sport- en beweegbeleid 2013-2016', 'Nota Kunst en Cultuur 2014-2018' en 'Beleidsnota Kunst, cultuur en cultuurhistorie 2019-2022'.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
54
Daar waar de gemeente in bedrijfsvoering of gebouwbeheer subsidieert, of eigenaar/beheerder is, gaat een optimalisatie plaatsvinden. De gemeente streeft naar eenduidigheid in professionalisering van bestuur, beheer en exploitatie en tevens in efficiëntie van regie, overleg en afstemming. Hiertoe is het gewenst meer gecentraliseerd uit te gaan besteden. Daarbij wordt aangegeven (op p. 17) dat er "Onderzoek gedaan [moet worden] naar de geïntegreerde beheer- en exploitatieorganisatie voor de binnensportaccommodaties en dorpshuizen." Resultaat hiervan is een "toekomstbestendige beheer en exploitatieorganisatie". In de andere beleidsnota's wordt niet ingegaan op de rol van dorpshuizen en hun mogelijke invulling van het beleid.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
55
Bijlage 4 Vergelijking financiën Dorpshuizen In deze bijlage worden de financiën van de dorpshuizen van het jaar 2019 weergegeven. De jaarverslagen van de dorpshuizen van 2019 liggen hier ten aan grondslag. Deze bijlage geeft inzicht in: • Exploitatie: opbrengsten • Exploitatie: kosten • Balans • Overzicht exploitatie: kengetallen • Overzicht balans: kengetallen Deze gegevens dienen als achtergrond bij de in de rapportage genoemde bevindingen. Alle in de tabellen genoemde getallen zijn in €. Exploitatie: opbrengsten De volgende tabel geeft inzicht in de opbrengsten (inkomsten). Deze is uitgesplitst naar: • Opbrengsten zaalverhuur • Opbrengsten organiseren activiteiten • Omzet (verkoop), inkoop en resultaat horeca • Overige inkomsten • Totaal • Onderwijsvergoeding (dit is de onderwijssubsidie die de dorpshuizen ontvangen van de gemeente) Exploitatie
Opbrengsten
De Boei
Vijf Bogen
Willisstee
De Springbok
Ons Streven
Zaalverhuur
96754
48720
133191
18318
2350
Activiteiten
26405
Horeca omzet
131413
117218
0
35518
7613
Horeca inkoop
37179
43077
0
16443
7126
Horecaresultaat
94234
74141
0
19075
487
Overig
1737
0
2097
653
39323
subtotaal
192725
122861
135288
38046
68565
Onderwijsvergoeding
21384
3758
28351
1879
0
Totaal
214109
126619
163639
39925
68565
Tabel 20. Exploitatie: opbrengsten. Bron: jaarverslagen dorpshuizen 2019. Bewerking KplusV.
De Willisstee kent geen horeca-resultaat. Dit wordt veroorzaakt door het verpachten van de horecaruimte. Deze pachter pacht sinds 2020 ook de horecaruimte in De Boei.
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
56
Exploitatie: kosten De volgende tabel geeft inzicht in de kosten van de dorpshuizen in 2019, die zijn uitgesplitst naar: • Personeelskosten • Huisvestingskosten • Algemene kosten • Overige kosten • Dotatie fondsen • Afschrijvingen • Rente Daarnaast wordt inzicht gegeven in de resultaten voor subsidie (opbrengsten uit vorige tabel minus de kosten) voorafgaand aan de subsidie en na de subsidie (exploitatieresultaat). Exploitatie Kosten
De Boei
Vijf Bogen
Willisstee
Personeelskosten
138947
70083
97863
Huisvestingskosten
113001
45320
Algemene kosten
17871
7320
Overige kosten Dotatie fondsen
De Springbok
Ons Streven
74522
9357
24678
15726
17936
28046
4125
24041
48455
13000
Afschrijvingen
75815
1400
81059
1337
Rente 1)
33328
1274
18245
-13
Totaal
378962
149438
315461
45742
73133
-164853
-22819
-151822
-5817
-4568
154030
21546
145000
13000
0
-10823
-1273
-6822
7183
-4568
Resultaat voor subsidie Subsidie Exploitatieresultaat
Tabel 21. Exploitatie: kosten. Bron: jaarverslagen dorpshuizen 2019. Bewerking KplusV. 1) Rente op lening van banken
15 november 2021. Ons kenmerk 20166-007
57
Balans De volgende tabel geeft inzicht in de balans van de verschillende dorpshuizen. Deze is uitgesplitst naar: • Eigen vermogen van de stichtingen • Voorzieningen, uitgesplitst naar − Investeringsverplichting − Onderhoudsfonds − Diverse fondsen − Voorzieningen voor activa (meubilair e.d.) • Schulden (langlopend en kortlopend) • Het balanstotaal (som van eigen vermogen, voorzieningen en schulden) • De boekwaarde van de activa Balans