Bijlage 3. RANU Kadernota 2027

Kadernota 2027 Regionaal Archief Noordwest Utrecht

1. Inleiding Voor u ligt de kadernota 2027 van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Deze kadernota vormt het inhoudelijke en financiële vertrekpunt voor de programmabegroting 2027 en de meerjarenraming. Deze kadernota wordt gelijktijdig met de ontwerpbegroting 2027 aangeboden, in verband met het eerste volledige begrotingsjaar binnen de per 1 januari 2026 gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. 2027 is het tweede jaar waarin het Regionaal Archief functioneert als bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid. Tegelijkertijd is het een beleidsarm jaar, waarin de nadruk ligt op het voortzetten van de ingezette koers uit de beleidsperiode 2025–2030 en het verder implementeren van de uitkomsten van de toekomstverkenning Robuust RHCVV. Deze kadernota geeft inzicht in: • de inhoudelijke en financiële ontwikkelingen; • de kaders waarbinnen de begroting 2027 tot stand komt. 2. Uitgangssituatie en bestuurlijke context De huidige begrotingslijn van het Regionaal Archief is het resultaat van een meerjarig verbeteringstraject (Robuust RHCVV), waarin de organisatie doelgericht is ontwikkeld tot een effectieve en doelmatige uitvoeringsorganisatie voor de wettelijke taken, met een duurzame basis.

In de periode vanaf 2018 is ingezet op: • professionalisering van de organisatie; • versterking van digitale archieftaken; • het inlopen van achterstanden; • het toekomstbestendig maken van de archiefdienst. Deze lijn is bevestigd in de toekomstverkenning Robuust RHCVV en de bijbehorende financiële doorrekening. Hieruit blijkt dat: • verdere professionalisering noodzakelijk is voor een goede taakuitvoering; • uit extern onderzoek (Robuust RHCVV) blijkt dat de mogelijkheden voor structurele kostenbesparing binnen de huidige taakuitvoering zeer beperkt zijn, gelet op de omvang van de organisatie, de bestaande achterstanden en de noodzaak om te voldoen aan wettelijke verplichtingen; investeringen nodig zijn om wettelijke taken te kunnen blijven uitvoeren. Deze begrotingslijn vormt daarmee het minimale en noodzakelijke niveau voor een verantwoorde uitvoering van de taken van het RANU. 3. Beleidsmatige uitgangspunten 2027 De begroting 2027 is beleidsarm. Dit betekent dat: • geen uitbreiding van taakuitvoering wordt voorgesteld; • de bestaande koers en prioriteiten worden voortgezet; • de focus ligt op uitvoering, stabilisatie en borging van de organisatie.

De belangrijkste inhoudelijke taken blijven: • uitvoering van toezicht en advies richting gemeenten; • beheer en toegankelijk maken van archieven; • voortgang in het wegwerken van achterstanden en vergroten toegankelijkheid; • verdere ontwikkeling van digitale dienstverlening; • voorbereiding op gewijzigde wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet). Daarnaast wordt de organisatie verder ingericht conform de nieuwe gemeenschappelijke regeling, waarbij verantwoordelijkheden en governance zijn verduidelijkt.

4. Financiële ontwikkelingen en meerjarenbeeld De meerjarenraming laat een lichte stijging van de lasten zien. De stijging van de lasten wordt verklaard door loon- en prijsontwikkelingen (2,5%). Daarnaast is sprake van een beperkte bijstelling binnen de bestaande taakuitvoering. Er is geen sprake van uitbreiding van taken of formatie. In de meerjarenraming is reeds rekening gehouden met de huureffecten van de uitbreiding van de archiefbewaarplaats, eventueel hogere huisvestingslasten, waaronder energiekosten door ingebruikname van het nieuwe depot, zijn nog niet inzichtelijk en daardoor nog niet begroot. De realisatie en ingebruikname van deze uitbreiding zijn op het moment van opstellen van de begroting nog afhankelijk van planning en fasering. Hierdoor kan tijdelijk een verschil ontstaan tussen de geraamde huurlasten en de feitelijke uitgaven. De exacte effecten op de huisvestingslasten, waaronder energiekosten, zijn op dit moment nog onvoldoende inzichtelijk en daarom nog niet volledig in de raming opgenomen. Dit vormt een financieel aandachtspunt voor de komende jaren. Eventuele incidentele effecten kunnen, voor zover nodig, worden opgevangen binnen de beschikbare reserves, waaronder de reserve Robuust en de bestemmingsreserve huisvesting.

Conform eerdere bestuurlijke besluitvorming kunnen deze middelen, voor zover zij op dat moment nog niet benodigd zijn voor de uitbreiding, worden ingezet voor kosten die samenhangen met de realisatie hiervan, zoals tijdelijke verhuizing, transporten en inrichting van de huisvesting, zonder dat hiervoor aanvullende middelen hoeven te worden begroot. De financiële ruimte binnen de begroting is zeer beperkt. Het Regionaal Archief is een kleine organisatie met een relatief beperkte beïnvloedbaarheid van kosten. Het grootste deel van de lasten bestaat uit personeelskosten en huisvestingskosten, die in hoge mate vastliggen. 5. Keuzeruimte en bestuurlijke afweging Het Regionaal Archief onderkent de financiële druk bij de deelnemende gemeenten. Tegelijkertijd wijkt de positie van het Regionaal Archief af van die van een beleidsorganisatie. Het Regionaal Archief voert als bedrijfsvoeringsorganisatie in hoofdzaak wettelijke taken uit, waarbij de ruimte voor het verminderen of uitstellen van werkzaamheden zeer beperkt is. Verdere structurele besparingen binnen de huidige taakuitvoering zijn niet mogelijk zonder dat dit direct gevolgen heeft voor de uitvoering van wettelijke taken en het voldoen aan wettelijke eisen.

Indien het bestuur aanvullende ambities wil realiseren, zoals intensivering van dienstverlening of versnelling van digitalisering, dan is dit uitsluitend mogelijk indien hiervoor aanvullende middelen beschikbaar worden gesteld of andere taken worden afgeschaald. 6. Specifieke aandachtspunten en risico’s richting 2027 Voor de begroting 2027 en de daaropvolgende jaren zijn de volgende aandachtspunten van belang: Huisvesting en depotcapaciteit: De uitbreiding van de archiefbewaarplaats is noodzakelijk om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke verplichting tot overbrenging. De depots hebben in 2025 hun volledige capaciteit bereikt. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats is vertraagd en wordt naar verwachting in 2027 gerealiseerd. Dit brengt risico’s met zich mee voor de naleving van de Archiefwet, de beschikbaarstelling van archieven en de uitvoering van de taken van het Regionaal Archief. Daarnaast functioneren de klimaatinstallaties in de depots niet structureel naar behoren, wat risico’s oplevert voor de duurzame instandhouding van archieven. De oplossing is afhankelijk van de voortgang van de uitbreiding en de vervanging van installaties door de verhuurder en ligt daarmee grotendeels buiten de directe beïnvloedingssfeer van het RANU. Digitalisering en wetgeving: De ontwikkeling richting een digitaal informatiestelsel i.p.v.

een documentstelsel binnen de nieuwe Archiefwet vraagt blijvende investeringen in kennis, systemen en samenwerking. De impact is nu nog niet bekend. Capaciteit en organisatieontwikkeling: De groeiende vraag naar advies en ondersteuning vanuit gemeenten zet vraagt om een lerende organisatie en voldoende beschikbare capaciteit. Het in balans houden van taken en middelen blijft een belangrijk aandachtspunt. Erfgoed en publieksfunctie: Erfgoedactiviteiten maken onderdeel uit van de reguliere taakuitvoering en worden binnen de beschikbare middelen doelmatig en in samenhang met de kerntaken uitgevoerd. 7. Conclusie De begroting 2027 staat in het teken van continuïteit en uitvoering. De ingezette koers wordt voortgezet binnen de kaders van een sobere en doelmatige organisatie. De huidige begrotingslijn maakt het mogelijk om de wettelijke taken van het RANU op een verantwoorde wijze uit te voeren. Verdere ontwikkelingen of aanvullende ambities vragen om expliciete bestuurlijke afwegingen en bijbehorende middelen.

2/2