Bijlage 2. RANU Ontwerpbegroting 2027

Ontwerp Begroting 2027 Meerjarenraming 2028-2030 Vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 april 2026

1

Voorwoord Voor u ligt de meerjarenbegroting 2027–2030 van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Deze begroting is de eerste die volledig is opgesteld binnen de kaders van de per 1 januari 2026 gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. Met het aanpassen van deze regeling is de samenwerking tussen de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht juridisch vormgegeven als een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid. Hiermee is een bestaande praktijk bestuurlijk en juridisch verankerd. 2027 is in meerdere opzichten een bijzonder jaar. Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht bestaat 30 jaar. In deze periode heeft de organisatie zich ontwikkeld tot een stabiele en deskundige partner voor de deelnemende gemeenten op het gebied van archiefbeheer, informatiehuishouding en erfgoed. Vanuit deze basis wordt in deze meerjarenbegroting verder gebouwd aan een toekomstbestendige archiefdienst. Dit jubileum is voor ons een moment van trots, dat wij samen met gemeenten, partners en inwoners zichtbaar zullen markeren. De begroting 2027 heeft een beleidsarme insteek. De koers van de organisatie is vastgelegd in de toekomstverkenning Robuust RHCVV (2023) en de daarop gebaseerde beleidsontwikkeling voor de komende jaren. In 2027 ligt de nadruk op uitvoering, stabilisatie en verdere professionalisering van de organisatie.

Tegelijkertijd staat de organisatie voor een aantal structurele opgaven, waaronder: • de capaciteit en kwaliteit van de archiefbewaarplaats; • de doorontwikkeling van digitale archivering; • het wegwerken van achterstanden; • de verdere inrichting van de organisatie als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie. Binnen de opgaven zijn keuzes gemaakt en is gekozen voor een gefaseerde aanpak. Niet alles kan gelijktijdig en niet alles kan binnen het beschikbare financiële kader worden opgelost. De begroting is daarom gericht op het borgen van de wettelijke taken en het beheersbaar doorontwikkelen van de organisatie en de taakuitvoering. De beleidsvisie voor de periode 2025–2030 bevindt zich op het moment van opstellen van deze begroting nog in afronding. Om die reden is in deze begroting op onderdelen uitgebreider ingegaan op de inhoudelijke opgaven en de uitvoering van de taken. Hiermee wordt beoogd voldoende inzicht te geven in de werkzaamheden en keuzes van het Regionaal Archief, vooruitlopend op de verdere uitwerking van de beleidsvisie. Wij hebben er vertrouwen in dat het Regionaal Archief met de beschreven inzet ook in de komende jaren een goede uitvoering kan blijven geven aan de wettelijke en aanvullende taken die de deelnemende gemeenten aan het regionaal archief hebben opgedragen.

Breukelen, 20 april 2026 Namens het Regionaal Archief Noordwest Utrecht Secretaris - directeur drs. Roosmarijn Ubink

2

Samenvatting Voor u ligt de meerjarenbegroting 2027–2030 van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Deze begroting is de eerste die volledig is opgesteld binnen de kaders van de per 1 januari 2026 gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling, waarbij het Regionaal Archief functioneert als zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisatie. De begroting 2027 heeft een beleidsarm karakter. De nadruk ligt op het uitvoeren van de wettelijke taken en het verder versterken van de organisatie binnen de bestaande financiële kaders. De koers is gebaseerd op de toekomstverkenning Robuust RHCVV en de beleidslijn voor de periode 2025–2030. -

Binnen toezicht en advies ligt de focus op het ondersteunen van gemeenten bij het voldoen aan weten regelgeving en het versterken van de kwaliteit van het informatiebeheer, met name in relatie tot digitalisering en toenemende eisen aan transparantie. Binnen beheer en behoud ligt de nadruk op het duurzaam beheren van archieven, het verder ontwikkelen van digitale archivering en het planmatig wegwerken van achterstanden in de toegankelijkheid, van door de gemeenten in het verleden overgebrachte archieven. Het taakveld beschikbaarstelling en dienstverlening richt zich op verder het ontwikkelen van de digitale toegankelijkheid en het gebruik van archieven, zowel voor ambtelijke organisaties als voor inwoners en onderzoekers, mede door het inzetten van scanning on demand. Het taakveld erfgoed en educatie is beperkt van omvang en ondersteunend aan de kerntaken, en richt zich op het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archieven. In 2027 bestaat het Regionaal Archief als samenwerking 30 jaar. Dit jubileum wordt gevierd en benut om archieven en collecties breder onder de aandacht te brengen, onder meer via het thema ‘Feest’.

De totale bijdrage van de deelnemende gemeenten bedraagt in 2027 € 2.983.936. Dit is een stijging van € 122.309 ten opzichte van 2026. Ten opzichte van de eerder vastgestelde meerjarenraming voor 2027 valt de bijdrage € 22.450 lager uit. Dit wordt voornamelijk verklaard door een bijstelling van de indexering en actualisatie van de ramingen. Daarnaast is, conform bestuurlijke besluitvorming, een deel van het positieve resultaat over 2025 verwerkt in deze begroting. Hiermee wordt de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdragen in 2027 incidenteel gedempt. Het betreft een tijdelijke verlichting van de bijdrage in 2027, zonder dat sprake is van een structurele verlaging van het kostenniveau. De inzet van het resultaat is gericht op concrete en onderbouwde doelen en heeft een incidenteel karakter. Hiermee wordt voorkomen dat middelen zonder duidelijke bestemming worden toegevoegd aan reserves. De stijging van kosten in 2027 wordt voornamelijk veroorzaakt door loon- en prijsontwikkelingen. In lijn met bestuurlijke besluitvorming is een beperkte verschuiving aangebracht van € 10.000 richting erfgoedactiviteiten. De kosten die samenhangen met de inrichting van het RANU als zelfstandige organisatie worden in 2027 grotendeels opgevangen uit de reserve Robuust. Bij het opstellen van de begroting is aangesloten bij het door de deelnemende gemeenten vastgestelde indexeringskader van 2,5%.

De begroting bevat geen uitbreiding van de formatie. Ten opzichte van de eerder vastgestelde meerjarenraming voor 2027 valt de bijdrage € 22.450 lager uit. Dit wordt voornamelijk verklaard door een bijstelling van de indexering en actualisatie van de ramingen. De organisatie staat de komende jaren voor een aantal opgaven, waaronder de verdere ontwikkeling van digitale archivering, het wegwerken van achterstanden en het borgen van voldoende depotcapaciteit. Niet alle opgaven kunnen gelijktijdig worden gerealiseerd. Binnen de beschikbare middelen wordt daarom gestuurd op prioritering en fasering. De begroting laat een beheerste ontwikkeling van de gemeentelijke bijdragen zien en blijft binnen de financiële kaders van de deelnemende gemeenten. Hiermee wordt invulling gegeven aan een evenwichtige ontwikkeling van de organisatie, gericht op continuïteit, kwaliteit en toekomstbestendigheid van de archiefzorg. Afbeelding pagina 5: Oranjefeesten te Baambrugge in 1945

3

Inhoudsopgave

Inleiding ...................................................................................................................... 6 1. Context en ontwikkelingen ......................................................................................... 7 2. Strategische uitgangspunten ....................................................................................... 8 I – Programma begroting 2027-2030 ..................................................................................... 10 3. Programmabegroting 2027 –2030 ............................................................................... 11 Taakveld 1: Toezicht en Advies ..................................................................................... 14 Taakveld 2: Beheer, Behoud en Acquisitie ......................................................................... 18 Taakveld 3: Beschikbaarstelling & Dienstverlening ................................................................ 24 Taakveld 4: Erfgoed en Educatie .................................................................................... 28 4. Bedrijfsvoering .................................................................................................... 32 II – Financiële begroting 2027-2030 ...................................................................................... 36 5.

Uitgangspunten financiële begroting 2027-2030 ............................................................... 37 6. Grondslagen ....................................................................................................... 39 7. Begroting 2027 / meerjarenbegroting 2028-2030 .............................................................. 42 7.1. Toelichting Baten en Lasten 2027 ............................................................................. 43 7.2. Verdeelsleutels bijdrage gemeenten 2027 .................................................................... 46 7.3. Bijdrage gemeenten 2027 ...................................................................................... 47 7.5. Toelichting begrote balansen .................................................................................. 48 III – Paragrafen ............................................................................................................. 54 8. Weerstandsvermogen ............................................................................................ 55 9. Risicoparagraaf.................................................................................................... 55 10. Onderhoud Kapitaalgoederen .................................................................................. 57 11.

Financiering ...................................................................................................... 57 12. Bedrijfsvoering................................................................................................... 58

4

5

Inleiding Gemeenten produceren en beheren grote hoeveelheden informatie, zoals besluiten, vergunningen, correspondentie en digitale gegevens. Op grond van de Archiefwet moeten deze archiefbescheiden duurzaam worden beheerd en toegankelijk blijven. Dit is essentieel voor de bedrijfsvoering, de verantwoording van de overheid en de transparantie richting inwoners. Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht is op grond van de Gemeenschappelijke Regeling belast met de uitvoering van deze taken voor de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het Regionaal Archief beheert de overgebrachte archieven, houdt toezicht op de informatiehuishouding van de gemeenten en stelt archieven beschikbaar voor overheden, inwoners en onderzoekers. De collectie van het Regionaal Archief vormt het cultuurhistorisch geheugen van de regio en bestaat uit zowel overheidsarchieven als particuliere archieven. Deze archieven hebben een belangrijke functie voor recht en bewijs, historisch onderzoek en maatschappelijke betrokkenheid. Taken De taken van het Regionaal Archief vloeien voort uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling en bestaan uit: • het beheren van archieven in de archiefbewaarplaats; • het toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten; • het beschikbaar stellen van archieven en informatie; • het vervullen van een regionale erfgoed- en educatiefunctie.

Het Regionaal Archief fungeert daarbij als uitvoeringsorganisatie en deskundige partner voor de gemeenten bij het borgen van een goede en duurzame informatiehuishouding, binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling. Missie en uitgangspunten Archieven vormen een essentieel onderdeel van een democratische samenleving. Toegankelijke en betrouwbare archieven maken controle, verantwoording en rechtszekerheid mogelijk en dragen bij aan transparant bestuur. Het Regionaal Archief zorgt voor het duurzaam beheren en toegankelijk maken van archieven, zowel fysiek als digitaal. Daarbij richt het Regionaal Archief zich op een brede doelgroep van gemeenten, inwoners, onderzoekers en onderwijs. Het uitgangspunt is dat archieven niet alleen worden bewaard, maar ook daadwerkelijk gebruikt en begrepen kunnen worden. Toegankelijke dienstverlening, deskundigheid en samenwerking vormen daarbij de basis. Het Regionaal Archief werkt vanuit de kernwaarden betrouwbaarheid, toegankelijkheid, innovatie en verbinding. Bestuur en organisatie Het bestuur bestaat uit de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. • dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter, burgemeester Stichtse Vecht) • dhr. C. van Uden (wethouder De Ronde Venen) • dhr. M.C. Haverkamp (burgemeester De Bilt) Het bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid, de begroting en de kaders voor de uitvoering van de taken.

De directeur is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van het Regionaal Archief. De directeur is tevens secretaris van het bestuur en ondersteunt en adviseert het bestuur bij de uitvoering van zijn taken. Daarnaast is de directeur aangewezen als gemeentearchivaris en vervult in die hoedanigheid de wettelijke taken op grond van de Archiefwet. De interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht wordt uitgenodigd bij de vergaderingen van het bestuur en vervult daarin een adviserende rol. De organisatie is ingericht langs vier inhoudelijke taakvelden: • Directie (directeur-gemeentearchivaris) • Bedrijfsvoering • Taakvelden: o Toezicht en Advies o Dienstverlening o Collecties o Erfgoed en Educatie

6

1. Context en ontwikkelingen 1.1 Koers en toekomstbestendigheid De koers van het Regionaal Archief is gebaseerd op de toekomstverkenning Robuust RHCVV (2023). Hierin is vastgesteld dat versterking van kwaliteit, samenwerking en digitale archivering noodzakelijk is om de archiefdienst toekomstbestendig te houden. De afgelopen jaren is een eerste stap gezet in deze ontwikkeling. De begroting 2027 bouwt hierop voort. Daarbij ligt de nadruk op het uitvoeren van de wettelijke taken en het gericht versterken van de organisatie binnen de beschikbare middelen, waarbij prioriteit wordt gegeven aan continuïteit en beheersbaarheid van de taakuitvoering. 1.2 Bestuurlijke context Per 1 januari 2026 is de voormalige GR Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen gewijzigd het Regionaal Archief Noordwest Utrecht en ingericht als bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid. Hiermee is de juridische structuur in overeenstemming gebracht met de feitelijke werkwijze in voorgaande jaren. 1.3 Wet- en regelgeving De informatiehuishouding van gemeenten verandert onder invloed van wet- en regelgeving, waaronder de modernisering van de Archiefwet en de Wet open overheid. De verkorting van de overbrengingstermijn naar 10 jaar vraagt om versnelling van digitale archivering en betere voorbereiding bij gemeenten en archiefdienst.

Tegelijkertijd stelt de Wet open overheid hogere eisen aan toegankelijkheid en beschikbaarheid van informatie. Deze ontwikkelingen leiden tot een toenemende vraag naar expertise en ondersteuning vanuit het Regionaal Archief, waarbij scherpe prioritering binnen de beschikbare capaciteit noodzakelijk is. 1.4 Digitalisering en informatieketens Digitalisering en ketensamenwerking maken de informatiehuishouding complexer. Informatie ontstaat in meerdere systemen en wordt gedeeld tussen organisaties. Ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en Common Ground vragen om een andere inrichting van informatiebeheer, waarbij gegevens duurzaam toegankelijk en betrouwbaar moeten blijven. Dit leidt tot een toenemende vraag naar ondersteuning vanuit de archiefdienst, die binnen de beschikbare capaciteit moet worden geprioriteerd. 1.5 Erfgoed en samenleving Archieven vervullen naast hun wettelijke functie een maatschappelijke rol. Zij bieden inzicht in de geschiedenis van de regio en dragen bij aan identiteit, betrokkenheid en begrip van de leefomgeving. De maatschappelijke belangstelling voor erfgoed en geschiedenis neemt toe. Dit vraagt om toegankelijke en begrijpelijke vormen van informatieoverdracht en sluit aan bij de publieks- en educatieve rol van het RANU. Deze vorm van beleven maakt archieven en recht op toegang tot overheidsinformatie voor een brede groep zichtbaar.

1.6 Samenhang en opgaven De hierboven beschreven ontwikkelingen hangen nauw met elkaar samen en leiden tot een toenemende complexiteit van de informatiehuishouding. Informatie ontstaat bij gemeenten in meerdere systemen en ketens, waardoor het moeilijker wordt om overzicht en controle te behouden. Tegelijkertijd nemen de eisen vanuit wet- en regelgeving toe en groeit de hoeveelheid digitale informatie die duurzaam beheerd en toegankelijk moet blijven. Deze ontwikkelingen zorgen gezamenlijk voor een toenemende druk op de uitvoering van de werkzaamheden van het Regionaal Archief. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met deze ontwikkelingen

7

2. Strategische uitgangspunten 2.1 Beleidskader De begroting 2027 is onderdeel van de beleidsperiode 2025–2030. De hoofdlijnen van de beleidsvisie zijn door het bestuur in september 2025 vastgesteld. De nadere uitwerking vindt plaats in 2026. De begroting sluit aan bij de ingezette koers uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV uit 2023 en bouwt voort op eerder vastgestelde kaders. Deze zijn verder toegelicht onder 3.1. 2.2 Beleidsarme uitvoering en prioritering De begroting 2027 is beleidsarm. De nadruk ligt op: • uitvoering van de wettelijke taken; • verdere professionalisering van de organisatie; • versterking van de samenwerking met gemeenten; • verbetering van toegankelijkheid en gebruik van archieven. Nieuwe ontwikkelingen worden gefaseerd opgepakt binnen de beschikbare middelen en bestuurlijke prioritering. Dit betekent dat niet alle ontwikkelingen gelijktijdig kunnen worden gerealiseerd en dat bewuste keuzes worden gemaakt in tempo en prioriteit. 2.3 Strategische lijnen De inzet van het Regionaal Archief is georganiseerd langs vier samenhangende lijnen: • toezicht en advisering op de informatiehuishouding; • duurzaam beheer van fysieke en digitale archieven; • beschikbaarstelling en dienstverlening; • erfgoed en educatie. 2.4 Inzet resultaat voorgaande jaren In de begroting 2027 is rekening gehouden met de verwerking van de resultaatbestemming uit de jaarrekening 2025.

Het bestuur heeft besloten het positieve resultaat gericht in te zetten voor een aantal incidentele doeleinden en ter demping van de gemeentelijke bijdrage in 2027. Het betreft inzet voor erfgoedactiviteiten, het jubileumjaar 2027, dekking van kapitaallasten en incidentele demping van de gemeentelijke bijdrage. Deze inzet heeft een incidenteel karakter en leidt niet tot structurele verlaging van de lasten. De inzet is gericht op een tijdelijke verlichting van de gemeentelijke bijdrage in 2027.

Afbeelding volgende pagina: Ovatie door schoolkinderen ter gelegenheid van 25-jarig ambtsjubileum burgemeester Vreeland, 3 juni 1936

8

9

I– Programma begroting 2027-2030

10

3. Programmabegroting 2027 –2030 3.1 Beleidskader en positionering De begroting 2027 maakt onderdeel uit van de beleidsperiode 2025–2030. De hoofdlijnen van de beleidsvisie zijn door het bestuur in september 2025 vastgesteld en volgen de koers uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV uit 2023. De nadere uitwerking van deze beleidsvisie vindt plaats in 2026, zodat deze in samenhang met de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling en de inrichting van het Regionaal Archief als bedrijfsvoeringsorganisatie kan worden vastgesteld. De koers van het Regionaal archief is gebaseerd op: • de toekomstverkenning Robuust RHCVV (2023); • de Gemeenschappelijke Regeling (2026); • de Producten- en Diensten Catalogus (PDC). De Gemeenschappelijke Regeling bepaalt de bestuurlijke opdracht en positioneert het Regionaal Archief als bedrijfsvoeringsorganisatie voor de deelnemende gemeenten. De PDC werkt deze opdracht uit in concrete producten en diensten en vormt daarmee het inhoudelijke kader voor de uitvoering. De begroting 2027 sluit aan bij deze kaders en heeft een beleidsarm karakter. De nadruk ligt op: • het uitvoeren van de wettelijke taken; • het consolideren van de organisatie; • het gericht versterken van kwaliteit en samenwerking. Nieuwe ontwikkelingen worden gefaseerd opgepakt binnen de beschikbare middelen.

3.2 Hoofdlijnen van het beleid 2025–2030 De beleidsperiode 2025–2030 staat in het teken van het verder versterken van de informatiehuishouding en archiefzorg in een veranderende digitale omgeving. De kern van de opgave ligt in: • de toenemende complexiteit van digitale informatie; • de groei van digitale archieven; • hogere eisen vanuit wet- en regelgeving; • de noodzaak om archieven duurzaam toegankelijk en bruikbaar te houden. In de afgelopen jaren is een belangrijke basis gelegd, onder meer door: • de professionalisering van toezicht en advisering; • de inrichting van het e-depot; • de ontwikkeling van beleidskaders en samenwerking met gemeenten. In deze beleidsperiode wordt voortgebouwd op deze basis. De inzet is gericht op het bestendigen van de kwaliteit van de taakuitvoering en het verder ontwikkelen van digitale archivering, binnen de beschikbare capaciteit en middelen. Daarbij wordt nadrukkelijk gestuurd op: • uitvoering van de wettelijke taken als prioriteit; • samenwerking met gemeenten als zorgdragers; • het voorkomen van nieuwe achterstanden; • het beheersbaar ontwikkelen van de organisatie. De huidige begrotingslijn van het Regionaal Archief is gebaseerd op het meerjarige verbetertraject Robuust RHCVV. In dit traject is de ontwikkeling ingezet tot een effectieve en doelmatige uitvoeringsorganisatie voor de wettelijke taken.

De uitkomsten van de toekomstverkenning en de financiële doorrekening laten zien dat verdere structurele besparingen binnen de huidige taakuitvoering niet mogelijk zijn zonder gevolgen voor de uitvoering van de wettelijke taken. De begroting vormt daarmee het minimale en noodzakelijke niveau voor een verantwoorde uitvoering van de taken van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht.

11

3.3 Taakvelden De uitvoering van het beleid is georganiseerd langs vier samenhangende lijnen, die aansluiten bij de PDC en de wettelijke taken van het Regionaal Archief: 1.

2.

3.

4.

Toezicht en advies: Het Regionaal Archief houdt toezicht op de informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten en adviseert over de inrichting en verbetering daarvan. De inzet richt zich op het versterken van kwaliteit, het signaleren van risico’s en het ondersteunen van gemeenten bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Beheer en behoud en acquisitie van archieven: Het Regionaal Archief beheert de archiefbewaarplaats en draagt zorg voor het duurzaam bewaren van fysieke en digitale archieven. De inzet richt zich op: het waarborgen van capaciteit; het verbeteren van toegankelijkheid; het wegwerken van achterstanden; het verder ontwikkelen van digitale archivering. Beschikbaarstelling en dienstverlening: Het Regionaal Archief stelt archieven beschikbaar voor ambtenaren, inwoners en onderzoekers. De inzet richt zich op het verbeteren van de toegankelijkheid en het gebruik van archieven, zowel fysiek als digitaal, met als uitgangspunt een doelmatige inzet van middelen. Erfgoed en educatie: Het Regionaal Archief vervult een regionale erfgoedfunctie en draagt bij aan het zichtbaar en toegankelijk maken van archieven voor een breed publiek. Deze inzet ondersteunt de wettelijke taak door het gebruik en de bekendheid van archieven te vergroten.

Deze taakvelden geven invulling aan de taken zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling en de Archiefwet en vormen gezamenlijk de wettelijke en maatschappelijke opdracht van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht. 3.4 Opbouw programma begroting De programmabegroting is opgebouwd langs de vier gelijknamige taakvelden: 1. Toezicht en Advies; 2. Beheer, Behoud en Acquisitie; 3. Beschikbaarstelling en Dienstverlening; 4. Erfgoed en Educatie. Deze taakvelden geven invulling aan de basistaken zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling en uitgewerkt in de Product Diensten Catalogus (PDC). Het Regionaal Archief voert in 2027 uitsluitend basistaken uit. Er zijn geen plustaken vastgesteld. De inhoudelijke uitwerking van de doelen en activiteiten per taakveld is opgenomen in de volgende hoofdstukken. Daarbij ligt de nadruk op: • uitvoering en continuïteit; • kwaliteit en toegankelijkheid; • samenwerking met gemeenten; • beheersbaarheid binnen de beschikbare middelen. Doordat de beleidsvisie voor de periode 2025–2030 zich op het moment van opstellen van deze begroting nog in ontwikkeling is, is in deze begroting op onderdelen uitgebreider ingegaan op de inhoudelijke opgaven en de uitvoering van de taken. Hiermee wordt beoogd voldoende inzicht te geven in de werkzaamheden en keuzes van het Regionaal Archief, vooruitlopend op de verdere uitwerking van de beleidsvisie.

Na dit inhoudelijke deel volgt in hoofdstuk II de financiële begroting

Afbeelding volgende pagina: Nieuwersluis; Vechtbrug, optocht ter gelegenheid van jubileumviering landing Willem I in 1913

12

13

Taakveld 1: Toezicht en Advies Doel Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven vormen het fundament voor goed bestuur, een efficiënte bedrijfsvoering en transparantie richting inwoners en gemeenteraad. Een ordelijke digitale en papieren informatiehuishouding stelt overheden in staat hun taken adequaat uit te voeren en verantwoording af te leggen over hun handelen. De gemeentearchivaris van het Regionaal Archief verzorgt, conform artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995, het archiefwettelijk toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waaraan zij deelnemen. Dit toezicht is een wettelijke taak en vormt een essentieel onderdeel van de bestuurlijke verantwoordingsketen. Het Regionaal Archief voert deze taak structureel uit namens de zorgdragers (de colleges van B&W), die bestuurlijk verantwoordelijk blijven voor de kwaliteit van de informatiehuishouding. Wettelijke taak en bestuurlijke positionering Het toezicht op het informatiebeheer is een wettelijke taak van de gemeentearchivaris en maakt onderdeel uit van de bestuurlijke verantwoordingsketen. De gemeentearchivaris rapporteert hierover aan de colleges van burgemeester en wethouders. De colleges informeren de gemeenteraad, die zich vervolgens verantwoordt richting het interbestuurlijk toezicht van de provincie.

De positionering van het toezicht binnen de ambtelijke organisatie is daarmee geen organisatorische keuze, maar volgt rechtstreeks uit wet- en regelgeving. Toezicht en advies zijn in de praktijk nauw met de uitvoering van het informatiebeheer verbonden en vormen gezamenlijk de basis voor een goed functionerende informatiehuishouding. Toezicht en advies in samenhang Het Regionaal Archief geeft invulling aan deze taak door een samenhangende inzet van toezicht, wettelijke advisering, afstemming en kwaliteitsbevordering. Deze samenhang is noodzakelijk omdat:  wetgeving kaders stelt, maar de inrichting van informatiebeheer maatwerk vraagt;  informatiebeheer integraal onderdeel is van de gemeentelijke bedrijfsvoering;  risico’s vaak ontstaan in de inrichting van processen en systemen, en niet alleen achteraf zichtbaar worden. Het Regionaal Archief werkt daarom volgens een toezichtcyclus, waarin toezicht, advies en kennisdeling elkaar versterken. De werkzaamheden richten zich op:  het houden van toezicht op de naleving van archiefwet- en regelgeving;  het adviseren van gemeenten bij de inrichting en verbetering van informatiebeheer;  structurele afstemming met gemeenten op strategisch en tactisch niveau;  het bevorderen van kwaliteit en professionaliteit door kennisdeling en gezamenlijke ontwikkeling.

Binnen deze taak onderscheidt het Regionaal Archief formeel en informeel advies.  Formeel advies heeft een wettelijke grondslag en is in de gemeentelijke regelgeving (archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer) vastgelegd als verplicht toetsmoment. Dit advies is daarmee niet vrijblijvend en vereist opvolging door de zorgdrager.  Informeel advies vindt plaats in de dagelijkse samenwerking en heeft een meer begeleidend karakter. Dit advies is gericht op het tijdig signaleren van risico’s en het ondersteunen van gemeenten bij een juiste inrichting van processen en systemen. In de praktijk heeft dit advies vaak een toetsend karakter en vormt het een belangrijk instrument om te voorkomen dat tekortkomingen pas in het formele toezicht zichtbaar worden. De uitvoering van toezicht en advies vindt plaats in nauwe samenhang met de deelnemende gemeenten. Structurele afstemming vindt plaats via overlegstructuren op strategisch en tactisch niveau, waarin ontwikkelingen, risico’s en verbetermaatregelen worden besproken. 14

De bevindingen uit toezicht en advisering worden vastgelegd in rapportages aan de colleges van burgemeester en wethouders en maken onderdeel uit van de bestuurlijke verantwoordingscyclus richting de gemeenteraad en het interbestuurlijk toezicht. Toezichtskader Het Regionaal Archief hanteert een toezichtskader voor de uitvoering van het archiefwettelijk toezicht. Dit kader is gebaseerd op de Archiefwet, de Archiefregeling en de lokale regelgeving van de deelnemende gemeenten. Het toezicht wordt risicogericht ingericht. Dit betekent dat de inzet wordt bepaald op basis van de belangrijkste risico’s in de informatiehuishouding van de gemeenten en de mate waarin processen en systemen op orde zijn. Niet alle onderdelen worden jaarlijks met dezelfde intensiteit beoordeeld. De uitvoering vindt plaats volgens een vaste toezichtcyclus van planvorming, uitvoering, rapportage en opvolging. De bevindingen worden vastgelegd in toezichtverslagen en besproken met de gemeenten, zodat gerichte verbetermaatregelen kunnen worden getroffen. Het toezichtskader wordt in 2026 verder uitgewerkt en ter vaststelling voorgelegd aan het bestuur. In deze uitwerking wordt nader invulling gegeven aan de wijze van toezicht, de toepassing van het normenkader en de samenhang tussen toezicht en advisering.

Hierbij wordt expliciet aandacht besteed aan de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen het RANU als toezichthouder en de gemeenten als zorgdragers. Dit draagt bij aan een heldere positionering van het toezicht en een goede samenwerking in de uitvoering. De begroting 2027 sluit aan bij deze ontwikkeling en gaat uit van voortzetting van de huidige werkwijze, in lijn met wet- en regelgeving en de bestaande afspraken met de deelnemende gemeenten. Ontwikkelingen en opgaven in de informatiehuishouding De gemeentelijke informatiehuishouding wordt steeds complexer. Informatie ontstaat en wordt beheerd in een groeiend aantal systemen, ketens en samenwerkingsverbanden. Hierdoor raakt informatie versnipperd over verschillende applicaties en locaties, neemt de afhankelijkheid van ketenpartners toe en wordt het moeilijker om overzicht en controle te behouden. Tegelijkertijd nemen de eisen aan informatiebeheer toe door ontwikkelingen in wet- en regelgeving, waaronder de Wet open overheid, de (voorgenomen wijziging van de) Archiefwet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Omgevingswet. Deze wetgeving stelt hogere eisen aan de beschikbaarheid, betrouwbaarheid, duurzaamheid en openbaarheid van overheidsinformatie.

Deze ontwikkelingen leiden tot:  een grotere behoefte aan toezicht en advisering;  een verschuiving van toezicht achteraf naar betrokkenheid aan de voorkant van processen en systemen (archivering by design);  intensievere samenwerking tussen informatiebeheer, ICT, privacy en informatiebeveiliging;  een toenemende inzet op begeleiding bij digitale archivering en overbrenging naar het e-depot. Het Regionaal Archief vervult hierin een centrale rol als toezichthouder én kennis- en expertisecentrum. Een belangrijk aandachtspunt is de voorbereiding op digitale overbrenging. De praktijk laat zien dat dit proces complex en tijdrovend is en een goede technische en organisatorische voorbereiding vraagt. Onvoldoende voorbereiding kan leiden tot verlies van metadata en verminderde toegankelijkheid van archieven, met gevolgen voor de bruikbaarheid en de verantwoording op de langere termijn. Grip op digitale informatie Het verkrijgen en behouden van overzicht op digitale informatie is een randvoorwaarde voor goed bestuur en naleving van wetgeving. Zonder inzicht in: welke informatie aanwezig is; waar deze zich bevindt; en in welke staat deze verkeert; kunnen gemeenten onvoldoende sturen op hun informatiehuishouding en ontstaan risico’s op het gebied van rechtmatigheid, transparantie en bedrijfsvoering.

Het Regionaal Archief ondersteunt gemeenten bij het verkrijgen en behouden van deze grip door:  het uitvoeren van audits en het opstellen van rapportages;  deelname aan strategische en tactische overlegstructuren;  advisering bij de inrichting van systemen en processen. 15

Kennisdeling en kwaliteitsbevordering Het versterken van de kwaliteit van het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten is een essentieel onderdeel van dit taakveld. Door de toenemende complexiteit van de informatiehuishouding en de samenloop van wet- en regelgeving is het voor gemeenten niet altijd mogelijk om alle benodigde kennis en expertise zelfstandig te organiseren. Tegelijkertijd kunnen tekortkomingen in het informatiebeheer leiden tot risico’s op het gebied van rechtmatigheid, transparantie en bedrijfsvoering. Kennisdeling en kwaliteitsbevordering zijn van belang om:  te voorkomen dat problemen pas in het toezicht achteraf zichtbaar worden;  gemeenten in staat te stellen hun verantwoordelijkheid als zorgdrager goed in te vullen;  de kwaliteit van informatiebeheer structureel te verbeteren.  Het RANU draagt hieraan bij door:  het ontwikkelen en delen van kennis en richtlijnen;  het organiseren van bijeenkomsten en overlegstructuren;  het ondersteunen van gemeenten bij het toepassen van wet- en regelgeving;  het signaleren en verspreiden van relevante ontwikkelingen. Kennisdeling is daarmee geen afzonderlijke activiteit, maar een integraal onderdeel van het toezicht en de advisering en draagt bij aan het voorkomen van risico’s en het versterken van de kwaliteit van het informatiebeheer.

Activiteiten 2027 De nadruk ligt op het uitvoeren van de wettelijke taken en het verder versterken van de samenwerking met en ondersteuning van de gemeenten. Tegelijkertijd vraagt de toenemende complexiteit van de digitale informatiehuishouding om verdere professionalisering en ontwikkeling van de archiefdienst. Deze lijn sluit aan bij de uitkomsten van de toekomstverkenning Robuust RHCVV, waarin is vastgesteld dat versterking van kwaliteit, samenwerking en digitale archivering noodzakelijk is binnen de beschikbare middelen. Dit betekent dat keuzes worden gemaakt in prioritering en inzet, waarbij de nadruk ligt op de wettelijke taken en de grootste risico’s in de informatiehuishouding.

De belangrijkste activiteiten zijn:  het uitvoeren van toezicht, waaronder het opstellen van jaarlijkse toezichtverslagen per gemeente en het uitvoeren van (thematische) audits;  het uitbrengen van formele (wettelijke) en informele adviezen, onder meer op het gebied van migratie, conversie, vervanging en digitale archivering;  het begeleiden van de wettelijke processen rond vernietiging en overbrenging van papieren en digitale archieven;  het verlenen van machtigingen tot vernietiging en het toezien op een rechtmatige uitvoering van vernietigingsprocessen;  deelname aan en faciliteren van structurele overlegstructuren, waaronder het Strategisch Informatie Overleg (SIO) en het Tactisch Informatie Overleg (TIO);  het ondersteunen van gemeenten bij het verbeteren van hun informatiehuishouding door middel van kennisproducten, richtlijnen en advisering;  het bevorderen van kennisdeling en kwaliteitsontwikkeling, onder meer op het gebied van digitale archivering, Common Ground, de Wet open overheid en archivering van nieuwe informatievormen. De nadere uitwerking van deze werkzaamheden is vastgelegd in de door het bestuur vastgestelde Producten- en Diensten Catalogus (PDC) van het RANU.

Afbeelding volgende pagina: Viering 100 jaar onafhankelijkheid in 1913 bij de pupillenschool aan het Zandpad 3, Nieuwersluis

16

17

Taakveld 2: Beheer, Behoud en Acquisitie Doel Toegankelijke, betrouwbare en duurzame archieven vormen een essentiële voorwaarde voor goed bestuur, rechtszekerheid en maatschappelijke verantwoording. Archieven fungeren als bewijs van overheidshandelen en als bron voor inwoners, bestuurders en onderzoekers. Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats en draagt zorg voor het duurzaam bewaren, beheren, toegankelijk maken, verwerven en beschikbaar stellen van de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten, conform de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling. Deze taak omvat al het gecreëerde archiefmateriaal, ongeacht de vorm. In de praktijk gaat het om voornamelijk papieren en digitale archieven. Omvang en ontwikkeling van de collectie Het Regionaal Archief beheert een groeiende collectie van papieren en digitale archieven. Begin 2027 betreft dit circa 5 strekkende kilometer papieren archief, aangevuld met een toenemende hoeveelheid digitaal archief in het e-depot. De collectie groeit door:  wettelijke overbrenging van archieven van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen;  verwerving van particuliere archieven en collecties ter aanvulling van de gemeentelijke archieven;  digitalisering en uitbreiding van digitale bestanden.

Wettelijke taak en bestuurlijke context Het beheer van overgebrachte archieven is een wettelijke taak van de gemeentearchivaris op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995. Na overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer over van de zorgdrager (het college van B&W) naar de gemeentearchivaris. Daarmee is het Regionaal Archief verantwoordelijk voor:  het duurzaam bewaren van archieven;  het waarborgen van authenticiteit en integriteit;  het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven. Deze taak waarborgt dat informatie van de gemeente ook op de lange termijn beschikbaar blijft voor raadpleging, verantwoording en bewijsvoering, en niet afhankelijk is van de ambtelijke organisatie die de informatie heeft gevormd. Beheer, behoud, toegankelijkheid en verwerven in samenhang Archieven die niet goed worden beheerd, kunnen niet duurzaam worden bewaard. Archieven die niet worden ontsloten, zijn feitelijk niet toegankelijk. En archieven die niet tijdig worden overgebracht, blijven buiten het wettelijke beheer.

Het Regionaal Archief draagt zorg voor:  het opnemen van archieven in de archiefbewaarplaats (overbrenging);  het materieel en digitaal beheer van archieven en collecties;  het waarborgen van duurzame toegankelijkheid;  het ontsluiten en verbeteren van de vindbaarheid van archieven;  het verwerven van particuliere archieven en collecties die van belang zijn voor de regionale geschiedenis en het aanvullen van de bestaande collectie; De uitvoering van deze taken vindt plaats binnen de kaders van wet- en regelgeving en in nauwe samenhang met de gemeenten als zorgdragers. Deze werkzaamheden worden structureel en planmatig uitgevoerd als onderdeel van de door het bestuur vastgestelde basistaken van het RANU, zoals nader uitgewerkt in de Producten- en Diensten Catalogus. 18

Ontwikkelingen en toenemende complexiteit De aard en omvang van (overheids)archieven veranderen snel. Waar voorheen voornamelijk papieren archieven werden gevormd, ontstaat informatie inmiddels vrijwel volledig digitaal en verspreid over verschillende systemen, applicaties en samenwerkingsverbanden. Daarnaast nemen de eisen toe door wet- en regelgeving en door toenemende verwachtingen rondom transparantie en actieve openbaarmaking. Dit leidt tot nieuwe vraagstukken op het gebied van:  duurzaamheid en preservering van digitale bestanden;  authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van informatie;  beheer van metadata en contextinformatie;  schaal en groei van digitale archieven. De koers voor dit taakveld is gebaseerd op de toekomstverkenning Robuust RHCVV, waarin is vastgesteld dat verdere professionalisering, versterking van digitale archivering en het wegwerken van achterstanden de komende jaren noodzakelijk zijn om de archiefdienst toekomstbestendig te houden. De meerjarenbegroting 2027–2030 sluit hierbij aan. Capaciteit en archiefbewaarplaats De capaciteit van de archiefbewaarplaats is een randvoorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de wettelijke taken. De depots hebben in 2025 hun maximale capaciteit bereikt.

De uitbreiding van de archiefbewaarplaats voorziet in circa 2.600 strekkende meter extra opslagcapaciteit en is noodzakelijk om de nog bij gemeenten aanwezige papieren archieven over te kunnen brengen en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. De noodzaak voor uitbreiding van de depotcapaciteit werd reeds onderkend in de businesscase Zelfstandig en Versterkt (2018). In 2022 is vervolgens een schouw uitgevoerd bij de drie deelnemende gemeenten, waaruit blijkt dat in de periode 2025–2031 circa 2.060 strekkende meter papieren archief nog moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Na 2031 worden tot circa 2040 nog kleinschalige overbrengingen verwacht, maar geen grote fysieke archiefblokken meer. Dit hangt samen met de ontwikkeling dat gemeenten in toenemende mate digitaal werken en archiveren, waardoor op termijn geen nieuwe papieren archieven meer worden gevormd. Bij de bouw van de archiefbewaarplaats is reeds rekening gehouden met een mogelijke uitbreiding in de vorm van een extra depotlaag. Met de huidige uitbreiding wordt deze mogelijkheid benut en wordt circa 2600 strekkende meter depotruimte en logistieke voorzieningen gerealiseerd, De uitbreiding van de archiefbewaarplaats is op het moment van opstellen van de begroting in voorbereiding en nadere uitwerking.

De verdere uitwerking en realisatie zijn afhankelijk van besluitvorming en de nadere invulling van de projectaanpak. De planning en fasering van de uitbreiding zijn daardoor op dit moment nog niet definitief. De uitbreiding brengt tevens structurele gevolgen met zich mee voor beheer, onderhoud en exploitatie. Deze zijn, voor zover inzichtelijk, verwerkt in de meerjarenbegroting. Digitale archivering en e-depot Digitale archieven vormen een steeds groter en complexer onderdeel van de collectie. Informatie ontstaat vrijwel volledig digitaal en is verspreid over verschillende systemen en applicaties. Dit brengt risico’s met zich mee op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid en behoud van context. Het e-depot is de voorziening waarmee digitale archieven duurzaam worden bewaard, beheerd en toegankelijk gehouden. Sinds 2020 beschikt het Regionaal Archief over een e-depot. In deze begrotingsperiode ontwikkelt deze voorziening zich verder van een projectmatige innovatie naar een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering. De ontwikkeling van de digitale archivering en het e-depot vindt plaats in samenhang met landelijke ontwikkelingen, zoals Common Ground, waarbij informatie langer bij de bron wordt beheerd en archivering integraal onderdeel wordt van processen en systemen. De praktijk laat zien dat digitale overbrenging complex en tijdrovend is.

Digitale archiefbescheiden moeten, net als papieren archieven, in een goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding door gemeenten. De voortgang van digitale overbrenging is daarmee mede afhankelijk van de kwaliteit en tijdigheid waarmee gemeenten hun informatiebeheer, metadata en exportvoorzieningen op orde brengen. 19

Het RANU ondersteunt gemeenten hierbij en werkt samen met hen aan de inrichting van digitale archivering. Het oefenen met export- en ingesttrajecten maakt hiervan nadrukkelijk onderdeel uit. Deze trajecten dragen bij aan:  het inrichten van archivering vanaf het begin van processen (“archivering by design”);  het inzichtelijk maken van eisen aan systemen en applicaties;  het opbouwen van kennis en ervaring met digitale overbrenging. Tijdige investering in kennis, processen en systemen is nodig om aan de Archiefwet te kunnen voldoen en risico’s op informatieverlies en verminderde toegankelijkheid te beperken. Toegankelijk maken en houden Toegankelijkheid betekent dat archieven vindbaar, raadpleegbaar en – voor zover toegestaan – openbaar zijn. De Archiefwet verplicht overheidsorganen om archiefbescheiden in een goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (artikel 3 Archiefwet 1995). Toegankelijkheid is daarmee geen aanvullende kwaliteit, maar een wettelijke kernvoorwaarde voor goed archiefbeheer. Toegankelijkheid omvat zowel:  de materiële staat van archieven (fysiek raadpleegbaar);  de intellectuele toegang (vindbaarheid, context en interpreteerbaarheid);  de juridische toegankelijkheid (openbaarheid en beperkingen). Archieven hebben alleen waarde als zij daadwerkelijk geraadpleegd kunnen worden.

Hiervoor zijn toegangen, zoals inventarissen en beschrijvingen nodig, waarmee gebruikers gericht informatie kunnen vinden, en om archiefstukken te kunnen raadplegen voor zover daarop geen wettelijke beperkingen rusten. Het RANU werkt structureel aan het verbeteren van deze toegankelijkheid. Dit gebeurt onder meer door:  het opstellen en actualiseren van inventarissen;  het verbeteren en uitbreiden van metadata;  het indexeren van archieven en collecties;  het vergroten van de digitale vindbaarheid. Een belangrijk onderdeel hiervan is de nadere ontsluiting van archieven, bijvoorbeeld door het indexeren van persoonsnamen, adressen en andere gegevens. Hierdoor wordt het mogelijk om gericht te zoeken in grote hoeveelheden archiefmateriaal. Dit ondersteunt zowel ambtelijk gebruik als gebruik door inwoners en onderzoekers, zoals bij genealogisch onderzoek. Vrijwilligers spelen hierbij een belangrijke rol, met name bij indexeringsprojecten. Medewerkers van het Regionaal Archief zorgen voor de borging van kwaliteit, samenhang en verdere ontwikkeling van deze toegankelijkheid. Meerjarenproject toegankelijkheid archieven Het meerjarenproject toegankelijkheid archieven is gericht op het planmatig verbeteren van de toegankelijkheid van archieven die bij opname in de archiefbewaarplaats in Breukelen, vanaf 2009, nog niet voldoende waren ontsloten.

Dit is onder andere het gevolg van:  onvoldoende afspraken bij overbrenging over materiële staat en metadata;  verschillen in kwaliteit van informatiebeheer bij de gemeenten;  historische keuzes en beperkte capaciteit in het verleden. Het gevolg is dat een deel van de archieven beperkt vindbaar is, onvoldoende ontsloten is of aanvullende bewerking nodig heeft om duurzaam toegankelijk te worden. Dit betekent dat archieven niet volledig voldoen aan de eisen van de Archiefwet en minder goed bruikbaar zijn voor bestuur, verantwoording en maatschappelijke doeleinden. Uit een inventarisatie in 2022 blijkt welke archieven en collecties aanvullende bewerking vragen om duurzaam toegankelijk te worden. Op basis van de inventarisatie is berekend dat deze achterstanden in een periode van circa tien jaar kunnen worden weggewerkt. Vanaf 2025 is hiervoor budget opgenomen in de meerjarenbegroting. De kosten worden toegerekend aan de deelnemende gemeenten en zijn als projectkosten opgenomen in de begroting. Dit betekent dat de afronding van het achterstandenprogramma, uitgaande van de huidige planning, wordt voorzien rond 2035. Over de voortgang en fasering wordt het bestuur periodiek geïnformeerd via de reguliere bestuursrapportages.

20

De aanpak richt zich op:  het planmatig wegwerken van bestaande achterstanden;  het verbeteren van de kwaliteit van archieven bij nieuwe overbrengingen;  het voorkomen van nieuwe achterstanden. De uitvoering van het achterstandenprogramma vindt plaats binnen de financiële kaders van de meerjarenbegroting. Tegelijkertijd ontwikkelt de markt voor specialistische archiefbewerking zich zodanig dat de kosten sneller stijgen dan eerder voorzien. Dit betekent dat de beschikbare begrote middelen bepalend zijn voor de omvang en het tempo van de uitvoering. Het Regionaal Archief stemt de uitvoering hierop af en maakt hierin bewuste keuzes. De voortgang en fasering van het programma worden jaarlijks gemonitord en, indien nodig, bijgesteld. Er wordt gestuurd op een evenwichtige balans tussen kwaliteit, capaciteit en beschikbare middelen. Restauratie en conservering Het duurzaam behouden van archieven vraagt om continue aandacht voor de fysieke en materiële staat van archiefstukken. Archieven verkeren bij binnenkomst niet altijd in goede staat. Schade kan zijn ontstaan door langdurige opslag onder ongunstige omstandigheden, ouderdom en slijtage of eerdere behandeling en gebruik. Om archieven duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden, voert het Regionaal Archief conserveringsen restauratiewerkzaamheden uit.

Deze werkzaamheden zijn gericht op het stabiliseren van archiefstukken en het voorkomen van verdere achteruitgang. Dit omvat onder meer het herstellen van beschadigde documenten, het stabiliseren van kwetsbaar materiaal, het verpakken in geschikte materialen en het opslaan onder gecontroleerde klimaatomstandigheden. Een vaste groep restauratoren ondersteunt het Regionaal Archief hierbij met specialistische herstelwerkzaamheden aan kwetsbare archiefstukken. De inzet van restauratie vindt gefaseerd plaats. Daarbij wordt prioriteit gegeven aan archiefstukken die kwetsbaar zijn, intensief worden geraadpleegd of van bijzonder belang zijn voor de regionale geschiedenis. De uitvoering vindt plaats binnen de financiële kaders van de begroting. Dit betekent dat de beschikbare middelen in dat jaar de prioritering en planning van de restauratiewerkzaamheden bepalen. Digitalisering en online toegankelijkheid De verwachting onder het publiek is dat archieven digitaal beschikbaar zijn en onafhankelijk van tijd en plaats kunnen worden geraadpleegd. Dit geldt voor zowel ambtelijke gebruikers als voor inwoners en onderzoekers.

Op dit moment is echter slechts een beperkt deel van de collectie digitaal beschikbaar (circa 10%), met name een aantal genealogische bronnen, delen van de notariële archieven, enkele oude gemeentearchieven, een deel van het oud-rechterlijk archief en een deel van de bouwdossiers. Digitalisering vervult daarbij meerdere functies.  Voor gemeenten draagt digitalisering bij aan een toegankelijker manier van het gebruik van de eigen archieven. Ambtenaren hoeven niet meer naar het archief toe te komen, zij krijgen toegang tot het gedigitaliseerde archiefstuk vanaf kantoor of vanuit hun thuiswerkomgeving.  Voor inwoners en onderzoekers vergroot digitalisering de toegankelijkheid en het gebruik van archieven. En zo ondersteunt digitalisering de rechtszekerheid en bewijsfunctie van overheidsinformatie, doordat informatie sneller en laagdrempeliger beschikbaar is.  Tegelijkertijd wordt fysieke raadpleging van kwetsbare stukken beperkt, waarmee ze minder gevoelig zijn voor beschadiging en verlies. Volledige digitalisering van de collectie en deze online toegankelijk maken is vooralsnog niet haalbaar en daarbij niet altijd toegestaan, onder andere vanwege auteursrecht, privacywetgeving (AVG), kosten en beschikbare capaciteit. Het RANU maakt daarom een bewuste prioritering in de inzet van digitalisering.

Het RANU hanteert daarbij voor de ambtelijke organisaties het uitgangspunt van ‘scanning on demand’, waarbij archiefstukken op verzoek worden gedigitaliseerd. Daarnaast wordt binnen de beschikbare capaciteit jaarlijks een deel van de collectie planmatig gedigitaliseerd. Er wordt prioriteit gegeven aan archieven die veel worden geraadpleegd, archieven met grote maatschappelijke of bestuurlijke waarde en archieven die kwetsbaar zijn of intensief worden gebruikt. Op termijn biedt ‘scanning on demand’ ook mogelijkheden om de toegankelijkheid voor een breder publiek te vergroten. Binnen de huidige financiële kaders wordt hierin echter gefaseerd en gericht geïnvesteerd. 21

Activiteiten 2027 In deze begrotingsperiode wordt de ingezette lijn voortgezet. De nadruk ligt op het uitvoeren van de wettelijke taken op het gebied van beheer, behoud en toegankelijkheid van archieven. De groei van de collectie, de toename van digitale archieven en de bestaande achterstanden vragen om een gerichte en gefaseerde aanpak. In lijn met de uitkomsten van de toekomstverkenning Robuust RHCVV wordt ingezet op verdere professionalisering en het beheersbaar ontwikkelen van het digitale archiefbeheer, binnen de beschikbare middelen. Dit betekent dat prioriteit wordt gegeven aan wettelijke verplichtingen, het wegwerken van achterstanden en het duurzaam toegankelijk houden van archieven.

De belangrijkste activiteiten zijn:  het begeleiden van de overbrenging van papieren en digitale archieven;  het uitvoeren van beheer- en behoudswerkzaamheden;  het voortzetten van het meerjarige programma voor het wegwerken van achterstanden;  het doorontwikkelen van het e-depot en digitale archivering;  het verbeteren van de toegankelijkheid van archieven en collecties, waaronder het opstellen van inventarissen, indexen en verbeteren van metadata;  het uitvoeren van digitalisering op basis van ‘scanning on demand’;  het ontwikkelen en beschikbaar stellen van kennisproducten en hulpmiddelen ter ondersteuning van gemeenten;  het verwerven en verwerken van particuliere archieven en collecties. Deze werkzaamheden zijn onderdeel van de basistaken van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht en zijn nader uitgewerkt in de door het bestuur vastgestelde Producten- en Diensten Catalogus (PDC).

Afbeelding volgende pagina: De Herenweg gezien in de richting van de Hessenweg. De foto is vermoedelijk gemaakt tijdens de viering van 100 jaar koninkrijk, 1913.

22

23

Taakveld 3: Beschikbaarstelling & Dienstverlening Doel Archieven hebben niet alleen cultuurhistorische waarde, maar vervullen ook een functie voor rechtszekerheid, bewijsvoering, bestuurlijke verantwoording en maatschappelijke controle. Toegang tot overheidsinformatie stelt inwoners, bestuurders, ambtenaren en onderzoekers in staat om informatie van en over de overheid te raadplegen, te toetsen en te hergebruiken. Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht stelt archieven en collecties beschikbaar voor ambtenaren, inwoners en onderzoekers. Dit gebeurt via zowel fysieke als digitale dienstverlening waarbij archieven toegankelijk, vindbaar en bruikbaar beschikbaar worden gesteld binnen de geldende kaders van openbaarheid, privacy en auteursrecht. Wettelijke taak en bestuurlijke context Toegang tot overheidsinformatie en de mogelijkheid tot hergebruik zijn wettelijk. Op grond van de Archiefwet moeten archiefbescheiden in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en beheerd (artikel 3). Dit betekent dat archieven niet alleen worden bewaard, maar ook daadwerkelijk geraadpleegd moeten kunnen worden. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats is de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor het beheer van deze archieven (artikel 32). Deze verantwoordelijkheid omvat nadrukkelijk ook het beschikbaar stellen van archieven voor gebruik.

De beschikbaarstelling van archieven is daarmee geen aanvullende dienstverlening, maar een integraal onderdeel van de wettelijke taak. Het Regionaal Archief zorgt ervoor dat archieven toegankelijk en bruikbaar zijn voor verschillende gebruikersgroepen, waaronder ambtenaren, inwoners en onderzoekers. Uitgangspunt is dat alle gebruikers, inclusief mensen met beperkingen, zonder belemmeringen toegang hebben tot de informatie. Beschikbaarstellen en dienstverlening in samenhang Beschikbaarstelling bestaat uit meer dan het online plaatsen van scans of inventarissen. Goede dienstverlening vraagt om een samenhang van:  fysieke raadpleging van archieven in de studiezaal;  digitale raadpleging via website en andere online kanalen;  ondersteuning bij het zoeken, vinden en interpreteren van informatie;  het beschikbaar stellen van data en metadata voor hergebruik;  educatie, cursussen en begeleiding van verschillende gebruikersgroepen. Dit omvat onder meer het beantwoorden van vragen via studiezaal, telefoon, e-mail en digitale kanalen, en het actief informeren van gebruikers over beschikbare en nieuwe archieven en ontwikkelingen in de collectie. Deze samenhang is noodzakelijk, omdat gebruikers verschillen in informatiebehoefte, voorkennis en digitale vaardigheden. Ambtenaren zoeken vaak snel en doelgericht naar informatie voor de uitvoering van gemeentelijke taken.

Inwoners en onderzoekers hebben vaker behoefte aan context, uitleg en begeleiding bij het gebruik van archieven. Ook de aard van de informatie verschilt: niet alles is digitaal beschikbaar, niet alles mag online worden aangeboden en niet alle archiefstukken lenen zich voor onbegrensde digitale verstrekking. Dat betekent dat digitale en fysieke dienstverlening elkaar niet vervangen, maar aanvullen. Het zoeken in archieven vraagt om kennis en ondersteuning als je dat niet hebt. Medewerkers helpen gebruikers bij het vinden en begrijpen van de juiste informatie. Archiefonderzoek vereist inzicht in de context, structuur en mogelijke zoekmethoden. Het is niet enkel een kwestie van het invoeren van zoektermen, maar van het effectief interpreteren van metadata, het begrijpen van archiefcategorieën, en het zorgvuldig doorgronden van soms ongestructureerde informatie. De expertise van onze medewerkers stelt gebruikers in staat niet alleen naar de juiste informatie te leiden, maar hen ook te ondersteunen in hun eigen zoekproces en hen in staat te stellen de waarde van de gevonden informatie ten volle te benutten. 24

Ontwikkelingen en toegankelijkheid De dienstverlening rondom archieven verandert onder invloed van digitalisering, wet- en regelgeving en veranderend gebruik. Gebruikers verwachten dat informatie snel, digitaal en gebruiksvriendelijk beschikbaar is. Tegelijkertijd blijft een deel van de archieven uitsluitend of beter raadpleegbaar in fysieke vorm. Daarnaast nemen de eisen toe door ontwikkelingen zoals de Wet open overheid, open data en digitale toegankelijkheid. Beschikbaarstelling vraagt daardoor niet alleen om techniek, maar ook om uitleg, begeleiding en context, evenals zorgvuldige afwegingen rond openbaarheid, auteursrecht en privacy. Nieuwe technieken, zoals Handwritten Text Recognition (HTR) en toepassingen van kunstmatige intelligentie (AI), vergroten de mogelijkheden om archieven integraal doorzoekbaar te maken en daarmee beter te benutten voor onderzoek en gebruik. Digitale dienstverlening Via de website en digitale kanalen kunnen gebruikers archieven, inventarissen en beeldmateriaal raadplegen. Daarbij vindt ondersteuning plaats via onder meer e-mail, telefoon en digitale kanalen. Digitale toegankelijkheid verlaagt de drempel tot archiefgebruik en maakt informatie onafhankelijk van tijd en plaats beschikbaar. Tegelijkertijd vraagt dit om gebruiksvriendelijke systemen en ondersteuning van gebruikers.

Het Regionaal Archief zet in 2027 in op het verder verbeteren van de digitale toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de dienstverlening. Het Regionaal Archief stelt archieven en informatie waar mogelijk beschikbaar als open data en werkt samen met platforms zoals WieWasWie en Open Archieven, zodat een brede maatschappelijke bereikbaarheid wordt gerealiseerd. Nieuwe technieken stellen voorwaarden aan de digitale beschikbaarheid van archieven. Documenten moeten hiervoor zijn gedigitaliseerd en voorzien van voldoende kwaliteit en metadata. Aangezien momenteel slechts een beperkt deel van de collectie digitaal beschikbaar is, vindt deze ontwikkeling gefaseerd plaats. Het Regionaal Archief zet in op het verder ontwikkelen van digitalisering en doorzoekbaarheid, in samenhang met het principe van ‘scanning on demand’. Daarbij ligt de nadruk in eerste instantie op ondersteuning van ambtelijke processen, waarbij gedigitaliseerde archiefstukken – voor zover openbaar – ook beschikbaar komen voor een breder publiek. Studiezaal en fysieke dienstverlening De studiezaal in Breukelen blijft een wezenlijk onderdeel van de dienstverlening. Niet alle archieven zijn digitaal beschikbaar en een deel van de informatie kan of mag niet online worden aangeboden, bijvoorbeeld vanwege auteursrechten, privacy of beperkingen in de openbaarheid.