Bijlage 2. Privacyverklaring gemeenteraad De Ronde Venen

Privacyverklaring gemeenteraad De Ronde Venen De gemeenteraad van De Ronde Venen vindt uw privacy belangrijk. De gemeenteraad van De Ronde Venen is als bestuursorgaan een onderdeel van gemeente De Ronde Venen. Omdat wij u goed willen informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, is een privacyverklaring opgesteld. In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe gemeente De Ronde Venen omgaat met uw persoonsgegevens. In deze verklaring leest u aanvullend hoe de gemeenteraad en zijn ondersteuning (de griffie) van De Ronde Venen omgaan met privacygevoelige gegevens. Privacy is een mensenrecht dat is vastgelegd in onze Grondwet. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat hoe we in Europa de bescherming van persoonsgegevens moeten waarborgen.

1. Persoonsgegevens De gemeenteraad van gemeente De Ronde Venen verwerkt als bestuursorgaan persoonsgegevens over u omdat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt. Dit kunnen de volgende persoonsgegevens zijn: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen. De gemeenteraad van gemeente De Ronde Venen verwerkt géén bijzondere persoonsgegevens over u als u gebruikmaakt van onze diensten en/of deze gegevens aan ons verstrekt. Bijzondere persoonsgegevens zijn: godsdienst, politieke voorkeur, medische gegevens, strafrechtelijk verleden, ras of etnische afkomst, inkomensgegevens, vermogensgegevens, biometrische gegevens, of BSN.

2. Verwerkingsdoelen De gemeenteraad van De Ronde Venen verwerkt dus niet meer gegevens dan nodig. In algemeenheid mag de griffie uw persoonsgegevens verwerken voor de gemeenteraad als er een wettelijke grondslag is. Dat zijn: · · ·

uw toestemming wettelijke verplichting gerechtvaardigd belang

· publiekrechtelijke taak In de praktijk gaat het over de volgende situaties: Wanneer u komt inspreken tijdens een raads- of commissievergadering Van de openbare raads- en commissievergaderingen worden videoopnamen gemaakt. Deze beelden zijn openbaar en worden live uitgezonden op internet en zijn hier voor onbepaalde tijd terug te zien. De voorzitter van de vergadering noemt u in de vergadering bij naam. Uw naam wordt in de notulen en besluitenlijst vermeld en is zichtbaar in beeld wanneer u aan het woord bent. Beeldmateriaal kan gebruikt worden voor het stadsnieuws, sociale media en de website van de gemeente(raad). Wanneer u dit niet wilt en toch uw standpunt kenbaar wilt maken, dan heeft u de mogelijkheid tot het sturen van een brief of e-mail aan de raad. Wanneer u plaatsneemt op de publieke tribune tijdens raads- of commissievergaderingen Van de openbare raads- en commissievergaderingen worden videoopnamen gemaakt. Deze beelden zijn openbaar en worden live uitgezonden op internet en zijn hier voor onbepaalde tijd terug te zien. U kunt tijdens het bijwonen van een raadsvergadering herkenbaar in beeld komen wanneer u op de publieke tribune zit. Beeldmateriaal kan gebruikt worden voor het stadsnieuws, sociale media en de website van de gemeente(raad). Uiteraard worden uw naam of persoonsgegevens niet getoond.

Wanneer u een brief of mail stuurt aan de raad Het onderwerp van uw brief of mail is zichtbaar in de lijst van ingekomen stukken die tijdens een raadsvergadering vastgesteld wordt. In principe nemen alleen het gemeentebestuur en de ambtelijke ondersteuning kennis van uw persoonsgegevens in de brief of e-mail. Wanneer er toch aanleiding bestaat om deze openbaar te publiceren, dan gebeurt dat niet zonder zorgvuldige afweging van belangen. U wordt hier in dat geval over geïnformeerd. Wanneer u contact legt met een vraag of verzoek (schriftelijk, per e-mail of telefonisch) De griffie gebruikt uw contactgegevens en naam om uw vraag of verzoek af te handelen. Uw persoonsgegevens worden niet voor een ander doel gebruikt.

3. Bewaartermijn Wij bewaren de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld.

4. Delen met derden Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden (zoals de leverancier van ons raadsinformatiesysteem) op grond van een van de hiervoor genoemde grondslagen. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeenteraad blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

5. Beveiliging De gemeenteraad van gemeente De Ronde Venen neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn volgens de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen. Deze normen staan in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

6. Rechten van betrokkenen U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U dient daarvoor digitaal een verzoek in. U krijgt alleen inzage in uw persoonsgegevens als u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien. Wilt u gebruik maken van één van deze rechten? Kijk dan op de pagina ‘Gebruik maken van uw privacyrechten’ op de website van De Ronde Venen.

7. Cookies Deze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat tijdelijk op uw harde schijf wordt geplaatst door een webpagina-server. Met behulp van een cookie kan de website u herkennen wanneer u opnieuw de website bezoekt. De verzamelde informatie over uw bezoeken aan onze website wordt slechts gebruikt voor het ondersteunen van technische beslissingen en statistische verwerkingen. Deze informatie wordt nooit gebruikt voor het identificeren van individuele personen. Een cookie kan ook geen virussen verspreiden. Voor detailinformatie over cookies zie onze cookieverklaring. De website kan daarnaast gebruik maken van, of links bevatten naar, webcontent van derden en er zijn knoppen inzake sociale netwerken opgenomen. Deze kunnen hun eigen cookies plaatsen. De gemeente heeft geen invloed op wat deze partijen met hun cookies doen.

8. Contactgegevens Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op via griffier@derondevenen.nl. Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Functionaris voor de Gegevensbescherming Gemeente De Ronde Venen heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze persoon controleert of de gemeente aan de privacywetgeving voldoet en geeft advies over privacyvraagstukken waar nodig. Heeft u specifieke vragen over het toezicht op de privacy binnen de gemeente of het privacy-beleid, dan is het mogelijk om deze vraag te stellen aan de FG via FG@derondevenen.nl. Let op dat u in deze email geen vertrouwelijke informatie meestuurt, dit om uw eigen privacy te waarborgen. Voor algemene vragen over privacy binnen uw gemeente kunt u terecht bij privacy@derondevenen.nl.