Bijlage 2 bij beantwoording schriftelijke vragen - Aanbevelingen tbv verbeteren monitoring - De Ronde Venen 10nov2020

GRIP OP BUDGET SOCIAAL DOMEIN Aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring kosten in het Sociaal Domein 10-11-2020

1

Inhoud Achtergrond Reconstructie overschrijdingen jeugdwet in relatie tot p&c cyclus Analyse en aanbevelingen tav. monitoringsmaatregelen

Bijlage

Achtergrond, methodiek en doel van dit rapport De Ronde Venen is sinds 2019 twee keer op een (te) laat moment geconfronteerd met een budgetoverschrijding in het sociaal domein. Door de late signalering van deze overschrijdingen zijn er vraagtekens ontstaan over de adequaatheid en het functioneren van de diverse monitoringsmaatregelen. Nav deze overschrijdingen zijn twee projecten gestart; ▪ Project 1 (dit document) heeft als focus het verbeteren van de monitoring en voorspelling van de kosten ▪ Project 2 richt zich op de achterliggende inhoudelijke vragen; waarom stijgen de uitgaven, welke interventies zijn mogelijk? De uitkomsten van het onderzoek bestaan uit drie onderdelen, opgeleverd in 2 documenten. 1. Reconstructie overschrijdingen jeugd (in dit document): de twee overschrijdingen worden in een tijdslijn geanalyseerd in relatie tot de P&C cyclus. Hieruit worden observaties gedestilleerd ten aanzien van de P&C cyclus, de 1e lijn en het primair proces. Dit is dient als één van de bronnen voor de latere observaties en aanbevelingen. Er is gekozen om de overschrijdingen van de kosten voor de uitvoering van de jeugdwet te analyseren omdat deze het meest omvangrijk zijn. 2. Analyse en aanbevelingen tav. Monitoringsmaatregelen (in dit document): op basis van ca.

15 interviews met belangrijke betrokkenen in de organisatie en bestudering van belangrijke monitoringsdocumenten en processen worden observaties en aanbevelingen gedeeld ten aanzien van het primair proces, de 1e lijn en de 2e lijns controle. De aanbevelingen ten aanzien van de 2e lijn gelden domeinoverstijgend. 3. Actualisatie prognoses 2020 voor jeugdwet en WMO (in document `Actualisatie prognoses Sociaal Domein’): de opgedane inzichten ten aanzien van de forecastmethodiek en verzamelde data worden gebruikt om de voorspelling voor 2020 te actualiseren. Let op: de aanbevolen beleids en aanbiedersvalidatie is in dit tijdsbestek niet uitgevoerd. Onafhankelijke rol it’s public: dit advies is door it’s public onafhankelijk opgesteld op basis van alle verzamelde informatie en inzichten. Om tot het advies te komen is er gedurende het project frequent inhoudelijk overleg gevoerd met belangrijkste betrokkenen, zijn bestaande rapportages geraadpleegd, is financiële en zorgdata geanalyseerd en is een brede groep aan betrokkkenen geinterviewd. Daarnaast is het document op feitelijkheden afgestemd met de financieel en inhoudelijk betrokkenen.

Bron:

3

Verwacht tekort obv 2e bestuursrapportage 2020 tov. orginele begroting ca. 3,5 mln Overzicht van begrote en gerealiseerde lasten programma 6 en jeugdwet (baten niet meegenomen), 2018-2e bestuursrapprtage 2020 Begrote en gerealiseerde lasten programma 6 (sociaal domein) gemeente Ronde Venen, 2018-2020, € mln Gerealiseerd Begroot +1,6 29,9

+2,4

Gerealiseerd Begroot

+3,5 34,61

32,9 30,5

31,01

-0,2 Zie pagina 46 voor uitsplitsing primitieve begroting van programma 6 (sociaal domein)

2019

+2,5 +1,5

2,5 Jeugdwet 1,0 Overig2

28,3

2018

Begrote en gerealiseerde lasten uitvoering jeugdwet gemeente Ronde Venen, 2018-2020, € mln

2020

5,5

5,7

2018

8,1

+1

6,9

5,5

2019

5,6

+1,5

Verwachte extra stijging in kosten jeugdzorg Verhoging budget naar aanleiding van structureel effect 2019 zoals besloten naar aanleiding van eerste bestuursrapportage 2020

2020

NB: in 2020 waren totale baten 102,1 en totale lasten 101,3 1 Exclusief lasten voor tozo-aanvragen en capaciteitskosten omdat deze aanpassingen budgetneutraal door de begroting lopen 2.Bestaat uit: WSW (~0,45), PGB (~0,25) en WMO (~0,30) Bron: Programmabegroting 2020, De Ronde Venen (12-2020); 1e bestuursrapportage 2020, De Ronde Venen (06-2020)

4

Inhoud Achtergrond Reconstructie overschrijdingen jeugdwet in relatie tot p&c cyclus Analyse en aanbevelingen tav. monitoringsmaatregelen

Bijlage

Samenvatting Analyse van de twee overschrijdingen in jeugddomein duiden op een combinatie aan factoren die geleid hebben tot de late signalering 1. Bij de late signalering van de eerste overschrijding (1,5 mln) spelen beperkt inzicht mbt facturatiecijfers (geen BI-Tool) en een vertraging tussen de financiële en facturatiesystemen waar niet voor gecorrigeerd is bij de extrapolaties een belangrijke rol. Pas nadat de BI-Tool online komt en er nadere analyses gedaan worden wordt de overschrijding gesignaleerd en vervolgens op 4 dec 2019 aan de Raad gecommuniceerd. 2. Bij de late signalering van de tweede verwachte overschrijding (1,0 mln) spelen een combinatie van (nog steeds) beperkte informatievoorziening en onduidelijkheid over de omgang met de onzekerheid omtrent de corona-impact op de begroting een rol. In de managementrapportage (tbv. thema-overleggen) wordt de overschrijding gesignaleerd, op 17 sept word de verwachte overschrijding gemeld bij de Raad. 3. Daarnaast speelt bij beide overschrijdingen mee dat het corrigerend vermogen in de organisatie onder druk stond door het hoge aantal nieuwe medewerkers (<12 maanden in dienst). De bestaande P&C instrumenten laten een lange periode open waarin geen formele herijking van de budgetten plaatsvindt. De opgestarte managementrapportages voorzien in deze behoefte maar zijn nog niet geformaliseerd 1.

De timing van de aanlevering van de cijfers in het sociaal domein voor de eerste bestuursrapportage zorgt ervoor dat de actualisatie tijdens de eerste bestuursrapportage op een beperkte hoeveelheid aan gegevens gemaakt wordt. 2. Tussen de 1e bestuursrapportage en het opstellen van de begroting van het volgende jaar zit geen formeel P&C instrument waarmee de budgetten geactualiseerd worden. Hierdoor zijn er bij het opstellen van de begroting en de 2e bestuursrapportage beperkte referentiegetallen voorhanden. 3. Door de invoer van de managementrapportage sociaal domein is een periodiek evaluatiemoment ingebouwd. Echter heeft de managementrapportage nog geen formele P&C-status waardoor er nog geen verspreidings- of bespreekmethodiek is gedefinieerd. Vooruitkijkend is door de invoer van de managementrapportages en bijbehorend thema-overleg de kans op het nogmaals laat signaleren van overschrijdingen reeds afgenomen.

Bron:

6

P&C-cyclus 2019-2020 uitgesplitst naar betreffende jaar Overzicht van processen P&C documenten obv geactualiseerde raadsplanning en gebeurtenissen rondom extra kosten, 2019-2020 4 dec

28 jan

3 maart

Melding van Toelichting Indicatie extra kosten beheers- extra kosten bij raad1 maatregelen bekend bij raad Rapportagejaar 2018 2019

2020 2021

2019 Jan

2 jul

17 sept

Besloten dat 1,5 mln extra kosten 2019 structureel zijn2

Melding van extra kosten bij raad3

2020 Feb

Maa

Apr

Mei

Jun

College

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Jan

Feb

Maa

Raad

Apr

Mei

Jun

College

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Raad

Programmarekening College Raad

College Raad

College

Raad

College Raad

Bestuursrapportages

College

Raad

College

Raad

Kaderbrief

College Raad

College

Raad

Begroting

Managementrapportages Sociaal Domein Deze rapportage is in ontwikkeling en heeft op dit moment (okt 2020) nog geen formele status of formele circulatie.Betreft geen P&C product.

Themabijeenkomsten vanaf april, voorzien met managementrapportage vanaf september

1. Melding van extra kosten in vergadering commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken / Financiën en Samenleving & Inwonerszaken, 04-12-2019 2. Tijdens de besluitnemende raadsvergadering, 02-07-2020 3. Melding van extra kosten in aanbiedingsnota bij begroting 2021-2024

7

Zoom-in 1: overschrijding 2019

Proces rondom overschrijding in 2019 Overzicht van processen P&C documenten obv geactualiseerde raadsplanning en gebeurtenissen rondom extra kosten, mei-dec 2019

2019 Rapportagejaar 2018 2019

2020 2021

Extrapolatie kosten jeugdzorg voor de rest van het jaar op basis van incomplete gegevens

Mei

Jun

College

Jul

4 dec

Verwacht tekort 1,5 mln bekend bij raad

Gedurende het jaar implementatie BI-tool Aug

Sep

Okt

College

Raad

Nov

Dec

Raad

Programmarekening 2018

College

Raad

Bestuursrapportages 2019

College

Raad

Begroting 2020-2023 De begroting schetst een (te) optimistisch beeld van de ontwikkelingen in het sociaal domein met name bij de Jeugdhulp en de Huishoudelijke Hulp. M.b.t. Jeugdhulp geldt datzelfde ook voor de daling van de indicatoren in de begroting (indicator jongeren in jeugdhulp van 8,4 prognose 2019 naar 7,0 in prognose 2020) die niet ondersteund worden door de cijfers uit de monitor (dec 2016: 421, dec. 2017: 521, dec. 2018: 644, juni 2019: 684) M.b.t. de Huishoudelijke Hulp: dec 2016: 648, dec. 2017: 553, dec. 2018: 677, juni 2019: 736 Amendement raadsvoorstel ““Vaststellen Programmabegroting 2020” okt 2019 1. Let op: betreft geen officieel P&C document 2. Melding van verwacht tekort in vergadering commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken / Financiën en Samenleving & Inwonerszaken, 04-12-2019 Bron: 1e bestuursrapportage 2019, gemeente De Ronde Venen (06-2019); 2e bestuursrapportage, gemeente De Ronde Venen (10-2019)

8

Zoom-in 2: overschrijding 2020

Proces rondom overschrijding van in 2020 Overzicht van processen P&C documenten obv geactualiseerde raadsplanning en gebeurtenissen rondom extra kosten, apr-nov 2020

Rapportagejaar 2018 2019

3 maart

2 jul

17 sept

Indicatie extra kosten bekend bij raad 2020 2020 Maart 2021

Besloten dat 1,5 mln tekort 2019 structureel is2

Melding van extra kosten bij raad3

April

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

“Als we op basis van de eerste twee maanden van 2020 gaan extrapoleren zijn dit de resultaten (...) Prognose stijging 2020 Jeugd: 1.108.916”

Programmarekening 2019

College

Raad

Beantwoording technische vragen 1e bestuursrapportage 2020

College

Raad

Bestuursrapportages 2020

Begroting 2021-2024

“De werkelijke kosten en aantallen van de eerste twee maanden van 2020 laten wederom een stijging zien (…) De eerste twee maanden geven nog te weinig inzicht om de stijging in de kosten door te rekenen naar heel 2020. Daarnaast zijn de financiële gevolgen van de Corona crisis op de zorgkosten nog niet zichtbaar. ”

College

Raad

1e bestuursrapportage 2020

Managementrapportages Sociaal Domein1 Deze rapportage is in ontwikkeling en heeft op dit moment (okt 2020) nog geen formele status of formele circulatie.Betreft geen P&C product.

Thema overleg

Thema overleg

Thema overleg

Thema overleg

Thema overleg

Thema overleg

“Het is niet de verwachting dat de kosten zullen dalen in de tweede helft van het jaar. Een forse overschrijding dreigt.”

Thema overleg

“Een prognose t/m juli geeft geen grote afwijkingen op deze budgetten.” Management rapportage SD sep 2020

Management rapportage SD aug 2020

1. Let op: betreft geen officieel P&C documen 2. Tijdens de besluitnemende raadsvergadering, 02-07-2020 3. Melding van extra kosten in aanbiedingsnota bij begroting 2021-2024 Bron: 1e bestuursrapportage 2020 (06-2020); 2e bestuursrapportage, (10-2020); Beantwoording technische vragen 1e bestuursrapportage 2020 (2020); Management rapportage SD aug 2020 (09-2020) ; Management rapportage SD sep 2020 (02-10-2020)

9

Inhoud Achtergrond Reconstructie overschrijdingen jeugdwet in relatie tot p&c cyclus Analyse en aanbevelingen tav. monitoringsmaatregelen

Bijlage

Samenvatting

Belangrijkste observaties en aanbevelingen Observaties

1e lijn

De forecastmethodiek voor de open-einderegelingen in het sociaal domein houdt onvoldoende rekening met facturatiegedrag aanbieders, bijzondere omstandigheden en verwachte inhoudelijke ontwikkelingen. Er is een beperkte gestructureerde en onderbouwde financiële dialoog tussen financiën en de beleidsafdelingen. Wel is een belangrijke stap gezet met de invoer van themabijeenkomsten. De rollen in de processen zijn benoemd alleen het rolbewustzijn is niet op alle plekken voldoende aanwezig.

Aanbevelingen 1

De forecastmethodiek dient technisch herzien te worden en daarnaast verrijkt te worden met kwalitatieve validatie door de beleidsteams en aanbieders.

2

De huidige themabijeenkomsten dienen voorzien te worden van sterk verbeterde monitoringsrapportages. Daarnaast dienen de belangrijkste rollen en invulling daarvan (bijvoorbeeld met betrekking tot monitoring kosten, begroting en forecasts) voor iedereen helder te zijn.

De belangrijkste informatie om te kunnen monitoren (niet om te sturen) is aanwezig in de organisatie.

NB: merendeel van de geformuleerde aanbevelingen is te realiseren met behulp van beschikbare data en overzichten

Er is geen gestructureerde additionele evaluatie van de afgegeven begrotingen van de hoog-risico posten binnen de P&C producten

3

Vanuit de 2 lijn dient actief gemonitord te worden op begrotingsposten met een hoog risico. Daarnaast dient er intiatief genomen te worden tot inhoudelijke/financiële discussie.

4

Op verschillende plekken dienen additionele verbeteringen gerealiseerd te worden.

e

e

2 lijn Primaire proces

Algemeen

Er zijn diverse maatregelen genomen om met verbeteringen in het primaire proces de beheersbaarheid te vergroten, gelijktijdig zijn verdere verbeteringen mogelijk. De aandacht voor de COVID-crisis en het werken op afstand hebben de beschikbare capaciteit voor het implementeren van de verbeter initiatieven verminderd Het hoge aantal nieuwe medewerkers in combinatie met beperkte borging van de financiële kernprocessen heeft het zelfcorrigerend vermogen onder druk gezet

Bron: it’s public analyse, bronnenonderzoek en interviews

NB: de eerste lijn is verantwoordelijk voor adequate monitoring, rapportage en actualisatie. Zowel beleid als de financieel adviseur zijn hier onderdeel van de eerste lijn. De tweede lijn identificeert mogelijke risico’s en zorgt voor een kritische evaluatie van de processen, rapportages en berekeningen. Dit betreft controlling. 11

Samenvatting

Aanbevolen proces van monitoring lasten sociaal domein Overzicht van aanbevolen forecastmethodiek Primaire proces (Zorgverlening en administratie)

1e lijn (Beleid en financieel advies)

Vanuit het primaire proces komen er facturen en beschikkingen binnen. Daarnaast krijgt de gemeente informatie over cliëntenaantallen en kosten van organisaties en samenwerkingsverbanden waar aparte afspraken mee zijn gemaakt

1

2

3

4

5

Forecast op basis van gefactureerde zorgkosten en vergelijking met het voorgaande jaar

Forecasting met inachtneming van nog te ontvangen facturen, verwachte extra groei en afwijkende situaties zoals COVID-19

Kwalitatieve en kwantitatieve afstemming naar aanleiding van ingezet beleid en relevante ontwikkelingen

Toetsing op basis van beschikkingen en verplichtingenadministratie

Verificatie van productie t.o.v. budgetindicatie bij de top 20 aanbieders van zorg

In 2e best. rapp. 2020 Aanbevolen informatie in maandelijkse managementrapportage Input voor bestuursrapportages en begrotingsproces

2e lijn (Concerncontrol)

Voor de top-20 risicoposten in de begroting dient een additionele validatie te worden ingericht. Onderdeel van dit proces is het presenteren van de forecast door verantwoordelijk budgethouder en financieel adviseur aan een te bepalen centraal controleteam.

Bron: it’s public analyse, bronnenonderzoek en interviews

12

Zoom-in aanbeveling 1: forecastmethodiek

Verbeteren van de forecastmethodiek Informatie

1

Forecast op basis van gefactureerde zorgkosten en vergelijking met het voorgaande jaar

Huidig

Frequentie

Omschrijving

Betrokken en verantwoordelijk

Maandelijks

▪ Forecast gebaseerd op % zorgkosten van desbetreffende periode in het vorige jaar ten opzichte van totale zorgkosten in het vorige jaar. Voor de 2e bestuursrapportage 2020 is er gekeken naar de groei van jan-jun 2020 tov jan-jun 2019. Vervolgens worden de totale vewachte kosten berekend

▪ Financiële dienstverlening en monitoring zijn nu vaak grotendeels zelf verantwoordelijk voor het maken van de forecast ▪ Beleidsafdeling doet kwalitatieve duiding

Maandelijks

▪ Bovenstaande methodiek aangevuld met correcties voor: - Nog te ontvangen facturen - Omstandigheden die de ontwikkeling in de eerste maanden hebben beïnvloed (zoals COVID-19) - Eventuele verwachte extra groei

▪ Financiële dienstverlening en monitoring verantwoordelijk voor kwaliteit meegenomen data en berekeningsmethodiek ▪ Beleidsafdeling verantwoordelijk voor duiden bijzondere omstandigheden en groei

Maandelijks

▪ Toetsing van berekening met ingezet beleid dat aantallen en type zorg kunnen beïnvloeden. Denk hierbij aan beslissingen om actief een wachtlijst af te bouwen of op te laten lopen.

▪ Beleidsafdeling verantwoordelijk voor inhoudelijke afwegingen ▪ Bespreking in themaoverleg van eventuele aanpassingen obv kwalitatieve inzichten

Maandelijks

▪ Toetsing van forecast met trends die terug te zien zijn in de verplichtingenadminsitratie. Daarnaast worden trajecten met hoge kosten waar los van de forecast rekening mee gehouden moet worden gesignaleerd.

▪ Administratie: identificeren dure trajecten in verplichtingenadministratie ▪ Financiële dienstv.: verwerking in forecast ▪ Beleidsafdeling: validatie

▪ Verificatie van de huidige kosten van de grootste aanbieders met budgetindicaties. Wanneer budgetindicaties op gemeenteniveau nog niet beschikbaar zijn kan een vergelijking worden gemaakt met de kosten per aanbieder in het vorige jaar.

▪ Beleid: bepalen indicaties per aanbieder ▪ Financiële dienstv.: check huidige uitputting ▪ Contractmanager: 2 -3 x per jaar en bij grote afwijkingen check met aanbieders

2

Forecast met inachtneming van nog te ontvangen facturen, afwijkende situaties en extra groei

3

Aanbevolen

Kwalitatieve afstemming naar aanleiding van ingezet beleid

4

5

Toetsing op basis van beschikkingen en verplichtingenadministratie

Verificatie van productie t.o.v. budgetindicatie bij de top 20 aanbieders van zorg

2-3 x per jaar (Voor bestuursrapportages en begroting)

Bron: it’s public analyse, bronnenonderzoek en interviews

13

Zoom-in aanbeveling 2: managementrapportage

Verbeteren van de inhoud en rol van de managementrapportage Aanbevelingen ten aanzien van de managementrapportage Sociaal Domein Aanbevolen aanpassingen aan de inhoud van managementrapportage Zorgen voor een heldere link met de totale begroting. Splits de begroting op dusdanige wijze uit zodat er eenduidige begrotingsposten ontstaan met een gelijksoortige begrotingssystematiek. De totale begrotingsposten dienen opgenomen en verklaard te worden, niet alleen de delta’s. Alle begrotingsposten boven ca. 500k dienen voorzien te worden van enige mate van duiding. De belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden (mbt monitoring kosten, begroting en forecasts) van de functionarissen mbt tot de verschillende begrotingsposten dienen opgenomen te worden in het rapport. De forecastmethodieken dienen inzichtelijk gevisualiseerd te worden zodat ze als basis kunnen dienen voor een dialoog tussen de financieel adviseur en beleidsmedewerkers. Naast ontwikkelingen per maand dienen ontwikkelingen per belangrijke levarancier opgenomen te worden zodat afwijkendheden snel opvallen. Door het rapport te structuren met een beperkte kern en daarnaast verdere verdieping blijft leesbaarheid geborgd.

Aanbevolen aanpassingen ten aanzien van de status van de managementrapportage De maandelijkse managementrapportage dient een formele brede circulatie te krijgen om financieel bewustzijn en dialoog te faciliteren. De rapportage dient na goedkeuring in het thema-overleg met het DMT en relevante portefeuilehouders gedeeld te worden.

Bron: it’s public analyse, bronnenonderzoek en interviews

14

Zoom-in aanbeveling 3: controle 2e lijn

Invoeren van gestructureerde controle in de 2e lijn Achtergrond ▪ De gemeentebegroting bestaat uit een breed scala aan kosten en opbrengstenposten. Een groot deel van deze posten is met een redelijke mate van zekerheid te beheersen en te voorspellen. Denk bijvoorbeeld aan gemaximieerde subsidies met ingestelde methodiek om overschrijdiging te mitigeren, deze zullen zelden significant afwijken van het bedrag in de begroting. ▪ Door de decentralisaties zijn er echter steeds meer omvangrijke open einde regelingen onderdeel geworden van de gemeentelijke begroting, met name in het Sociaal Domein. Deze open einde regelingen zijn complexer om te beheersen en om te voorspellen. Door de omvang en de complexiteit van deze regelingen is de kans op significante over- of onderbesteding aanwezig. ▪ De 1e lijns controle speelts de belangrijkste controle bij het beheersen en voorspellen van de kosten. Echter – zeker wanneer er sprake is van een klein financieel team – is een gestructureerde tweedelijns controle gewenst. Aanbevelingen ▪ Inrichten van een gestructureerde tweedelijnscontrole op de ~20 grootste risico-posten in de begroting, exacte aantal te bepalen. ▪ Tijdens deze controle wordt er inhoudelijk gespard over de verwachtingen en voorspellingen vanuit de eerste lijn en beleid.

Inrichting nader te bepalen maar er kan gedacht worden aan een soort ‘begrotingsrisicogroep’ waar de verantwoordelijke budgethouder samen met de verantwoordelijke beleidsambtenaar voorspelling en bevindingen presenteren en de risicogroep de rol aanneemt van kritische bevrager/sparringspartner. ▪ De begrotingsrisicogroep geeft vervolgens voor de belangrijkste posten aan of ze de gebruikte methodiek en onderbouwing voldoende vinden of geven aanbevelingen voor verbeteringen. Hiermee wordt een discussie geborgd tussen de 1e lijns informatievoorziening en 2e lijns controle.

Bron: it’s public analyse, bronnenonderzoek en interviews

15

Zoom-in aanbeveling 4: verbeteringen primaire proces

Het primaire proces bestaat uit vier hoofdstappen Gemeente Control

1e en 2e lijn

Primair proces

Bepalen te contracteren zorg

Financiën

Toeleider Beleid

Adm. & monitoring

Inkoop

Aanbieder

Kernteams

Overig

Inhoudelijk bepalen te contracteren zorg

Contracten, budgetrichtlijn & administratieve bepalingen

Contracteren

Toeleiden & beschikken

Beschikken

Accepteren

Leveren & factureren

Betaling na controle

Levering en facturatie

Toeleiden

Check of aanbieders factureren Maandelijks overleg met regio Controle facturatie en productie

Monitoren

Themaoverleg obv forecast en managementrapportage

Input voor budget bestuursrapportage

Bron:

16

Zoom-in aanbeveling 4: verbeteringen primaire proces

Verder verbeteren van controle in primair proces Legenda

Niet aanwezig

Voldoende aanwezig

Beperkt aanwezig

Optimaal aanwezig

Stappen in uitvoering jeugdwet

Maatregelen

Genomen n.a.v. Status Status overschrijding januari septem. 20191 2020 2020

Controle 1. betrouwbaarheid aanbieder Bepalen te contracteren zorg en contractering

Toeleiden & beschikken

Leveren & factureren

Niet beoordeeld

Vanuit het inkoopbureau Utrecht-West wordt een check uitgevoerd op de betrouwbaarheid van de aanbieder, dit onderzoek heeft de kwaliteit van deze controle niet beoordeeld. Bij lokale contracten wordt deze controle door de gemeente gedaan. Vanuit inkoopbureau Utrecht-West wordt een budgetrichtlijn per aanbieder vastgesteld. Door deze richtlijnen te vertalen naar richtbudgetten per gemeente kan worden gemonitord op kosten voor de gemeente in plaats van de gehele regio (zie pag. 18 voor details).

2.

Budgetrichtlijn per aanbieder

3.

Afspraken rondom facturatie/administratie

4.

Inrichten signaalfunctie consulenten

P

5.

Check en opvolging facturatierichtlijn

P

6.

Controle facturen vs. beschikking

Optimaliseren inzet 7. verplichtingenadministratie

Toelichting

In de contracten worden standaard facturatierichtlijnen opgenomen. De aangeleverde overzichten van verschillende aanbieders zijn niet altijd eenduidig. Door verantwoordelijken aan te wijzen voor een review van de verschillende rapportages wordt volledigheid van forecasts geborgd. Niet beoordeeld

De signaalfunctie van de consulenten is reeds opgenomen in de verplichtingenadministratie. Als dure trajecten correct ingevoerd worden komen deze naar voren tijdens de validatie/aanscherping van de forecasts Na januari is een gestructureerde periodieke controle ingericht om te controleren of aanbieders factureren. De volgende stap is een periodieke controle op het totale facturatiegedrag. De binnengekomen facturen kunnen worden vergeleken met de budgetrichtlijn of verwachte realisatie (zie pag. 19). Een controle van facturen op afwijking tov beschikking. Wanneer afwijkendheden worden geconstateerd worden de facturen handmatig gecheckt.

P

De verplichtingenadministratie wordt gebruikt om afwijkendheden te detecteren. Aanbevolen wordt om de verplichtingenadministratie ook te gebruiken ter validatie/ aanscherping van de forecast. (zie pag. 20).

17

Zoom-in aanbeveling 4: verbeteringen primaire proces

Maatregel 2: budgetrichtlijn per aanbieder Januari & september 2020

Doel

Budgetrichtlijn vanuit inkoopbureau Utrecht-West

Budgetrichtlijn op gemeenteniveau

▪ Er is een budgetrichtlijn vanuit aanbieder vanuit inkoopbureau Utrecht-West - Deze richtlijn geeft een indicatie voor de verwachte kosten in het desbetreffende jaar dat een aanbieder verwacht te maken in alle gemeenten die zorg contracteren via het inkoopbureau - Wanneer een aanbieder bij het inkoopbureau Utrecht-West aangeeft meer kosten te maken dan in de richtlijn is aangegeven wordt in gesprek gegaan over de oorzaken en een eventuele aangepaste richtlijn - De ontwikkelingen van de uitputting van de budgetrichtlijnen wordt in een maandelijks overleg besproken waar afgevaardigden van alle gemeenten aanwezig zijn ▪ De budgetrichtlijn geeft geen inzicht in de verwachte kosten en de ontwikkeling hiervan door het jaar voor een specifieke gemeente

▪ Richtbudgetten van de belangrijkste aanbieders per gemeente - Door richtbudgetten per gemeente te maken kan eenvoudiger gemonitord worden of specifieke aanbieders hogere kosten hebben dan verwacht, hierdoor kan eerder een gesprek worden gevoerd over oorzaken en eventuele aanpassingen - Daarnaast wordt late facturatie eerder opgemerkt. Hierdoor worden forecasts op basis van factuurdata accurater

Bron:

18

Zoom-in aanbeveling 4: verbeteringen primaire proces

Maatregel 5: check en opvolging facturatierichtlijn Januari 2020

September 2020

Doel

Geen gestructureerde analyse

Controle op wel/niet versturen facturen

Controle op basis van verwachting

▪ Geen gestructureerde periodieke controle - Controles wanneer signalen binnenkomen op basis van eigen inzicht medewerkers, contacten van de contractmanagers of het regionaal overleg

▪ Gestructereerde en periodieke controle of aanbieders wel factureren - Er wordt gecheckt of er aanbieders zijn die de afgelopen 2 maand niet gefactureerd hebben. Indien nodig neemt de contractmanager contact op met de desbetreffende zorginstelling ▪ Mogelijke verbeteringen - Naast een controle op factureergedrag ook een controle op de totale omvang van facturen in verhouding tot het budget

▪ Gestructureerde en periodieke controle op de uitputting van de richtbudgetten door de verschillende aanbieders. Wanneer richtbudgetten op gemeenteniveau nog in ontwikkeling zijn kan gekeken worden naar verschillen met het vorige jaar. Door naar de patronen en ontwikkeling te kijken worden opvallendheden gesignaleerd.

Bron:

19

Zoom-in aanbeveling 4: verbeteringen primaire proces

Maatregel 8: optimaliseren inzet verplichtingenadministratie Januari & september 2020

Doel

Verplichtingenadministratie gebruikt om afwijkendheden te detecteren

Gebruiken om forecast aan te scherpen

▪ Één keer per 2 maanden wordt er een uitdraai van de verplichtingen uit Civision gemaakt. - Aan de hand van filters wordt gekeken of er afwijkendheden in de verplichtingenadministratie zitten zoals beschikkingen zonder tarief, einddatum of met een zeer lange looptijd. - De verbeteringen worden doorgegeven aan de functioneel beheerder ▪ De verplichtingenadministratie kent verschillende beperkingen mbt forecasting. Hierdoor zijn de kosten uit de verplichtingenadministratie altijd aanzienlijk hoger dan daadwerkelijke kosten - De kosten van de beschikkingen zijn altijd het maximum. Het is lastig in te schatten welke kosten gerealiseerd worden - Doordat het systeem vrijheid geeft mbt het invullen van de beschikking zitten er fouten in de beschikkingen.

▪ Verplichtingenadministratie gebruiken ter validatie/ aanscherping van de forecast. De beleidsafdeling kan aangeven dat de forecast moet worden bijgesteld wanneer: - Uit de verplichtingenadministratie enkele trajecten zijn aangemaakt met hoge kosten - Uit de verplichtingenadministratie blijkt dat bepaalde typen zorg vaker/minder worden beschikt

Bron:

20

Implementatie: een belangrijk deel van deel van de aanbevelingen zijn op korte termijn te realiseren Te realiseren op korte termijn / prio (ca. 2-3 mnd)

Te realiseren op middenlange termijn (ca. 3-12 mnd)

1e lijn ▪ Verbeteren van de managementrapportage obv huidige beschikbare informatie ▪ Inrichten van formele circulatie managementrapportage ▪ Verbeteren van de forecastmethodiek obv huidige beschikbare data ▪ Verbeteren benutting verplichtingenadministratie obv huidige beschikbare informatie

1e lijn ▪ Verder verbeteren op basis van additioneel beschikbare data uit opdracht 2 2e lijn ▪ Inrichten van gestructureerde review op risico-posten Primair proces ▪ Review van geleverde rapportages door aanbieders

2e lijn ▪ nvt Primair proces ▪ Verbeteren van de controle op facturatiegedrag

Inkoopbureau Utrecht West ▪ Opstellen budgetrichtlijnen per aanbieder per gemeente

NB: aanbevelingen zijn alleen op korte termijn te realiseren wanneer er voldoende capaciteit wordt vrijgemaakt voor de uitwerking en implementatie. Daarnaast vereisen sommige verbeteringen (zoals de verbeterde forecastmethodiek) structureel een hogere tijdsinvestering

Bron:

21

Inhoud Achtergrond Reconstructie overschrijdingen jeugdwet in relatie tot p&c cyclus Analyse en aanbevelingen tav. monitoringsmaatregelen

Bijlage

Inhoudsopgave bijlage ▪ Overzicht P&C producten - Overzicht van het doel en de inhoud van de verschillende P&C producten ▪ Beheersmaatregelen voor budgetten in sociaal domein zoals gecommuniceerd in nota Stand van Zaken budgetten Sociaal Domein - Selectie van beheersmaatregelen uit de die relevant zijn voor de monitoring van de lasten in het sociaal domein ▪ Programma sociaal domein (6) heeft ~31 mln aan lasten, totale lasten zijn ~107 mln - Overzicht begroting De Ronde Venen op programmaniveau ▪ Uitsplitsing begroting programma 6 sociaal domein - Begroting van programma 6 ▪ Overzicht facturatiepatroon - Ontwikkeling van het % facturen dat binnen 3 maanden na zorglevering betaald is tussen 2017-2020 ▪ Gebruik van verwacht aantal missende facturen gevalideerd door vier kwartalen in 2019 en 2020 te analyseren - Toepassing van de verbeterde forecastmethodiek op historische data ▪ Organogram gemeente De Ronde Venen - Overzicht van de verschillende organisatie-eenheden binnen De Ronde Venen

23

Overzicht P&C producten Doel

Programmarekening

Bestuursrapportages

Kadernota 2021

Afleggen van verantwoording door het college aan de gemeenteraad over het in de programmabegroting 2019 vastgestelde beleid en beheer. Informeren gemeenteraad over voortgang en afwijkingen op de beoogde beleidsdoelstellingen van de beleidsagenda en de daarvoor toegekende budgetten. Maken van beleidskeuzes voor de komende jaren. De Kadernota 2021 vormt de aanzet voor de beleidsmatige en financiële uitwerking in de begroting 2021 en de meerjarenraming 2022 - 2024.

Inhoud

▪ Programmaverantwoording: toelichting op de realisatie van doelstellingen en de werkelijke lasten en baten. ▪ Paragrafen: samenvatting van beheersmatige aspecten zoals verbonden partijen en bedrijfsvoering ▪ Jaarrekening: overzicht van baten en lasten, een balans waaruit de omvang blijkt van bezittingen, schulden en eigen vermogen en tot slot diverse verplichte bijlagen.

▪ Bevat alle afwijkingen die betrekking hebben op inhoud, planning en/of financiën ▪ Daarbij wordt ook gekeken naar de te verwachten afwijking aan het eind van het jaar. ▪ De toekomstige ontwikkelingen op hoofdlijnen per domein ▪ financiële positie van de gemeente; ▪ Meerjarige doelen en financiële dekking hiervan ▪ Programma’s: antwoorden op de vragen wat de gemeente wil bereiken, daarvoor gaat doen, wat de kosten

Begroting 2021-2024

Uiteenzetten van concrete beleids-voornemens van de gemeente voor de komende jaren

Bron: Plannings- en verantwoordingsdocument 2020 (Concernstaf, februari 2020)

hiervan zijn en wat de bijdrage is van verbonden partijen

▪ Paragrafen: ▪ Financieel: overzicht van de ontwikkeling van reserves, voorzieningen en het investeringsprogramma.

24

Beheersmaatregelen voor budgetten in sociaal domein zoals gecommuniceerd in nota Stand van Zaken budgetten Sociaal Domein Gedeeltelijk overzicht uit informatienota Stand van Zaken budgetten Jeugd, Participatie en Huishoudelijke Hulp Sociaal Domein (28-01-2020) We zetten in op maatregelen om eerder inzicht te krijgen in de budgetten sociaal domein. De huidige analyse uitgaven sociaal domein, de bevindingen en de constatering dat de budgetten zich over 2019 anders hebben ontwikkeld dan bij de begrotingsbehandeling van 2020 werd voorzien nopen hiertoe. Met deze beheersmaatregelen zorgen we voor een concrete vertaling van de lessen van de afgelopen maanden naar maatregelen om deze in de praktijk toe te passen. Het gaat om de volgende zaken: 1. We ontwikkelen meer kritisch vermogen door periodiek vanuit verschillende afdelingen en expertises naar de ontwikkeling van budgetten te kijken. Hierbij wordt nadrukkelijk de koppeling met de inhoud gemaakt. Deze periodieke momenten kunnen ook benut worden om tijdelijk nieuwe en complexe situaties te monitoren. Een voorbeeld hiervan is de ontmanteling van Pauw bedrijven en Wsw. We zorgen voor regelmatige en integrale analyses. 2. De organisatie gaat de verplichtingenadministratie verder optimaliseren. Daardoor wordt het een continu proces van (steeds) betrouwbaar(-der) prognosticeren op basis van gegevens over meerdere jaren.

Verdere digitalisering helpt hierbij. Zo werden in de eerste twee uitvoeringsjaren facturen handmatig verwerkt. Daarnaast kan eerder in het jaar een afwijking gesignaleerd en komen we aan de voorkant van het proces in control. 3. De organisatie gaat scherper (de getallen) monitoren door bijvoorbeeld gebruik te maken van een signaalfunctie van consulenten; bij een duur product krijgt wordt dit opgenomen in de verplichtingen administratie. En bij een afwijkend factuurgedrag zal er een check zijn en wordt contact gezocht met de leverancier(s). 4. Voor de Jeugdzorg treffen we een aantal specifieke beheersmaatregelen. Financiële verantwoording vindt plaats bij de reguliere P&C-producten. De inhoudelijk onderdelen komen terug in het jeugdbeleidsplan en bijbehorende uitvoeringsplan. a) Nadere analyse naar toename van het gebruik en kosten voor jeugdhulp en vooral de zwaardere vormen van hulp. Hiervoor is een overleg met verwijzers (o.a. huisarts, medisch specialist, jeugdbeschermer, consulent) nodig. b) Procesregie op langlopende en complexe trajecten; regionaal loopt hier een project voor. Lokaal krijgt dit vorm met een taskforce voor de 10 meest complexe (en dure) zorgtrajecten voor jeugdigen.

Waarbij afgevraagd wordt: i.hadden er eerder interventies plaats kunnen vinden; ii.is jeugdzorg een uiting van andere (gezins)problematiek iii.kan afschaling van zorg plaatsvinden? c) We starten een pilot met Veilig Thuis/ SAVE. Een medewerker van SAVE neemt deel aan het Kernteam, waardoor er al op een eerder moment betrokkenheid en kennisdeling is, en mogelijk zwaardere beschermingsmaatregelen worden voorkomen. Hiermee is deze kennis eerder beschikbaar en zorgen we voor de verbinding met het informele (lokale)netwerk. d) We gaan verder in gesprek met de huisartsen om samen te bespreken hoe we het hoge aantal verwijzingen GGZ kunnen verlagen. Naast de in te zetten beheersmaatregelen zetten wij actief in op preventieve maatregelen waarvan wij resultaten op langere termijn verwachten.

Bron: Informatienota raad – stand van zaken budgetten sociaal domein (28-01-2020)

25

Programma sociaal domein (6) heeft ~31 mln aan lasten, totale lasten zijn ~107 mln Totaalbegroting gemeente De Ronde Venen, 2019 na wijziging en 2020, x 1.000 2019 na wijziging

2020

Programma

Lasten

Baten

Netto

Lasten

Baten

Netto

1. Openbare orde en veiligheid

3.341

41

-3.300

3.583

44

-3.539

2. Verkeer, vervoer en waterstaat

8.372

251

-8.121

9.006

235

-8.771

3. Economische zaken

607

595

-12

616

598

-18

4. Onderwijs

3.648

298

-3.350

3.515

300

-3.215

5. Cultuur, recreatie en sport

7.173

339

-6.834

8.024

394

-7.630

6. Sociaal domein

31.103

8.543

-22.560

31.043

8.449

-22.594

7. Milieu en duurzaamheid

8.359

9.611

1.252

9.369

10.602

1.233

8. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

20.540

19.561

-979

15.649

16.264

615

9. Bestuur en ondersteuning

18.308

820

-17.488

18.636

1.279

-17.357

10. Financiering en algemene dekkingsmiddelen

5.411

60.954

-55.543

2.665

63.160

-60.495

Saldo

106.863

101.013

5.850

102.105

101.326

-779

6.003

12.931

6.928

6.519

8.149

1.630

Vrijval/toevoeging reserves Resultaat

Bron:

1.078

851

26

Uitsplitsing begroting programma 6 sociaal domein Begroting programma 6 sociaal domein gemeente De Ronde Venen, 2019 na wijziging 2e bestuursrapportage en 2020 primitief, x 1.000 2019 na wijziging

2020 primitieve

Taakveld

Lasten

Baten

Netto

Lasten

Baten

Netto

6.1 Samenkracht en burgerparticip.

2.811

44

-2.767

2.891

46

-2.845

6.2 Wijkteams

1.722

0

-1.722

1.577

0

-1.577

6.3 Inkomensregelingen

8.976

7.514

-1.462

9.403

7.613

-1.790

6.4 Begeleide participatie

2.101

554

-1.547

1.886

445

-1.441

6.5 Arbeidsparticipatie

859

70

-789

654

0

-654

6.6 Maatwerkvoorzieningen (WMO)

2.144

141

-2.003

2.185

125

-2.060

6.71 Maatwerkdienstverlening 18+

4.015

220

-3.795

3.922

220

-3.702

6.72 Maatwerkdienstverlening 18-

5.419

0

-5.419

5.277

0

-5.277

6.81 Geëscaleerde zorg 18+

97

0

-97

217

0

-217

6.82 Geëscaleerde zorg 18-

1.296

0

-1.296

1.290

0

-1.290

7.1 Volksgezondheid

1.662

0

-1.662

1.741

0

-1.741

Totaal Programma 6 Sociaal domein

31.103

8.543

-22.560

31.043

8.449

-22.594

Bron: De Ronde Venen, Programmabegroting 2020

27

Overzicht facturatiepatroon % van kosten dat binnen 1-3 maanden wordt betaald vanaf de maand waarin de zorg is verleend, januari 18-mei 2020 3 maand 2 maand 1 maand 91 In april 2018 was 58% van de facturen binnen 3 maanden bekend 64 58 9 55 53 14 13 10 46

65

28

28

13 18

25

5

76

10

65

19

28

88 7 3

89 3 9

36

15

65 9

12 19

10

20

78

28

27

43

27

96 5

14

1

95 5 13

9

97 5 14

26

21

27

77

43

29

77

70

52

51 38

95 1 10

14

24

67

34

85

91 7

93 6

16

24

15

38 24

88 1

In april 2019 was 85% van de facturen binnen 3 maanden bekend 85 85 81 5 8 3 76 8 13 69

In april 2020 was 95% van de facturen binnen 3 maanden bekend1 95 93 94 3 89 7 5 6 21 15 17 13

58

83

90 77

70

71

72

72

78

58

35

10 jan- feb- mrt- apr- mei- jun18 18 18 18 18 18

jul- aug- sep- okt- nov- dec- jan- feb- mrt- apr- mei- jun18 18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19

1. Dit percentage kan nog dalen wanner er facturen over deze periode nakomen Bron:

jul- aug- sep- okt- nov- dec- jan- feb- mrt- apr- mei19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20

28

Gebruik van verwacht aantal missende facturen gevalideerd door vier kwartalen in 2019 en 2020 te analyseren Overzicht kosten jeugdwet per kwartaal, kosten in beeld na 1 maand, inschatting obv te ontvangen facturen en realisatie, € x 1.000

▪ Monitoren op basis van binnengekomen facturen met een ophoging obv historisch facturatiegedrag is een betrouwbare methodiek om kort na afsluiten van een kwartaal een accuraat beeld te krijgen ▪ In de grafieken rechts is voor 4 kwartalen een inschatting gedaan met de ontwikkelde forecastmethodiek (methodiek 1+2) op basis van de op dat moment bekende data (1 maand na sluiten kwartaal) ▪ Echter wanneer het facturatiegedrag sterk schommelt, of zoals afgelopen jaar steeds verder verbeterd wijkt de methodiek af - In dit geval door verbeterend facturatiegedrag in alle gevallen een overschatting van de uitgaven - Vanwege stabieler facturatiegedrag vanaf augustus 2019 is de inschatting van Q2 2020 accuurater (zie pagina 40 voor ontwikkeling facturatiegedrag) - Doordat een zeer hoog percentage van de kosten van december in dezelfde of volgende maand worden gefactureerd blijft een correctie voor december noodzakelijk ▪ Door daarnaast een kwalitatieve toets te doen op de kwartaalcijfers en rekening te houden met bovenstaande wordt de monitoring 1 maand na het einde van een kwartaal nog accurater en is de gewenste 95 betrouwbaarheid te behalen.

Q4 20191

Q3 2019

Toelichting betrouwbaarheid forecasten op basis van verwacht aantal nog te ontvangen facturen

-116 (-7%)

1.587

1.471

1.207

Kosten in beeld

Inschatting

Realisatie

1.688

Kosten in beeld

Inschatting

Realisatie

Q2 2020

-148 (-8%) 1.750

1.447

Kosten in beeld

1.553

1.371

Q1 2020

1.897

-135 (-8%)

Inschatting

Realisatie

1. Correctie gemaakt voor december omdat aanbieders in december een groot gedeelte van de geleverde zorg in november en december snel factureren tbv eigen boekhouding Bron:Bron: Factuurdata jeugdwet uit Civision (draaidatum 13-10-2020); Analyse it’s public

1.604 1.339

Kosten in beeld

Inschatting

-75 (-5%) 1.529

Realisatie 29

Organogram gemeente De Ronde Venen Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur

Concern controller

Concernstaf

Integraal beheer openbare ruimte

Dienstverlening

Sociaal domein

Ruimte

Integrale veiligheid

Bedrijfsvoering en beleid

KCC

Samenleving

Visie en advies

Generalisten

Ingenieursbureau

HRO en financiën

Toegang

Plannen en vergunningen

Bestuur, management en onderzoek

Beheer openbare ruimte

Juridische zaken en communicatie

Informatie en monitoring

Projecten en vastgoed

Bestuurssecretariaat

Informatievoorziening en automatisering DIV en facilitair

Bron:

30

it’s public Plantage Middenlaan 62, 1018 DH, Amsterdam www.itspublic.nl Voor vragen over dit rapport: Kees van der Meeren (kees.vandermeeren@itspublic.nl) Jan Willem Moesker (janwillem.moesker@itspublic.nl)

31