Bijlage 2. Berenschot benchmark formatie en kosten - gemeente Woerden
Tekst van het document
Benchmark formatie en kosten Gemeente Woerden
Bahamin Khossravi Marly te Selle Mirjam Koedijk Vanja van Sprakelaar 26 maart 2018
Inhoud
1
Onderzoek en methodiek Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?
2
Uitkomsten benchmark Totale kosten, Primair proces, Overhead en Overige opvallendheden
3
Samenvattend Samenvattend, Waarde en beperkingen
1
Onderzoek en methodiek
1
Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? 2
Onderzoeksvraag
Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten?
• Peildatum kosten: Begroting 2018 • Peildatum vastgestelde formatie: 1-1-2018 • Let op: voor formatie en loonkosten is voor de samenwerking Woerden/Oudewater een verdeelsleutel gebruikt van 1/6 en 5/6, tenzij uit de gesprekken naar voren kwam dat een andere verdeelsleutel van toepassing was. 3
Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in relatieve kosten en formatie van uw organisatie Resultaat: • Objectieve vergelijkingsinformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘finale oordeel’. • Vormt / biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek Beproefde methode: • Sinds 2002 > 330 gemeenten
4
Methodiek benchmark Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van gemeenten in kaart. In 2015 gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, o.a.: decentralisaties samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten:
-
loonkosten inhuurkosten materiële kosten kosten van taken belegd bij derden gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden
Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. De benchmark sluit aan bij de vernieuwde BBV-indeling.
5
Wat meten we? Primair proces:
•
indeling in 24 clusters
Overhead:
•
indeling in 11 categorieën
Overige kosten
• •
materiële kosten van informatisering en automatisering huisvestingskosten gemeentekantoren
6
Primair proces Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door een gemeente geboden wordt aan de burgers. Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische Zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, Cultuur en Oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Sociale voorzieningen Cluster 13: Wmo
Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Opvang en Welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering Cluster 19: Fysiek milieu Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en WOZ Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer 7
Overhead Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende 11 categorieën: 1. Directie en management primair proces 2. Secretariaten primair proces 3. Bestuurszaken en bestuursondersteuning 4. Personeel en organisatie 5. Financiën en control 6. Informatisering en automatisering
7. Juridische zaken 8. Communicatie 9. Kwaliteitszorg 10. Facilitaire dienst 11. Inkoop
8
Hoe maak je het vergelijkbaar? Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek
Uniforme indeling in clusters en overheadcategorieën is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente Rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrumfunctie en % taken belegd bij derden. Rekening houden met verschillen in uitbesteding door in vergelijking kosten centraal te stellen.
9
Uw referentiegroep Inwoners
Bevolkingsdichtheid (inwoners / km2)
Sociale structuur
De Fryske Marren
51.263
146
Redelijk
26%
Redelijk
Den Helder
56.483
1.253
Zwak
41%
Sterk
Gooise Meren
56.687
1.291
Goed
44%
Redelijk
Heerenveen
50.203
264
Redelijk
28%
Sterk
Heusden
43.191
548
Goed
43%
Redelijk
Houten
48.636
883
Goed
39%
Redelijk
Lansingerland
58.133
1.080
Goed
41%
Weinig
Oosterhout
54.018
756
Matig
27%
Redelijk
Overbetuwe
47.400
434
Goed
23%
Weinig
Pijnacker-Nootdorp
51.207
1.379
Goed
45%
Zonder
Rheden
43.892
537
Redelijk
35%
Weinig
Roermond
57.402
945
Zwak
35%
Sterk
Smallingerland
55.439
473
Zwak
30%
Sterk
Terneuzen
54.577
218
Redelijk
21%
Redelijk
Utrechtse Heuvelrug
47.951
363
Goed
36%
Weinig
Venray
43.202
265
Redelijk
45%
Sterk
Werkorganisatie CGM
47.881
367
Redelijk
36%
Redelijk
Woerden
51.780
582
Goed
42%
Redelijk
Naam gemeente
% taken belegd bij Centrum-functie derden primair proces
10
Uitkomsten benchmark
2
Totale kosten Primair proces Overhead Overige kosten 11
Totale kosten per inwoner
De totale apparaatskosten (Primair proces en Overhead) per inwoner van uw organisatie zijn 9% hoger dan gemiddeld.
12
Totale kosten (verdeling primair/overhead) per inwoner
Primair proces per inwoner: • 9% hogere kosten (+€ 3.354.357) • 13% minder formatie (-30,9 fte) • Uw organisatie heeft meer taken buiten de deur belegd (42%) dan gemiddeld (35%). Overhead per inwoner: • 11% hogere kosten (+€ 1.079.956) • 1% meer formatie (+0,9 fte) • U heeft evenveel belegd bij derden (1%) als gemiddeld. 13
Primair proces – vergelijking formatie Totaal • 13% minder formatie (-30,9 fte) Uitvoering • 14% minder formatie (-25,4 fte)
Beleid / advies • 4% minder formatie (-2,0 fte) Regie en contractmanagement • 20% minder formatie (-1,7 fte) Vergunningverlening • 19% minder formatie (-1,7 fte)
14
Vergelijking loonschalen
15
Primair proces – vergelijking kosten clusters
16
Primair proces – vergelijking kosten clusters
17
Primair proces – vergelijking kosten clusters
18
Primair proces – opvallendheden Cluster: Verkeer, vervoer en wegen • De kosten zijn 45% hoger per inwoner (+€ 1.323.223). •
Uw werklast is ook hoger dan gemiddeld. •
Aantal te onderhouden kilometers weg: +67%
•
Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we dat uw kosten van taken belegd bij derden hoger zijn dan gemiddeld (+€ 1.503.502). De materiële kosten (-€ 252.709) zijn lager dan gemiddeld.
•
Daarnaast zet u ook meer formatie in dan gemiddeld (+1,8 fte): •
Uitvoering: +4,2 fte
•
Beleid: -2,0 fte
•
Regie en contractmanagement: -0,3 fte
19
Primair proces – opvallendheden Cluster: Educatie • De kosten zijn 25% hoger per inwoner (+€ 1.043.074). •
Kijkend naar de werklast, lijkt deze in lijn met de werklast te liggen: •
Leerlingen basisonderwijs: +8%
•
Leerlingen speciaal onderwijs: -32%
•
Leerlingen voortgezet onderwijs: +94%
•
Aantal beschikkingen leerlingenvervoer: -21%
•
Aantal scholen basisonderwijs: -6%
•
Aantal scholen speciaal onderwijs : -64%
•
Aantal scholen voortgezet onderwijs: -23%
•
Als we de opbouw van de kosten bekijken, zien we dat de materiële kosten (+€ 1.127.672) hoger zijn dan gemiddeld. De vastgoedkosten van uw schoolgebouwen zijn hierin opgenomen.
•
Uw organisatie zet evenveel formatie in als gemiddeld (-0,0 fte): •
Uitvoering: -1,3 fte
•
Beleid: +1,0 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,3 fte
20
Primair proces – opvallendheden Cluster: Sociale voorzieningen • De kosten zijn 27% hoger per inwoner (+€ 826.752). •
Indien we de formatie van de sociaal makelaars buiten beschouwing laten, zijn uw kosten van dit cluster 23% hoger per inwoner (+€ 725.688).
•
De hogere kosten zijn niet in lijn met de werklast: •
Aantal bijstandsontvangers: -43%
•
Aantal cliënten schuldhulpverlening: -30%
•
Uw gemeente heeft 82% van de taken buiten de deur belegd. In de referentiegroep is dit gemiddeld 38%.
•
Hierdoor heeft uw gemeente hogere kosten van taken belegd bij derden (+€ 1.993.144). Hier zitten de uitvoeringskosten voor Ferm Werk in.
•
Uw formatie is 19,6 fte lager dan gemiddeld: •
Uitvoering: -18,4 fte (let op hier zit 1,4 fte formatie van de sociaal makelaars in. Bij andere gemeenten zit dit in de programmakosten en is dit niet meegenomen in de benchmark)
•
Beleid: -1,4 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,2 fte
21
Primair proces – opvallendheden Cluster: Groen • De kosten zijn 19% hoger per inwoner (+€ 593.540). •
De werklast ligt niet in lijn met de hogere kosten: •
Aantal ha groen per oppervlakte land: -11%
•
Aantal ha groen per inwoner: -63%
•
Aantal begraafplaatsen in gemeentelijk beheer: +51%
•
Uw gemeente heeft 61% van de taken buiten de deur belegd. In de referentiegroep is gemiddeld 39% belegd bij derden.
•
Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we dat uw kosten van taken belegd bij derden (+€ 1.146.708) hoger zijn dan gemiddeld. De materiële kosten zijn lager dan gemiddeld (-€ 295.840)
•
Daarnaast zet u ook minder formatie in dan gemiddeld (-5,1 fte): •
Uitvoering: -4,0 fte
•
Beleid: -0,6 fte
•
Regie en contractmanagement: -0,5 fte
22
Primair proces – opvallendheden Cluster: Jeugd • De kosten zijn 60% hoger per inwoner (+€ 506.044). •
Indien we de formatie van de sociaal makelaars buiten beschouwing laten, zijn uw kosten van dit cluster 38% hoger per inwoner (+€ 303.916).
•
Kijkend naar de werklast, zien we dat deze ook hoger is dan gemiddeld, maar de vraag is wel of de kosten en werklast in verhouding met elkaar te staan. •
•
Aantal jeugd-cliënten: +22%
Uw formatie is hoger dan gemiddeld (+6,1 fte): •
Uitvoering: +5,3 fte • Let op: hier zit 2,75 fte formatie van de sociaal makelaars in. Bij andere gemeenten zit dit in de programmakosten en is dit niet meegenomen in de benchmark.
•
Uit het gesprek met uw medewerkers kwam naar voren dat uw formatie (0,5 fte) intensief contact onderhoudt met de accountant.
•
•
Beleid: +0,4 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,4 fte
Daarnaast huurt uw gemeente meer in dan gemiddeld (+€ 340.899).
23
Primair proces – opvallendheden Cluster: Parkeren • De kosten zijn 75% hoger per inwoner (+€ 440.584). •
Uw werklast is lager dan gemiddeld: •
Aantal aangevraagde parkeervergunningen: -49%
•
Aantal verleende parkeervergunningen: -51%
•
De hogere totale kosten zitten met name in de hogere kosten van taken belegd bij derden (+€ 474.535). Dit betreft de kosten van Parkeerbeheerservice. Daarnaast zijn de materiële kosten hoger dan gemiddeld (+€ 120.192). Dit betreft de vastgoedkosten voor de parkeergarage.
•
Uw gemeente zet minder formatie in dan gemiddeld (-2,7 fte). •
Uitvoering: -2,2 fte
•
Beleid: -0,2 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,0 fte
•
Vergunningverlening: -0,3 fte
24
Primair proces – opvallendheden Cluster: Wmo • De kosten zijn 20% hoger per inwoner (+€ 329.261). •
Indien we de formatie van de sociaal makelaars buiten beschouwing laten, zijn uw kosten van dit cluster 6% hoger per inwoner (+€ 127.133).
•
Kijkend naar de werklast, zien we dat deze lager is dan gemiddeld. De kosten en werklast lijken niet in verhouding met elkaar te staan. •
•
Aantal Wmo-cliënten: -19%
Uw formatie is hoger dan gemiddeld (+5,0 fte): •
Uitvoering: +5,6 fte • Let op: hier zit 2,75 fte formatie van de sociaal makelaars in. Bij andere gemeenten zit dit in de programmakosten en is dit niet meegenomen in de benchmark.
•
Uit het gesprek met uw medewerkers kwam naar voren dat uw formatie (0,5 fte) intensief contact onderhoudt met de accountant.
•
•
Beleid: -0,7 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,2 fte
Daarnaast huurt u meer in dan gemiddeld (+€ 324.991).
25
Primair proces – opvallendheden Cluster: Sport • De apparaatskosten (excl. subsidies) zijn 30% lager per inwoner (-€ 690.633). •
Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we de totale apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn de kosten van de gemeente Woerden 10% lager dan gemiddeld.
•
Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we dat uw gemeente met name lagere materiële kosten heeft (-€ 434.342). Dit betreffen de vastgoedkosten van sportaccommodaties.
•
Uw formatie voert niet zelf de beheer van zwembaden uit, terwijl 33% van de gemeenten in de referentiegroep dit nog wel doet. Daarnaast heeft uw gemeente geen formatie voor sportstimulering/sportbevordering. 56% van de gemeenten in de referentiegroep heeft dit wel.
•
De formatie die uw gemeente inzet is lager dan gemiddeld (-1,7 fte): •
Uitvoering: -1,9 fte
•
Beleid: +0,0 fte
•
Regie en contractmanagement: +0,2 fte
26
Primair proces – opvallendheden Cluster: Afval • De kosten zijn 14% lager per inwoner (-€ 592.930). •
Uw werklast is gemiddeld: •
Aantal woonruimten en bedrijfsvestigingen: -2%
•
Omgevingsadressendichtheid: +4%
•
Uw gemeente heeft 35% van de taken buiten de deur belegd. In de referentiegroep is dit gemiddeld 66%.
•
Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we dat uw gemeente met name lagere kosten van taken belegd bij derden heeft (-€ 1.480.920). De materiële kosten (+€ 237.536) en inhuurkosten (+€ 428.326) zijn wel hoger dan gemiddeld.
•
Uw gemeente zet meer formatie in dan gemiddeld (+4,1 fte): •
Uitvoering: +4,5 fte
•
Beleid: -0,1 fte
•
Regie en contractmanagement: -0,2 fte 27
Primair proces – opvallendheden Cluster: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie • De kosten zijn 63% lager per inwoner (-€ 588.801). Dit is de laagste van de referentiegroep. •
•
Uit de indicatoren kunnen we niet de lagere kosten verklaren: •
Aantal complexe grondexploitaties: -24%
•
Aantal onderhanden anterieure overeenkomsten: +93%
•
Aantal hectare bouwrijp gemaakte en niet verkochte grond: +15%
Uw gemeente zet minder formatie in dan gemiddeld (-6,6 fte): •
Uitvoering: -2,9 fte
•
Beleid: -3,4 fte
•
Regie en contractmanagement: -0,3 fte
28
Primair proces – opvallendheden Cluster: Belastingen en WOZ • De kosten zijn 48% lager per inwoner (-€ 303.394). Dit is de laagste van de referentiegroep. •
De werklast is gemiddeld: •
Aantal WOZ-objecten: -4%
•
Uw gemeente voert de werkzaamheden volledig zelf uit, terwijl gemiddeld men 39% buiten de deur heeft belegd. Gemiddeld heeft men een bedrag van € 259.362 aan kosten van taken belegd bij derden.
•
Uw formatie is 0,7 fte lager dan gemiddeld: •
Uitvoering: -0,3 fte
•
Beleid: -0,3 fte
•
Regie- en contractmanagement: -0,1 fte
29
Primair proces – opvallendheden Cluster: Burgerzaken • De kosten zijn 28% lager per inwoner (-€ 251.708). •
•
De werklast is hoger dan gemiddeld: •
Aantal verstrekte identiteitsbewijzen: +17%
•
Aantal verstrekte rijbewijzen: +36%
De gemeente zet minder formatie in dan gemiddeld (-5,8 fte): •
Uitvoering: -4,8 fte
•
Beleid: -0,9 fte
•
Regie en contractmanagement: -0,0 fte
30
Overhead – kosten Overhead per inwoner: • 11% hogere kosten (+€ 1.079.956) • 1% meer formatie (+0,9 fte) Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 3% lagere kosten (-€ 308.558) • 11% minder formatie (-14,1 fte)
*In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.
31
Overhead – vergelijking kosten
32
Overhead – vergelijking formatie
33
Overhead – opvallendheden Categorie: Informatisering en Automatisering • De apparaatskosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 18% hoger dan gemiddeld (+€ 751.541). •
Dit komt met name door de hogere materiële kosten (+21%, +€ 499.601). •
Overig +€ 352.845
•
Projecten +€ 172.379
•
De overige materiële kosten zijn gemiddeld (inventaris en servers, data en telefonie, licenties en contracten)
•
Uw gemeente zet 2,5 fte meer formatie in dan gemiddeld. Indien we kijken naar de vergelijking van de totale kosten per functie (loonkosten, inhuurkosten, kosten van taken belegd bij derden) vallen de volgende functies op: •
ICT projecten / applicatieontwikkeling (+€ 283.904, +3,7 fte)
•
Beleid en advies (+€ 119.992, +1,1 fte)
•
Systeem- en netwerkbeheer (-€ 57.823, -1,0 fte)
•
DIV/DIM (-€ 58.756, -1,0 fte)
•
Op Management, Helpdesk, Applicatiebeheer (technisch) en secretariaat zijn de kosten gemiddeld.
•
De gemiddelde loonkosten per fte zijn 10% hoger dan gemiddeld.
•
De werklast geeft het volgende beeld: •
Aantal accounts per fte: -26%
•
Aantal ICT-meldingen per account: +25%
34
Overhead – opvallendheden Categorie: Facilitaire dienst • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 30% lager dan gemiddeld (-€ 398.683). •
Uw gemeente zet 4,7 fte minder formatie in dan gemiddeld. Indien we kijken naar de vergelijking van de totale kosten per functie (loonkosten, inhuurkosten, kosten van taken belegd bij derden) vallen de volgende functies op: •
Bodes / postverzorging, drukkerij en repro (-€ 184.231, -2,2 fte)
•
Restauratieve voorzieningen / catering (-€ 94.366, -0,9 fte)
•
Beheer en onderhoud gebouw (-€ 71.163, -1,3 fte)
•
Receptie / telefooncentrale (+€ 78.996, +2,0 fte)
•
Voor beleid (-€ 52.517), overige taken (-€ 39.278) en secretariaat (-€ 12.035) zijn geen
kosten opgenomen. •
• •
Op Management, beveiliging en schoonmaak zijn de kosten gemiddeld.
Uw organisatie heeft 2 locaties. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 2,1 locaties. Het aantal facilitaire meldingen is 12% lager dan gemiddeld.
35
Overhead – opvallendheden Categorie: Directie en management primair proces
•
De kosten per fte zijn 14% lager dan gemiddeld (-€ 240.998)
•
Uw gemeente zet 2,8 fte minder formatie in dan gemiddeld:
•
•
Gemeentesecretaris / directie: +0,9 fte (ingevuld: 3,5 fte)
•
Lijnmanagement tweede laag: +3,0 fte (ingevuld: 10,6 fte)
•
Lijnmanagement derde laag: -6,7 fte (ingevuld: 0,4 fte)
•
Lijnmanagement overige laag: -0,1 fte (ingevuld: 0,0 fte)
De totale formatie op leidinggevende functies (primair proces en overhead opgeteld) is 19% lager dan gemiddeld.
Categorie: Personeel en organisatie • De kosten per fte zijn 22% lager dan gemiddeld (-€ 171.454). •
Uw gemeente zet 2,6 fte minder formatie in dan gemiddeld: •
Beleid/advies: -1,7 fte
•
Personeels- en salarisadministratie: -0,8 fte
•
Op de overige P&O taken is de formatie 0,6 fte hoger dan gemiddeld. Hier valt de formatie voor de arbo-coördinatie onder.
36
Overhead – opvallendheden Categorie: Kwaliteitszorg • De kosten per fte zijn 87% lager dan gemiddeld (-€ 147.911) •
Uw gemeente zet 1,9 fte minder formatie in dan gemiddeld.
Categorie: Communicatie • De kosten per fte zijn 27% lager dan gemiddeld (-€ 145.336). •
De gemeente zet 1,6 fte minder formatie in dan gemiddeld. •
Management: +0,1 fte
•
Beleid en advies: -1,2 fte
•
Uitvoering: -0,4 fte
•
Secretariaat: -0,1 fte
37
Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 3% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Een bedrag van € 73.928 lager. Hierbij vallen met name de volgende kostenposten op:
• • •
•
Drukkerij en repro: -€ 184.231
•
Dotaties onderhoudsvoorzieningen: -€ 106.132
•
Onderhoud gebouwen en inventaris: -€ 73.056
•
Restauratieve voorzieningen: -€ 94.366
•
Overige huisvestingskosten: +€ 280.054
Het aantal m2 per fte is 14% lager dan gemiddeld (24,6 t.o.v. 28,8). Per m2 zijn uw huisvestingskosten 19% hoger dan gemiddeld. Uw organisatie heeft 2 locaties. Dit is gelijk aan het gemiddelde.
Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 14% lager dan gemiddeld (4,2% t.o.v. 4,9%). • Er zijn geen gegevens bekend over de meldingsfrequentie van de gemeente. • Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 29% lager dan gemiddeld. • De begrote reis- en verblijfskosten per medewerker zijn 22% hoger dan gemiddeld.
38
Samenvattend
3
Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen
39
Samenvattend (1/2)
Totale kosten per inwoner zijn 9% hoger dan gemiddeld
•
Dit komt met name door het primaire proces. Uw overheadkosten zijn ook hoger, maar dit betreft een kleiner bedrag.
Primair proces
• • • •
De kosten per inwoner zijn 9% hoger dan gemiddeld. De formatie (gecorrigeerd voor werkzaamheden voor derden) is kleiner dan gemiddeld. Uw gemeente heeft echter hoge kosten van taken belegd bij derden en huurt veel in. Uw uitvoeringskosten zijn hierdoor per saldo hoger dan gemiddeld.
•
Aandachtspunten met hogere kosten zijn: • • • • •
•
Sociale voorzieningen Groen Jeugd Parkeren Wmo
Aandachtspunten met lagere kosten zijn: • Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie • Belastingen en WOZ • Burgerzaken
40
Samenvattend (2/2)
Overhead
• •
De kosten per inwoner zijn 11% hoger dan gemiddeld. Gezien uw grotere bruto formatie in het primaire proces (ongecorrigeerd voor werkzaamheden verricht voor derden) die een grotere werklast veroorzaakt voor uw overhead, is uw overheadformatie relatief laag (-11%) en zijn de overheadkosten per fte gemiddeld (-3%).
•
Aandachtspunten met hogere kosten zijn: •
•
Materiële kosten van Informatisering en automatisering
Aandachtspunten met lagere kosten zijn: • • • • •
Facilitaire dienst Directie en management primair proces Personeel en organisatie Kwaliteitszorg Communicatie
41
Waarde en beperkingen Benchmark geeft een eerste indruk Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke besparingen verdieping nodig Allerlei factoren van invloed: • omgevingskenmerken • ambitie • kwaliteit/dienstverleningsniveau • organisatie/sturingsmodel • historie • betaalbaarheid • etc.
42
Contactpersonen
Bahamin Khossravi
b.khossravi@berenschot.nl
Marly te Selle
m.teselle@berenschot.nl
Mirjam Koedijk
m.koedijk@berenschot.nl
Vanja van Sprakelaar
v.vansprakelaar@berenschot.nl
Telefoonnummer:
030-2916848
Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT
Bijlage 1: Definities apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • • • • • •
Loonkosten personeel Materiële kosten Inhuurkosten Kosten taken belegd bij derden Personeel dat zich inzet voor derden Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel
Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe: Loonkosten personeel in 2018 Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar 2018. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten in 2018 Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijv. verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten. 44
Bijlage 1: Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten in 2018 Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (o.a. bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen. Kosten taken belegd bij derden in 2018 Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (o.a. een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten.
Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel in 2018 Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.
45
Bijlage 2: Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid / strategie / advies / subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe: 1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (o.a. onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (o.a. bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (o.a. toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (o.a. baliemedewerkers, klantmanagers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (o.a. de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). • Beheer van locaties (o.a. beheer van sportlocaties of zwembaden).
46
Bijlage 2: Definities type taken (vervolg) • • •
•
Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (o.a. kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). Planning van werkzaamheden. Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (o.a. belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.
De meeste van de hierboven genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid / strategie / advies / subsidieverlening Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid / strategie / (beleids)advies (lange termijn visie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.
47
Bijlage 2: Definities type taken (vervolg) 3. Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement Dit betreft de formatie die zich bezighoudt met regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement o.a. van taken die zijn uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband. Onder contractmanagers verstaan wij de medewerkers die de afgesloten contracten van de gemeente beheren en onderhouden voor een bepaald vakgebied. Qua werkzaamheden kan gedacht worden aan het voeren van gesprekken met de contractpartners, het beheren en monitoren van de uitputting van het contract en het eventueel ingrijpen op het moment dat een contract dreigt te worden overschreden. De contractmanagers blijven betrokken bij de contracten en contractpartners, ook nadat de inkoop is afgerond. 4. Vergunningverlening Dit betreft de formatie en uitvoeringskosten van vergunningverlening. Deze categorie treft u aan bij de volgende drie clusters: Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 4: Parkeren Cluster 22: Wabo
48
Berenschot Groep B.V. Europalaan 40 3526 KS Utrecht T +31 (0)30 291 69 16 E contact@berenschot.nl www.berenschot.nl
Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 375 medewerkers wereldwijd. Al ruim 75 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze individuen die allen dezelfde passie delen: organiseren. Ingewikkelde vraag stukken omzetten in werkbare constructies. Door ons brede werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor uiteenlopende opdrachten. En zijn we in staat om met multidisciplinaire teams alle aspecten van een vraagstuk aan te pakken. Berenschot is aangesloten bij E-I Consulting Group, een Europees samenwerkingsverband van toonaangevende bureaus. Daarnaast is Berenschot lid van de Raad voor OrganisatieAdviesbureaus (ROA) en hanteert de ROA-gedragscode.