Bijlage 1 Waswordtlijst verordening auditcommissie

Was Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen 1. Er is een auditcommissie. 2. De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet en is bedoeld voor het voeren van periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2017 en voor de bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel 7 lid 4 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2017. 3. In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de raad: de gemeenteraad van De Ronde Venen; c. het college: het college van burgemeester en wethouders van De Ronde Venen; d. de griffier: de griffier van De Ronde Venen; e. fractieleden: raadsleden en fractieassistenten; f. de accountant: de in de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2017 bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; g. de voorzitter: de voorzitter van de commissie; h. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Wordt

Artikel 2: Bevoegdheid en taken 1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede

Artikel 2: Doelstelling

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen 1. Er is een auditcommissie. 2. De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. 3. In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de raad: de gemeenteraad van De Ronde Venen; c. de raadscommissie: de raadscommissies in de zin van artikel 82 Gemeentewet. d. de rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente De Ronde Venen. e. het college: het college van burgemeester en wethouders van De Ronde Venen; f. de griffier: de griffier van De Ronde Venen en secretaris van de auditcommissie; g. fractieleden: raadsleden en fractieassistenten; h. de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet die is belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; i. de voorzitter: de voorzitter van de commissie; j. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening. k. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald; l. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; m. rechtmatigheid: handelwijze in overeenstemming met geldende regels en besluiten. 1. De commissie heeft als doel de raad te

beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. 3. De taken van de commissie zijn: a. afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 lid 3 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2017; b. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde onderwerpen, posten of organisatieonderdelen; c. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles; d. het financieel technisch onderzoek van de programmarekening; e. het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en controles in opdracht van de raad; f. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de rekenkamercommissie en college.

adviseren over zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën. De adviezen van de auditcommissie zien daarbij op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. 3. De auditcommissie behandelt de onderwerpen financieel-technisch en financieel-beleidsmatig. Het beleidsinhoudelijke politieke debat vindt plaats in de vergaderingen van de raadscommissies en de raad.

Artikel 3: Taken auditcommissie A. Relatie met de accountant 1. De commissie bereidt de besluitvorming in de raad voor over: a. het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; b. de selectie en aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant; c. de verlenging van de aanwijzing van en de opdrachtverstrekking aan de accountant. Vanuit de auditcommissie wordt een projectgroep samengesteld die tijdens het aanbestedingsproces als beoordelingscommissie fungeert, die is belast met de selectie van de accountant. De raad besluit over de aanwijzing van de accountant. 2. De commissie evalueert de werkzaamheden van de accountant; in het bijzonder of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden. 3. De commissie voert overleg met de accountant en adviseert de raad over de kaders voor de controle van de jaarrekening (controleprotocol), met name voor wat betreft de volgende onderwerpen: a. goedkeurings- en rapporteringstoleranties; b. het normenkader; c. het door de raad te verstrekken

4.

5.

6.

7.

aanvullende opdrachten; d. het besteden van specifieke aandacht aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen van de jaarstukken; e. de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de inrichting van de jaarrekening; f. prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken. De commissie bespreekt het controleplan/auditplan van de accountant met de accountant. De commissie bespreekt de controlebevindingen (managementletter of bestuursletter) en eventuele andere rapportages van de accountant. De commissie bespreekt met als doel advisering aan de raad het accountantsverslag (rapport van bevindingen) met daarin de bevindingen, conclusies en aanbevelingen inzake de controle van de jaarrekening met de accountant. De commissie fungeert als gesprekspartner voor de accountant ter zake van het financieel beheer van de gemeente.

B. Cyclische producten (kadernota, bestuursrapportages, begroting, jaarrekening, slotwijziging) 1. De commissie adviseert de raad over de gemeentelijke planning- en control cyclus. De commissie kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van de cyclische producten. 2. De commissie adviseert de raad inhoudelijk over de jaarstukken en de controle daarvan door de accountant. 3. Als de commissie hierbij beleidsinhoudelijke informatie nodig heeft, wordt het college daar uiterlijk twee weken voorafgaand aan de behandeling in de vergadering van de commissie om verzocht. C. Financieel beheer 1. De commissie adviseert de raad over de vaststelling van een (gewijzigde) verordening in de zin van artikel 212,

213, of 213a van de Gemeentewet. 2. De commissie toetst raadsvoorstellen die betrekking hebben op financieel beheer en brengt ter zake advies uit aan de raad. 3. De commissie heeft hierbij als aandachtsgebied de financieeltechnische en financieel-beleidsmatige aspecten van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 4. De commissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikelen 182, 212, 213 en 213a van de Gemeentewet door accountant, college en rekenkamer worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad. 5. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie. D. Relatie met het college 1. De commissie beziet de informatievoorziening over en de verantwoording van activiteiten en resultaten van het college betreffende de P&C-cyclus en kan hierover advies uitbrengen aan de raad en het college. 2. De commissie adviseert de raad over de verbeteracties die het college in zijn interne controlerapportages opneemt naar aanleiding van de managementletter van de accountant. 3. De commissie heeft primair een adviesfunctie richting de raad.

Het college kan de commissie om advies vragen mits vooraf duidelijk is dat het overleg enkel richtinggevend is bedoeld. 4. De commissie laat zich door het college informeren over andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan rol en taken van de auditcommissie. E. Relatie met de rekenkamer De commissie bespreekt onderzoeksrapporten van de rekenkamer van de gemeente De Ronde

Venen voor zover zij betrekking hebben op of evidente raakvlakken hebben met de rol en taken van de auditcommissie.

Artikel 4. Bevoegdheden 1. De commissie is bevoegd gevraagd en ongevraagd adviezen aan de raad uit te brengen over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen. 2. Indien de auditcommissie advies aan de raad uitbrengt over een voorstel dat het college aan de raad voorlegt, wordt dit advies voorafgaand aan de behandeling van het betreffende voorstel in de raadscommissie in het raadsvoorstel opgenomen dan wel in een separaat advies aan de raad verstrekt. 3. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie en de accountant. 4. De commissie kan de raad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen. 5. De commissie is bevoegd voor de ondersteuning bij de uitvoering van aar rol en taken een beroep te doen op de ambtelijke organisatie. Artikel 3: Samenstelling 1. De commissie bestaat uit één fractielid per raadsfractie en wordt voorgezeten door de voorzitter van de vakcommissie ABZ/F of diens plaatsvervanger. Overige fractieleden hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bij te wonen. 2. De commissie heeft als adviseurs: de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern-)controller.

De commissie kan andere interne en externe adviseurs, alsmede een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 3. De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 5. Samenstelling, benoeming en zittingsduur

Artikel 4: Voorzitter 1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en

Artikel 6. Voorzitter en ondersteuning

1. De raad benoemt de leden van de commissie. a. De commissie bestaat uit raadsleden dan wel door de raad benoemde fractieassistenten. b. Per fractie kan één lid worden benoemd in de commissie. c. de agendacommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. 2. Het lidmaatschap van de commissie vervalt aan het einde van de raadsperiode, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of fractieassistent, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.

Artikel 5: Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie. 2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs. 3. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4. De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 5. Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. 6. Het verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de adviseurs.

1. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie. 2. Onder het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen: a. het voorbereiden van de agenda; b. het leiden van de vergaderingen; c. het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie; d. het zorgdragen voor een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. 3. De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie. 4. De raadsgriffier fungeert als secretaris van de commissie. 5. De commissie wordt vakinhoudelijk bijgestaan door de ambtelijke organisatie. 6. De voorzitter of een door de commissie aangewezen lid van de auditcommissie vertegenwoordigt de commissie in de raadscommissie en de raad ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert volgens een door het presidium vastgesteld vergaderschema en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. 3. De vergaderingen worden in het raadsinformatiesysteem (RIS) gezet zodra het vergaderschema is vastgesteld. De voor de behandeling van de onderwerpen relevante stukken worden uiterlijk de donderdag voor de vergadering de week erna in het RIS gezet. 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

5. De voorzitter kan, als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, de leden van het college, de rekenkamer, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn. 6. De wethouder financiën kan bij elke vergadering aanwezig zijn. 7. Per fractie neemt slechts één persoon aan de beraadslagingen in de auditcommissie deel. Dit is het lid namens die fractie of, bij diens verhinderen, een plaatsvervangend lid namens die fractie. 8. Raadsleden en fractieassistenten die niet als lid of plaatsvervanger aan de vergadering deelnemen, kunnen als toehoorder aanwezig zijn. Artikel 6: Informeren raad In de eerstvolgende vakcommissie informeert de commissie de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Ontbreekt in huidige verordening

nvt

Artikel 8. Besluitvorming over de advisering 1. Adviezen van de commissie worden bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen uitgebracht, waarbij de commissie streeft naar consensus. 2. Minderheidsstandpunten worden bij een advies ter kennisname gebracht van de raad. 3. De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer minimaal een derde van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 4. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen. 5. Bij het staken van de stemmen wordt een verdeeld advies uitgebracht, waarin de verschillende standpunten terug te vinden zijn.

Nieuwe wetgeving was niet opgenomen in huidige verordening

Artikel 9. Besloten vergaderingen en geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn

besloten. De agenda en de vastgestelde verslagen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 2. Artikel 87 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Staat niet in huidige verordening.

Artikel 10. Evaluatie en jaarverslag 1. De commissie evalueert jaarlijks haar werkzaamheden en brengt over haar werkzaamheden en de evaluatie daarvan verslag uit naar de raad. 2. Evaluatie en jaarverslag zijn nietopenbaar, tenzij de commissie beslist om deze openbaar te maken.