Bijlage 1. Rapport ICT Benchmark Gemeenten 2022 - gemeente De Ronde Venen
Tekst van het document
Concept 19 september 2022 M&I/Partners
De Ronde Venen
ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022
ICT BENCHMARK GEMEENTEN
Inhoudsopgave 1. HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022 In het eerste hoofdstuk delen we de highlights uit de ICT Benchmark Gemeenten 2022. 2. UITKOMSTEN De Ronde Venen In het tweede deel beschrijven we de uitkomsten van De Ronde Venen. Hierin worden de uitkomsten beschreven op software, personeel en infrastructuur en op digitale volwassenheid, datagedreven werken en ICTvolwassenheid. B. BIJLAGEN
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
1
Highlights ICT Benchmark Gemeenten 2022
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022
1 Benchmarkeditie van 2022 (Boekjaar 2021) Gemeenten
Shared Service Centers
36
gemeenten
6
samenwerkingsverbanden
2,36
miljoen inwoners
34
gemeenten
66.000
inwoners gemiddeld per gemeente
1,05
miljoen inwoners
174.000
inwoners gemiddeld per SSC
31.000 ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
inwoners gemiddeld per gemeente
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022
1 Kerngetallen: ICT-kosten per inwoner Vanwege het jaarlijkse aantal deelnemers en de hoeveelheid inwoners beschouwen wij de uitkomsten van onze benchmark(s) representatief voor alle gemeenten. In 2021* zijn de kosten ten opzichte van 2020 gestegen met afgerond 3 euro per inwoner (figuur 1). De toename past in de trend, met uitzondering van 2020, die vanaf 2015 is ingezet (figuur 2). Grote gemeenten (>100k inwoners) hebben de hoogste ICT-kosten, namelijk 98 euro per inwoner. Middelgrote gemeenten (60k-100k inwoners) hebben de laagste ICT-kosten. Deze trend zien we al jaren. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat grote gemeenten een complexere IT-omgeving hebben, waarvoor meer personeel nodig is en leidt tot hogere ICT-kosten. Voor kleinere gemeenten geldt dat er een minimale omvang nodig om de taken van een gemeente uit te kunnen voeren en daarnaast rekenen softwareleverancier vaak een vast bedrag rekenen. Het vaste bedrag weegt voor kleine gemeenten zwaarder. Het zou goed mogelijk zijn dat dat middelgrote gemeenten in de sweet spot van deze twee liggen.
*De ICT Benchmark Gemeenten 2022 gaat over boekjaar 2021. In de rest van het rapport praten over het boekjaar waar de cijfers betrekking op hebben.
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
€96
€93
€87
€98
ICT Benchmark Gemeenten 2022
Klein <60k inwoners
Middelgroot 60-100k inwoners
Groot >100k inwoners
Figuur 1: De ontwikkeling van ICT-kosten per inwoner
€ 93
€ 82
2017
€ 84
2018
€ 96
€ 86
2019
2020
2021
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022
1 Kerngetallen: ICT-kosten per inwoner In figuur 2 zijn de ICT-kosten vanaf 2004 weergegeven als deze alleen met de inflatie waren toegenomen.
Figuur 2: De ontwikkeling van ICT-kosten per inwoner vergeleken met de inflatieontwikkeling
€ 100 In 2020 kwamen de ICT-kosten voor het eerst sinds 2004 boven het inflatiepercentage uit als gevolg van het versneld geïmplementeerd hybride werken door Covid-19 en extra uitgaven aan de infrastructuur voor het redundant uitvoeren van datacenters. Dit is het zesde jaar op rij dat de ICT-kosten meer stijgen dan de inflatie in dat jaar. Als we naar de ICT-kosten als percentage van de totale gemeentelijke begroting kijken zien we hetzelfde. In 2016 bedrag dit percentage 2,6% waar dit in 2021 3,2% is. De ICT-kosten van gemeenten lijken dus toe te nemen.
€ 80 € 60 € 40 2004
2007
Kosten per inwoner
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
2010
2013
2016
2019
Kosten per inwoner (gecorrigeerd voor inflatie)
2021
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2022
1 Kerngetallen: software, personeel & infrastructuur Voordat we dieper ingaan op kosten, tonen we de kostentrends op de drie hoofdcomponenten. Softwarekosten De softwarekosten zijn met gemiddeld 4 euro per inwoner gestegen. Gemeenten hebben software voor beveiliging en voor de Omgevingswet aangeschaft. Daarnaast zorgt de verSaaSing (Software as a Service) voor een stijging van de softwarekosten.
€ 33 € 29 € 26 2017
ICT-personeelskosten De ICT-personeelskosten zijn gedaald met gemiddeld 1 euro per inwoner. Deze daling is eigenlijk een verschuiving van de personeelskosten naar software, doordat personeel steeds vaker via de leverancier wordt ingehuurd.
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
2018
2019
€ 45 € 41
2017
ICT-infrastructuurkosten De ICT-infrastructuurkosten zijn met 1 euro per inwoner gedaald. De spraak- en beeldkosten zijn afgenomen door het beter benutten van de videobeloplossingen die de gemeente heeft.
€ 27
€ 28
2020
2021
€ 47
€ 46
2020
2021
€ 18
€ 17
2020
2021
€ 42
2018
2019
€ 15
€ 14
€ 14
2017
2018
2019
2
Uitkomsten De Ronde Venen
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
1 Hoofdconclusies De ICT-kosten van gemeente De Ronde Venen in boekjaar 2021 bedragen 83 euro per inwoner en liggen daarmee onder het benchmarkgemiddelde van 96 euro per inwoner. Dit heeft met name te maken met lagere infrastructuurkosten en lagere softwarekosten.
Methode Omwille van begrenzingen in tijd zijn de gegevens van Ronde Venen in korte tijd verzameld en ten dele gevalideerd. De inschatting is dat de totale ICT-kosten voor meer dan 95% zijn meegenomen, maar niet voor 100%*. Hoewel dit rapport daarmee een mooi uitgangspunt vormt voor plaatsbepaling, is een gedetailleerde verklaring van de kosten niet op alle punten mogelijk. Een diepgaandere analyse kan, door volledige deelname aan het reguliere benchmarktraject.
*Zouden we een conservatieve schatting doen en ervan uitgaan dat 95% van alle ICT-kosten zijn opgenomen, dan zouden de werkelijke ICT-kosten van gemeente De Ronde Venen uitkomen op zo’n 87 euro per inwoner. Ook dit is onder het benchmarkgemiddelde . ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
€ 83
€ 28
De ICT-kosten van De Ronde Venen bedragen 83 euro per inwoner. Dit is 13 euro minder dan het gemiddelde van de Benchmark 2022 en 10 euro minder dan het gemiddelde van gemeenten met minder dan 60.000 inwoners. De softwarekosten zijn 28 euro per inwoner en zijn daarmee lager dan het benchmarkgemiddelde van 33 euro per inwoner.
€ 45
De ICT-personeelskosten zijn 45 euro per inwoner en zijn daarmee 1 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 46 euro per inwoner. Totaal is de bezetting ongeveer 2 fte lager/ dan de benchmark.
€ 10
De infrastructuurkosten bedragen 10 euro per inwoner en liggen daarmee 7 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 17euro per inwoner.
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
2 ICT-kosten per inwoner Hieronder zijn de kosten van De Ronde Venen uitgedrukt in de kosten per inwoner. De gemeente is afgezet tegen het gemiddelde en de inwonercategorie voor uw gemeente. Deze categorie bestaat uit gemeenten met minder dan 60.000 inwoners.
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
Hieronder zijn de kosten van De Ronde Venen uitgedrukt in percentage van de totale gemeentelijke begroting. De gemeente is afgezet tegen de algehele benchmark.
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
3 ICT-kosten per inwoner per gemeente
De Ronde Venen is in deze grafiek aangeduid met de letters: GPN
Benchmark onderdeel
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
4 Verdeling ICT-kosten: per inwoner
De Ronde Venen
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
De ICT-kosten van De Ronde Venen bedragen 83 euro per inwoner. Dit is 13 euro minder dan het gemiddelde van de Benchmark 2022 en 10 euro minder dan het gemiddelde van gemeenten met minder dan 60.000 inwoners.
Benchmark
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
5 Verdeling ICT-kosten: Software De Ronde Venen
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
Benchmark
De softwarekosten zijn 5 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde. Een volledige verklaring hiervoor is niet beschikbaar, maar de volgende zaken vallen op: • De kosten voor primair-processoftware zijn 1 euro per inwoner lager dan gemiddeld. Dit komt door: • Een VTH applicatie die niet meer ondersteund wordt door de leverancier, waardoor hier geen kosten meer voor zijn. De nieuwe VTH applicatie wordt in 2023 geïmplementeerd. • Doordat een groot deel van de bouwtaak bij de omgevingsdienst ligt, zijn er geen applicaties nodig die deze taak normaal zouden ondersteunen. • De belastingen zijn ook uitbesteed, waardoor gemeente Ronde Venen geen belastingenpakket heeft. De benchmark wijst uit dat de kosten voor deze applicatie 1 euro per inwoner zijn. • De kosten voor de frontoffice software zijn 1 euro per inwoner lager dan gemiddeld. Het zaaksysteem omvat ook de eformulieren en valt onder mid-office software. Daardoor zijn er geen kosten opgenomen voor de e-formulieren onder frontoffice-software. • De kosten voor kantoorautomatiseringssoftware zijn iets meer dan 1 euro boven het benchmarkgemiddelde. De office licenties zijn 1 euro onder het benchmarkgemiddelde.
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
6 Verdeling ICT-kosten: Personeel De personeelskosten zijn 45 euro per inwoner en daarmee 1 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde van 46 euro per inwoner. In totaal is de bezetting 2 fte onder het benchmarkgemiddelde van 23 fte. De kosten voor de Informatiemanagementfuncties zijn 9 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde van 16 euro per inwoner. • Dit heeft te maken met een relatief lage bezetting op dit onderdeel: 3,6 fte tegenover 7,5 als benchmarkgemiddelde. • Er is geen bezetting opgegeven op de onderdelen BI-functies, projectleiders/medewerkers, architect en service manager. Daartegenover staat dat de kosten voor functioneel applicatiebeheer 5 euro per inwoner boven het benchmarkgemiddelde zijn. • De bezetting is hier ongeveer 3 fte boven het benchmarkgemiddelde van 7,5 fte. • Het lijkt er op dat het takenpakket van de functioneel beheerders vrij breed is, en deels taken als sturen op leveranciers, BI, en deelname aan projecten omvat. De kosten voor automatiserings- en beheerfuncties zijn ruim 1 euro boven het benchmarkgemiddelde van 13 euro per fte. Opvallend is dat de bezetting op dit onderdeel juist 1 fte lager is dan gemiddeld. Mogelijk is op dit onderdeel extern personeel ingehuurd, dat vaak wat duurder is dan eigen personeel. ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
7 Verdeling ICT-kosten: Personeel
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
UITKOMSTEN DE RONDE VENEN
8 Verdeling ICT-kosten: Infrastructuur De Ronde Venen
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
Benchmark
De infrastructuurkosten zijn 10 euro per inwoner. Dis is 7 euro onder het benchmarkgemiddelde van 17 euro per inwoner. Het volgende valt op: • Relatief lage kosten voor servers & storage door een (deels) afgeschreven eigen server- en storageomgeving uit 2016. • Vernieuwing van deze omgeving staat voor 2024 op de planning, waarbij het de bedoeling is om in te spelen op de gang naar de cloud. • Er wordt geen gebruik gemaakt van dienstverlening ten behoeve van een cloud/IaaS-platform. • Relatief lage kosten voor de werkplekken doordat de thin clients zijn afgeschreven. Er is geïnvesteerd in laptops ter vervanging van deze thin clients, maar er zullen er meer moeten worden aangeschaft om de thin clients volledig te vervangen. Daardoor is de verwachting dat de werkplekkosten wat meer naar het gemiddelde zullen trekken. • De netwerk- en datakosten zijn 2 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde van 4 euro per inwoner. De WANabonnementskosten zijn gemiddeld (ongeveer 1,5 euro per inwoner), maar de hardwarekosten zijn onder gemiddeld. Ook zijn er geen kosten opgegeven voor dienstverlening op het netwerk. • Er zijn geen kosten opgegeven voor hardware mobiele en vaste telefonie (toestellen, centrale), waardoor de kosten voor spraak en beeld laag uitvallen. De abonnementskosten zijn grofweg gemiddeld (zo’n 1,5 euro per inwoner).
B
Bijlagen
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
BIJLAGEN
B TCO MODEL M&I/Partners biedt de deelnemers van de benchmark ook de mogelijkheid om hun cijfers zelf in te zien middels een dashboard. Maak in het dashboard gebruik van de pijltjes, knoppen en filters om meerder grafieken en doorsnedes te bekijken. De inloggegevens hiervoor zijn al verstrekt aan de contactpersonen binnen uw gemeente.
Open het dashboard voor uw gegevens
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
BIJLAGEN
B Het verhaal achter de cijfers Bij de ICT-Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’ centraal. Het doel is om op basis van inzicht in de kosten van ICT en de volwassenheid/effectiviteit van ICT, te komen tot het delen van inzichten en best practices. Het vergelijken vindt op een systematische wijze plaats, waardoor het vergelijken van gegevens mogelijk is. Hierbij gaat het om drie stappen: plaatsbepaling, (zelf)normering en verbeteren. De ICT-Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Toegevoegde waarde volgens deelnemers? ◼ Vergelijking met andere gemeenten en samenwerkingsverbanden. ◼ Geeft meer aandacht voor ICT. ◼ Onderbouwing en verantwoording van investeringen. ◼ Geeft sturing voor informatiebeleidsplannen.
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan leerpunten te destilleren. In de kern gaat om drie (cyclische) stappen: 1. Plaatsbepaling: het vergelijken van de eigen ICT-kosten met die van de andere gemeenten. 2. (Zelf)normering: het analyseren van de verschillen van de ICT- kosten tussen de gemeenten door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit deze kosten zijn opgebouwd. 3. Op weg naar verbetering: het ‘verbeteren’ van de ICT-kosten en het verkrijgen van ‘grip’ op de ICT-kosten aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. Gemeenten doen mee met de ICT-Benchmark om: ◼ zicht te hebben op kosten en kostenontwikkeling, gerelateerd aan ICT. Hiermee is de gemeente beter in staat te sturen en grip te krijgen op de kosten (en baten). ◼ zicht te hebben op de trendontwikkeling in de eigen ICT-kosten en op de kostenimpact van bepaalde (beleids)maatregelen. ◼ zicht te hebben op ICT-kosten bij andere gemeenten. Wat kan mijn organisatie leren van inzichten van/bij andere gemeenten? ◼ onderdeel te zijn van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT bij gemeenten.
BIJLAGEN
B TCO Model of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Afschrijvingskosten zijn ook kosten en worden dus altijd meegenomen. Financieel economisch gezien zijn afschrijvingskosten geen uitgaven of investeringen, dus in het praten over de kosten van ICT, over uitgaven aan ICT en/of over investeren in ICT moet dit verschil uiteraard altijd worden meegenomen.
ICT-Kosten
◼ De ICT-Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost
Software
Personeel
Werkplekken
Netwerk & Data
Servers & Storage
Spraak & Beeld
Projectenuitvraag
Sourcing
Digitale Volwassenheid
◼ Bij de ICT-Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’
centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten van ICT - en de digitale volwassenheid / effectiviteit van ICT - te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICTBenchmark Gemeenten zien ontwikkelen van een vergelijking op TCOobjecten naar een inzicht op meerdere dimensies; waaronder de ICTkosten, maar ook de ICT-volwassenheid en de effectiviteit van ICT. De ‘baten van ICT’ komen ook aan bod in de ICT-Benchmark.
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
Het benchmarkteam en M&I/Partners
Pim Freriks
Pim de Waard
Joep van der spoel
Xadya van Bruxvoort
Tim Fieret
M&I/Partners is een onafhankelijk ICT-adviesbureau, met meer dan 35 jaar ervaring in de zorg en overheid. Wij adviseren onze klanten bij het ontwikkelen van hun digitale en ICT-strategie en ondersteunen bij de bestuurlijke vragen die daaruit voortvloeien. M&I/Partners bestaat uit 100 toegewijde, eigenzinnige en gedreven professionals. Met ieder een eigen focus en expertise, maar een gezamenlijke passie voor het digitaal transformeren van de zorg en overheid. Hoe? Met een heldere visie en aanpak, het juiste leiderschap en lef transformeren wij organisaties naar een digitale en wendbare organisatie. Wij brengen de werelden van business en technologie samen. Met ruim drie decennia expertise en ervaring zijn wij niet alleen in staat strategische advies op maat te geven, maar ook te ondersteunen bij de implementatie van de oplossingen. Wij stoppen pas wanneer het gewenste resultaat is behaald en de klant écht verder kan. Ontdek meer op: www.mxi.nl/benchmarks
ICT Benchmark Gemeenten 2022 - De Ronde Venen
M&I/Partners Sparrenheuvel 32 3708 JE Zeist T (030) 2 270 500 E info@mxi.nl I www.mxi.nl
Volg ons