Bijlage 1. RANU-aanbiedingsbrief jaarstukken 2025 kadernota en ontwerpbegroting 2027 DRV

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente De Ronde Venen Postbus 250 3640 AG Mijdrecht PLAATS EN DATUM: Breukelen, 23 april 2026 BETREFT: Aanbieden jaarstukken 2025, kadernota en ontwerpbegroting 2027 Geacht college, Namens het bestuur van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU) bied ik u hierbij de jaarstukken 2025, de kadernota 2027 en de ontwerpbegroting 2027 met de meerjarenraming 2028–2030 aan. Het bestuur heeft deze stukken vastgesteld in de vergadering van 20 april 2026. Met deze brief verzoeken wij u de stukken overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling door te geleiden naar uw gemeenteraad. Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling RANU wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld een zienswijze naar voren te brengen op de kadernota 2027 en de ontwerpbegroting 2027. Wij verzoeken u eventuele zienswijzen binnen de geldende termijn aan ons kenbaar te maken. Het bestuur betrekt deze zienswijzen bij de verdere besluitvorming. Over de gemeenschappelijke regeling Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU) voert als gemeenschappelijke regeling voor de deelnemende gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht de taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet en aanverwante regelgeving.

Het gaat daarbij onder meer om het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeenten en verbonden partijen, en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel analoge als digitale archieven. Daarnaast draagt het Regionaal Archief zorg voor de toegankelijkheid en het gebruik van archieven voor ambtenaren, inwoners, en onderzoekers, en voor de uitvoering van erfgoed- en publieksactiviteiten in de regio om het gebruik van de archieven te bevorderen. Het college en de gemeenteraad worden jaarlijks via de gebruikelijke verantwoordingsdocumenten en afzonderlijke toezichtsrapportages door de gemeentearchivaris geïnformeerd over de uitvoering van deze taken en de mate waarin de gemeentelijke informatiehuishouding voldoet aan de Archiefwet. In de bijgevoegde stukken treft u de verantwoording over het jaar 2025 en de financiële en inhoudelijke kaders voor de komende jaren. Hieronder volgt een beknopte toelichting op de belangrijkste onderdelen. 1. Jaarverslag en Jaarrekening 2025 Met de jaarstukken 2025 wordt het laatste volledige begrotingsjaar afgesloten waarin de organisatie functioneerde als Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV). In de jaarstukken wordt daarom nog de naam RHCVV gehanteerd, terwijl de kadernota en begroting zijn opgesteld onder de nieuwe naam.

De stukken laten zien dat in 2025 de wettelijke taakuitvoering en de daarbij horende werkzaamheden in de volle breedte zijn voortgezet. Daarbij is gewerkt langs de lijnen van de toekomstverkenning Robuust RHCVV, gericht op een toekomstbestendige en professioneel ingerichte organisatie. In 2025 is bovendien verder gewerkt aan de bestuurlijke besluitvorming, de voorbereiding en inrichting van de nieuwe juridische vorm van de GR als gevolg van de wijziging van de gemeenschappelijke regeling tot bedrijfsvoeringsorganisatie. Op gebied van de taakuitvoering lag in 2025 lag de nadruk onder meer op: • het uitvoeren van toezicht en advisering richting de deelnemende gemeenten voor de informatiehuishouding, waaronder het tijdig overbrengen naar het e-depot; • het beheer en de beschikbaarstelleng van archieven, inclusief verbetering van de toegankelijkheid; • publieks- en erfgoedactiviteiten, waarmee het gebruik en de zichtbaarheid van archieven zijn versterkt; • voorbereiding op de uitbreiding van de archiefbewaarplaats, die noodzakelijk is om ook in de toekomst aan de wettelijke taken te kunnen blijven voldoen.

De jaarrekening 2025 sluit met een positief resultaat van € 286.614. Het bestuur heeft besloten dit resultaat te bestemmen voor een aantal concrete, incidentele doelen en het temperen van de gemeentelijke bijdragen in 2027. De financiële uitwerking hiervan is verwerkt in de ontwerpbegroting 2027. 2. Kadernota 2027 De kadernota 2027 en de ontwerpbegroting 2027 worden u dit jaar gelijktijdig aangeboden, omdat 2027 het eerste volledige begrotingsjaar is binnen de per 1 januari 2026 gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling tot bedrijfsvoeringsorganisatie. De kadernota 2027 vormt het inhoudelijke en financiële vertrekpunt voor de programmabegroting 2027 en de meerjarenraming 2028-2030. De kadernota heeft een beleidsarm karakter en is gericht op het voortzetten van de ingezette koers en het verder implementeren van de uitkomsten van de toekomstverkenning Robuust RHCVV. De huidige begrotingslijn is het resultaat van dit meerjarig verbeteringstraject, dat gestart is in 2025. Bij het opstellen van de kadernota is uitgegaan van de door de deelnemende gemeenten vastgestelde financiële kaders, waaronder het indexeringspercentage van 2,5%. De financiële ruimte binnen de begroting is zeer beperkt en structurele besparingen binnen de huidige taakuitvoering zijn niet mogelijk zonder gevolgen voor de uitvoering van wettelijke taken. 3.

Ontwerpbegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 De ontwerpbegroting 2027 is de eerste begroting van het RANU die volledig is opgesteld binnen de gewijzigde regeling. De ontwerpbegroting 2027 en meerjarenraming 2028–2030 bouwen voort op de kadernota. De beleidsvisie voor de periode 2025–2030 bevindt zich in de afrondende fase en wordt in 2026 vastgesteld. De begroting is gericht op stabilisatie en verdere professionalisering van de organisatie binnen de bestaande financiële kaders. De focus ligt op de uitvoering van de wettelijke taken. Inhoudelijk liggen de opgaven de komende jaren met name op het terrein van toezicht en advisering, depotcapaciteit, het wegwerken van achterstanden, dienstverlening en de zichtbaarheid en het gebruik van archieven. Daarnaast is 2027 een bijzonder jaar, omdat het Regionaal Archief 30 jaar bestaat; dit jubileum wordt benut om archieven en collecties breder onder de aandacht te brengen. De begroting is opgesteld binnen de door de deelnemende gemeenten vastgestelde financiële kaders, waaronder het indexeringspercentage van 2,5%. Conform bestuurlijke besluitvorming is een deel van het resultaat over 2025 ingezet om de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage in 2027 incidenteel te dempen, zonder dat sprake is van een structurele verlaging van het kostenniveau. De financiële ruimte binnen de begroting blijft beperkt.

Verdere structurele bezuinigingen zijn, zonder gevolgen voor de uitvoering van de wettelijke taken, niet mogelijk. De totale bijdrage van de deelnemende gemeenten in 2027 bedraagt € 2.878.054. Dit is € 17.752 hoger dan de totale bijdrage van de gemeenten in de begroting van 2026. De bijdrage per gemeente neemt als volgt toe: • De Ronde Venen: € 4.671 • De Bilt: € 2.915 • Stichtse Vecht: € 10.166 Tenslotte Met de voorliggende stukken legt het Regionaal Archief Noordwest Utrecht verantwoording af over 2025 en wordt richting gegeven aan de komende jaren. Het bestuur heeft daarbij, binnen de beschikbare financiële ruimte, zorgvuldige keuzes gemaakt om de uitvoering van de wettelijke taken en de verdere ontwikkeling van de organisatie te waarborgen. De combinatie van voortzetting van de ingezette koers, de ontwikkeling van digitale archivering en de noodzakelijke investeringen in de archiefbewaarplaats draagt eraan bij dat de deelnemende gemeenten hun verantwoordelijkheid als zorgdrager voor een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding kunnen blijven waarmaken. Het Regionaal Archief ondersteunt de colleges en raden hierbij in de uitvoering van deze wettelijke taak. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Indien gewenst ben ik graag bereid de stukken nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht

drs. Roosmarijn Ubink Secretaris - directeur