Bijlage 1 - Nota Verbonden Partijen 2024 - oorspronkelijke versie

Nota Verbonden Partijen

1 Inleiding De ligging van De Ronde Venen is uniek. Onderdeel van Het Groene Hart en op het kruispunt van twee bijzondere regio's: de Metropoolregio’s Utrecht en Amsterdam. Door de locatie speelt De Ronde Venen een belangrijke rol als verbindende schakel tussen stedelijke dynamiek en landelijke rust. De Ronde Venen is onderdeel van de provincie Utrecht en hierdoor lid van de Metropoolregio Utrecht (U10). Ook is het lid van de regio Amstelland-Meerlanden (AM), wat onderdeel uitmaakt van de Metropoolregio Amsterdam (MRA). De Ronde Venen maakt het voor inwoners en bezoekers uit de U10 en de hoofdstad mogelijk om te genieten van de culturele en recreatieve mogelijkheden die zij te bieden heeft. Daarnaast profiteren de inwoners van De Ronde Venen van de nabijheid van Amsterdam en Utrecht, met al hun culturele en economische mogelijkheden. Wat het Groene Hart betreft, fungeert De Ronde Venen als onderdeel van dit uitgestrekte en beschermde (natuur)gebied. Het biedt een overgangszone waar stedelijke ontwikkeling samenvloeit met de groene landschappen van het Groene Hart, waardoor het een plek is waar natuurbehoud en wonen hand in hand gaan. Logischerwijs hebben inwoners, bedrijven en organisaties activiteiten en werkzaamheden, buiten de gemeentegrens, in deze regio’s.

Daardoor vraagt de ligging van De Ronde Venen om een visie hoe de gemeente zich opstelt ten opzichte van deze gebieden en met hen samenwerkt. De gemeente De Ronde Venen heeft immers, net als iedere gemeente, een veelheid aan taken en ambities voor haar inwoners, bedrijven en organisaties. Een aantal van deze taken en ambities kan de gemeente door of samen met andere organisaties uit (laten) voeren. Soms moet het zelfs wettelijk. Dit komt neer op samenwerking in of met de regio. Aan alle samenwerkingen van De Ronde Venen liggen onderlinge bestuurlijke afspraken of overeenkomsten ten grondslag. Deze samenwerkingen worden weliswaar op verschillende manieren vormgegeven. Door deze samenwerkingen is er op verschillende onderdelen sprake van meer uitvoeringskracht, of kennis dan wel expertise. Zo werkt de gemeente samen met (publieke) organisaties, zoals de Sociale Recherche en Regionaal Bureau Leerplicht. Sommige samenwerkingen vragen om een innigere samenwerking. Voor de innigere samenwerking moet bestuurlijk meer worden geregeld als gemeenten niet alleen samenwerken, maar er voor kiezen om voor bepaalde taken met publieke of private partners een gezamenlijke organisatie op te richten: een organisatie met eigen taken, eigen bevoegdheden en een eigen bestuur.

Dit kan de gemeente doen ten aanzien van een publieke taak (bij gemeenschappelijke regelingen) of ten aanzien van een private taak (bij bijvoorbeeld een ontwikkelmaatschappij). In deze gevallen spreekt men over een verbonden partij. Hierbij kan het mandaat zowel bij het college als de raad liggen. In deze nota wordt beschreven hoe er afgewogen kan worden om een overeenkomst met verbonden partijen aan te gaan en hoe de gemeenteraad grip kan houden op de verbonden partijen. De Nota Verbonden Partijen wordt hiermee het kader waarbinnen de gemeenteraad en het college kunnen werken. De grondslag voor het opstellen van deze nota is overigens gelegen in de Financiële verordening gemeente De Ronde Venen. Daarnaast zijn de belangrijkste wettelijke kaders: • • • •

de Gemeentewet (GW); de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); het Burgerlijk wetboek (Boek 2, rechtspersonen).

Nota Verbonden Partijen

1

2 Samenwerkingsvormen en rollen 2.1

Inleiding Een verbonden partij is een rechtspersoon of een geïnstitutionaliseerd bestuurlijk samenwerkingsverband waarin de gemeente een financieel en een (gedeeltelijk) bestuurlijk belang heeft. Voorbeelden van een geïnstitutionaliseerd bestuurlijk samenwerkingsverband zijn de U10 en Amstelland-Meerlandenoverleg. Hierbij werken de gemeenten samen om regionale vraagstukken het hoofd te bieden. De gemeente kan samenwerkingen aan gaan met zowel een publiekrechtelijke als een privaatrechtelijke organisatie. Dit houdt in dat gemeente ook met een niet-overheidsorganisatie een verband kan aangaan.

2.2

Samenwerkingsvormen 2.2.1 Publiekrechtelijk Een gemeenschappelijke regeling is een samenwerkingsverband tussen twee of meer gemeenten dat valt onder de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Het is een bestuursrechtelijk samenwerkingsverband. In de Wgr zijn meerdere mogelijkheden vastgelegd hoe een gemeente kan samenwerken met andere partijen. Vertegenwoordiging kan hierin door de gemeenteraad, het college, een gemengde vorm van gemeenteraad en college en tot slot door de burgemeester plaatsvinden. Verder zijn er ook gemeenschappelijke regelingen wettelijk voorgeschreven, zoals de GGD regio Utrecht (GGDrU) en de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Voor de samenwerking wordt door de Rijksoverheid een onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen1: • Openbaar lichaam; • Bedrijfsvoeringsorganisatie; • Gemeenschappelijk orgaan; • Centrumgemeente; • Regeling zonder meer. 2.2.1 Privaatrechtelijk Er zijn taken die de gemeente niet direct zelf uitvoert, maar waarvoor samenwerking wordt gezocht door middel van deelname in privaatrechtelijke rechtspersonen. Dit kunnen bijvoorbeeld stichtingen, verenigingen en vennootschappen zijn. In sommige gevallen is deelname historisch gegroeid, zoals het bezit van aandelen in nutsbedrijven. Anderzijds kan een overweging zijn dat hiermee de beleidsdoelen beter zijn te realiseren dan dat uitvoering door de eigen gemeentelijke organisatie plaatsvindt.

• • •

Vennootschappen en coöperaties; Stichtingen en verenigingen; Overige verbonden partijen.

1 Rijksoverheid (2024) ‘Intergemeentelijke samenwerkingen’ Intergemeentelijke samenwerking |

Gemeenten | Rijksoverheid.nl (laatst gezien op 30 augustus 2024). Nota Verbonden Partijen

2

2.3

Rollen binnen de gemeente 2.3.1 Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende taak. De gemeenteraad stelt de bestuurlijke kaders vast via met name de Kadernota en de Programmabegroting. De P&C producten vormen de basis voor de controlerende taak voor de gemeenteraad. De controlerende taak - met betrekking tot verbonden partijen - houdt in dat de gemeenteraad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert én of het college dit goed bewaakt en waar nodig bijstuurt. Voor de gemeenteraad is het van belang om te bewaken dat de doelstellingen van de verbonden partij (nog steeds) overeenkomen met die van de gemeente. In het verlengde daarvan moeten deze doelstellingen van de gemeente via de verbonden partijen binnen de gestelde kaders worden gerealiseerd. Daarbij kan worden bekeken of er aanleiding is om de deelname aan of sturing op de verbonden partij te wijzigen of te beëindigen. 2.3.2 Rol van het college Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeentelijke begroting binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders. Indien het college kiest voor uitvoering door een verbonden partij, is het de taak van het college om als opdrachtgever zicht te houden op de uitvoering, prestaties, kosten en risico’s van de verbonden partij.

Met betrekking tot verbonden partijen heeft het college bovendien als eigenaar de taak om de continuïteit en de risico’s van de verbonden partij te bewaken, te beheersen en waar nodig bij te sturen. Het college heeft daarnaast de taak om de gemeenteraad goed te informeren over de gang van zaken van de verbonden partijen. Daarbij is het belangrijk dat het college de raadsleden vroegtijdig betrekt bij belangrijke besluiten of ontwikkelingen. Binnen de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad moet in de praktijk geen verschil zijn tussen taken die zijn belegd binnen de eigen organisatie of die van een verbonden partij. 2.3.3 Rol ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie heeft een belangrijke rol om het bestuur optimaal in staat te stellen om op verbonden partijen te sturen. Zij ondersteunt het bestuur met het verstrekken van informatie en adviezen. Daarnaast onderhoudt zij contact met de verbonden partij. Naast de bestuurlijke afstemming met de verbonden partij vindt op ambtelijk niveau afstemming en beheersing plaats over producten en diensten. De ambtelijke organisatie trekt bij publiekrechtelijke samenwerkingen waar mogelijk op met gemeenten in de provincie - dan wel de regio - en organiseert samenwerking hiertussen.

Nota Verbonden Partijen

3

3 Aangaan van een verbintenis 3.1

Hanteren van afwegingskader voor verbintenis De Ronde Venen erkent de toegevoegde waarde van samenwerkingen. Dit kan helpen om kosten te besparen, maar hiermee kan bijvoorbeeld ook gezamenlijk specialistische kennis voor bijvoorbeeld het sociaal domein worden ingekocht waar de inwoners gebruik van kunnen maken. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke afweging de gemeente maakt voordat het een samenwerking aangaat. Dit afwegingskader wordt ook gebruikt bij het sturen op de samenwerking met een verbonden partij. Dit is te verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. Het afwegingskader beoogt een ordening en weging mogelijk te maken bij keuzes rondom verbonden partijen. De volgende ontwikkelingen kunnen hierin geordend en gewogen worden: • Een taak onderbrengen bij een verbonden partij; • Het zelf doen; • Het aan de markt overlaten; • Instemmen met uitbreiding van het takenpakkenpakket van een verbonden partij of; • Een taak niet langer bij een verbonden partij onderbrengen. Bij het scoren van een voorstel en haar alternatief (of de alternatieven) is het van belang de juiste overwegingen naar voren te brengen die onderbouwen waarom het voorstel en het alternatief (of de alternatieven) al dan niet aan de criteria voldoen. In het afwegingskader staan twee belangen centraal; het publiek belang en het financieel belang. Deze belangen krijgen waarde door de onderstaande onderdelen. Publiek belang

Score

1.1 Inzet van gemeente benodigd

ja - nee

1.2 Maatschappelijk effecten

onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog ja - nee

1.3 Verantwoordelijkheid gemeente 1.4 Sturingsmogelijkheden Financieel belang 2.1 Kostenbesparing 2.2 Financiële staat 2.3 Risico 2.4 (Financieel) toezicht

onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog Score onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog onvoldoende – matig – voldoende – hoog – zeer hoog

Figuur 1 – Duiding belang van de gemeente

Nota Verbonden Partijen

4

3.2

Onderdelen afwegingskader Publiek belang 3.2.1 Inzet van gemeente benodigd Voor het publiek belang is structurele inzet van de gemeente nodig of wordt dit nodig geacht. Het publiek belang komt beter tot zijn recht als een overheidsorgaan zich erover ontfermd. Hiermee is er belangenbehartiging met het oog op samenleving. Dit moet ten goede komen aan de inwoners, dan wel verenigingen of bedrijven. 3.2.2 Maatschappelijk effect Een maatschappelijk effect is een gewenste situatie in de samenleving. Voorbeelden hiervan zijn: minder eenzaamheid, een levendig centrum en een betere doorstroming van verkeer. Dit criterium vraagt om te bezien of het samenwerkingsverband bijdraagt aan de doelen die de gemeenteraad en het college hebben opgesteld voor het welzijn van hun gemeente. Daarvoor zal het samenwerkingsverband onder andere getoetst worden aan het geldende coalitieakkoord. 3.2.3 Verantwoordelijkheid van gemeente Als de gemeente (wettelijk) verplicht is een taak zelf uit te voeren, dan is het niet mogelijk om de taak te beleggen bij een verbonden partij. Daarnaast kunnen er andere doorslaggevende redenen (die bijvoorbeeld politiek gemotiveerd) zijn, of ontstaan vanuit eerder opgedane ervaringen. 3.2.4 Sturingsmogelijkheden Sturingsmogelijkheden, zoals zeggenschap, betekent toegang om de eigen wensen en belangen (gemeentelijke doelen en ambities) in te brengen bij de verbonden partij.

Daarbij is flexibiliteit vanuit opdrachtgever van belang. Zonder flexibiliteit om hebben sturing en zeggenschap geen waarde: dit betekent dat er geen ruimte is om de inbreng van de gemeente om te zetten in concrete acties. De gemeente moet idealiter gehoord worden door de gehele plan-do-check-act-cyclus; van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, uitvoering tot evaluatie. Dit laatste kan bijvoorbeeld door middel van zienswijzen op de begroting en jaarrekening. De vraag is of deze mogelijkheden in voldoende mate aanwezig zijn.

Financieel belang 3.2.5 Kostenbesparing Het doel is niet alleen dat de verbonden partijen resultaten boeken voor de inwoners die stroken met wat met van belang is voor de gemeenten, dit moet ook tegen acceptabele kosten plaatsvinden. Het aangaan van een samenwerking moet de gemeente een kostenbesparing opleveren. 3.2.6 Financiële staat De verbonden partij dient financieel gezond te zijn. Dit houdt in dat er een sluitende meerjarenbegroting moet zijn, dat er een toereikend weerstandsvermogen is en dat de organisatie in staat is om financieel bij te sturen. Verder moet de partij een acceptabele schuldquote hebben met een passende solvabiliteitsratio. Hiervoor heeft de desbetreffende organisatie voldoende ‘checks and balances’ ingebouwd. Nota Verbonden Partijen

5

3.2.7 Financieel risico Dit is het bedrag dat de gemeente ter beschikking gesteld bedrag wat niet verhaalbaar is, indien de verbonden partij failliet gaat. 3.2.8 (Financieel) toezicht Het gaat hier om de vraag of het samenwerkingsverband voldoende in staat is om de financiële en bestuurlijke risico’s in te schatten en te beheersen. Dit betekent dat bij de verbonden partij intern sprake is van een goed ingebedde controlefunctie en dat zij dit actief delen. De deelnemende gemeenten ontvangen periodiek inhoudelijke en financiële rapportages, inclusief risicoanalyses en winstwaarschuwingen.

Nota Verbonden Partijen

6

4 Grip op samenwerking 4.1

Sturing Het is niet praktisch en efficiënt om aan iedere verbonden partij evenveel aandacht te besteden. Dit hoofdstuk geeft handvatten wanneer meer sturing en toezicht gewenst is en wanneer reguliere processen volstaan. Hierbij geldt dat de tabel een vereenvoudiging is van de werkelijkheid om de juiste overwegingen naar voren te brengen; de praktijk is complexer en weerbarstiger dan deze tabel. De tabel is gebaseerd op het afwegingskader voor het aangaan van een verbintenis, zoals genoemd in hoofdstuk 3. Op basis van de afweging kan een passend sturingsprofiel gekozen worden. In dit hoofdstuk wordt aangegeven wat bij elk sturingsprofiel gepast is op het gebied van beleid, informatievoorziening naar de raad en governance. In de bijlage zijn alle verbonden partijen geordend en is een sturingsprofiel toegekend.

4.2

Afwegingskader om te sturen op verbintenis Om grip op de samenwerking te houden worden sturing en zeggenschap vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomsten. Daarbij blijven zienswijzen van verbonden partijen gedelegeerd aan het college, met uitzondering van begrotingen. Deze worden voorgelegd aan de raad. Onderstaand tabel is een leidraad om de mate van aandacht en investering in grip op de verbonden partij te bepalen. De tabel baseert zich op het inschatten van het risico van de belangen zoals beschreven uitgebreider is beschreven in hoofdstuk 3. Daar zijn de onderliggende facetten onder de aandacht gebracht. Zo kan er een hoog financieel risico zijn als continuïteit, de kosten en het (financieel) toezicht onder druk staan. Publiek risico

Zeer Laag

Laag

Gemiddeld

Hoog

Zeer Hoog

Financieel risico

Zeer Laag

Laag

Gemiddeld

Hoog

Zeer Hoog

Figuur 2 – sturingstabel

4.3

Sturingsprofielen Om als bestuur en organisatie grip te houden op verbonden partijen werkt de gemeente met sturingsprofielen. Elke verbonden partij wordt jaarlijks in de Programmabegroting gewaardeerd volgens ondergenoemde sturingsprofielen. Deze profielen helpen om te bepalen bij welke partij het nodig is om (meer) tijd te investeren en aan welke instrumenten vervolgens gedacht kan worden. In hoofdstuk 2 is stilgestaan bij de rollen van de gemeente: de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Deze organen kunnen bij dit onderdeel waar passend hun rol pakken en dit desgewenst intensiveren of afbouwen. Bij de sturingsprofielen wordt met name ingegaan op de rollen van de gemeenteraad en het college. De ambtelijke organisatie is enkel ondersteunend. De sturingsprofielen zijn: • • • •

Reguliere sturing en toezicht; Uitgebreide sturing en toezicht; Intensieve sturing en toezicht; Situationele sturing en toezicht.

Nota Verbonden Partijen

7

Financieel belang

Situationele sturing

Bestuurlijk belang Figuur 3 – Sturingsprofiel aan de hand van belangen 4.3.1 Reguliere sturing en toezicht Beleid Gemeenteraad en college hebben geen beleid voor de samenwerking vastgesteld. De ambtelijke organisatie heeft regulier contact en legt P&C documenten en relevante ontwikkelingen voor aan college en gemeenteraad, die zich hierover buigen. Informatie • De begroting en de jaarrekening van de verbonden partij worden met ambtelijk advies •

besproken in het college; In de begroting wordt een actuele risicoanalyse, de bepaling van het sturingsarrangement

• •

en eventueel maatwerk opgenomen. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd in de paragraaf ‘verbonden partijen’. Er is een actieve informatieplicht: bij belangrijke tussentijdse ontwikkelingen wordt geïnformeerd via de bestuursrapportage of via een mededeling tijdens de raadsvergadering.

Governance De P&C producten van de verbonden partij en het indienen van een zienswijze wordt gedelegeerd aan het college. De gemeenteraad wordt via een raadsinformatiebrief geïnformeerd.

Nota Verbonden Partijen

8

4.3.2 Uitgebreide sturing en toezicht Bij uitgebreide sturing wordt de reguliere sturing en toezicht uitgevoerd met een aanvulling. Voor de verbonden partij is namelijk beleid vastgesteld door de gemeente. Dit kan worden gebruikt voor verbonden partijen met een bovengemiddelde financieel en of bestuurlijk risico. Beleid Er is beleid op de verbonden partij. Informatie • Alle P&C documenten van de verbonden partij- inclusief bestuursrapportages - worden •

met ambtelijk advies besproken in het college. In de gemeentelijke P&C producten worden tussentijds verantwoording afgelegd over de (samenwerking met de) verbonden partij.

Governance Er is een hogere frequentie van bestuurlijke en ambtelijke overleggen. De zienswijzen worden voorgelegd aan de gemeenteraad. 4.3.3 Intensieve sturing en toezicht De intensieve sturing bestaat uit bovengenoemde sturingsmiddelen aangevuld met actieve beoordeling op prestaties en dialoog in de gemeenteraad. Het wordt gebruikt voor verbonden partijen met een hoog bestuurlijk en of financieel belang. Beleid • Er is gemeentelijk beleid op het onderdeel waarin de verbonden partij werkzaam in is.

•

Hierin zijn uitgangspunten en maatschappelijke effecten benoemd. Deze worden gehanteerd om de prestaties van de verbonden partij te beoordelen. Voorgesteld wordt om met meerdere gemeenteraden een gezamenlijk samenwerkingsagenda vast te stellen, waarin thema’s en de doelen van de samenwerking zijn benoemd.

Informatie • De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de P&C documenten van de verbonden partij. • Zo nodig wordt de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd, buiten de P&C-documenten •

om. Er wordt een actieve dialoog tussen de gemeenteraad en verbonden partij georganiseerd,

•

door bijvoorbeeld de directie van de verbonden partij uit te nodigen bij informerende bijeenkomsten van de gemeenteraad. Er wordt (mogelijk) voor raadsleden informatiebijeenkomsten georganiseerd met alle

•

betrokken raden wanneer er ingrijpende besluiten worden moeten genomen. Er is een hogere frequentie van bestuurlijke en ambtelijke overleggen, zowel op beleid als op financieel gebied.

Governance De gemeenteraad kan door inzet van nieuwe instrumenten zoals raadscommissies en dialoog met de verbonden partij, hun controlerende en kaderstellende rol uitbreiden. Bovenop de reguliere instrumenten, zoals het indienen van een zienswijze. Nota Verbonden Partijen

9

4.3.4 Situationele sturing en toezicht Wanneer het college of de gemeenteraad dit wenst en wanneer de financiële en bestuurlijke analyse hiertoe aanleiding geven, is gerichte situationele sturing mogelijk. Daarbij kunnen middelen uit de hierboven genoemde sturingsprofielen gehanteerd worden om specifieke vragen rond sturing te beantwoorden. Ook wanneer een verbonden partij zich bijvoorbeeld in de categorie ‘reguliere sturing en toezicht’ bevindt, kan het nodig worden geacht toch een dialoog met de gemeenteraad te organiseren over bepaalde ontwikkelingen binnen een verbonden partij die vragen oproepen. Daarnaast kan bijvoorbeeld sprake zijn van situationele sturing bij een transitie (liquidatie of fusie) van een verbonden partij.

Nota Verbonden Partijen

10

Bijlage 1 – Huidige verbonden partijen Zie hieronder de verbonden partijen en type sturing per verbonden partij per 15 oktober 2024. Verbonden Partij

Type Sturing

Afvalverwijdering Utrecht (AVU)

Uitgebreid

Amstelland-Meerlandenoverleg

Regulier

BNG Bank **

Regulier

Gebiedsprogramma Utrecht-West

Uitgebreid

Gemeenschappelijke gezondheidsdienst Regio Utrecht (GGDrU)

Uitgebreid

Gemeentebelastingen Amstelland*

Regulier

Kansis Groen

Regulier

N.V. Vitens **

Regulier

Marickenland

Regulier

Omgevingsdienst regio Utrecht (ODrU)

Situationeel

Recreatieschap Stichtse Groenlanden (SGL)

Intensief

Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC VV)

Regulier

Stichting Beveiliging Bedrijventerrein De Ronde Venen (SBB) *

Regulier

Stichting Mooisticht

Regulier

Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond & Kennemerland (RIJK) *

Regulier

Veiligheidsregio Utrecht (VRU)

Uitgebreid

Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)

Regulier

Stichting Ons Dorpshuis (sociaal cultureel centrum De Boei)

Regulier

U10

Regulier

Zorg- en Veiligheidshuis Regio Utrecht (ZVHRU)

Regulier

* Collegeregeling | ** De gemeente bezit aandelen in deze partij Nota Verbonden Partijen

11