Bijlage 1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Ronde Venen 2023-2030

Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen 2023-2030

1

Inhoudsopgave 1.

Actief vormgeven van de toekomst ......................................................................... 3 1.1

Inleiding ..................................................................................................................................... 3

1.3

Ambitie ...................................................................................................................................... 5

1.2

1.4

2.

Reikwijdte van dit inkoopbeleid .......................................................................................... 3

Leidende kaders ....................................................................................................................... 6

Hoe kopen we in? . .................................................................................................................. 7 2.1

2.2

2.3

De basis van inkopen . ............................................................................................................ 7

Randvoorwaarden ................................................................................................................... 7

Waarde en risico’s . .................................................................................................................. 8

Maximaliseren van waarde .................................................................................................. 8

Reduceren van risico’s ............................................................................................................ 8

Duurzame routekaart . ........................................................................................................... 8

2.4 Koppeling met de maatschappelijke taak van de gemeente . .................................... 11 2.5

3.

Inkoopdoelstellingen . ........................................................................................................... 11

Wet- en regelgeving en richtlijnen .......................................................................... 13 3.1

3.2

Wet- en regelgeving .............................................................................................................. 13

Richtlijnen ................................................................................................................................ 15

4. Bijlagen .......................................................................................................................................... 18 4.1

Financiële, natuurlijke en sociale aspecten van inkopen ............................................. 18

Financiële aspecten van inkopen ....................................................................................... 18

Natuurlijke aspecten van inkopen ..................................................................................... 19

Sociale aspecten van inkopen ............................................................................................ 20

4.2 Reflecteren op een duurzaam inkoopproces . ................................................................ 20

2

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

1. Actief vormgeven van de toekomst Als overheid hebben we de taak om actief vorm te geven aan een houdbare, duurzame toekomst

van onze gemeente. Een essentieel aspect hiervan is hoe wij producten en diensten inkopen.

Gezien de uitdagingen van deze tijd, is het noodzakelijk dat we anders gaan denken en handelen.

Onze huidige keuzes bepalen of we ook in onze toekomst prettig en gezond kunnen blijven wonen, leven, recreëren en werken.

Om bij te dragen aan een houdbare ontwikkeling hebben we ons inkoopbeleid herzien op basis van

de principes van Duurzaam Inkopen. Samen kunnen we bijdragen aan een positieve impact op de maatschappij en streven naar een duurzame en bloeiende toekomst voor iedereen.

1.1 Inleiding

Dit inkoopbeleid biedt het kader waarbinnen wij als gemeente De Ronde Venen onze

inkoopactiviteiten vormgeven. Het is niet alleen de bedoeling dat alle medewerkers binnen onze

gemeente zich conformeren aan dit beleid, maar ook gericht op onze (potentiële) leveranciers. Duurzaam Inkopen betekent ook waar mogelijk dichterbij inkopen met behulp van onze lokale ondernemers. Vanzelfsprekend is het beleid er ook op gericht om in te kopen binnen de financiële mogelijkheden en grenzen van wet- en regelgeving: duurzame inkoop is ook rechtmatige inkoop.

1.2 Reikwijdte van dit inkoopbeleid

Onze inkoopactiviteiten zijn in de basis duurzaam wanneer ze daadwerkelijk bijdragen aan

houdbaar gedrag, zowel bij onszelf als bij anderen. Veel sectoren zijn in transitie naar meer duurzame manieren van werken. Wij willen daaraan bijdragen, in partnerschap met onze leveranciers. Om dit

te bereiken gaan we langdurige relaties aan. Hierdoor kunnen we niet alleen samen bouwen aan

innovatie, maar ook duurzame transities bevorderen. Om deze toekomstbestendige leveranciers, producten en diensten te vinden, kopen we zo duurzaam mogelijk in. Dat wordt in paragraaf 1.3 in meer detail uitgelegd.

Daarbij is het belangrijk om bewust te zijn dat we als gemeente op twee manieren Duurzaam Inkopen kunnen beïnvloeden. Enerzijds hebben we als inkopende partij zelf directe invloed op de vraag naar en het aanbod van duurzamere producten, diensten en samenwerkingsvormen met

onze (waar mogelijk lokale) leveranciers en partners. Door zelf bewuste keuzes te maken bij onze inkoop, beïnvloeden we positieve veranderingen in onze gemeente en omgeving.

Anderzijds vervullen we als gemeente onze maatschappelijke taak door duurzame oplossingen te faciliteren. We verbinden partijen, delen kennis en creëren samen oplossingen. Hiermee kunnen we

de ontwikkeling van duurzame oplossingen in de samenleving versnellen. Ook in ons inkoopbeleid willen we deze rol als maatschappelijk betrokken gemeente laten terugkomen. In het volgend voorbeeld schetsen we hoe we deze wijze van inkopen voor ons zien.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

3

Voorbeeld van hoe het anders kan: De renovatie van een dorpshuis Neem bijvoorbeeld de renovatie van een dorpshuis. Vroeger schreven we een specificatie, waarop aanbieders konden offreren. We selecteerden de aanbieder die met de laagste prijs de specificaties kon invullen.

In de nieuwe situatie is er bij de renovatie van een dorpshuis meer ruimte aan de markt om met

duurzame oplossingen te komen. Zo kunnen leveranciers slim meedenken over het verminderen van het energieverbruik van het dorpshuis gedurende de levensduur. Daarnaast gaat het ook over het

grondstofgebruik van de renovatie van het gebouw zelf (en recyclebaarheid) en is er bijvoorbeeld ruimte voor sociale aspecten door werkgelegenheid in het dorpshuis te organiseren voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Dat vraagt een analyse op duurzame aspecten vooraf en tijd om met de

markt in gesprek te gaan hoe we zo goed mogelijk invulling kunnen geven aan deze duurzame aspecten. Ja, vanuit de bestaande kaders bezien zal de renovatie van het dorpshuis duurder kunnen zijn en meer tijd kunnen kosten, maar op lange termijn zal het energiegebruik lager zijn, zal de waarde van de grondstoffen kunnen worden behouden (samen resulterend in ook een CO2-reductie) en biedt het sociale waarde. Deze

aspecten vinden we niet direct terug in de aanschafprijs, maar vertegenwoordigen ook op lange termijn

een financiële waarde. Hier willen wij meer oog voor hebben en durven we met elkaar voor te gaan staan.

Dat is Duurzaam Inkopen.

4

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

1.3

Ambitie

Een ambitie vraagt om een woord of term die we kunnen delen, om als kapstok te kunnen fungeren

voor de inrichting en uitvoering van ons inkoopbeleid. Nu worden er in de context van verduurzaming veel termen door elkaar gebruikt, wat soms tot discussies leidt over welke term het meest geschikt

is. Gelukkig is het doel niet om te bepalen welke term correct is, maar om een term te kiezen die concrete handvatten biedt om deze stappen te zetten. Als we later in het proces merken dat deze term niet langer passend is, staat het ons als organisatie vrij om een andere term te kiezen. Voor

nu kiezen we ‘Duurzaam Inkopen’ als richtinggevende term omdat dit ons op basis van financiële, natuurlijke, en sociale uitgangspunten een kader biedt.

Duurzaam Inkopen betekent dat onze inkoop bijdraagt aan de verantwoorde omgang met natuurlijke en sociale hulpbronnen zonder dat het ten koste gaat van onze eigen financiële gezondheid. Deze waardes worden in Hoofdstuk 2 verder toegelicht.

Waar inkoopbeleid oorspronkelijk was gefocust op het voorkomen van financiële risico’s, gaat

Duurzaam Inkopen over het creëren van duurzame samenwerking om natuurlijke en sociale risico’s te verminderen en vanuit kansen nieuwe dingen te ondernemen. Zodoende gunnen we als gemeente niet meer alleen op de laagste prijs van een aanbieder, maar streven we naar langdurige

samenwerking met leveranciers die met ons willen werken aan Duurzaam Inkopen. Als er nog geen duurzame aanbieders zijn voor een bepaald product, bepalen we op basis van gezamenlijke ambitie met leveranciers welke inspanning we als gemeente kunnen ondernemen om samen te

verduurzamen. Zo vullen we als gemeente onze beide rollen in om de toekomst vorm te geven, zowel vanuit onszelf als inkoper en vanuit onze maatschappelijke taak. De essentie van Duurzaam Inkopen gevat in drie principes: 1. Financieel passend vanuit een lange termijn horizon

Bij Duurzaam Inkopen streven we naar het bijdragen aan toekomstgerichte oplossingen, waarbij de laagste prijs niet het juiste gunningscriterium is. We kiezen bewust voor goederen en

diensten die op lange termijn houdbaar zijn, het energie- en grondstoffenverbruik verminderen, het optimaliseren van onderhoud, hernieuwbaar zijn en rekening houden met sociale aspecten in de keten.

2. Gericht op integrale samenwerking

Als gemeente hebben we onze waarden gedefinieerd als “Durf, Respect en Verbinding”. We

stellen ambitieuze doelen, dat past ook bij onze waarden, en zoeken actief de samenwerking met de markt. Hierbij kijken we naar het grotere plaatje van de maatschappelijke uitdagingen waar we voor staan, en dit doen met oog voor de lange termijn. 3. Conform wet- en regelgeving

We werken minimaal conform de wet- en regelgeving zoals die gesteld is binnen de aanbestedingswetgeving en andere kaders. In de volgende paragraaf worden de leidende kaders verder toegelicht.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

5

1.4 Leidende kaders

Voordat we inzoomen op onze eigen inkoop ambities zijn we als overheidsorganisatie genoodzaakt

ons te houden aan leidende kaders zoals wet- en regelgeving en richtlijnen. In deze paragraaf

beschrijven we expliciet een aantal duurzame kaders die in wet- en regelgeving zijn opgenomen. Een overzicht van alle wet- en regelgeving en richtlijnen die toepasbaar zijn op dit inkoopbeleid zijn te vinden in Hoofdstuk 3.

In de Transitievisie Warmte en het Spoorboekje naar een Klimaatneutrale gemeente hebben we afgesproken in 2050 klimaatneutraal te zijn. Onder klimaatneutraal verstaan we als gemeente “dat

alle activiteiten en processen op het gemeentelijk grondgebied geen bijdrage meer leveren aan klimaatverandering in de vorm van CO2-uitstoot”.

6

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

2. Hoe kopen we in? Om te kunnen voldoen aan de leidende kaders zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, zorgen we

dat onze inkoop bijdraagt aan de verantwoorde omgang met natuurlijke en sociale hulpbronnen zonder dat het ten koste gaat van onze eigen financiële gezondheid. Aan het einde van dit hoofdstuk is duidelijker wat Duurzaam Inkopen betekent en waar onze verantwoordelijkheid ligt als gemeente.

2.1 De basis van inkopen

Definitie: Bij Duurzaam Inkopen zoeken we naar een balans tussen de financiële waarde, natuurlijke waarde en sociale waarde

Scope:

Natuurlijke waarde

Als opdrachtgever van een inkoop bekijken we deze drie aspecten vanuit onze verantwoordelijkheid voor de gehele keten. Dat

betekent dat we met onze vraag naar producten en diensten ook verantwoordelijkheid nemen voor de partijen die vóór onze

Duurzaam Inkopen

Sociale waarde

Financiële waarde

directe leverancier in de keten hebben gewerkt en de keuzes die daar zijn gemaakt.

Circulariteit is daarbij een sleutelbegrip. In een circulaire economie streven we naar het maximaliseren van de waarde van een product door afval te

minimaliseren en de levensduur van producten zo lang mogelijk te maken (zie Figuur 1). Dit realiseren we door bij het ontwerp al na te denken over lange levensduur, herbruikbaarheid en eenvoudige reparatie. Dat betekent

ook dat we een product niet weggooien, maar hergebruiken, repareren of de grondstoffen inzetten voor het maken van nieuwe producten, zodat er geen afval ontstaat. Dit kan alleen wanneer er bij het ontwerp van een product al nagedacht wordt over deze lange levensduur. De meeste CO2-uitstoot

ontstaat in de productiefase van een product. Door langer met producten

te doen en/of grondstoffen te hergebruiken, slaan we keer op keer de grondwinningsfase over en kunnen we logischerwijs een CO2-reductie realiseren.

Figuur 1 - Circulaire Economie volgens het Value Hill Model

2.2 Randvoorwaarden

Om succesvol te kunnen zijn in het realiseren van Duurzaam Inkopen en om het inkoopbeleid hier op de juiste wijze bij te kunnen inzetten, is het van belang dat: 1. We tijdig starten met alle betrokkenen

Verduurzaming vereist een verandering in ons gedrag en dus andere keuzes. Het maken van

deze nieuwe keuzes in onze inkoopprocessen kost tijd en daarom is het belangrijk om hier voldoende tijd voor te nemen. We hoeven niet alles tegelijk aan te pakken, maar we kunnen wel planmatig te werk gaan bij de belangrijkste inkooptrajecten, zoals bij grote bouwwerken of

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

7

inkoopcategorieën. In de voorfase van een inkooptraject kunnen we strategische beslissingen nemen over hoe we de opdracht willen invullen en uitvoeren (inkoopstrategie). 2. We van elkaar en van de markt leren

Door tijdig te starten met inkooptrajecten krijgen we de gelegenheid om van elkaar en de markt

te leren. Indien nodig kan de gemeente expertise inschakelen om het inkoopproces goed voor te

bereiden en de status van verduurzaming van een product of dienst in de markt te onderzoeken. Voor bepaalde grote inkoopprojecten kan het waardevol zijn om met de markt in gesprek te gaan over toekomstige ontwikkelingen (marktconsultatie). Samenwerking binnen de gemeente en met onze partners binnen de waardeketen is ook essentieel, zodat we als serieuze inkooppartner kunnen optreden.

3. We de voortgang en successen delen

Verandering is een uitdaging die doorzettingsvermogen vereist, maar juist daarom is het

waardevol om ons bewust te zijn van deze reis en de voortgang en successen te delen, zowel

met elkaar als met onze partners. We zijn een lerende organisatie en we zetten kleine stappen voorwaarts richting een groot resultaat.

2.3 Waarde en risico’s Maximaliseren van waarde

Uit de vorige paragraaf wordt duidelijk dat in een circulaire economie gezocht wordt naar het

maximaliseren van de waarde van grondstoffen. Leveranciers zullen in deze economie bij het

ontwerpen van producten al na gaan denken over materiaalgebruik en repareerbaarheid, wat gepaard

zou kunnen gaan met een hogere productprijs. Daar waar in huidig inkoopbeleid vaak nog gestuurd

wordt op de laagste prijs, zal ons duurzamere inkoopbeleid deze mogelijk hogere prijs rechtvaardigen door het feit dat een product langer mee gaat en een grondstofreductie en CO2-reductie tot gevolg

heeft. Dit heeft een financieel voordeel op de lange termijn. Pas wanneer grondstoffen gerecycled kunnen worden en wanneer grondstofprijzen zullen stijgen door toenemende schaarste, zal de

leverancier zelf de financiële voordelen van hergebruik van grondstoffen ervaren. Tot die tijd zijn er

extra investeringen nodig in de keten om deze extra stappen van hergebruik, reparatie en recycling mogelijk te maken. Deze stappen zijn tenslotte voor veel ketens nog niet ingericht.

Reduceren van risico’s

De risico’s die niet direct zichtbaar zijn, maar juist met duurzaam inkoopbeleid gereduceerd zal worden zijn risico’s ten aanzien van klimaat en grondstofschaarste. Daarnaast is inkoopbeleid bedoeld om zo zorgvuldig mogelijk met de gemeentelijke gelden om te gaan. Dit inkoopbeleid geeft richting aan de bredere focus op risico’s om als gemeente ook onze maatschappelijke taak in te vullen.

Duurzame routekaart

Om richting te geven aan het verhogen van waarden en reduceren van risico’s hebben we een

duurzame routekaart ontwikkeld voor producten en diensten. Tijdens Duurzaam Inkopen kunnen

8

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

er veel keuzes gemaakt worden waarbij het doel is om zo vaak mogelijk een duurzamere keuze te

maken. Onderstaande routekaarten voor producten en diensten geven de meest duurzame routes weer (groen), de iets minder duurzame maar nog steeds duurzame routes (oranje), en de route die

we in de huidige duurzaamheidstransitie soms nog genoodzaakt zijn om te nemen, maar uiteindelijk het liefste willen vermijden (rood). Als hulpmiddel is deze routekaart in Bijlage 4.2 uitgebreid met

vragen die kunnen dienen als een startpunt om een analyse uit te voeren van de redenen achter

het (niet) inkopen van bepaalde producten en diensten en om verbeteringen te identificeren voor toekomstige inkoopprocessen.

Producten

Onderstaande routekaart geeft een aantal stappen weer om te bepalen hoe duurzaam kan worden ingekocht.

Duurzame routekaart - Producten Duurzaam Inkopen

Inkoopbehoefte

Doen met wat er is en onderhoud

Bestaande producten

Volledig of deels gerecyclede producten

Herstellen of refurbishen

Bijdrage aan natuurlijke en sociale aspecten

Lokale inkoop

Zo milieuvriendelijk mogelijk geproduceerd

Nieuwe producten

Doen met wat er is en

onderhouden

De meest duurzame stap is om de behoefte aan producten of diensten te verminderen door te doen met wat er is

en deze materialen op het hoogste waarde niveau te (be) houden en te onderhouden (mits de huidige situatie

niet vervuilender is dan een alternatief van bestaande,

gerecyclede of nieuwe producten). Door efficiënter gebruik te maken van bestaande middelen en processen, kunnen

inkopers de vraag naar nieuwe producten minimaliseren. Bestaande producten

Kijk naar de mogelijkheden om langer te doen met de producten die er al zijn (in de markt) door deze

producten tussen partijen slim te recirculeren waardoor de gebruiksduur verlengd wordt. Dit is ook een kans om

bestaande patronen te doorbreken door kritisch te zijn of een nieuw product wel nodig is.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

9

Herstellen/refurbishen

Kijk naar mogelijkheden om gereviseerde of refurbished

producten aan te schaffen. Dit vermindert de vraag naar nieuwe grondstoffen en verlengt de gebruiksduur van producten.

Volledig of deels gerecyclede producten

Lokale inkoop

Bepaal of er een product op de markt is wat deels of

volledig van gerecyclede grondstoffen gemaakt wordt en vervolgens weer (deels) gerecycled kan worden. Door producten lokaal in te kopen, worden de

transportkosten verminderd, wat de ecologische voetafdruk verkleint en lokale economieën stimuleert. Zo wordt bij de

selectie van leveranciers ook CO2 meegewogen in de keuze, waardoor de lokale leveranciers bij een gelijk product een voordeel kunnen hebben. Nieuwe producten

In de huidige duurzaamheidstransitie is het soms nog niet mogelijk om een noodzakelijk product anders in te kopen dan in een nieuwe staat. Ook dan kan er een positieve

invloed worden geleverd op het inkoopproces, door met

het nieuwe product bij te dragen aan natuurlijke en sociale aspecten, het zo milieuvriendelijk mogelijk te produceren en het lokaal in te kopen. Bijdrage aan natuurlijke en sociale aspecten

Duurzaam geproduceerd

Als je niet ontkomt aan nieuwe producten, zorg dan dat deze streng zijn getoetst op hun bijdrage aan

natuurlijke, sociale aspecten en financiële aspecten. Zorg dat de producten duurzaam zijn geproduceerd (energiezuinig en lage CO2-uitstoot tijdens hun

levenscyclus), groene verpakking (zoals recyclebaar of

biologisch afbreekbaar materiaal) en dat de producten

worden geleverd via zo lokaal mogelijke, duurzame logistiek (vervoersbedrijven die zich inzetten voor duurzaamheid en CO2-reductie in hun transportactiviteiten).

10

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

Diensten

Duurzame routekaart - Diensten Inkoopbehoefte

Duurzaam Inkopen

Selectie leverancier

Selectie leverancier

Lokale leverancier

Samenwerking en dialoog

Selecteer de leverancier op basis van de

duurzaamheidsaspecten zoals in dit inkoopbeleid

geformuleerd. Kijk hierbij naar hun certificeringen, beleid en trackrecord op het gebied van duurzaamheid. Vraag leveranciers naar hun duurzaamheidsbeleid. Laat de

leverancier aantoonbaar maken hoe de SROI component ingevuld wordt. Lokale leveranciers

Geef de voorkeur aan lokale leveranciers om de ecologische voetafdruk van diensten te verminderen en de lokale

economie te ondersteunen. Zo wordt bij de selectie van

aannemers ook CO2 meegewogen in de keuze, waardoor de lokale aannemers bij een gelijke dienst een voordeel kunnen hebben. Samenwerking en dialoog

Werk nauw samen met leveranciers (in langdurige

contracten waar mogelijk) om duurzaamheidsdoelen te bereiken en moedig voortdurende dialoog aan om duurzame initiatieven te bevorderen.

2.4 Koppeling met de maatschappelijke taak van de gemeente

Naast het implementeren van circulaire principes in de eigen inkopen, koppelen we Duurzaam Inkopen ook aan de maatschappelijke taak van de gemeente. Reparaties van producten kunnen

bijvoorbeeld worden uitgevoerd in een Sociaal Ontwikkel Bedrijf waar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkzaam zijn. Recycling kan worden vormgegeven in samenwerking met

ondernemers in een regio met soortgelijke grondstoffen, waar een gemeente in ruimtelijke

ordening of in faciliterende zin een rol kan spelen. Samen met de omgeving speelt de gemeente dan een verbindende rol in de transitie. Ook lokale productie faciliteren past in deze ontwikkeling.

2.5 Inkoopdoelstellingen

Onze ambitie is Duurzaam Inkopen, door te focussen op het maximaliseren van de financiële, sociale en natuurlijke waarde.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

11

Om concreet te kunnen rapporteren is voor elk van deze waarden een doelstelling bepaald zoals te zien in onderstaande tabel. Natuurlijk

Reductie in CO2-emissies

Sociaal

Social Return on Investment

Noot:

12

Financieel

Producten of diensten inkopen voor een hogere prijs is

geoorloofd, mits er waarde op

lange termijn wordt gecreëerd

gericht op sociale of natuurlijke aspecten.

Zie Bijlage 4.1 voor een overzicht van wat de natuurlijke, sociale en financiële aspecten inhouden, die gebruikt kunnen worden om te bepalen of een inkoop duurzaam is of niet. Zie ook de routekaart in Paragraaf 2.3 en de reflectievragen in Bijlage 4.2 om te helpen duurzamere keuzes te maken.

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

3. Wet- en regelgeving en richtlijnen 3.1 Wet- en regelgeving

In onderstaande tabel staan enkele wetten opgenomen die betrekking kunnen hebben op de inkopen van de gemeente De Ronde Venen. Heb je hier vragen over? Laat het weten aan het team inkoop via inkoop@derondevenen.nl.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van

aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De

‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van

deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan

volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeente.

Klimaatakkoord van Parijs (2015)

Gemeente De Ronde Venen streeft naar 100%

(Link klimaatbeleid)

klimaatneutraliteit in 2050. Dit betekent dat we geen

CO2-uitstoot meer willen hebben op ons gemeentelijk

grondgebied. Let wel, in dit streven worden de materiaalgerelateerde CO2-emissies voor de gebouwde omgeving,

de uitstoot van vervoer op snelwegen, en de effecten van

methaan, lachgas, klimaatadaptatie en -bestendigheid, en het vrijkomen van CO2 bij oxidatie van veengronden niet meegerekend. Europese doelstellingen (2010)

In 2010 committeerden de lidstaten van de Europese Unie

Aanbestedingswet 2012

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert

(Link aanbestedingswet)

zich aan het 10-jarenplan ‘Europa 2020’.

sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/ EU en 2014/25/EU(‘Aanbestedingsrichtlijnen’),

Concessierichtlijn 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/

EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één

kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

13

Deze wet geeft het kader voor aanbestedingen voor overheidsorganisaties. Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden

behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie

Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus

controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Zorgvuldige en

oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de

inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding

tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen,

voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere

lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige

wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. Nationaal Energieakkoord (2013) (Link energieakkoord)

Meer dan veertig organisaties, waaronder alle lagen van de Nederlandse overheden, sloten in 2013 het

Nationaal Energieakkoord, wat afspraken bevat over energiebesparing, meer duurzame energie en extra werkgelegenheid.

Energieagenda (2013) (Link energieagenda)

14

De Energieagenda schetst de transitie naar een CO2-arme energievoorziening in 2050.

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

Omgevingswet (2024) (Link omgevingswet)

Vanaf 1 januari 2024 wil de overheid via de Omgevingswet

de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen zodat het makkelijker is om bouwprojecten te starten.

Gids proportionaliteit (Link naar Justis)

(Link naar Pianoo) Aanbestedingsreglement Werken 2016 (Link naar Pianoo)

De (herziene) ‘Gids Proportionaliteit’ 2020 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen.

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen

met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor

Werken moeten verlopen.

3.2 Richtlijnen Naast wettelijke kaders zijn er ook richtlijnen die in acht moeten worden genomen bij de inkopen namens de gemeente. Zie hieronder een overzicht van de belangrijkste richtlijnen. Duurzaamheidsbeleid

Het duurzaamheidsbeleid is gebaseerd op het

(Link naar pagina

het klimaatakkoord tussen gemeenten en Rijk van

De Ronde Venen

Klimaatneutraal op website gemeente De Ronde Venen)

Transitievisie Warmte (2021) (Link naar Strategie

werkprogramma ‘Nieuwe energie voor het klimaat’ en 2007-2011. Het plan van aanpak Klimaatbeleid 2008-2011 is hieruit ontwikkelt en streeft via een projectmatige aanpak naar 10% duurzame energieproductie in 2020. Klimaatneutraal en aardgasvrij-klaar in 2050.

warmtetransitie De Ronde Venen) Spoorboekje naar een

Het spoorboekje wil een actieve werkwijze met

Klimaatneutrale gemeente in 2050 bijbehorende heldere en haalbare werksporen schetsen die leidt tot klimaatneutraliteit van De Ronde Venen in 2050.

Coalitieakkoord Ronde Venen Belang, VVD en D66 (2022)

Staan voor een klimaatneutrale gemeente in 2050.

(Link naar Coalitieakkoord ‘In het hart’)

Integriteitsrichtlijnen

De gemeente vindt het belangrijk dat al haar medewerkers

Integriteit Rijk)

de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en

(Link naar Gedragscode

integer handelen. De medewerkers houden zich aan

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

15

objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente verwijst voor meer algemene informatie omtrent het onderwerp bestuurlijke en ambtelijke

integriteit naar het document ‘Gedragscode Integriteit Rijk’. De gemeente wil enkel zakendoen met integere

ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit

van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen)

in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de

‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (afgekort GVA, zie hiervoor https://www.justis.nl/producten/

gedragsverklaring-aanbesteden-gva/gedragsverklaringaanbesteden-aanvragen, of een Verklaring Omtrent het

Gedrag (afgekort VOG). Extra borging van integriteit kan

tevens door het toepassen van voorkennisovereenkomsten. Privacyrichtlijnen

De gemeente hecht veel waarde aan de privacy van haar

Algemene Verordening

de privacy door naleving van de Algemene verordening

(Link naar Handleiding Gegevensbescherming)

inwoners, medewerkers en andere relaties. Zij waarborgt gegevensbescherming (AVG). De gemeente ziet er

daarnaast actief op toe dat ook de ondernemers waarmee

de gemeente zakendoet zich aan deze verordening houden. De gemeente doet dit door hierover afspraken vast te

leggen in de te sluiten overeenkomsten en indien nodig verwerkersovereenkomsten te sluiten. Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers

geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag kan

de gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend

en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. Uniforme inkoopdocumenten

De gemeente hanteert uniforme documenten, tenzij een

concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan

toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende

procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente

16

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (gemeente specifiek)

• GIBIT voor ICT inkopen gemeente specifieke inkoopvoorwaarden voor ICT)

• UAV 2012/UAV-GC (generieke voorwaarden)

• RAW-systematiek (generieke gestandaardiseerde methode voor schrijven van bestekken)

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

17

4. Bijlagen 4.1 Financiële, natuurlijke en sociale aspecten van inkopen Financiële aspecten van inkopen

Financiële aspecten van inkopen verwijzen naar de economische implicaties en kosten die gepaard

gaan met inkoopactiviteiten. Het omvat de financiële overwegingen en beslissingen die worden genomen bij het aanschaffen van goederen en diensten. Enkele belangrijke financiële aspecten van inkopen zijn:

1. Kostenbeheersing: Het streven naar efficiëntie en kostenbeheersing bij het inkopen van producten en diensten om het budget optimaal te benutten.

2. Prijsonderhandelingen: Het onderhandelen over de prijs en voorwaarden met leveranciers om gunstige deals te verkrijgen en waar mogelijk kosten te verlagen.

3. Total Cost of Ownership (TCO): Het beoordelen van de totale kosten gedurende de levensduur

van een product, inclusief aanschaf, onderhoud, gebruik en eventuele verwijdering, om een weloverwogen beslissing te nemen op basis van de totale kosten.

4. Kwaliteit en prestaties: Het waarborgen van de kwaliteit en prestaties van de aangeschafte

producten en diensten om onnodige uitgaven voor herstellingen en vervangingen te vermijden.

5. Betalingstermijnen: Het vaststellen van gunstige betalingstermijnen om de liquiditeit van

de organisatie te behouden en te voorkomen dat betalingen de financiële positie negatief beïnvloeden.

6. Financiële risico’s: Het beoordelen en minimaliseren van financiële risico’s bij het aangaan van inkoopverplichtingen, zoals contractbreuk, prijsvolatiliteit of onvoorziene kosten.

7. Leveranciersbeoordeling: Het evalueren van de financiële stabiliteit en betrouwbaarheid van potentiële leveranciers om te zorgen voor langdurige en duurzame partnerships.

8. Schaalvoordelen: Het benutten van schaalvoordelen door grotere hoeveelheden in te kopen, waardoor mogelijk kortingen worden verkregen.

Financiële aspecten van inkopen zijn van cruciaal belang om een verantwoord en toekomstbestendig financieel beleid te voeren. Door slimme financiële beslissingen te nemen en kosten efficiënt te beheren, kunnen we als gemeente onze financiële positie versterken en onze middelen effectief benutten.

18

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

Natuurlijke aspecten van inkopen

Natuurlijke aspecten van inkopen verwijzen naar de impact die de inkoopactiviteiten hebben op het milieu en het ecosysteem. Het omvat de overweging van duurzaamheidsaspecten bij het aanschaffen van goederen en diensten, waarbij rekening wordt gehouden met het gebruik van natuurlijke hulpbronnen, de uitstoot van broeikasgassen, vervuiling en afvalbeheer. Enkele belangrijke natuurlijke aspecten van inkopen zijn:

1. Energieverbruik: Het beoordelen van het energieverbruik van producten en diensten, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan energie-efficiënte opties om de ecologische voetafdruk te minimaliseren.

Resultaat: Verminderen broeikasgassen (waaronder CO2)

2. Vervoer en logistiek: Door CO2 zwaar mee te wegen in de aanbesteding, hebben lokale of zeer duurzame leveranciers een voordeel.

Resultaat: Verminderen broeikasgassen (waaronder CO2)

3. Afvalbeheer: Het streven naar producten met minimale verpakking en recyclagemogelijkheden, en het vermijden van single-use wegwerpproducten. Resultaat: Verminderen van afval

4. Biodiversiteit: Zoveel als mogelijk biodiversiteit vergroten. Daarnaast het verminderen van de

afname van de verscheidenheid aan levensvormen door verlies van habitat, overexploitatie, vervuiling, invasieve soorten, klimaatverandering, fragmentatie en verlies van genetische diversiteit door o.a. monocultuur.

Resultaat: Verhogen bijdrage aan de biodiversiteit

5. Materiaalkeuze: De selectie van duurzame materialen die minder belastend zijn voor het milieu, zoals gerecyclede materialen of biologisch afbreekbare alternatieven. Resultaat: Hergebruik, recyclebaar, ontwerpkeuzes

6. Waterverbruik: De keuze voor producten en diensten die waterbesparend zijn en bewust omgaan met dit waardevolle natuurlijke hulpbron.

Resultaat: verminderen # liters watergebruik en indien mogelijk % hergebruik verhogen

7. Vervuiling: Het verminderen van schadelijke stoffen, materialen of verontreinigende factoren in het milieu, wat leidt tot schadelijke effecten op ecosystemen en levende wezens. Resultaat: Verminderen lucht-, water- en bodem-, licht- en geluidsvervuiling

Natuurlijke aspecten van inkopen zijn van groot belang om duurzamer en verantwoordelijker inkoopbeleid te bevorderen, waarmee wij als gemeente kunnen bijdragen aan de bescherming van het milieu en het behoud van natuurlijke hulpbronnen voor toekomstige generaties.

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

19

Sociale aspecten van inkopen

Sociale aspecten van inkopen verwijzen naar de impact die inkoopactiviteiten hebben op de samenleving en haar stakeholders. Het omvat de overweging van menselijke en sociale belangen

bij het aanschaffen van goederen en diensten, waarbij rekening wordt gehouden met ethische en sociale verantwoordelijkheid. Enkele belangrijke sociale aspecten van inkopen zijn:

1. Partnerships met oog op de lange termijn: Het streven naar partnerships met leveranciers.

2. Lokale gemeenschappen: Het ondersteunen van lokale gemeenschappen door het werken met

lokale leveranciers, het creëren van werkgelegenheid en het bijdragen aan de economische ontwikkeling van de regio.

3. Arbeidsomstandigheden: Het bevorderen van eerlijke arbeidsomstandigheden en het

ondersteunen van leveranciers die goede arbeidspraktijken hanteren, zoals het respecteren van arbeidsrechten en het aanbieden van veilige werkomgevingen.

4. Gezondheid en veiligheid: Het beoordelen van de impact van producten en diensten op de gezondheid en veiligheid van gebruikers en consumenten.

5. Mensenrechten: Het waarborgen dat de inkoopactiviteiten geen schendingen van mensen­ rechten ondersteunen, zoals kinderarbeid, gedwongen arbeid of discriminatie.

6. Inclusie en diversiteit: Het stimuleren van inclusie en diversiteit in de toeleveringsketen, door te streven naar samenwerking met leveranciers die een divers personeelsbestand hebben en inclusieve praktijken omarmen. Waaronder het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

7. Ethische handel: Het bevorderen van ethische handelspraktijken, waarbij respect voor

mensenrechten en duurzame ontwikkeling centraal staan. Hierin volgen we de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV).

8. Transparantie en verantwoording: Het stimuleren van transparantie in de toeleveringsketen, zodat de herkomst van producten en de naleving van sociale normen kunnen worden nagegaan.

Sociale aspecten van inkopen zijn van groot belang om een verantwoordelijk inkoopbeleid te bevorderen, waarmee we als gemeente kunnen bijdragen aan een eerlijke en rechtvaardige samenleving, terwijl wij onze invloed gebruiken om positieve sociale verandering te stimuleren.

4.2 Reflecteren op een duurzaam inkoopproces

Onderstaande vragen kunnen dienen als een startpunt om een analyse uit te voeren van de redenen

achter het (niet) inkopen van bepaalde producten en diensten en om verbeteringen te identificeren voor toekomstige inkoopprocessen.

Reflectie bij overweging inkoop

• Is het bij deze inkoop mogelijk om krachten te bundelen met anderen om de inkoop te voorkomen of juist slim in te kopen?

• Welke kaders uit Hoofdstuk 4 wet- en regelgeving en richtlijnen moeten gevolgd worden en zijn relevant voor deze aankoop? Bij vragen over deze kaders, neem contact op met inkoop@ derondevenen.nl.

20

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

Reflectie op ingekochte Producten

Duurzame routekaart - Producten Duurzaam Inkopen

Inkoopbehoefte

1

2

10

Doen met wat er is en onderhoud

3

4

5

Bestaande producten

Herstellen of refurbishen

Lokale inkoop

6

7

8

Volledig of deels gerecyclede producten

Bijdrage aan natuurlijke en sociale aspecten

Zo milieuvriendelijk mogelijk geproduceerd

9 Nieuwe producten

Stap 1

• Hebben we (eventueel samen met andere belanghebbenden)

Inkoopbehoefte goed in kaart welke behoefte we in willen vullen door het inkopen van dit product?

• Hebben we het product nodig voor de continuïteit van onze organisatie of kunnen we ontwikkelen met minder/zonder?

Stap 2

• In hoeverre kunnen we de levensduur van de producten die we al

Doen met wat er is in gebruik hebben verlengen door ander gedrag en/of kwalitatief en onderhouden goed onderhoud? Stap 3

• Zijn er (genoeg) bestaande producten beschikbaar om in de

Bestaande producten behoefte te voldoen? Waar halen we die vandaan?

• In hoeverre zijn de bestaande producten in goede staat om

hergebruikt te kunnen worden? Of is het nodig om de producten te herstellen/refurbishen voordat ze gebruikt kunnen worden?

Stap 4

• Weegt de keuze om dit product te herstellen of refurbishen op

Herstellen/refurbishen tegen de natuurlijke en sociale waarde van het inkopen van Stap 5

Lokale inkoop

volledig of deels gerecycled product?

• In hoeverre kan het product lokaal worden ingekocht?

• In hoeverre is het product/zijn de grondstoffen lokaal ingekocht door de leverancier?

• In hoeverre hebben we wel/niet rekening kunnen houden met duurzaam transport en het verminderen van verpakking?

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

21

Stap 6

• Zijn er volledig of deels gerecyclede producten beschikbaar om in

Volledig of deels de behoefte te voldoen? Waar halen we die vandaan? gerecyclede producten Stap 7

• In hoeverre draagt dit product bij aan een positieve impact op de

Bijdrage aan natuurlijke natuurlijke, sociale en financiële aspecten uit Bijlage 4.1? en sociale aspecten Stap 8

• In hoeverre kan de leverancier van dit product reflecteren op hun

Zo milieuvriendelijk positieve impact op de natuurlijke, sociale en financiële aspecten mogelijk geproduceerd uit Bijlage 4.1? Stap 9

• Op basis van welke uitlegbare overweging is er gekozen voor

Stap 10

• Hoe was de beslissing om dit product wel/niet in te kopen in lijn

Nieuwe producten het inkopen van nieuw product?

Duurzaam Inkopen met onze inkoopdoelstellingen uit Paragraaf 2.5?

• Hebben we een effectieve communicatie en samenwerking gehad

tussen inkoop en andere relevante teams bij het nemen van deze beslissing? Waarom wel/niet?

• Wat zijn de belangrijkste lessen die we uit deze beslissing kunnen

halen om ons inkoopproces te verbeteren?

• Zijn de kosten en prijsstelling van de producten geanalyseerd in

balans met de natuurlijke en sociale waarde?

22

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen

Reflectie op ingekochte Diensten

Duurzame routekaart - Diensten

Inkoopbehoefte

1

Stap 1

Duurzaam Inkopen

2

3

4

Selectie leverancier

Lokale leverancier

Samenwerking en dialoog

5

• Hebben we (eventueel samen met andere belanghebbenden)

Inkoopbehoefte goed in kaart welke behoefte we in willen vullen door het inkopen van deze dienst?

• Hebben we de dienst nodig voor de continuïteit van onze

organisatie of kunnen we ontwikkelen met minder/zonder? Stap 2

• In hoeverre kan de leverancier van deze dienst reflecteren op hun

Selectie leverancier positieve impact op de natuurlijke, sociale en financiële aspecten uit Bijlage 4.1?

Stap 3

• In hoeverre steunt het inkopen van deze dienst het lokale

Lokale leveranciers MKB/de lokale economie?

• In hoeverre heeft de leverancier rekening gehouden met

duurzaam transport en/of het verminderen van reisbewegingen? Stap 4

• In hoeverre zijn we transparant en oprecht over onze

Samenwerking en dialoog inkoopdoelstellingen uit Paragraaf 2.5 en durven we onze verwachtingen van onze leverancier hierover uit te spreken?

• In hoeverre zijn we bereid flexibel te zijn, te leren en fouten

te durven (laten) maken (door de leverancier) in het proces op basis van voortschrijdend inzicht om te bouwen aan een lange termijn

samenwerking en een meer duurzame dienstverlening en andere innovatieve concepten voor een toekomstbestendige maatschappij? Stap 5

• Hoe was de beslissing om deze dienst wel/niet in te kopen in lijn

Duurzaam Inkopen met onze inkoopdoelstellingen uit Paragraaf 2.5?

• Hebben we een effectieve communicatie en samenwerking gehad

tussen inkoop en andere relevante teams bij het nemen van deze beslissing? Waarom wel/niet?

• Wat zijn de belangrijkste lessen die we uit deze beslissing kunnen

halen om ons inkoopproces te verbeteren?

• Zijn de kosten en prijsstelling van de dienst geanalyseerd in balans

met de natuurlijke en sociale waarde?

Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen |

23

Tekst

Diane Zandee Tara Vester

Vormgeving

Pijl 14 grafisch ontwerp Datum

Oktober 2023 Contactgegevens De Ronde Venen

Croonstadtlaan 111 3641 AL Mijdrecht

Telefoon: 0297 29 16 16 Postbus 250

3640 AG Mijdrecht 24

| Inkoopbeleid De Ronde Venen > Toekomstbestendig inkopen