Bijlage 1. Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad De Ronde Venen 2026

Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad De Ronde Venen 2025 Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden zo meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semioverheden geregeld in de Wet open overheid (Woo). Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van De Ronde Venen normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie, zoals persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren of inwoners. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Woo. De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld.

Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven op welke wijze de gemeenteraad rekening houdt met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken. De gemeenteraad van de gemeente De Ronde Venen: Gelet op het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo) en de Gemeentewet. Besluit: De gedragscode privacy en persoonsgegevens in de gemeenteraad van De Ronde Venen vast te stellen. Artikel 1 Definities a. Publicatie Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad (en de bijbehorende applicatie). Stukken die op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

b. Raadsinformatiesysteem Het raadsinformatiesysteem (RIS) is de digitale vergaderapplicatie waarmee informatie van de gemeenteraad toegankelijk wordt gemaakt. Het RIS kent twee omgevingen: een openbaar en een besloten gedeelte. De openbare omgeving is voor iedereen toegankelijk: voor raads- en commissieleden, maar ook voor inwoners en andere betrokkenen. Zoveel mogelijk vergaderstukken worden hier, geheel in lijn met de wettelijke vereisten, openbaar gemaakt. In sommige gevallen is dat niet mogelijk, omdat het bijvoorbeeld gaat om documenten waarin persoonsgegevens zijn verwerkt of omdat er geheimhouding op een stuk is gelegd. Deze stukken worden op het besloten gedeelte geplaatst. Dit besloten gedeelte is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, het college van burgemeester en wethouders, medewerkers van de raadsgriffie en specifiek geautoriseerde ambtenaren. c. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon. Sommige persoonsgegevens gaan direct over een bepaald persoon (directe persoonsgegevens). Losse gegevens die samengevoegd kunnen leiden tot de identificatie van een bepaalde persoon vormen ook persoonsgegevens (indirecte persoonsgegevens). In de AVG wordt onderscheid gemaakt tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van het RIS verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Artikel 3 Gedragscode Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën de volgende gedragslijnen: a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en collegeleden Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uit maken en hoe zij te bereiken zijn. Op het RIS wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto en e-mailadres. Ook nevenfuncties worden gemeld.

Desgewenst kan een politieke ambtsdrager toestemming geven om extra informatie publiceren, zoals een adres of telefoonnummer. b. Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, in een raadsvoorstel, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier bij vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. Wanneer persoonsgegevens van een ambtenaar in een ingekomen stuk voorkomt wordt deze weggelakt. Ook worden insprekers bij openbare vergaderingen geïnstrueerd geen namen van ambtenaren te noemen tijdens hun inspraak. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de gemeenteraad richten De gemeenteraad van De Ronde Venen ontvangt regelmatig brieven van inwoners, verenigingen, bedrijven of andere organisaties. In deze brieven staan vaak ook adresgegevens, een telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Daarnaast komt het voor dat er een petitie aan de gemeenteraad wordt overhandigd met namen, adressen en handtekeningen van de ondertekenaars. Als deze brieven of petities openbaar op het RIS komen te staan, dan zou dat betekenen dat deze door iedereen rechtstreeks zijn in te zien.

Voor de ingekomen brieven van inwoners geldt dat het als onnodig wordt gezien om de persoonsgegevens openbaar te maken. De gemeenteraad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven en hun afzender, zodat raadsleden een oordeel kunnen vormen over de inhoud van de brief en indien gewenst contact met de afzender kunnen opnemen. De ingekomen brieven van inwoners worden daarom, met vermelding van naam en contactgegevens, in het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. Daarnaast wordt de brief geanonimiseerd op het openbare gedeelte van het RIS geplaatst, zodat ook inwoners en andere belanghebbenden het stuk kunnen lezen. Voor de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de inwoner, is het nodig dat op het RIS vermeld staat wanneer een brief van een inwoner bij de gemeenteraad is binnengekomen. Het is voldoende om bij de raadsvergadering een totaaloverzicht te publiceren van alle ingekomen brieven. Hier staan de brieven die de gemeenteraad van inwoners heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, maar met een korte aanduiding van het onderwerp en de datum van ontvangst.

Brieven van instellingen en organisaties zijn in de meeste gevallen minder persoonlijk. Ze bevatten hierdoor ook vaak minder persoonsgegevens. Door vanuit hun functie een brief te sturen, presenteren bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven zich in zekere mate in de openbaarheid. Openbare publicatie van deze brieven op het RIS is daarom niet bovenmatig. Voor petities geldt dat de petitie zelf – ofwel de boodschap die de petitie uitdraagt – op het RIS wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars komt niet op het openbare gedeelte van het RIS te staan, maar wel in het besloten gedeelte. d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van hun spreekrecht Personen die tijdens raadscommissievergaderingen of raadsvergaderingen gebruik willen maken van hun spreekrecht, doen dit welbewust in het openbaar. Wanneer een inspreker gebruik wil maken van zijn spreekrecht, wijst de griffie de inspreker er vooraf expliciet op dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te luisteren en/of te kijken op het RIS. Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het RIS. Dit geldt voor zowel beeld- en geluidsmateriaal, als voor gepubliceerde tekst.

De inspreker kan bij zijn of haar aanmelding aangeven of de naam van de inspreker wel of niet wordt genoemd. Sommige insprekers wensen hun inspreektekst ook schriftelijk met de gemeenteraad te delen. In dat geval wordt deze tekst op dezelfde manier verwerkt als onder c. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van de besluitvorming en als zodanig voorkomen in de vergaderstukken De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijzen bij een omgevingsplan en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens en handtekeningen voor publicatie op de website geanonimiseerd. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie

van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam van de appellant worden niet gepubliceerd. Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen inwoners de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt. De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat, als het stuk gericht is aan de gemeenteraad, gemeenteraadsleden deze stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen. f. Persoonsgegevens in beantwoordingsbrieven van het college van burgemeester en wethouders Sommige brieven die gericht zijn aan de gemeenteraad, worden ter afdoening doorgeleid naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden.

Omdat in deze brieven persoonsgegevens staan (in ieder geval de naam en adresgegevens van de ontvanger), wordt deze beantwoording alleen op het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. g. Besluiten of zaken als benoemingen Raadsbesluiten worden in de gemeente De Ronde Venen digitaal ondertekend. Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. h. Uitnodigingen aan de gemeenteraad Aan de raad gerichte uitnodigingen worden openbaar gepubliceerd op het RIS. Wanneer hier persoonlijke gegevens op staan van de afzender, worden deze afgeplakt. Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens Als het volgens deze gedragscode nodig is om een document te anonimiseren, dan worden de namen verwijderd met de hiervoor bij de gemeente beschikbare software. Voor zover dit voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen.

Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties De bepalingen in deze gedragscode zijn eveneens van toepassing op de stukken die door raadsfracties worden ingediend. Artikel 6 Uitzenden van openbare vergaderingen Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de vergaderingen van de gemeenteraad van De Ronde Venen in principe openbaar. Het maken van een audio- en/of video-opname, die zowel live als achteraf kan worden bekeken, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Deze opnames dragen bij aan toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, past bij dit gerechtvaardigde doel. In principe worden namelijk, naast raads- en commissieleden, alleen insprekers in beeld gebracht. Aanwezigen in de raadzaal worden echter wel actief geïnformeerd over het feit dat er opnames worden gemaakt. Dat gebeurt een bord in de raadzaal. Insprekers worden bij hun aanmelding van deze openbaarheid op de hoogte gebracht. Artikel 7 Inzage ingekomen stukken door derden Ingekomen stukken die aan de gemeenteraad zijn gericht, kunnen interessant zijn voor derden. Stukken met persoonsgegevens die op grond van de AVG en deze gedragscode niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen niet worden ingezien door derden.

Een dergelijk verzoek tot inzage wordt behandeld conform de Wet open overheid. Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding a. Deze regeling kan worden aangehaald als Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad De Ronde Venen. b. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking. Ondertekening Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van de gemeente De Ronde Venen van datum maand jaar,