Bijlage 1 bij beantwoording schriftelijke vragen - Informatienota Uitkomsten van het onderzoek Grip op de budgetten sociaal domein
Tekst van het document
Informatienota raad
PORTEFEUILLEHOUDER
de gemeenteraad 10 november 2020 SD-BSD Alberta Schuurs/Kiki Hagen
BEHANDELEND AMBTENAAR
Igor Osinga
AAN DATUM ORGANISATIEONDERDEEL
REGISTRATIENUMMER TER INZAGE BIJLAGE(N)
1.
2. 3.
TOESTELNUMMER
Aanbevelingen t.b.v. betere monitoring kosten in het Sociaal Domein Actualisatie prognoses Sociaal Domein Samenvatting uitkomsten onderzoeksvragen
1830
Onderwerp Uitkomsten van het onderzoek “Grip op de budgetten sociaal domein”.
Waarom naar de raad De gemeenteraad informeren over de uitkomsten van het onderzoek naar de budgetten binnen het sociaal domein.
Inleiding Tijdens de politieke commissievergadering van 17 september 2020 heeft de commissie Sl het college gevraagd een onderzoek te doen naar de budgetten binnen het sociaal domein. Het college heeft gehoor gegeven aan dit verzoek en heeft het bureau It’s Public de opdracht gegeven om dit onderzoek uit te voeren. Het college informeert uw raad in deze Informatienota over de uitkomsten van dit onderzoek. Leeswijzer. De rapportage Grip op Sociaal bestaat uit twee delen. Deel 1 (bijlage 1) bevat de aanbevelingen ten aanzien van de monitoring. In het tweede rapport (bijlage 2) worden de prognoses voor 2020 geactualiseerd. Hierbij is o.a. gebruik gemaakt van inzichten uit de aanbevelingen. Tot slot is er een separaat document (bijlage 3) opgesteld met een beknopte beantwoording per projectvraag inclusief verwijzingen naar de relevante onderdelen in de rapportages. Aan het einde van dit laatste document zijn ook de onderzoeksvragen opgenomen.
Informatienota raad - documentnummer: 47433
Kernboodschap Het college, en daarmee ook uw raad, is op een ongelukkig moment in de P&C-cyclus overvallen door hoge(re) kosten in het sociaal domein. Hoewel in de eerste bestuursrapportage een stijging van aanvragen en toekenningen in de openeinderegelingen is gemeld en er een systeem is ingericht om de kosten te monitoren is het college voor de 2e keer verrast door de hoogte van de stijging van de zorgkosten. De jaarlijkse kosten binnen het sociaal domein stijgen fors, met name binnen de jeugdzorg. Dat speelt bij heel veel gemeenten, bij ons zijn de stijgingen wederom laat bekend. Het lukte onvoldoende om grip te krijgen op deze kosten. Om eerder zicht te krijgen op de zorgkosten en om meer regie te kunnen krijgen op die uitgaven is er onderzoek gedaan. Met het uitvoeren van het onderzoek “Grip op de budgetten Sociaal Domein” is teruggekeken naar het gevolgde proces om vanuit deze inzichten te kunnen verklaren en verbeteren. Daarmee geeft het onderzoek ook antwoorden over welke (andere) beheersmaatregelen we kunnen treffen om meer aan de voorkant en proactief overzicht en inzicht te krijgen in de kosten. En heeft het onderzoek een check gedaan of nu de volledige kosten in beeld zijn voor 2020. Conclusies en aanbevelingen. In deze paragraaf de belangrijkste observaties, conclusies en aanbevelingen uit de rapportages van It’s Public.
Het eindrapport van project ‘Grip op Sociaal’ bestaat uit twee delen: Deel 1: Aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring kosten in het Sociaal Domein (bijlage 1) Deel 2: Actualisatie prognoses Sociaal Domein (jeugdwet en WMO) (bijlage 2) Samenvatting deel 1 | observaties en aanbevelingen ten behoeve van betere monitoring ■
De late meldingen van overschrijdingen in het Sociaal Domein laten zien dat de monitoring van de kosten in het sociaal domein niet op orde is. Dit komt door een combinatie van factoren; o.a. vertraging in de data-overdracht, beperkt beschikbare inzichten om een discussie over te voeren en onvolledigheden in de forecastingmethodiek.
■
Op een deel van deze factoren zijn in 2020 al verbeteringen gestart; er zijn themabijeenkomsten sociaal domein opgestart, er is een managementrapportage sociaal domein ontwikkeld (vanaf september) en er vindt een eenvoudige periodieke controle op het facturatiegedrag van aanbieders plaats. Dit zijn echter eerste stappen en nog niet afdoende maatregelen. Wel maken deze maatregelen de kans op een herhaling van de gebeurtenissen van dit jaar kleiner.
■
Om de monitoring van de kosten op orde te krijgen worden in het rapport aanbevelingen gedaan voor het gehele monitoringsproces; de eerste lijn, tweede lijn en het primaire proces.
■
Aanbevelingen ten aanzien van de eerste lijn: - De managementrapportage Sociaal Domein fungeert als belangrijkste beheersinstrument. Deze dient sterk verbeterd en uitgebreid te worden, o.a. door
Informatienota raad - documentnummer: 47433 - pagina 2
directe aansluiting op de begroting, het benoemen van een verantwoordelijke per -
begrotingspost en het inzichtelijk maken van de forecastmethodiek. De forecastmethodiek dient aangepast te worden en rekening te houden met facturatiegedrag, inhoudelijke duiding en beschikkingen.
-
De opgestarte thema-bijeenkomsten en managementrapportages dienen voorlopig op maandelijke basis voortgezet te worden. Op termijn (eind 2021) te bepalen wat de benodigde actualisatiefrequentie is voor de verschillende onderdelen.
■
Aanbevelingen ten aanzien van de tweede lijn: -
Het inrichten van een gestructureerd proces om de ca. 20 grootste (gemeentebreed) risicoposten op de begroting te voorzien van een extra inhoudelijke financiële discussie. Door als outside blik te fungeren kan de 2e lijn de kwaliteit van de
■
aannames en methodiek van de 1e lijn verbeteren. Aanbevelingen voor het primaire proces: -
Opstellen van richtbudgetten per aanbieder per gemeente (ipv. voor de gehele regio zoals nu gebeurt door het inkoopbureau).
-
Verbeteren van controles op facturatiegedrag door te kijken naar het verwachte en gerealiseerde facturatiegedrag van de grootste aanbieders.
-
Beter benutten van inzichten uit de verplichtingenadministratie. Door gestructureerd de verplichtingenadministratie uit te lezen kan de forecast aangescherpt worden.
■
Een belangrijk deel van de aanbevelingen (managementrapportage, forecasting en controle op facturatiegedrag) is op korte termijn (<2-3 maanden) te realiseren omdat alle benodige informatie voorhanden is. Wel is additionele financiële en implementatiecapaciteit benodigd om dit te realiseren.
Samenvatting deel 2 | actualisatie prognoses Sociaal Domein (jeugdwet en WMO) ■
De verwachte kosten voor het volledige jaar 2020 zijn herijkt door enkele van de aanbevelingen uit deel 1 toe te passen: de aangepaste forecastmethodiek en een systematische doorlichting van alle (sub)begrotingsposten.
■
De totale additionele verwachte kosten als gevolg van de herijking zijn ca. 671k-963k op de posten jeugdwet en WMO. -
Bij jeugdwet (+486k - +608k) komt de bijstelling vooral door correctie voor nog te ontvangen facturen bij gespecialiseerde zorg, één specifieke tegenvaller door significante nafacturatie van één aanbieder en een overschrijding bij SAVE.
-
Bij WMO begeleiding (+60k-115k) komt de bijstelling vooral door het juist meenemen van de COVID-impact in de forecast.
-
Bij WMO rolstoelen, vervoer en woonvoorzieningen (+100k-200k) betreft het met name individuele casuistiek. Deze post bevat relatief een beperkt aantal kostbare voorzieningen en is daarmee moelijker te ramen.
■
Bij WMO huishoudelijke hulp (+25k-40k) betreft het een beperkte bijstelling.
De PGB budgetten zijn niet herijkt.
Informatienota raad - documentnummer: 47433 - pagina 3
Consequentie Een aantal vragen uit de opdracht wordt meegenomen in het project “Doorlichting Toegang.” Daarvoor zijn de lijnen gelegd tussen beide projecten. Hiermee zijn de eerste stappen gezet in verbeteringen van processen en de borging daarvan. Voorstellen voor verbeteringen worden momenteel door de organisatie geïmplementeerd. Op welke manier(en) wij die binnen de organisatie implementeren, daar komen wij in december bij uw raad op terug. Tijdens het onderzoek is ook al een aantal maatregelen genomen om meer grip te krijgen op de budgetten binnen het Sociaal Domein. Zo is er een verbeterde forecast methodiek ontwikkeld. Deze methodiek is toegepast om inzichtelijk te maken of de tot nu toe opgestelde prognoses van 2020 en de begroting 2021 valide zijn. De gevolgen van de uitkomsten van deze forecast worden zichtbaar gemaakt in de eerste bestuursrapportage van 2021.
Communicatie Op woensdag 18 november staat de presentatie van de uitkomsten van het onderzoek op de agenda voor de raad.
Vervolg Momenteel wordt het project “Doorlichting Toegang voor Jeugd” uitgevoerd. Een eerste tussenrapportage van dit project zal uw raad in januari 2021 ontvangen.
Informatienota raad - documentnummer: 47433 - pagina 4