Bijlage 1.3 - implementatie

Bijlage 3:

Implementatie De ontwikkeling van inwonerparticipatie is nooit klaar. Het is blijvend zoeken naar nieuwe mogelijkheden om met elkaar in contact te zijn. Dat is een uitdaging voor ons allemaal: Inwoners, ondernemers, organisaties en de gemeente. Dit vraagt van de gemeentelijke organisatie dat alle medewerkers hier bewust mee bezig zijn. Om hen daarbij te helpen krijgt inwonerparticipatie vanaf 2023 een vaste plek in de gemeentelijke organisatie. Deze medewerker inwonerparticipatie geeft vorm aan de verdere ontwikkeling en implementatie van instrumenten. In deze bijlage een overzicht van mogelijke activiteiten. In deze bijlage dus nog geen uitgewerkt implementatieplan, maar de bouwstenen om hiermee verder aan de slag te gaan. De uitwerking, inclusief activiteitenplanning, wordt gemaakt door de medewerker inwonerparticipatie. We benoemen wel een aantal prioriteiten, zodat duidelijk is waar we kunnen beginnen. Daarna een beschrijving van de mogelijke activiteiten op basis van de volgende onderverdeling: • Informeren • Raadplegen en samenwerken • Initiatieven van inwoners • Gemeentelijke organisatie • Beleidskaders, juridische borging en financiën

Top 5 prioriteiten De top 5 bevat de acties waar we het snelst resultaat kunnen boeken: 1. Inwonerparticipatie agenda opzetten 2. Blanco beginnen bij een aantal ontwikkelingen 3. Goud in je Wijk 4. Inwonerparticipatieplan bij elke ontwikkeling 5. Inzet van interactieve digitale instrumenten

Informeren Website en sociale media door ontwikkelen De website en sociale media hebben verschillende functies: Ze nodigen uit, ze informeren, ze bieden mogelijkheden om te reageren. Hoe ze deze functies zo goed mogelijk vervullen is een continu punt van aandacht.

Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 1 van 7

Duidelijk, begrijpelijk en toegankelijk communiceren Daarbij gaat het er niet alleen om eenvoudig te formuleren (B1). Maar ook om de toegankelijkheid voor wie minder taalvaardig of anderstalig is. Het is al mogelijk om digitale informatie te laten voorlezen of met een dyslexie functie weer te geven. Dit zijn goede voorbeelden van meer inclusief communiceren. Inwonerparticipatie agenda beschikbaar stellen In de verbeteragenda is opgenomen dat de gemeente helder moet zijn wat er op de agenda staat. Zodat inwoners niet hoeven af te wachten tot de gemeente om een reactie op een onderwerp vraagt, maar dat ze ook proactief een bijdrage kunnen leveren. De raadsplanning kan als basis worden gebruikt voor het door de gemeente actief communiceren over wat er op de agenda staat en komt. Informatie beter ontsluiten De gemeente produceert een grote hoeveelheid informatie. Niet alles is openbaar, niet alles is interessant. De toegankelijkheid (rechtstreeks of op aanvraag) van informatie is nu niet eenduidig geregeld. Wat er wettelijk moet (Wet elektronische publicaties, Wet open overheid) brengen we op orde, maar niets staat ons in de weg om na te denken over hoe we meer informatie overzichtelijker beschikbaar kunnen stellen. Zeker rond projecten en beleidsontwikkeling waarbij gemeente en inwoners samenwerken is een gelijke informatiepositie van belang.

Raadplegen en samenwerken Vaker blanco beginnen (en als gemeente laten zien dat je ook alle antwoorden nog niet hebt) Ambtenaren zijn geneigd om als ze met een ‘probleem’ worden geconfronteerd, dat meteen te willen oplossen. Bijvoorbeeld als een inwoner een brief schrijft of als in de gemeenteraad een vraag gesteld wordt. Dan wordt er inwonerparticipatie georganiseerd over de bedachte oplossing. Maar soms (vaak?) is het beter om het eerst samen te hebben over wat het echte probleem is en hoe we samen aan oplossingen kunnen werken. Dit geldt met name voor vraagstukken die dicht bij mensen staan, zoals de eigen buurt of specifieke voorzieningen. Interactieve digitale instrumenten inzetten De gemeente kent nu een inwonerpanel, waarmee vragenlijsten kunnen worden uitgezet. Daarnaast worden er ad hoc digitale instrumenten ingezet, zoals een poll via sociale media of de interactieve kaart bij duurzaamheid. Er is veel meer mogelijk en het is slim te verkennen welke aanvullende tools er zijn die voor onze gemeente zouden kunnen werken. In den lande zien we speciale apps, geoplatforms, samenwerkingsplatforms, brainstormtools, geavanceerde vragenlijsten, enzovoort. Daarbij is het zaak niet van het één naar het ander te hoppen, maar goede keuzes te maken voor onze gemeente, waarmee verschillende doelgroepen kunnen worden aangesproken.

Daarbij denken we bij voorbeeld aan jongeren en groepen die nu nog niet zo betrokken zijn. Maar ook aan mogelijkheden om heel gebiedsgericht digitale middelen in te zetten. We hebben er aandacht voor om minder digitaal vaardige doelgroepen te bereiken en toegang te bieden. Dat kan door hen te helpen bij digitale tools, maar ook door altijd een ‘analoge’ mogelijkheid te bieden. Verbeteragenda Lokale democratie uitvoeren In 2021 heeft de begeleidingsgroep van de Quick Scan Lokale Democratie met elkaar en met de gemeenteraad gesproken over een verbeteragenda. Deze punten zijn in de bijlagen 2 en 3 van het Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 2 van 7

Inwonerparticipatiebeleid opgenomen. Hetzij bij de bestaande instrumenten (Goud in je wijk, helder schrijven, inwonerparticipatierichtlijn), hetzij bij nog verder te ontwikkelingen instrumenten (samenwerking, transparantie, inwonerparticipatie-agenda). Het monitoren hoe het staat met deze onderwerpen verdient een plek in de implementatie van het inwonerparticipatiebeleid.

Nieuwe instrumenten (blijven) verkennen Waarbij het belangrijk is om steeds de doelen en afspraken uit het inwonerparticipatiebeleid scherp te houden. Zien we instrumenten die mogelijk tot extra inzichten en ideeën leiden? Die moeilijk bereikbare groepen beter bereiken? Die ons helpen eerder in het proces inwoners te betrekken? Die ons helpen informatie beter te ontsluiten? Zo ja, dan zetten we de kosten en baten van dit instrument verder op een rij om een keuze te kunnen maken. Instrumenten waaraan gedacht kan worden zijn de burgertop, workshops, adviesraden, burgerforum of inwonerjury, burgervisitatie of burgeraudit. Niet alle instrumenten die bedacht zijn hoeven we toe te passen; het moet iets toevoegen aan het totaal van instrumenten dat we hebben. Het is verstandig eerst te onderzoeken hoe we verbeteren wat we hebben en daarna pas nieuwe elementen toevoegen. Nieuwe methoden (blijven) verkennen Niet alleen de instrumenten ontwikkelen zich. Dat geldt ook voor samenwerkings- en gespreksmethoden. Een bijeenkomst waar de gemeente in een zaaltje een presentatie geeft is weinig inspirerend en interactief. Meerwaarde creëren in inwonerparticipatietrajecten en bijeenkomsten is een vak. Het is slim om te verkennen welke methoden ons kunnen helpen bij de opgaven die voor ons liggen. En daarbij creativiteit en innovatie aan te boren.

Voorbeelden: Participatieve Waarde Evaluatie (https://www.tudelft.nl/tbm/pwe) of large group interventions (LGI), maar er is veel meer! Loslaten en overlaten Eén van de afspraken in het inwonerparticipatiebeleid is ‘Direct geraakt? Dan meer te zeggen!’. Betrokkenheid wordt groter naarmate mensen meer zeggenschap hebben. Dat vraagt in sommige gevallen van de gemeente dat ze meer loslaat dan ze gewend is. Raakt een vraagstuk heel direct aan de directe leefomgeving van inwoners? Dan proberen we de oplossing aan hen over te laten. Uiteraard ondersteunt de gemeente als daar behoefte aan is. Als er kosten voor de gemeente aan verbonden zijn, is het belangrijk vooraf duidelijk vast te stellen wat de grenzen zijn. Ervaringsdeskundigen bevragen In het sociaal domein zijn goede ervaringen opgedaan met het bevragen van ervaringsdeskundigen. Bijvoorbeeld binnen het project Kansrijke Start zijn moeders geïnterviewd. Zowel binnen als buiten Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 3 van 7

het sociaal domein is het vaker mogelijk om gericht ervaringsdeskundigen te benaderen. Door bij het maken van de inwonerparticipatieaanpak te overwegen wie in een ontwikkeling de ervaringsdeskundigen zouden kunnen zijn, kan dit al bij de start worden ingezet. Het betrekken van ervaringsdeskundigen kan door hen proactief te bevragen, maar ook door hen in een werkgroep op te nemen. Wanneer een voorziening wordt doorontwikkeld of geëvalueerd moet het standaard worden om hierover ervaringsdeskundigen te spreken. Inwonerparticipatie uitvoeren in opstartfase, voorbereiding, uitvoering en bij evaluatie Nu wordt inwonerparticipatie vaak vooral in de voorbereiding van ontwikkelingen of beleid toegepast. Maar de uitdaging is om dat al eerder te doen (zie ook bij ‘blanco beginnen). En in contact te blijven tijdens de uitvoering en afronding van een ontwikkeling. In opstartfase het gesprek aangaan: Wie wordt geraakt en hoe bereiken we deze inwoners? Soms is dat heel duidelijk en eenvoudig te beantwoorden, maar vaak is dat ook ingewikkelder. In die gevallen kan al in de opstartfase worden samengewerkt met adviescommissies (zoals de jongerenadviescommissie of het participatieplatform) of bewonersorganisaties of wijk-en dorpscomités. Om samen na te denken over doelgroepen en hoe deze bereikt kunnen worden.

Initiatieven van inwoners Goud in je Wijk verder ontwikkelen Het team Goud in je wijk werkt nauw samen met de Ideeënwerkplaats, waar inwoners met een idee verder geholpen worden om het idee om te zetten tot een concreet plan. Het team Goud in je wijk verzamelt de informatie over inwonersinitiatieven en legt dit vast in de op te zetten digitale kennisbank. Op deze manier wordt de informatie zichtbaar. Hierbij gaat het om het soort initiatief, draagvlak, locatie, werkwijze, inzet van inwoners en gemeente en andere maatschappelijke organisaties, de uitvoeringsperiode en de kosten met verdeelsleutel. Voor het opnemen van de informatie in de kennisbank wordt een structuur ontwikkeld. Successen delen Inwoners in De Ronde Venen zijn heel actief en organiseren veel. Vaak hebben ze de gemeente daar niet bij nodig. Soms wel. Het zichtbaar maken van succesvolle initiatieven brengt anderen weer op ideeën. Het zicht maken hoeft niet met nieuwe tools. Het kan ook door aan te sluiten bij bestaande platforms en methoden. Uitdaagrecht uitdragen Het uitdaagrecht is opgenomen in de Inwonerparticipatieverordening. Wanneer inwoners de gemeente willen uitdagen kunnen ze terecht bij het loket Goud in je Wijk. De verdere informatievoorziening over het uitdaagrecht is nog beperkt. Zo is het nog niet terug te vinden op de gemeentelijke website.

Oftewel: De gemeente daagt de inwoners nog niet echt uit om gebruik te maken van het uitdaagrecht.

Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 4 van 7

Gemeentelijke organisatie Medewerker inwonerparticipatie aantrekken De medewerker inwonerparticipatie heeft als taak om de organisatie te helpen zich te ontwikkelen op dit onderwerp. Het is dus niet degene die alle inwonerparticipatie activiteiten gaat organiseren; dat is en blijft de verantwoordelijkheid van iedere medewerker van De Ronde Venen. Deze medewerker zorgt voor het verder verbeteren van inwonerparticipatie door: - Te zorgen voor een samenhangende aanpak (implementatieplan), met het -

Inwonerparticipatiebeleid als basis en de uitvoering hiervan Te zorgen voor vernieuwing in instrumenten die we inzetten om daarmee doelgroepen beter

-

te bereiken en meer betrokkenheid te genereren. Collega’s uit te dagen om vroegtijdig en creatief over inwonerparticipatie na te denken

-

Tools te bieden (zoals inwonerparticipatieplan) Mee te denken bij inwonerparticipatiestrategieën voor kleine en grotere projecten en ontwikkelingen

Bekendheid met beschikbare instrumenten en loketten vergroten Medewerkers die een plan voor inwonerparticipatie maken, grijpen vaak naar de instrumenten die ze kennen. Soms zijn er andere mogelijkheden beschikbaar die beter aansluiten bij de opgave waar het om gaat. Daarvoor moeten de beschikbare instrumenten en loketten breder bekend zijn in de organisatie. Altijd een inwonerparticipatieplan maken Bij elk project, elke ontwikkeling en elke activiteit van de gemeente moeten we er over nadenken hoe inwonerparticipatie wordt ingevuld. Ook als de conclusie is dat er geen bijzondere activiteiten nodig zijn, is dit wel een stap in het werkproces. Is er wel wat nodig, dan maken we bij de start van de project een inwonerparticipatieplan. Zo’n plan bevat het antwoord op vragen als: - Wie worden er direct of indirect door deze ontwikkeling geraakt? Hoe direct is die -

betrokkenheid? En wat zegt dat over de mate van betrokkenheid? Heeft de ontwikkeling voornamelijk of mede impact op ondernemers? (dan kan de MKB toets

-

worden ingezet, eventueel naast andere instrumenten) Hoe kan ik deze betrokkenen bereiken? Op welke momenten in het proces is betrokkenheid

-

mogelijk? Welke vorm van betrokkenheid op welk moment? Wil ik belangen en zorgen in kaart brengen en meewegen? Wil ik nieuwe ideeën ophalen?

-

Wil ik draagvlak creëren? En wat betekent dit voor mijn aanpak? Welke instrumenten kan ik inzetten om inwonerparticipatie in de verschillende fasen van het

-

proces effectief te benutten? Hoe zorg ik dat ik betrokkenen goed informeer en geïnformeerd houdt over het verloop van

-

de inwonerparticipatie en de ontwikkeling? Welke middelen zijn daarvoor nodig? Welke kosten gaan gepaard met de activiteiten die nodig zijn en zijn deze in het

projectbudget opgenomen? Is een vergoeding voor deelnemers aan de orde? Het maken van een inwonerparticipatieplan is geen doel op zich en hoeft dus niet omvangrijk te zijn. Bij grotere projecten helpen instrumenten als Factor C om tot een goede aanpak te komen. De komende tijd is het de uitdaging om dit heel vroeg in het traject te gaan doen en dat ook zichtbaar te maken. Daarin heeft de organisatie nog stappen te zetten, waarbij hulpmiddelen als training en een basisopzet van een inwonerparticipatieplan kunnen helpen. Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 5 van 7

MKB-toets inzetten speciaal gericht op ondernemersparticipatie Bij elk project, elke ontwikkeling en elke activiteit die impact heeft op ondernemers vullen we de Quickscan MKB-toets in. De vragen in de Quickscan zijn vergelijkbaar met de vragen die beantwoord worden in een inwonerparticipatieplan. Op basis hiervan wordt het MKB-toets proces voor de ontwikkeling uitgestippeld. Dit instrument is nog in ontwikkeling en richt zich op het samen met ondernemers toetsen hoe regelgeving en beleid uitpakt voor bedrijven. De komende periode worden hier enkele pilots mee uitgevoerd om de werkwijze verder te verbeteren. De MKB toets wordt ingezet: - Bij impact op de bedrijfsvoering van ondernemers - Bij belangrijke nieuwe of extra verplichtingen voor ondernemers - Kosten voor ondernemers zijn om te voldoen aan nieuwe regels en/of beleid. Inclusie-agenda uitvoeren Het doel van de inclusie-agenda is om de fysieke toegankelijkheid en sociale inclusie te versterken. Iedereen telt mee en hoort deel te kunnen nemen aan de samenleving, ongeacht de fysieke, verstandelijke of mentale beperking, seksuele voorkeur, geslacht, geloof, afkomst, leeftijd en geloofsovertuiging. Bij ontwikkeling van nieuwe projecten/beleid is er oog voor diversiteit aan inwoners en wordt het voor ze mogelijk gemaakt om mee te doen.

De inclusie-agenda is opgebouwd langs de volgende thema's: - Bewustwording - Communicatie - Inclusieve buurt - LHBTIQ+ - Fysieke toegankelijkheid - Arbeidsmarkt De acties uit de inclusie-agenda dragen bij aan het versterken van inclusieve inwonerparticipatie. En met het organiseren van inclusieve inwonerparticipatie-activiteiten steunen we de ontwikkeling die met de inclusie-agenda is ingezet. Opleiden en trainen Blijven leren is een adagium dat op veel terreinen geldt en dus ook op het terrein van inwonerparticipatie. Alle medewerkers van de gemeente volgen de komende maanden een training in vraaggericht en waarderend luisteren. Dit gebeurt binnen een bredere organisatieontwikkeling. Ook andere elementen daaruit dragen bij aan de verdere verbetering van inwonerparticipatie. Bijvoorbeeld het verbeteren van de werkprocessen, zodat inwonerparticipatie daar integraal onderdeel van wordt. En resultaatgerichtheid, waarbij duidelijkheid en transparantie een belangrijke rol spelen. “Helder schrijven” en “Factor C” hebben de afgelopen jaren al hun vruchten afgeworpen. Deze trainingen worden breed in de organisatie aangeboden. Het verder ontwikkelen van specifieke vaardigen als het gaat om digitale inwonerparticipatie, gesprekstechnieken en innovatieve interventies biedt kansen om inwonerparticipatie naar een hoger plan te tillen.

Daarbij is het de kunst om als organisatie beter en breder gebruik te maken van medewerkers die specifieke vaardigheden hebben opgedaan.

Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 6 van 7

Gemeentemedewerkers uitdagen Dit ligt in het verlengde van opleiden en trainen. Dat uitdagen kan door de gemeentelijke organisatie (collega’s, leidinggevenden, bestuur) gebeuren, maar juist ook door externe partners. Hou de gemeente scherp, zodat ze het aandurft om: • Los te laten • Te experimenteren • Te vernieuwen • Transparant te zijn • Etc.

Beleidskaders, juridische borging en financiën Evaluatie referendum Het juridisch instrument van de referendumverordening wordt in maart 2023 voor de eerste keer beproeft. Op basis van deze ervaring kunnen we leren voor een volgend referendum. Dit kan gaan over ervaring met de verordening, met de communicatie, met de praktische uitvoering van het referendum. Deze lessen leggen we vast en verwerken we zo nodig in de verordening en/of draaiboeken. Inkoopbeleid en uitdaagrecht Een vraagstuk dat nog niet precies is uitgezocht, is hoe het uitdaagrecht zich verhoudt tot het gemeentelijk inkoopbeleid. Met name wanneer hierbij budgetten betrokken zijn die de drempels voor openbare en Europese aanbesteding overschrijden. Wanneer dit is uitgezocht moet de regeling hier mogelijk op worden aangepast. De kosten van inwonerparticipatie Inwonerparticipatie is een integraal onderdeel van alle activiteiten en projecten van de gemeente in de samenleving (of zou dat moeten zijn!). Dat betekent dat middelen voor inwonerparticipatie in de raming voor deze activiteiten of projecten worden meegenomen. Voor meer generieke kostenposten, zoals de kosten voor training of bepaalde instrumenten, wordt aansluiting gezocht bij de budgetten die zich daar op richten of het algemene communicatiebudget.

Mocht bij de uitwerking van de implementatie aanpak blijken dat er noodzakelijke kosten zijn die niet uit reguliere budgetten te dekken zijn, dan wordt hiervoor een onderbouwd budget voorstel gedaan.

Inwonerparticipatiebeleid De Rond Venen Bijlage 3: Implementatie

Pagina 7 van 7