Beantwoording technische vragen CU SGP PvdA GL over Archiefverordening

Vragen van ChristenUnie/SGP Archiefverordening Kan er een overzicht van wijzigingen inclusief motivaties (in het raadsvoorstel staat het maar zeer summier) gegeven worden? Anders moeten wij als raadsleden beide versies artikel voor artikel gaan doorlopen. Mogelijk heeft uw een versie van de nieuwe verordening met een wijzigingsmarker (documenten vergelijken)? Antwoord: Zie het bijgaande overzicht met de vergelijking van de geldende en de nieuwe verordening. Als er in 2022 nieuwe wetgeving komt, is het dan niet verstandiger om hier nog een jaar meer te wachten? Antwoord: Zoals ook uit het vergelijkend overzicht blijkt, zijn de aanpassingen veelal van technisch-juridische aard. De archivaris heeft meermaals aangegeven dat de bestaande verordening dient te worden herzien. Niet in de laatste plaats omdat ook diverse uitvoeringsregelingen die hun grondslag vinden in de verordening, herzien moeten worden. Ook in het laatste uitgebrachte archiefinspectierapport is die boodschap herhaald. Langer wachten is daarom niet verantwoord. Worden er mho op die nieuwe wetgeving grote wijzingen in 2022 verwacht? Antwoord: De belangrijkste wijziging zijn naar verwachting:

Vragen PvdA bij het voorstel over de vaststelling over de nieuwe Archiefverordening:

1. Welke informatie wordt er vanuit het gemeentehuis gearchiveerd? Valt hier ook digitale communicatie onder, zoals e-mails, appjes, e.d.? Hoe vindt die archivering plaats? Antwoord: We archiveren alles wat aangemaakt kan worden als een “archiefbescheiden”. Hieronder wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan: 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook om digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s, gespreksberichten en berichten via sociale media.

Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven. Hoe? De informatie wordt nog deels als papier in het papieren archief opgenomen en deels digitaal in twee documentmaanagementsystemen en specifieke vakapplicaties. De archivering gebeurt op onderwerp- of op zaakniveau. 2.

In welke mate en op welke wijze is het archief publiek inzichtelijk voor inwoners?

Antwoord: De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en ervoor te zorgen dat de bescheiden die weg kunnen, worden vernietigd. Als een inwoner informatie uit dat archief wil hebben, dan valt die informatie onder de Wet openbaarheid van bestuur. Dan geldt: de informatie is openbaar tenzij er een wettelijke weigeringsgrond is. Te bewaren informatie moet na uiterlijk twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna de documenten automatisch openbaar worden, tenzij een beperking wordt gesteld vanwege privacy of staatsbelang.