Beantwoording technische vragen Arhiefverordening CU SGP, bijlage Vergelijking bestaande en nieuwe Archiefverordening

VERGELIJKING WIJZIGINGEN GELDENDE EN NIEUWE ARCHIEFVERORDENING Mijdrecht, 8 maart 2021 De heer Stam heeft gevraagd om een overzicht waaruit de verschillen tussen de geldende en de nieuwe Archiefverordening blijken. Bestaande verordening Artikel Beschrijving 1 Definities zijn overbodig m.u.v. drie: Informatiesysteem, Archiefbewaarplaats en Beheer. Deze zijn opgenomen in Beheerregeling Informatiebeheer (uitvoeringsbesluit van college) 2 Zorg voor archiefbewaarplaats en archiefruimten

Nieuwe verordening Artikel Beschrijving -

Toelichting

1, lid 1

Nu ook gericht op informatiebeheer in algemene zin. Daarmee voorziet de verordening nu ook in digitaal informatiebeheer

-

-

1, lid 2

3

Aanwijzen van de archiefbeheerder

-

4

Zorg voor aanstelling voldoende deskundig personeel

-

5

Zorg voor het behoud van de archiefbescheiden door college

2, lid 1

Zorgplicht ontwikkelen en uitvoeren beleid in kader van Archiefwet 1995 en vormt de juridische basis voor de Beheerregeling Informatiebeheer Zorg voor onderlinge samenhang met andere onderdelen informatiebeleid en voor het treffen van maatregelen

Deze zorg is taak van archivaris onder aansturing van college

Hiermee wordt benadrukt dat archiefbeheer een integraal onderdeel is van het totale informatiebeleid.

Staat nu in Beheerregeling Informatiebeheer Vloeit logischerwijs uit het uitvoeren van de zorgplicht van artikel 1 nieuwe verordening Geeft zo beter de verantwoordelijkheden van college en archivaris aan.

1

Bestaande verordening Artikel Beschrijving 6 Zorg voor voldoende geld voor het beheer van de archiefbescheiden

Nieuwe verordening Artikel Beschrijving -

7

Colleges stelt regels voor het beheer van de archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats vast

1, lid 1

8

Jaarlijkse verslaglegging aan gemeenteraad en jaarlijkse verslag aan provincie

3

9

Toezicht archivaris op archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar archiefbewaarplaats Archivaris mag zich laten vervangen

2, lid 1

11

Plicht van beheerder om archivaris alle bescheiden en inlichtingen te verstrekken

-

12

Bevindingen toezicht naar beheerder en zo nodig aan college

2, lid 2

Bevindingen toezicht naar college

-

-

2, lid 3

Archivaris adviseert het college gevraagd en ongevraagd over het beheer van de archiefbewaarplaats

10

Toelichting

Deze bepaling voegt niets toe. Vloeit voort uit de zorgplicht en budgetrecht ligt bij gemeenteraad. Zorgplicht ontwikkelen en Vormt nu onderdeel van de algehele uitvoeren beleid in kader van zorgplicht en is nader uitgewerkt in de Archiefwet 1995 en vormt de Beheerregeling Informatiebeheer juridische basis voor de Beheerregeling Informatiebeheer Jaarlijkse verslaglegging aan Verplichting tot jaarlijkse verslag aan gemeenteraad. provincie is geschrapt. Deze plicht staat in de Wet revitalisering generiek toezicht. Idem

-

Overbodige bepaling. Vloeit al voortuit wettelijke bepalingen Deze bepaling sluit niet aan bij de hiërarchische verhouding tussen college en archivaris. Als archivaris onvoldoende medewerking kan deze dit melden in zijn verslag dat aan de gemeenteraad wordt voorgelegd door het college (art. 3 nieuw verordening) Nu is dus geregeld dat de bevindingen van het toezicht altijd naar het college gaan. Dit bevestigt de positie van de archivaris ten opzichte van het college; het gevraagd en ongevraagd adviseren.

2

Bestaande verordening Artikel Beschrijving

13

14

Plicht van beheerder de archivaris tijdig te informeren over organisatorische, bouwkundige, logistieke en beheersmatige wijzigingen of invoering m.b.t. archiefbeheer Plicht archivaris om 1 x per jaar verslag te doen aan college

Nieuwe verordening Artikel Beschrijving en over de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. -

Toelichting

2, lid 2

Bevindingen toezicht naar college

De archivaris kan met toestemming bescheiden opnemen die van historische waarde zijn. Intrekking Archiefverordening De Ronde Venen 2014 Inwerkingtreding verordening eerstvolgende dag na bekendmaking Naam Archiefverordening De Ronde Venen 2021

Verslag moet gaan over het beheer van de archiefbewaarplaats en over de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte en niet-overgebrachte archiefbescheiden. Zonder een dergelijke bepaling zou de beheerder: de gemeentesecretaris, bij ieder verzoek daartoe, daarover een besluit moeten nemen.

-

-

4

15

Intrekking Verordening documentaire informatie De Ronde Venen 1997

5

16

Inwerkingtreding verordening 8 dagen na bekendmaking

6, lid 1

17

Naam Archiefverordening De Ronde Venen 2014

6, lid 2

Is nu nader uitgewerkt in de Beheerregeling Informatiebeheer.

3