Agenda auditcommissie 7 december 2021

Auditcommissie | De Ronde Venen Agenda 7 december 2021 1. Opening 2. Vaststellen van de agenda 3. Vaststellen notulen van de auditcommissie van 5 oktober 2021 4. Actualisatie financiële verordening In oktober heeft de auditcommissie de gelegenheid gehad om inbreng aan te leveren voor de nieuwe financiële verordening 2022. Verschillende partijen hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Op basis van deze inbreng, tezamen met de inbreng van het college en ambtelijke organisatie leggen wij u deze nieuwe concept financiële verordening voor. Voorbereiding leden auditcommissie: Lees het document waarin de inbreng van alle partijen is samengevat en lees het nieuwe concept van de financiële verordening. Op de laatste 2 pagina’s van het nieuwe concept financiële verordening zijn alle voorgestelde wijzigingen schematisch weergegeven. De belangrijkste wijziging betreft de toevoeging van artikel 15 lid 5 en 6 (algemene reserve). De wijzigingen worden ambtelijk toegelicht. 5. Investeringsplafond van investeringen met een maatschappelijk nut. In de auditcommissie willen we de raad informeren over de totstandkoming van het investeringsplafond en de gevolgen hiervan. Hierdoor kan het college en de raad een goede uitvoering geven aan het aangenomen amendement “handhaving investeringsplafond”. Middels een presentatie zal de ambtelijke organisatie dit toelichten.

Voorbereiding leden auditcommissie. Aan de hand van ingekomen technische vragen vanuit Meindert Brunia, is inzichtelijk gemaakt hoe het investeringsplafond tot stand is gekomen en wat de effecten van handhaving zijn. Op deze technische vragen is door de ambtelijke organisatie gereageerd en van dit geheel is een notitie opgesteld. 6. Factsheet van motie lessen geleerd maar ook geborgd. Op 1 februari 2021 is de motie “lessen geleerd maar ook geborgd” aangenomen door de raad. Op 30 maart 2021 heeft de ambtelijke organisatie een voorstel voor afhandeling van de motie ingediend (afhandeling met een tekst in de programmarekening of 2e bestuursrapportage), welke niet akkoord was bevonden. De motie en auditcommissie vroeg om invulling via geactualiseerde factsheets. Wij bieden u nu een nieuw (leeg) model van factsheets aan, zodat u opnieuw naar het voorstel voor afhandeling van de motie kunt kijken. Een detailanalyse zoals deze, is diepgaand en vergt veel tijd van de organisatie. We gaan in 2022 de helft van de financiële belangen afronden en in 2023 de andere helft.

Voorbereiding leden auditcommissie. Het (lege) model van rapporteren is voorbereid. Als voorbeeld is “Sporthal de Phoenix” voor de helft ingevuld om een idee te geven wat u van ons kunt verwachten bij de uitvoering van de motie. Het gaat hierbij nu niet om wat we inhoudelijk hebben opgeschreven bij Sporthal de Phoenix, maar puur om een beeld te schetsen van de uitvoering van de motie. Kunt u zich vinden in de wijze waarop de factsheets worden opgesteld? 7. Termijnkalender In 2022 willen we diverse onderwerpen bespreken in de auditcommissie ter voorbereiding op besluitvorming door de raad. Onderwerpen met een mindere prioriteit dan andere onderwerpen op de lijst, willen we van de lijst afhalen en een voorstel doen voor een alternatieve afhandeling van het onderwerp. Dit wordt ambtelijk toegelicht. Voorbereiding leden auditcommissie: Geen Nr

Termijnkalender onderwerp

Afhandeling

1

Evaluatie financiële verordening.

Afgehandeld in de auditcommissie van 7 december 2021.

2

3

Vervolg op werkwijze incidentele kosten/opbrengsten

Onderwerp is meegenomen via de

in relatie tot de structurele middelen en inzet van de

actualisatie van punt 1. Evaluatie

algemene reserve.

financiële verordening.

Inhoudelijk en financieel toezicht op

Afgehandeld in de auditcommissie

gemeenschappelijke regelingen.

van 5 oktober 2021. Komen we in de auditcommissie op terug in 2022 (verwachting is net voor of na de zomer) met een geactualiseerde nota verbonden partijen.

4

Verschuiven verantwoording naar resultaten in plaats van acties.

5 6 7

Evaluatie van de gewijzigde opzet van de bestuursrapportage.

We adviseren om deze mee te

Wijze van rapporteren over de top tien risico’s en de

nemen in het inwerkprogramma

daarbij behorende maatregelen.

voor het nieuwe bestuur in 2022.

Toezicht op ICT door de accountant en ambtelijke organisatie.

8

Financiële transparantie pre-GREX (Motie ChristenUnie-SGP & Ronde Venen Belang).

9

De organisatie wil ook graag terugkomen met de

Komen we in de auditcommissie op

hoogte van de tolerantiegrenzen zodra het Rijk de

terug zodra de wet ook is

wetgeving heeft vastgesteld. De sheets die eerder

aangenomen. Onlangs is

beschikbaar zijn gesteld worden door de griffie

behandeling in de kamer over dit

beschikbaar gesteld aan de auditcommissie.

onderwerp weer uitgesteld.

8. Rondvraag

9. Sluiting