240605 advies auditcommissie programmarekening 2023

POSTADRES

BEZOEKADRES

Postbus 250

T

0297 29 16 16

3640 AG Mijdrecht

F

0297 28 42 81

Croonstadtlaan 111

E

gemeente@derondevenen.nl

3641 AL Mijdrecht

I

www.derondevenen.nl

Leden van de gemeenteraad

DATUM

11 juni 2024

UW KENMERK

--

ONS KENMERK UW BERICHT VAN

--

CONTACTPERSOON

J. Jonker

DOORKIESNUMMER

0297 29 18 89

E-MAIL

j.jonker@derondevenen.nl

ONDERWERP

Advies auditcommissie programmarekening 2023 Geachte leden van de raad, In 2024 heeft BDO-accountants de controle op de jaarrekening 2023 van gemeente De Ronde Venen in opdracht van de gemeenteraad uitgevoerd. De auditcommissie van de raad begeleidt dit proces namens de raad. De auditcommissie doet in deze notitie verslag van de besprekingen van de programmarekening 2023 en adviseert de raad over de behandeling van de rekening. De auditcommissie heeft zich laten informeren door de accountant en door medewerkers uit de organisatie over de P&C-cyclus. De leden van de auditcommissie zijn goed te spreken over de gekregen ondersteuning, die maakt dat wij onze taak ten dienste van de gemeenteraad kunnen uitvoeren. Specifieke opmerkingen en aanbevelingen De accountants hebben op 15 mei 2024 een presentatie en een toelichting gegeven op de bevindingen op de programmarekening 2023 aan de leden van de auditcommissie. De gemeente heeft een goedkeurende verklaring van de accountant over de getrouwheid ontvangen. Het jaar 2023 is het eerste jaar dat het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft, welke is opgenomen als onderdeel van de programmarekening 2023 en waarbij de accountant deze informatie ook heeft gebruikt als onderdeel voor de getrouwheid. De accountant heeft aangegeven dat deze rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend onderbouwd is en getrouw is.

Aan de hand van het dashboard van het accountantsverslag is de auditcommissie bijgepraat over de bevindingen van de accountant. Er is gekeken of de aanbevelingen die de raad vorig jaar heeft gegeven naar aanleiding van de programmarekening 2022 zijn uitgevoerd.

REGISTRATIENUMMER

VERZONDEN

De belangrijkste aandachtspunten die de accountant heeft meegegeven en welke door de auditcommissie worden onderschreven zijn: 1. (Begrotings)rechtmatigheid: Net als in 2022 is bij een aantal inkoopprocessen niet Europees aanbesteed. Aangezien er over een periode van vier jaar wordt teruggekeken zijn diverse aanbestedingsonrechtmatigheden van het jaar 2022 ook nog in 2023 onrechtmatig. 2. Ontwikkeling kosten sociaal domein: De kosten van het sociaal domein nemen toe. De aanbeveling die gedaan wordt is tweeledig; enerzijds het advies om te kijken naar de wijze waaropde zorg die geleverd wordt wordt afgenomen, want er wordt in gezamenlijkheid zorg ingekocht, er zijn diverse grote aanbieders en tevens ook diverse kleine aanbieders. De vraag is of dit kostentechnisch ook een goede keuze is. Anderzijds het advies om te kijken hoe we als gemeente de geleverde zorg (prestatie) kunnen vastleggen. 3. Duurzaamheidsparagraaf: De accountant heeft aangegeven dat duurzaamheid steeds belangrijker wordt. In 2022 heeft de Europese Unie de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) aangenomen om de kwaliteit, volledigheid en consistentie van de duurzaamheidsrapportages te verbeteren. Gemeenten hebben grote impact op de waardeketen en daarom geeft de accountant aan dat gemeenten bij uitstek geschikt zijn om de duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren.

Echter geeft de accountant ook aan wanneer je als gemeente conform CSRD gaat rapporteren dit ook ongeveer aanvullend 30% tot 40% van de capaciteit die nu nodig is bij het opstellen van de programmarekening extra nodig is. In de auditcommissie is afgesproken dat gefaseerd gekeken wordt welke kengetallen er m.b.t. duurzaamheid opgenomen kunnen gaan worden. Hier is ook de relatie gelegd met het onlangs vastgestelde inkoopbeleid waarin ook de duurzaamheidsdoelstelling is opgenomen. Technisch onderzoek Een van de taken van de auditcommissie is het doen van een technisch onderzoek op de programmarekening. De leden van de auditcommissie hebben dit, net als vorig jaar, gedaan aan de hand van de vier niveaus: bestuurlijke hoofdlijnen, programma’s, paragrafen en jaarrekening. Per niveau zijn er drie vragen besproken: - Geeft dit onderdeel voldoende informatie voor de controlerende rol van de raad? - Wat zou in de toekomst beter kunnen in de opzet? - Zijn er onderdelen waarop meer duiding nodig is voor de bestuurlijke besluitvorming?

REGISTRATIENUMMER

Pagina 2 van 3

De auditcommissie is tevreden over de manier waarop het onderzoek wordt gedaan. Vooral het rapporteren aan de hand van kleuren geeft inzicht en overzicht. Dit onderzoek van de programmarekening 2023 - gecombineerd met de beoordeling van de uitvoering van de aanbevelingen vanuit de programmarekening 2022 - levert naast de aanbevelingen van de accountant, die worden overgenomen door de auditcommissie, aanvullende aanbevelingen op. De auditcommissie doet de volgende aanvullende aanbevelingen over de programmarekening 2024: 1. De voortgang van de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen 2024 te bespreken in de auditcommissie. 2. Bij het behandelen van de jaarrekening de risico’s, die zijn opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing, opnemen als vierde vraag bij de programma’s. Advies 1. De auditcommissie adviseert de jaarrekening 2023 vast te stellen 2. De aanbevelingen van de accountant over te nemen: - In het najaar van 2024 de voortgang van de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen te bespreken in de auditcommissie. - In het najaar van 2024 de leden van de auditcommissie op de hoogte te brengen van de aanpak om de onzekerheid te verminderen van de prestatielevering jeugdzorg. - In samenwerking met de leden van de auditcommissie te bekijken welke onderdelen gefaseerd opgenomen worden in een duurzaamheidsverslag. 3.

De aanbevelingen van de auditcommissie over te nemen: - De werkwijze van het gebruik van kleuren bij de acties voort te zetten. - Een vierde w-vraag, te weten Wat zijn de financiële risico’s? toe te voegen aan de vijf programma’s en dit voor de eerste keer te doen bij de programmabegroting 2025

Met vriendelijke groet,

De leden van de auditcommissie

REGISTRATIENUMMER

Pagina 3 van 3