240521 Beantwoording technische vragen - RVB - Inkoopbeleid De Ronde Venen

Gemeente De Ronde Venen Vragen vanuit de Raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 39 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Technische vragen vergadering (beantwoording zo snel mogelijk) C. Technische vragen overig

Categorie:

B (Doorhalen wat niet van toepassing is)

Naam indiener: Roger Fernhout Fractie: RVB (Ronde Venen Belang) Datum van indienen: 14-05-2024 Onderwerp: Inkoopbeleid De Ronde Venen 2024-2030

In te vullen door organisatie Behandelend ambtenaar: Datum beantwoording: Volgnummer: Inleiding: Het vaststellen van de Nota Inkoopbeleid van de gemeente De Ronde Venen 2024 - 2030. “Met deze nota stelt de raad de kaders vast voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze nota vervangt na inwerkingtreding de bestaande nota inkoop en aanbesteding uit 2017. Het bestaande inkoopbeleid voldoet niet meer aan de huidige standaarden die gesteld worden aan het inkopen van goederen en diensten” Algemeen; Vaak worden wij, de overheid, geconfronteerd met onbeheersbare kostenstijgingen. Met name bij aanbestedingen op grote projecten lijkt dit aan de orde van de dag. Inschrijvers cq aannemers schrijven laag in teneinde de deal binnen te halen in de veronderstelling dat later in het proces de marge wel goed gemaakt wordt. In het RV wordt hier gaan aandacht aan besteed. Vraag: Zou vastlegging van een maximaal overschrijdingspercentage niet mogelijk zijn? Het vastleggen van een maximaal overschrijdingspercentage in het inkoopbeleid is niet de keuze die wij maken. Binnen ons inkoopproces wat onderstaand beschreven is mitigeren wij de risico’s die u beschrijft. Tevens streven wij in ons inkoopbeleid naar het zijn van een betrouwbare opdrachtgever die duurzame relaties met leveranciers opbouwt.

Wij maken als opdrachtgever een volledig PvE (programma van eisen), voorzien van een raming, deze is voor ons de leidraad tijdens de aanbestedingsprocedure.

Binnen ons inkoop proces volgen we verschillende procedures, onder andere enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands en Europese aanbestedingen. Veel van deze procedures en processen verwerken wij binnen TenderNed, het aanbestedingssysteem van de Nederlands overheid. Op het moment dat de opdrachtnemers hun aanbiedingen en bijgaande stukken in TenderNed hebben geupload en de “kluis” door een onafhankelijke medewerker onder het 6-ogen principe wordt geopend, worden alle aanbiedingen doorgenomen. Indien deze aanbiedingen significant afwijken van onze raming, worden er aanvullende vragen aan de aanbieder gesteld. Deze moet u zien in het licht van, toetsing van de aanbieders op het realisme van de opgestelde ramingen, extra uitleg hoe de aanbieder aan deze prijzen is gekomen of de aanbieder de werkzaamheden goed begrepen heeft etc. Nadat er beantwoording is gekomen en de aanbiedingsprijs nog steeds gestand wordt gehouden door de aanbieder wordt een verificatiegesprek gehouden. Na dit verificatiegesprek wordt de aanbieder nogmaals gevraagd of hij zijn prijs gestand wil houden. Soms zien we dan een terugtrekking van de aanbieding. Wij doorlopen dit soort processen heel zorgvuldig om niet in situaties terecht te komen dat er gedurende het werk sprake is van grote meerwerken of andere problemen op de projecten.

In de contractfase van hebben wij de meeste grip op het voorkomen van onbeheersbare kostenstijgingen. Door onze volledige PvE’s en onze overeenkomsten zorgen wij ervoor dat overschrijdingen niet of nauwelijks voorkomen. Als betrouwbare partner vinden wij het wel onze verantwoordelijkheid dat onvoorziene prijsstijgingen ten gevolge van bijvoorbeeld de energiekosten stijging in de afgelopen jaren bespreekbaar zijn. En er gezamenlijk bijgestuurd kan worden. Tevens hebben wij binnen onze langdurige raamovereenkomsten prijsindexeringen volgens de CBS-index vermeldt staan die na een jaar na afsluiting van het contract ingaan.