240222 Beantwoording aanvullende technische vragen - ChristenUnie-SGP - Kaderbrief 2025 GGD

Gemeente De Ronde Venen Vragen vanuit de Raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 40 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Technische vragen vergadering (beantwoording zo snel mogelijk) C. Technische vragen overig

Naam indiener: Fractie: Datum van indienen: Onderwerp:

Categorie:

A/B/C (Doorhalen wat niet van toepassing is)

Wim Stam ChristenUnie-SGP 16-2-24 RV Kaderbrief 2025 GGDrU

In te vullen door organisatie Portefeuillehouder: Datum beantwoording: Inleiding

In de commissie van afgelopen donderdag is gesproken over dit raadsvoorstel en in het kader daarvan hebben wij gesignaleerd dat in de kaderbrief met geen woord wordt gerept over het GGiD of, zoals het nu heet, DD-JGZ alsmede de impact van de evaluatie door “Andersson Elffers Felix” (hierna AEF) over het GGiD traject. We hebben nu de aanvullende vragen. Vragen (Antwoorden volgen direct onder de vragen) In de brief van 9 december 20221 heeft de GGDrU aangegeven te stoppen met de ontwikkeling van het GGiD en een aanbestedingstraject te starten voor een (standaardpakket oplossing) voor een DD-JGZ. In die brief lezen we: “Voor de aanbesteding is door het algemeen bestuur een budget van 500.000 euro gereserveerd. Deze kosten zijn opgebouwd uit de verwachte kosten voor externe begeleiding (geschat op 100.000 euro), juridische kosten (geschat op 25.000 euro) en implementatiekosten ten behoeve van het aanpassen van processen, opleiden van personeel, datamigratie, leggen van koppelingen en testen (geschat op 375.000 euro). Dit betreffen incidentele kosten. Na afronding van de aanbesteding zullen de structurele kosten voor het gebruiken van het ‘nieuwe’ digitaal dossier (m.n. licentiekosten) naar verwachting kunnen worden betaald uit het reeds bestaande budget zoals opgenomen in de begroting.”

1

https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/12166622/1

In diezelfde brief lezen we ook: “Het algemeen bestuur heeft besloten dat bij de voorbereidingen van de aanbesteding geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet voordat een externe evaluatie is afgerond.” 1. Wat is de actuele status van de aanbesteding: a. Is inmiddels een pakket geselecteerd en vergund? Antwoord: Er is nog geen pakket geselecteerd aangezien de aanbesteding op dit moment nog loopt. Dit zal naar verwachting begin Q2 gebeuren. b. Is duidelijk wat de structurele lasten van dat pakket zijn? (jaarlijkse licensie en onderhoudskosten resp. aanvullende kosten voor updates, upgrades en personele inzet voor onderhoud van het pakket -toolmanagement). Antwoord: Nog niet, deze structurele lasten zullen in dit aanbestedingstraject duidelijk worden. c. Wat was meerjarig in de begroting opgenomen als structurele last voor het GGiD en in hoeverre wijkt dat af van de structurele last van het DD-JGZ? (voor zover nu al bekend). Antwoord: Voor het huidige digitaal dossier dat op dit moment in gebruik is, is er een structurele last van ongeveer 650.000 euro per jaar. Er is een analyse gemaakt van de Tendernet aanbestedingen van andere digitale dossiers JGZ in de afgelopen jaren bij andere GGD’en. Op basis hiervan is het bedrag dat we hiervoor in de meerjarenbegroting hebben gereserveerd toereikend.

We zijn hierin wel afhankelijk van de inschrijvingen van aanbieders, die kunnen mogelijk afwijken (positief of negatief) van wat zij bij andere GGD’en hebben aangeboden. 2. Uit de brief van de GGD van 13 december 20232 lezen we dat implementatie en migratie in de 2e helft van 2024 en eerste helft 2025 zal plaatsvinden. Is nog steeds de verwachting dat dit binnen het gevraagde budget (€ 375.000) kan plaatsvinden (inclusief alle interne personele kosten waaronder testen, training, etc..)? Antwoord: Op basis van de huidige informatie is de inschatting dat de projectkosten van het nieuwe DDJGZ passen binnen de beschikbare financiële kaders. De interne personele kosten maken hier geen onderdeel van uit. Mocht de informatie of de inschatting wijzigen, dan wordt het algemeen bestuur hier zo spoedig mogelijk over geïnformeerd.

Eind vorig jaar is het evaluatierapport van AEF3 verschenen. In de begeleidende brief van de GGDrU van 6 december 20234 schrijft het bestuur o.a. “Het bestuur van GGDrU heeft de GGD-werkorganisatie opdracht gegeven de lessen en aanbevelingen van meer operationele aard voortvarend te implementeren waar deze van toepassing zijn en deze zorgvuldig te 2

https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/13633631/1 https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/13576934/1 4 https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/13576933/1 3

borgen voor toekomstige aanbestedingstrajecten.” 3. Maar wat zijn nu de lessen die de GGDrU bestuurlijk trekt (n.a.v. de eigen stelling “bij de voorbereidingen van de aanbesteding geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet”). Temeer daar AEF stevige conclusies trekt die o.i. ook en vooral de bestuurlijke kant raken (Conclusie 2: het zijn primair keuzes geweest bij het begin van het traject, tot en met de aanbestedingsprocedure, die ertoe hebben geleid dat er binnen de gestelde randvoorwaarden geen bruikbaar eindresultaat is opgeleverd). Antwoord: Het belangrijkste leerpunt is dat voor het nieuw aan te besteden digitaal dossier gebruik wordt gemaakt van een dossier dat wordt gebruikt door andere organisaties en al op de markt is. Er wordt geen nieuw dossier ontwikkeld. Dit is een keuze die ten grondslag ligt aan het huidige traject en daarmee is het huidige aanbestedingstraject van een heel andere aard dan het traject ten aanzien van GGID. Ook andere lessen zoals het vooraf inbouwen van expliciete go-no-go momenten, het formuleren van een eenduidige graadmeter voor de status van een project en het vooraf inventariseren van risico’s en beheersmaatregelen, zullen we bij de aanschaf en implementatie van het nieuwe standaardsysteem meenemen. We blijven anticiperen op risico’s. Dat vraagt blijvende aandacht van zowel de werkorganisatie als het bestuur.

Naast een deskundige, multidisciplinaire projectbezetting, is hiervoor een klankbordgroep Proces ingesteld bestaande uit vier wethouders.