230928 Beantwoording technische vragen - CU-SGP - Financiële en controle verordening

Gemeente De Ronde Venen Vragen vanuit de Raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 39 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Technische vragen vergadering (beantwoording zo snel mogelijk) C. Technische vragen overig

Categorie:

A/B/C (Doorhalen wat niet van toepassing is)

Logo

Naam indiener: Wim Stam Fractie: ChristenUnie-SGP De Ronde Venen Datum van indienen: 25-9-2023 Onderwerp: RV Financiële Verordening en Controle Verordening In te vullen door organisatie Behandelend ambtenaar: Datum beantwoording: Volgnummer: Inleiding Bij het doorlezen van deze twee concept verordeningen zijn ons een aantal zaken opgevallen, die we bij deze doorgeven om alsnog toe te lichten (Wat/Wordt-lijst) dan wel te corrigeren (redactioneel). Financiële verordening 1. In artikel 3 is ook lid 3 (aanbieden voor de zomer) vervallen, wat in de WW lijst niet is verantwoord 2. In artikel 5 is de nummering van lid 1 niet logisch, begint bij “e” en in lid 2 wordt naar 1b verwezen. 3. Artikel 7 lid 3 is subnummering ook niet logisch (begint met “k”) 4. Artikel 15.2 is de termijn van 2 jaar eruit gehaald. Betekent dit dat deze nota dus jaarlijks komt of dat er geen eenduidige termijn is? Idem m.b.t. verwijdering termijn in artikel 17. 5. Waarom is artikel 15 lid 5 toegevoegd? Het kan toch ook zo zijn dat bv via een amendement of motie er een dekking wordt aangegeven niet zijnde de algemene reserve? Controle verordening 6. Artikel 4.2 staat nog steeds “zonder” i.p.v. “met” zoals in de WW-lijst aangegeven. 7.

In artikel 5.1 is ook vervallen de zin “De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.” zonder motivatie in WW lijst.

Antwoord: 1. De griffie stelt jaarlijks de raadsplanning op en laat deze ieder jaar opnieuw vaststellen door het Presidium. Hiermee stelt het Presidium zelf de datum vast, waarop de kadernota naar de Raad wordt verstuurd en behandeld. Hierdoor is het afdwingen via de financiële verordening van een kadernota behandeling voor het zomerreces overbodig. Deze motivatie is toegevoegd in de WW lijst. 2. De automatische nummering is hersteld. Met het herstellen van de nummering klopt de verwijzing weer. 3. De automatische nummering is hersteld. 4. De termijn wordt verruimd naar (minimaal) iedere 4 jaar, tenzij er enkele grote reserves en voorzieningen worden ingesteld die aanleiding geven om de termijn te vervroegen. De termijn van geldigheid van de nota is terug te vinden in de naam van de nota. Bijvoorbeeld: Nota reserves en voorzieningen 2023-202x. Bij het vaststellen van een nieuwe nota wordt daarmee indirect de termijn van geldigheid en nieuwe actualisatie bepaald. Het loslaten van de termijn van 2 jaar is besproken in de auditcommissie van 15 maart 2023. Dit was onderdeel van de presentatie gegeven door de ambtelijke organisatie. 5. Dit artikel is toegevoegd om een werkwijze die al jaren wordt gehanteerd te formaliseren en is bedoeld om te voorkomen dat hele kleine bedragen ook vanuit de algemene reserve bekostigd gaan worden. Een andere dekking geven blijft mogelijk.

In elke begroting is er een hoofdstuk dat heet “overzicht incidentele baten en lasten 202x-202x”. Dit hoofdstuk begint met een inleiding, waarin al jaren staat benoemd dat we een drempelbedrag van € 25.000 hanteren. 6. In de laatste versie van de controleverordening is deze wijziging teruggedraaid en gelaten zoals het was. De WW lijst was per abuis niet aangepast. Dit is in de WW lijst hersteld. 7. Klopt, met de herformulering van 5.1 alsmede de huidige formulering van artikel 5.2 en 5.3 is deze zin overbodig geworden. In Artikel 5.1 geven we de accountant toegang tot alle relevante locaties. In 5.2 toegang tot alle relevante personen en in artikel 5.3 toegang tot alle relevante informatie. Daarmee is volledige dekking behaald die nodig is om tot een oordeel te komen. Deze motivatie is toegevoegd in de WW lijst.