230613 Beantwoording technische vragen B - D66 - Startnotitie Subsidiebeleid

Gemeente De Ronde Venen Vragen vanuit de Raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 39 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Technische vragen vergadering (beantwoording zo snel mogelijk) C. Technische vragen overig

Categorie:

B (Doorhalen wat niet van toepassing is)

Naam indiener: Amal Omar Fractie: D66 Datum van indienen: 12 juni 2023 Onderwerp: Technische vragen mbt Startnotitie Subsidiebeleid In te vullen door organisatie Portefeuillehouder: Datum beantwoording: Volgnummer: Inleiding Technische vragen fractie D66 mbt Bijlage 1 Startnotitie Subsidiebeleid en Bijlage 3 en 4. Vragen (Antwoorden volgen direct onder de vragen) 1. Keuze 1: Wanneer subsidie, wanneer inkoop? ➔ Vraag: wat is er anders aan dit voorstel van keuze 1 dan hoe het nu geregeld is? Antwoord: Het uitgangspunt “Inkoop, tenzij” hanteren we ook nu al. In die zin is er geen verschil met de huidige werkwijze. Maar het is al een aantal jaren geleden dat we kritisch naar de bestaande (vaak langlopende) subsidierelaties hebben gekeken. We verstrekken subsidie aan organisaties die overwegend werken met vrijwilligers en organisaties die voor een belangrijk deel werken met betaald personeel. Het voorstel is om met name voor de subsidies aan grotere partijen waar professionals in loondienst werken opnieuw te beoordelen of subsidie nog de passende manier is om de gemeentelijke bijdrage vorm te geven. Mogelijk zijn er onderdelen die kunnen worden ingekocht. 2.

Keuze 2: Op welke manier kan de gemeenteraad (bij)sturen op subsidieverstrekking? ➔ Vraag: wat verstaan we onder het subsidiejaarplan? Antwoord: De huidige werkwijze rond subsidies is dat de raad met de begroting middelen beschikbaar stelt en dat de doelen die worden nagestreefd volgen uit gemeentelijk beleid. Deze werkwijze geeft de raad onvoldoende inzicht in de relatie tussen de ingezette middelen, de gestelde doelen, de activiteiten die worden uitgevoerd en de effecten die dit tot gevolg heeft. Dat maakt het ook lastig om zinvol (bij) te sturen op de inzet van subsidies. Het subsidiejaarplan moet dit “gat” in de informatievoorziening vullen en de positie van de raad verstevigen. Door dit in het voorjaar aan te bieden aan de raad kan het gebruikt worden bij de behandeling van de Kadernota. 3. Keuze 4: Voldoet de huidige verdeling in kleine, middelgrote en grote subsidies? In de startnota wordt gevraagd om in te stemmen met de keuze om de grens van grote subsidies bij te stellen naar € 100.000. Overigens wordt ook aangegeven dat er maar een relatief beperkt aantal subsidierelaties zijn die meer dan € 50.000 ontvangt’, ➔ Vraag waarom dan toch het voorstel om de Bovengrens differentiatie bij te stellen naar € 100.000. Wat is de doelstelling?

Antwoord: De huidige verdeling leidt op dit moment niet tot problemen, maar we zoeken naar manieren om de relatie met grotere subsidieontvangers te verzakelijken en beter de vinger aan de pols te houden (onderzoeksvraag 4). Die verzakelijking heeft naar verwachting een andere vorm bij grote professionele organisaties waar professionals in loondienst zijn dan bij organisaties die overwegend werken met vrijwilligers. Het gaat bijvoorbeeld om afspraken over waarover en hoe vaak verantwoording wordt afgelegd, wanneer voortgangsgesprekken plaatsvinden, welke eisen worden gesteld aan de aanvraag en welke KPI’s worden toegepast. Dit gaan we in het vervolg verder vorm geven. 4. Keuze 5: Hoe kunnen we het werken met Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) verbeteren? M.b.t. de KPI’ s van middel grote en grote subsidies, zit er enkel verschil in ‘nadruk’. ➔ Vraag: wat is daadwerkelijk het verschil in de KPI’ s tussen middel grote en grote subsidies. Antwoord: We werken in overleg met subsidie ontvangende partijen uit hoe KPI’s precies worden vormgeven, zodat het voor iedereen werkbaar is. Het verschil tussen middelgrote en grote subsidies zit met name in de eisen die aan de verantwoording mogen worden gesteld. Dat komt ook tot uiting in de manier waarop KPI’s worden geformuleerd. Aan hogere subsidies worden zwaardere eisen gekoppeld als het gaat om de informatie die moet worden geleverd.

Bij middelgrote ontvangers ligt de nadruk in de verantwoording meer op resultaten en bij grote ontvangers meer op effecten van activiteiten. Dit is wel een wezenlijk verschil. We vinden het belangrijk dat bepaalde activiteiten worden uitgevoerd (resultaten), maar nog belangrijker dat dit ook bijdraagt aan onze doelen (effecten). Effecten zijn echter veel lastiger te meten. We willen samen met onze partners onderzoeken hoe we dit op een goede manier beter inzichtelijk kunnen maken (onderzoeksvraag 5). 5. 5.2 Afstemming: Het subsidiebeleid gaat over de manier waarop de gemeente het subsidieinstrument inzet. Hiervoor is geen uitgebreide externe afstemming nodig, maar vooral interne en bestuurlijke afstemming. Hier wordt gesteld dat er geen uitgebreide externe afstemming nodig is. ➔ Vraag; is het in dit kader juist niet noodzakelijk om uitgebreid overleg te hebben met externe partners? Antwoord: We gaan 2 stukken maken: Het subsidiebeleid (najaar 2023) en het subsidiejaarplan (voorjaar 2024). Het subsidiebeleid brengt de juridische kaders op orde en legt een aantal basis afspraken vast over hoe we werken in de gemeente (zie bijlage 2 bij startnotitie).

Denk aan zaken als welke subsidiegrondslagen we hanteren, hoe we subsidieplafonds vastleggen, welke soorten subsidies er bestaan, welke algemene verplichtingen en voorwaarden we kennen, dat we werken met KPI’s (maar niet de specifieke inhoud), etc. Het subsidiebeleid legt ook vast via welke cyclus de informatie tussen gemeente en subsidieontvanger en tussen college en raad verloopt. In het subsidiejaarplan gaat het over de inhoud: Welke doelen hebben we gesteld en hoe kunnen we die evalueerbaar formuleren? Hoe komen we op basis daarvan tot goede KPI’s? Welke informatie over resultaten en effecten kunnen we verzamelen? Hoe gaan we hierin samenwerken? Dit zijn met name zaken die voor onze partners belangrijk zijn en waar we samen aan willen werken. Dat willen we dit najaar opstarten. We willen dus graag uitgebreid overleg met externe partners over de zaken die voor hen belangrijk zijn. 6. Bijlage 3; In de motie herijking subsidiebeleid wordt o.a. het volgende geconstateerd; het voor de raad niet altijd inzichtelijk is wat de bijdrage is van de subsidieontvangers aan de door de raad vastgestelde maatschappelijke agenda. ➔ Vraag: Op welke punten is de maatschappelijke agenda verwerkt in de startnotitie? Antwoord: De Maatschappelijke Agenda speelt met name een rol bij de totstandkoming van het subsidiejaarplan.

Een heel groot deel van de door de gemeentelijke subsidies draagt direct of indirect bij aan de doelen van de Maatschappelijke Agenda. Deze doelen zijn nu vrij algemeen geformuleerd en het is niet heel inzichtelijk welke subsidie aan welk doel bijdraagt. Dat is niet alleen lastig voor de raad, maar ook voor partijen die subsidie aanvragen en hun activiteiten hierop willen afstemmen. In het subsidiejaarplan gaan we de relatie tussen doelen, activiteiten en effecten duidelijker maken.

7. Bijlage 4; vraag; waar in de startnotitie zijn de aanbevelingen van de rekenkamer verwerkt? Antwoord: De startnotitie is een vertrekpunt. Nog niet alle aanbevelingen van de rekenkamer zijn hierin verwerkt. Voor een belangrijk deel van de aanbevelingen wordt wel een goede basis gelegd: • Aan de raad 1: Deze aanbeveling gaat over het formuleren van evalueerbare doelen en het onderscheid maken tussen kleinere en grotere subsidieontvangers. Dat we onderscheid maken nemen we op in het subsidiebeleid. De doorwerking in de uitvoering en het formuleren van evalueerbare doelen is onderdeel van het subsidiejaarplan. • Aan de raad 2: Deze aanbeveling gaat over het stimuleren van samenwerking met partners en het van partners onderling. Dit is nog niet concreet in de startnotitie opgenomen. Het is de intentie om samen te werken met verschillende partijen aan het subsidiejaarplan. Het verbeteren van de onderlinge samenwerking en het stimuleren van synergie kan hier een uitvloeisel of vervolgstap van zijn. • Aan de raad 3: Deze aanbeveling gaat over het verbeteren van de informatievoorziening. Met het inrichten van een goede jaarcyclus en het subsidiejaarplan willen we hieraan tegemoet komen. • Aan het college 1: Deze aanbeveling gaat onder meer over monitoring. Een eerste stapje wordt daarin gezet door te onderzoeken hoe we effecten beter kunnen meten.

Doorgroei naar monitoring zoals beschreven in het rekenkameradvies vraagt tijd. Ook hier is het onderscheid tussen grote en kleinere partners belangrijk. • Aan het college 2: Deze aanbeveling gaat over de sturingsfilosofie van de gemeente. Waarbij de gemeente de regierol pakt om te sturen op een gezamenlijk maatschappelijk eindresultaat. Ook de vraag inkoop of subsidie speelt daarbij een rol. De rol van de gemeente, meten van effecten en samenwerking zijn elementen die terugkomen in zowel het subsidiebeleid als het subsidiejaarplan. Maar ook hiervoor geldt dat dit eerste stapjes zijn in het groeien naar een meer regisserende rol van de gemeente. • Aan het college 3: Deze aanbeveling gaat over het in samenwerking benutten van elkaars informatiepositie. En raakt dus direct aan diverse andere aanbevelingen. Ook hiervoor geldt dat we nu eerste stappen zetten om dit beter te benutten. Dit doen we door samen te werken aan een subsidiejaarplan en door te onderzoeken hoe we effecten kunnen meten. Het ontwikkelen van een gezamenlijk dashboard, zoals de rekenkamercommissie benoemd kan hier een mooi vervolg op zijn.