230607 Advies auditcommissie programmarekening 2022

POSTADRES

BEZOEKADRES

Postbus 250

T

0297 29 16 16

3640 AG Mijdrecht

F

0297 28 42 81

Croonstadtlaan 111

E

gemeente@derondevenen.nl

3641 AL Mijdrecht

I

www.derondevenen.nl

Leden van de gemeenteraad

DATUM

20 juni 2023

UW KENMERK

--

ONS KENMERK UW BERICHT VAN

--

CONTACTPERSOON

J. Jonker

DOORKIESNUMMER

0297 29 18 89

E-MAIL

j.jonker@derondevenen.nl

ONDERWERP

Advies auditcommissie programmarekening 2022 Geachte leden van de raad, In 2023 heeft BDO accountants de controle op de jaarrekening 2022 van gemeente De Ronde Venen in opdracht van de gemeenteraad uitgevoerd. De auditcommissie van de raad begeleidt dit proces namens de raad. De auditcommissie doet in deze notitie verslag van de besprekingen van de programmarekening 2022 en adviseert de raad over de behandeling van de rekening. De auditcommissie heeft zich laten informeren door de accountant en door medewerkers uit de organisatie over de P&C-cyclus. De leden van de auditcommissie zijn goed te spreken over de gekregen ondersteuning, die maakt dat wij onze taak ten dienste van de gemeenteraad kunnen uitvoeren. Specifieke opmerkingen en aanbevelingen De accountants - de heren Brak en van Schaik - hebben op 16 mei 2023 een toelichting gegeven op de bevindingen aan de leden van de auditcommissie. Ook dit jaar krijgt de gemeente een goedkeurende verklaring van de accountant over de getrouwheid. Voor de verklaring van de accountant over de rechtmatigheid wordt dit een verklaring met een beperking. De oorzaak hiervan is, net als vorig jaar, gelegen in fouten die zijn gevonden bij een aantal inkoopprocessen die Europees aanbesteed hadden moeten worden en dat is bij aanvang niet gebeurd. Een aantal van deze processen is afkomstig vanuit het jaar/ de jaren voor 2022.

Omdat de regelgeving zegt dat tot vier jaar terug moet worden gekeken, komt dit dus meerdere keren terug. Aan de hand van het dashboard accountantscontrole is de auditcommissie bijgepraat over de bevindingen van de accountant. Er is gekeken of de aanbevelingen die de raad vorig jaar heeft gegeven naar aanleiding van de programmarekening 2021 zijn uitgevoerd. De belangrijkste aandachtspunten die u meegaf waren:

REGISTRATIENUMMER

VERZONDEN

-

Het verstevigen van het proces rondom Europese Aanbestedingen. De doorontwikkeling van het “Business Control Framework” naar rechtmatigheidsverantwoording over 2022. - Het versterken van de IT-beheeromgeving, zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is. Deze drie aandachtspunten blijven voorlopig in ontwikkeling. De auditcommissie hecht er waarde aan dat deze punten ook nu expliciet als aanbevelingen worden vermeld om alert te blijven.

Technisch onderzoek Een van de taken van de auditcommissie is het doen van een technisch onderzoek op de programmarekening. De leden van de auditcommissie hebben dit gedaan aan de hand van de vier niveaus: bestuurlijke hoofdlijnen, programma’s, paragrafen en jaarrekening. Per niveau zijn er drie vragen besproken: - Geeft dit onderdeel voldoende informatie voor de controlerende rol van de raad? - Wat zou in de toekomst beter kunnen in de opzet? - Zijn er onderdelen waarop meer duiding nodig is voor de bestuurlijke besluitvorming? Dit onderzoek van de programmarekening 2022 - gecombineerd met de beoordeling van de uitvoering van de aanbevelingen vanuit de programmarekening 2021 - levert een aantal aanbevelingen op. De auditcommissie doet de volgende aanbevelingen over de programmarekening 2022: 1. Verstevigen van het proces rondom Europese Aanbestedingen. 2. Doorontwikkelen van het “Busines Control Framework” naar rechtmatigheidsverantwoording over 2023. 3. Het versterken van de IT-beheersomgeving en functiescheiding. 4. Doelstellingen en teksten smart formuleren en eigen beleidsindicatoren ontwikkelen. 5. Vanuit managementletter: Zorg dat kennis op ITC en informatiebeveiliging in de gemeente geborgd is door ‘de raad zodanig te ’scholen’ zodat (de raad) op het terrein van ICT en informatiebeveiliging de goede vragen kan stellen en kan doorvragen.

(…) Positioneer je als raad in je controlerende en ook kaderstellende rol en neem regie. Aanbevolen wordt dat de raad meer doet dan alleen meedenken. 6. Vanuit managementletter: Geef de accountant de opdracht ICT, informatiebeveiliging en privacy consistent te monitoren en te rapporteren, ook direct aan de raad. Laat rapporteren over de voortgang op de opvolging van de adviezen en geef hierin de griffie een rol om dat te administreren, te bewaken en terug te koppelen aan de raad.

REGISTRATIENUMMER

Pagina 2 van 3

7. In het format jaarrekening opnemen: knelpunten bedrijfsvoering, beter zicht op argumenten waarom doelen niet behaald worden. Opnemen in de bestuurlijke verantwoording. Naast capaciteit zijn er andere externe omstandigheden waardoor dit niet gaat. Dan kan de raad beter in stelling gebracht worden. Advies -

De auditcommissie adviseert de jaarrekening 2022 vast te stellen De aanbevelingen van de accountant over te nemen De aanbevelingen van de auditcommissie over te nemen

Met vriendelijke groet,

De leden van de auditcommissie BIJLAGE(N)

--

REGISTRATIENUMMER

Pagina 3 van 3