201223 Brief colleges inzake proces evaluatie BUCH

Aan de leden van de gemeenteraden van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

Gemeente

Documentsoort

Ons kenmerk:

...

Zaaknummer:

-

Uw brief van:

Inhoud

Voorvoegsel Soort_Doc Briefnummer Klanttype Klantcode Documentsoort

Uw kenmerk:

-

Verzenddatum:

23 december 2020

Bijlage(n):

1

Documentsoort1

Vertrouwelijkheid

Contactpersoon:

A. Slokker

E-mail:

-

AutoArch

Onderwerp: Proces bestuurlijke besluitvorming inzake evaluatie BUCH

Geachte gemeenteraden, In deze brief informeren wij u over de voortgang van het proces rond de bestuurlijke besluitvorming inzake de evaluatie van de BUCH-samenwerking en de effecten van de aangescherpte coronamaatregelen. Proces tot nu toe In het bedrijfsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie is opgenomen dat de Werkorganisatie BUCH na vier jaar geëvalueerd zou worden in relatie tot de in dit plan vastgestelde kaders. Eind 2019 hebben de colleges besloten de evaluatie BUCH in planning iets naar voren te halen en aan te wijzen als een 213a onderzoek. In februari 2020 heeft u het onderzoeksplan Evaluatie BUCH ontvangen. Vervolgens heeft u op 16 september jongstleden het onderzoeksrapport ‘BUCH gemeenten samen in zee’ ontvangen. En op 23 september zijn de onderzoeksresultaten tijdens de BUCH brede raadsavond door bureau Berenschot gepresenteerd. Vervolgens bent u op 8 oktober met bijgaande brief geïnformeerd over de voortgang in het vervolgproces en de effecten van de coronamaatregelen. Tijdens de BUCH brede raadsavond van 25 november heeft Falgun Binnendijk, namens de procesgroep, de processtappen op hoofdlijnen toegelicht en de procesgroep voorgesteld. Ook heeft bureau Berenschot technische vragen over het evaluatierapport beantwoord.

Tijdens de presentatie op 25 november zijn de volgende uitgangspunten gedeeld: Uitgangspunten:  Goed en zorgvuldig proces;  via beeld- en oordeelsvorming naar besluitvorming;  fysieke bijeenkomsten hebben de voorkeur bij oordeels- en besluitvorming;  gezamenlijk standpunt van de vier colleges;  bespreking van gezamenlijk standpunt met alle raden en de werkorganisatie.

Hoofdlijnen bestuurlijk proces:  4e kwartaal 2020: de procesgroep stelt een bestuurlijke procesaanpak op;  februari/ maart 2021: de colleges werken aan een gezamenlijk standpunt op de evaluatie en de daarin opgenomen conclusies en aanbevelingen;  april/ mei 2021: de colleges gaan in gesprek met de raden over hun standpunt;  Voor het zomerreces 2021: bestuurlijke besluitvorming. Begeleiding van het proces De begeleiding van dit proces wordt uitgevoerd door een procesgroep. Op 4 november is de procesgroep gestart. De procesgroep richt zich op de begeleiding en het gezamenlijk vormgeven van het bestuurlijke proces. Deze procesgroep is breed samengesteld uit afgevaardigden van de vier colleges, griffies, Raad van Secretarissen en de Werkorganisatie BUCH. In dit proces zijn de BUCH-gemeenten én de BUCH-organisatie belanghebbende. Om alle betrokkenen de ruimte te bieden zich op het inhoudelijke gesprek te concentreren, hebben we gekozen om het proces te laten begeleiden door een onafhankelijke, deskundige procesbegeleider. Daarvoor hebben wij opdracht verstrekt aan Audrey Rohen Organisatieadvies bv. Proces stappen bestuurlijke besluitvorming De procesgroep werkt komende weken samen met de procesbegeleider de bestuurlijke procesaanpak nader uit.

Het is de verwachting dat de bestuurlijke procesaanpak begin februari 2021 door de colleges wordt vastgesteld en ter kennisgeving aan de raden wordt aangeboden. Tijdens de BUCH raadsavond van 17 februari 2021 kan deze procesaanpak kort toegelicht worden en kunnen raadsleden kennis maken met de procesbegeleider. Afgelopen periode hebben we stappen gezet. We blijken wel meer tijd nodig te hebben dan in eerste instantie verwacht. Redenen hiervoor zijn de kwaliteit, zorgvuldigheid en verbondenheid die we nastreven in het proces. Daarbij hebben de aangescherpte coronamaatregelen effect op de voortgang van het proces. Zoals we ook in onze brief van 8 oktober 2020 hebben aangegeven, zijn fysieke bijeenkomsten nodig voor goede en brede gedragen bestuurlijke besluiten en daarmee een optimaal resultaat. Dat is op dit moment helaas nog steeds niet mogelijk. Ook is de duur van de maatregelen niet te voorzien. Waar mogelijk worden gesprekken digitaal gevoerd om vertraging in het proces zoveel mogelijk te beperken.

Tot slot Wij hopen u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze brief, dan vernemen wij die graag. U kunt uw reactie bij de griffie kenbaar maken. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

De heer M.N. Schroor

De heer dr. J.P. Rehwinkel

secretaris

burgemeester

De heer P. Schouten secretaris

De heer S. Nieuwland burgemeester

De heer G.A. Suanet QC secretaris

De heer drs. A. Mans burgemeester

Mevrouw F.H.W. de Jong MSc MCD secretaris

De heer T.J. Romeyn burgemeester

Aan de gemeenteraden van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

BUCH

uitgaand

Ons kenmerk: Zaaknummer: Uw brief van: Uw kenmerk: Verzenddatum: Bijlage(n):

8 oktober 2020 -

Nee Contactpersoon:

BUCH50 uitgaand

Onderwerp:

Informatie inzake proces evaluatie BUCH

Geachte Gemeenteraden, Op 16 september jongstleden heeft u het onderzoeksrapport ‘BUCH gemeenten samen in zee’ van ons ontvangen. En op 23 september zijn de onderzoeksresultaten tijdens de digitale sessie van de BUCH brede raadsavond door bureau Berenschot aan u gepresenteerd. Wij hebben u geïnformeerd dat we als colleges graag samen met elkaar en samen met u optrekken in het vervolgproces van oordeelsvorming en besluitvorming. Om die reden hebben we er nu ook voor gekozen om u te informeren in een gezamenlijke brief van onze vier colleges. In deze brief informeren we u over de voortgang in het vervolgproces en de effecten van de aangescherpte coronamaatregelen. Vervolgproces Tijdens de informatieavond op 23 september hebben wij u de volgende procesinformatie gegeven: Uitgangspunten:  Zorgvuldigheid proces staat voorop;  Colleges komen tot een gezamenlijk oordeel en plan van aanpak/verbetering na beeldvorming en oordeelsvorming;  Raden volgen eveneens pad van beeldvorming en oordeelsvorming. Hoofdlijnen bestuurlijk proces vanaf heden:  Vierde kwartaal 2020: voltallige colleges komen enkele malen bijeen.

Resultaat: een gezamenlijk gedragen besluit over de bestuurlijke koers en een plan van aanpak/verbetering met betrekking tot de aanbevelingen;  Raadsinformatieavond als optie om deze vorm te geven als ‘werkateliers’ voor colleges en raden gezamenlijk;  Afstemming over het proces van beeldvorming en oordeelsvorming raden in overleg met presidia/fractievoorzittersoverleg. Ook hebben we mondeling toegezegd, dat u deze week van ons een meer uitgewerkt voorstel voor de bestuurlijk procesaanpak ontvangt, zodat u daar ook op kunt reageren.

Pagina 1 van 2

Aanpak en gevolgen COVID-19 Voor goede en breed gedragen bestuurlijke besluiten hebben we geconcludeerd dat fysieke bijeenkomsten nodig zijn voor een optimaal resultaat. Dat is op dit moment helaas niet mogelijk. De eerste gezamenlijke collegebijeenkomst die we deze week zouden hebben, is als gevolg van de ontwikkelingen geannuleerd. We beraden ons op dit moment nog op een voorstel voor een alternatieve aanpak. Dit voorstel wordt mede bepaald door de duur van de maatregelen. Als gevolg van de aangescherpte coronamaatregelen, laat het uitgewerkte voorstel dat wij mondeling hebben toegezegd iets langer op zich wachten. Tot slot Wij rekenen op uw begrip en hopen u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze brief, dan vernemen we die graag. U kunt uw reactie bij de griffie kenbaar maken. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

dr. J.P. (Peter) Rehwinkel wnd. burgemeester

De heer P. Schouten secretaris

De heer S.M. Nieuwland burgemeester

De heer G.A. Suanet QC secretaris

De heer drs. A. Mans burgemeester

Mevrouw C. de Jong secretaris

De heer T.J. Romeyn burgemeester

Pagina 2 van 2