200915 Aanbiedingsbrief rapport Evaluatie BUCH-samenwerking

Gemeenteraad

Domein Team Contactpersoon Telefoonnummer Bijlage(n)

Onderwerp

: Bedrijfsvoering : Regie : Sander Verhaar : Rapport ‘BUCH gemeenten samen in : zee’

Ons kenmerk Zaaknummer Uw brief van Uw kenmerk

: : : :

Verzenddatum

: 15 september 2020

: Aanbiedingsbrief evaluatie BUCH-samenwerking.

Geachte Gemeenteraad, Hierbij ontvangt u het onderzoeksrapport ‘BUCH gemeenten samen in zee’. Dit rapport is het resultaat van de opdracht die wij in januari van dit jaar hebben vastgesteld in het kader van de evaluatie van de BUCH-samenwerking. Daarnaast informeren we u in deze brief graag over het proces tot heden, de besluiten die wij als college naar aanleiding het rapport hebben genomen en we informeren u over onze voornemens voor het vervolgproces. Proces tot heden Sinds 1 januari 2017 zijn de ambtelijke organisaties van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo gefuseerd tot de ‘Werkorganisatie BUCH’. In het bedrijfsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie is opgenomen dat de Werkorganisatie BUCH na vier jaar geëvalueerd zou worden in relatie tot de in dit plan vastgelegde kaders. Eind 2019 hebben de colleges besloten de evaluatie BUCH in planning iets naar voren te halen en aan te wijzen als een 213a onderzoek. In januari 2020 is de onderzoeksopdracht vastgesteld en is de algemeen directeur als gedelegeerd opdrachtgever van het onderzoek aangewezen.

Bureau Berenschot is vervolgens ingeschakeld voor de uitvoering van de evaluatie waarin de volgende onderzoeksvraag centraal staat: “Hoe ver is de BUCH met het behalen van de doelstellingen die bij het aangaan van de samenwerking zijn geformuleerd, en wat is er in de nabije toekomst nodig om de doelstellingen (beter) te halen?” Gedurende dit proces zijn ook de resultaten van de Benchmark Berenschot naar formatie en kosten opgeleverd. Dit betrof een apart onderzoek waartoe de werkorganisatie BUCH naar aanleiding van zienswijzen op het verbeterplan opdracht toe had gegeven. Raadhuisplein 1, 1902 CA Castricum  Postbus 1301, 1900 BH Castricum Tel.: 14 0251  Internet: www.castricum.nl  E-mail: info@castricum.nl

Pagina 1 van 3

Een samenvatting van de resultaten en een eerste reactie vanuit de werkorganisatie daarop zijn verwerkt in het rapport van de evaluatie. De volledige resultaten van de benchmark maken onderdeel uit van de bijlagen. Bureau Berenschot heeft op 27 augustus het onderzoeksrapport opgeleverd aan de gedelegeerd opdrachtgever. Op 1 september jongstleden hebben de vier colleges een gezamenlijke presentatie gehad van Berenschot over de uitkomst van het onderzoek ‘BUCH gemeenten Samen in zee’ over de evaluatie van de BUCH –samenwerking en op 3 september hebben de vier colleges het rapport ontvangen. Eerste reacties op het rapport Na een eerste bespreking in de afzonderlijke colleges en tijdens een eerste bespreking in het BUCH bestuur is geconstateerd dat de colleges veel herkennen in de conclusies en aanbevelingen. Ook is uitgesproken dat de vier colleges in gezamenlijkheid conclusies willen trekken en tot een vervolgaanpak willen komen. Om in de volle breedte van de evaluatie tot gedragen standpunten te kunnen komen, is echter ook op onderdelen van het rapport behoefte aan een verdieping en of een nadere analyse. Er is aan Berenschot gevraagd of er mogelijkheden zijn om deze gevraagde verdieping en analyse voor 23 september aan te leveren.

Het betreft de volgende onderdelen waarop om verdieping of nadere analyse is gevraagd:  In het rapport worden verschillende ijkmomenten gebruikt om uitgangspunten/doelen te spiegelen aan de huidige praktijk (is het doel behaald of niet). De ene keer wordt verwezen naar een jaartal, een andere keer wordt verwezen naar het bedrijfsplan of verbeterplan etc. Daardoor lijken niet alle conclusies en aanbevelingen eenduidig. De vraag is of dit bewust is gebeurd en zo ja of de achtergrond daarvan geschetst kan worden. Zo nee, zijn er dan mogelijkheden om een eenduidig ijkmoment als uitgangspunt te nemen voor het beantwoorden van de vraag of doelen zijn behaald?  De businesscase voorafgaande aan de start van de BUCH zette 3 varianten van samenwerking af tegen de 3K’s (Kosten, Kwetsbaarheid en Kwaliteit en de 2G’s (Grip en Gemeentelijke kleur). Op basis van de weging van de K’s en de G’s is gekozen voor een ambtelijke fusieorganisatie. De colleges hebben in het kader van de evaluatie behoefte aan een duidelijker oordeel over de behaalde doelen met betrekking tot de 3K’s en de 2G’s in zijn geheel en voor de vier gemeenten apart. Heeft het de gemeenten gebracht wat zij dachten te bereiken met de ambtelijke fusie? Besluiten 15 september 2020 (Bergen 16 september) Wij hebben als college de volgende besluiten genomen. 1.

Kennis te nemen van het door bureau Berenschot opgestelde rapport ‘BUCH gemeenten samen in zee’ over de evaluatie van de BUCH-samenwerking. 2. Het rapport aan te bieden aan de raad ter voorbereiding op de BUCH brede raadsinformatieavond op 23 september. 3. Akkoord te gaan met de inhoud van het persbericht. 4. Met de vier colleges gezamenlijk op te trekken in het vervolgproces. Deze besluiten zijn ook in de andere drie gemeenten genomen. PAGINA 2 van 3

Communicatieaanpak Wij hanteren het uitgangspunt dat u en de medewerkers van de BUCH werkorganisatie de uitkomsten niet uit de krant moeten vernemen. Nadat u het rapport van ons heeft ontvangen, worden de medewerkers op 17 september geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie. De ondernemingsraad en de leidinggevenden worden afzonderlijk op de hoogte gesteld. Daarnaast kiezen we voor een actieve benadering van de pers. Op 17 september wordt het rapport met een begeleidend persbericht aangeboden aan de pers. Persvragen worden beantwoord door de strategisch communicatieadviseurs in afstemming met de algemeen directeur. Vervolgproces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming Op 23 september presenteert Bureau Berenschot het rapport aan u en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. De uitnodiging met het programma voor die bijeenkomst is reeds in uw bezit. Doel van de avond is beeldvorming. Daarna formuleren de colleges in gezamenlijkheid een inhoudelijk standpunt over de conclusies en aanbevelingen inclusief een planning voor de vervolgstappen. Meer informatie Wij hopen u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Wij kijken er naar uit u te zien tijdens de presentatie van het rapport op 23 september. Als u voor de 23ste al vragen en/of opmerkingen heeft naar aanleiding van deze brief of het rapport, dan vernemen we die graag.

Wellicht kunnen we er met elkaar ons voordeel mee doen op 23 september. U kunt uw reactie bij de griffie kenbaar maken.

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Castricum,

De heer G.A. Suanet QC secretaris

PAGINA 3 VAN 3

De heer drs. A. Mans burgemeester