07 Collegebrief inzake Ontoereikend budget maaien bermen van 7 juli 2020

gemeente

ÇASTRICUM Akrriloot

BJVkurn

Ca it

uturr

Aan de leden van de gemeenteraad

út

Domein Team Contactpersoon

Beheer Openbare Ruimte Richard van der Veer

Bijlage(n)

Onderwerp

Ons kenmerk Zaaknummer Uw brief van Uw kenmerk Verzenddatum

Woud*

7 juli 2020

Stand van zaken Ontoereikend budget voor het uit te besteden maaiwerk in de gemeente Castricum

Geachte leden van de raad, Hierbij informeren wij u over de aanbestedingen van het maaien van bermen, het heinen van watergangen en het ecologisch beheer die er zijn geweest. Het natuur technisch en het extensief maaien moesten opnieuw aanbesteed worden voor de gemeente Castricum. In de afgelopen jaren zijn er over deze werkzaamheden veel klachten binnen gekomen en schades ontstaan aan eigendommen van gemeente en particulieren. Er zijn 2 contractdocumenten gemaakt waarin voorwaarden zijn opgenomen die genoemde klachten en schades die in de voorgaande contractperiode veelvuldig voorkwamen moesten voorkomen. Omdat voor de overige gemeenten in de BUCH deze werkzaamheden deels ook aanbesteed moesten worden, is op advies van de inkoopadviseurs besloten om twee BUCH brede Europese aanbestedingen op te starten. De werkzaamheden zijn zeer specialistisch, daarom moesten de inschrijvers een plan van aanpak indienen hoe zij de werkzaamheden denken te gaan uitvoeren. Dit om te voorkomen dat er een partij het werk gegund krijgt, die de werkzaamheden niet uit kan voeren zoals de gemeenten dat voor ogen hebben. Gevolg natuur technisch maaien Er zijn in totaal drie prijsaanbiedingen door aannemers ingediend met daarbij bijbehorende plannen van aanpak. Van twee van de drie inschrijvers waren de prijzen exorbitant hoog.

Maar ook de laagste inschrijving paste niet in de beschikbare financiële middelen, vandaar dat er dan ook niet gegund kon worden en hierom is de aanbesteding afgelast op grond van onvoldoende budget. Doordat de aanbesteding is afgelast bleef er als tussenoplossing voor 1 jaar alleen de mogelijkheid om één op één in gesprek te gaan met potentiële inschrijvers. Maaien is een noodzakelijke werkzaamheid vanwege (verkeers)veiligheid, flora en fauna etc en er is geen tijd om nu een nieuwe aanbesteding op te starten. Raadhuisplein 1,1902 C A Castricum « Postbus 1301,1900 BH Castricum Tel.: 14 0251 « Internet: www.castricum.nl« E-mail: info@castricum.nl Pagina 1 v a n 2

3*

gf

ffr-tc

ÇASTRICUM

Aan de inschrijvers is gevraagd om een herziende prijsaanbieding in te dienen van wat een light versie zou moeten zijn van het oorspronkelijke bestek en om zo naar mogelijkheden te kijken die binnen de huidige budgetten passen. Gevolg extensief maaien (schouwen) Er is één prijsaanbieding ingediend met bijbehorende plannen van aanpak, die inschrijving voldeed niet aan de gestelde minimumeisen en is niet akkoord bevonden door de beoordelingscommissie. Op advies van de inkoopadviseur is besloten om de aanbesteding geheel in te trekken. Hiermee was de weg vrij om gelijk één op één met lokale partijen om tafel te gaan, die het maaien/schouwen konden uitvoeren voor één jaar. Redelijk snel hebben we van drie lokale aannemers prijzen mogen ontvangen, om de werkzaamheden zo mogelijk te gaan uitvoeren. De ingediende prijzen waren aanvankelijk exorbitant hoog en pasten met geen enkele mogelijkheid binnen de huidige budgetten. Een één op één onderhandeling biedt echter de mogelijkheid om dure niet direct noodzakelijke werkzaamheden te schrappen of op een andere manier te laten uitvoeren. Aan de lokale aannemers is verzocht om de prijzen te herzien en te kijken waar besparingen haalbaar zijn door anders te werken. Hiermee is er een light versie tot stand gekomen van hoe de uitvoerende werkzaamheden bedacht waren.

Dit maaiwerk bestaat uit 2 rondes, de eerste om directe overlast van hoog gras te voorkomen en knelpunten in de waterafvoer op te lossen, de 2e en duurste ronde zit gekoppeld aan de verplichting om de sloten te schouwen. Financiële consequentie Om voor dit jaar de noodzakelijke werkzaamheden (light versie) uit te voeren is er ingeschat dat er C 75.000,00 extra budget benodigd is. Deze budgetoverschrijding wordt meegenomen in de 2 financiële rapportage. Na een nieuwe aanbesteding zal duidelijk worden wat de financiële gevolgen zijn voor de komende jaren. Met deze brief wordt ook voor 2021 een winstwaarschuwing gegeven. e

Oorzaak/gevolg De financiële tegenslag komt doordat het huidige budget is afgestemd op partijen die het extensief en natuur technisch maaien en schouwen de afgelopen jaren hebben uitgevoerd met bodemprijzen. Dit was ook te zien in de uitvoering daarvan met de daarbij behorende klachtenstroom. Van deze wijze van uitvoeren wilden wij afstand nemen omdat dat niet past in het beleid van de gemeente. Om ervoor te zorgen dat er geen prijsschieters de werkzaamheden zouden kunnen gaan uitvoeren met een nieuwe klachtenstroom tot gevolg, zijn er restricties doorgevoerd die bepaalde partijen heeft ontmoedigd om in te schrijven. Positief is dus dat het gelukt is om prijsschieters buiten de deur te houden, waarmee wij dan ook verwachten dat de klachtenstroom aanzienlijk minder zal zijn dan voorheen. Negatief is echter dat door de mislukte aanbesteding de nieuwe contractvorming vlak voor het maaiseizoen plaats moet vinden wat negatief is voor de prijsvorming. Met vriendelijke groet, namens

er G.A. Suanet QC

PAGINA 2 v a n 2

P.P.J. Slettenhaar De heer Loco buraa meester