06 Memo t.b.v. TCB 28 januari 2020

MEMO Aan

: Tijdelijke commissie Begroting 2021 e.v.

Afdeling

: Bedrijfsvoering

Opstellers

: G.A. Suanet / M. Konijn

Datum

: 25 januari 2021

Telefoonnr.

:

Bijlage

: (1) Planning spoor 1 (2) Voortgang begrotingsstatement

Onderwerp

: Planning spoor 1 en 2 (TCB vergadering 28/1/2021)

Geachte commissieleden, In bijgaand memo ontvangt u de planning (bijlage 1) voor alle onderwerpen samenhangende met spoor 1 en 2 die zijn afronding vindt in de besluitvorming door uw raad bij de kadernota 2022 van de gemeente Castricum. De planning houdt rekening met de totstandkoming van de begroting 2022 van de werkorganisatie BUCH, de kadernota 2022 van de gemeente Castricum, het preventief toezicht proces en de 2e fase van de bestuursopdracht sociaal domein welke voor de eerste keer op 18 maart in uw raad wordt besproken. Planning (o.a. spoor 1 en 2) Een aantal opmerkingen ten aanzien van de planning.  De toevoeging van een ambtelijke technische sessie in week 6. Hier kunt u terecht met al uw vragen over bijvoorbeeld preventief toezicht of het onderscheid tussen spoor 1 en 2 of andere zaken die u in het kader van het gezond maken van de gemeentefinanciën zou willen stellen.  De toevoeging van een ambtelijke technische sessie in week 9. Hier kunt u terecht met al uw vragen over het dan voorliggende voorstel inzake spoor 2.  Er is een vervolgbehandeling in spoor 2 gepland op 25 maart, om zodoende met de eerste resultaten van de 2e fase van de bestuursopdracht sociaal domein rekening te kunnen houden. Begroting statement De voortgang van het begroting statement welke is toegevoegd aan de programmabegroting 2021 wordt toegelicht in bijlage 2.

Deze bijlage kan in de loop van het proces steeds bijgewerkt worden. DVO In de eerste bijeenkomst van de tijdelijke commissie begroting is gevraagd naar de voortgang/evaluatie van de afgesloten DVO (dienstverleningsovereenkomst) met de GR werkorganisatie BUCH. Een eerste verkenning laat zien dat de huidige DVO niet voldoende handvatten biedt om goed te kunnen sturen. Zoals reeds eerder aangegeven wordt er gewerkt aan een continue verbetering/aanpassing van de structuur van de DVO. We zien ook een duidelijke relatie met de uitkomsten van de evaluatie van de BUCH.

BIJLAGE 1 – PLANNING ONDERWERPEN VERVOLG SPOOR 1 EN SPOOR2

Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Week 13 Week 14 VJ vakantie Beraadslaging TCB spoor 1 X Technische sessie voor raad spoor 2 X Extra bestuursvergadering BUCH, besparingen X College: Eerste voorstel spoor 2 X Technische sessie voor raad spoor 2 (dinsdag) X TCB: Eerste voorstel spoor 2 X Gesprek raad met provincie voortgang X BUCH bestuursvergadering, besparingen X College: Vervolgbehandeling spoor 2 X Raad: bespreken beheersmaatregelen sociaal domein X TCB: Vervolgbehandeling spoor 2 X Commissiebehandeling eindvoorstel spoor 2 X Besluitvorming raad spoor 2 X

BUCH bestuursvergadering vaststellen begroting Begroting BUCH naar colleges Collegebehandeling voorgestelde zienswijze BUCH Commissiebehandeling voorgestelde zienswijze Besluitvorming zienswijze raad BUCH begr Collegebehandeling kadernota gemeente Commissie presentatie kadernota gemeente Sessie technische vragen bij kadernota gemeente Behandeling commissie kadernota gemeente Besluitvorming raad kadernota gemeente

Week 15 Week 16 Week 17 Week 18 Week 19 Mei vak. Mei vak. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Week 20 Week 21 Week 22 Week 23 Week 24 Week 25

BIJLAGE 2 – VOORTGANG PROGRAMMABEGROTING 2021 STATEMENT Beheersmaatregelen Uitvoeren van een projectenscan. Wij gaan bij elk project kijken, wat is de status, wanneer wordt het uitgevoerd, waar zitten mogelijke besparingen. Verdere verzakelijking, we zijn aan de slag met Service Level Agreements (DVO) waar scherp de ambitie en behoeften van de gemeenteraden, begrotingen worden vertaald, dus zorgen wij dat die op tijd klaar zijn voor zienswijze gemeenteraad. Direct na de jaarwisseling worden de raden bijgepraat over de stand van zaken ten aanzien van deze DVO’s, zodat de raden dat tijdig kunnen betrekken in de zienswijze die zij gaan opstellen over de kadernota van de BUCH. De BUCH bijdragen moeten wat Castricum betreft in de nabije toekomst meer kwantitatief worden onderbouwd. Wij agenderen dat in het BUCH bestuur en bespreken dit voor met de Alg.dir. De basisbijdrage BUCH mag van Castricum niet verder omhoog maar moet zelfs omlaag, en wordt dus wat Castricum betreft bevroren, inzet is door de SLA’s bijvoorbeeld extra bezuinigingen op de bedrijfsvoeringsfuncties functies, op de inhuur (waarbij het streven is maximaal 10% inhuur) en dus een stofkamoperatie bij alle projecten. De werkorganisatie moet fit en gezond worden. Wij kijken naar de investeringsstaat, of er geschrapt, gepauzeerd of geposterioriteerd kan worden en koppelen de resultaten in Q1 terug.

Extra programma’s moeten worden betaald uit de basisbijdrage van de BUCH tenzij het een uitzonderlijke opgave betreft.

Onze organisatie moet zich verder door ontwikkelen om producten zelf te kunnen aanleveren, er komt een inhuurscan parallel met de projectenscan om te kijken of er meteen een slag kan worden gemaakt.

Status Wordt spoedig opgepakt in het kader van spoor 2. Vergt toelichting in de uitvoering, aangaande het begrip Project. Wordt opgepakt. De DVO 2021 is in werking. Deze is nog niet smart genoeg. Die voor 2022 wordt voorbereid in de aanloop naar de kadernota 2022 en zullen wij aan u voorleggen.

De kadernota BUCH verschijnt niet. Conform het hierboven benoemde zullen wij u verder meenemen in het proces stand van zaken dvo’s. De opzet voor het DVO 2022 bevat hier nieuwe handvatten voor.

Het college is met het bestuur van de BUCH werkorganisatie in gesprek om bezuinigingen langs de lijnen efficiency, opdrachtgever-/opdrachtnemerschap overeen te komen.

Wordt aan gewerkt. Deels al verwerkt in spoor 1. Dat kan niet zonder meer. Je zult per opgave moeten bezien of dit kan uit de basisbijdrage, bijvoorbeeld door herprioritering. Of er is sprake van een uitzonderlijke opgave waartegenover extra middelen zullen moeten worden gevoteerd. Dit streven delen wij met U en inmiddels hebben wij dit onder de aandacht gebracht van het BUCH bestuur en de Algemeen directeur.

3