06 Accountantsrapport 2020 GR Werkorganisatie BUCH

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH t.a.v. dhr. D. van Huizen, algemeen directeur Middelweg 28 1911 EG UITGEEST

Haarlem, 31 maart 2021

Reg.nr. : Betreft :

1007869/215/459/531 Verslag van bevindingen 2020 Werkorganisatie BUCH

Geacht bestuur, In het kader van onze algemene controleopdracht hebben wij de programmarekening 2020 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH gecontroleerd. De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur van Werkorganisatie BUCH. Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van Werkorganisatie BUCH zowel een goedkeurende verklaring inzake de getrouwheid, alsmede een goedkeurende verklaring over de rechtmatigheid afgegeven. De eindejaarscontrole is, net als het voorgaand jaar, op een plezierige wijze en in constructieve samenwerking, maar wel op afstand, verlopen. Wij hebben van de algemeen directeur en medewerkers alle medewerking ontvangen. Wij hebben het concept verslag van bevindingen voorgelegd aan de algemeen directeur, de concerncontroller en de programmamanager Bedrijfsvoering. Hun opmerkingen zijn zo nodig in deze rapportage verwerkt.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374, Aangesloten bij het SRA (nationaal) / INAA (internationaal)

Inhoud 1. 1.1 1.2 1.3 1.4

JAARREKENINGCONTROLE 2020........................................................................................2 Jaarrekeningtraject .................................................................................................................2 Covid-19 en effecten op de organisatie en jaarrekening ..........................................................2 Risicoanalyse inclusief aandachtspunten controle ...................................................................2 Controletoleranties .................................................................................................................3

2. UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE ....................................................4 2.1 Algemeen ...............................................................................................................................4 2.2 Aanbevelingen VIC worden opgevolgd....................................................................................4 3. 3.1 3.2 3.3 3.4

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING .........................................5 Algemeen ...............................................................................................................................5 Samenvatting bevindingen interim-controle en status ..............................................................5 Proces salarissen toereikend ..................................................................................................6 Externe inhuur en aanbestedingen..........................................................................................6

4. 4.1 4.2 4.3

JAARVERVERSLAGGEVING .................................................................................................8 Algemeen ...............................................................................................................................8 Geen begrotingsonrechtmatigheid ..........................................................................................8 Opmerkingen jaarverslaggeving 2020 .....................................................................................8

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

JAARREKENING EN FINANCIELE ADMINISTRATIE.............................................................9 Bijdragen 2020 .......................................................................................................................9 Bewaking (balans)tussenrekeningen .......................................................................................9 BTW en koepelvrijstelling stand van zaken .............................................................................9 Afwikkeling verlofsaldo (bovenwettelijk verlof) ....................................................................... 10

6.

Wnt en publicatie .................................................................................................................. 11

7.

AUTOMATISERING ............................................................................................................. 11

8.

OVERIGE ASPECTEN ......................................................................................................... 12

9. CONCLUSIE ........................................................................................................................ 14 9.1 Geconstateerde fouten en onzekerheden.............................................................................. 14 9.2 Controleverklaring ................................................................................................................ 14

1.

JAARREKENINGCONTROLE 2020

1.1

Jaarrekeningtraject

De accountantscontrole is in twee fasen uitgevoerd: een interim-controle in de maand november 2020 en de uitvoering van de eindejaarscontrole begin maart 2021. Conform uw planning is de eindejaarscontrole tijdig afgerond, waarmee ook het bestuurlijk proces van de jaarrekening 2020 binnen de door u gestelde termijnen kan worden gerealiseerd. 1.2

Covid-19 en effecten op de organisatie en jaarrekening

Wij constateren dat de coronacrisis verschillende onderdelen van de Werkorganisatie BUCH raakt. Denk aan het doorschuiven van activiteiten naar het volgende jaar, het niet doorgaan van bijeenkomsten en de (extra) aan corona gerelateerde kosten. Het grotendeels, langdurig thuiswerken van medewerkers zorgt daarnaast voor een andere dynamiek als voorheen (IT-aspecten, afstemmingen op afstand, minder direct contact met collega’s, burgers en bedrijven). Deze veranderende omgeving kan ook, zeker als het langer gaat duren, risico’s met zich meebrengen. Er zijn voor de Werkorganisatie BUCH in beperkte mate (financiële) onzekerheden als gevolg van de coronacrisis. In de jaarrekening 2020 is dit in de coronaparagraaf verwoord. De genoemde ontwikkelingen kunnen ook in het komende jaar in meer of mindere mate van invloed zijn en effect hebben op de organisatie. Een en ander zal uiteraard mede afhangen van de voortzetting van de lock-down. U heeft in de jaarstukken 2020 (in de corona paragraaf) de effecten van de coronacrisis voor de Werkorganisatie BUCH kort beschreven. Wij hebben in onze controleverklaring vanwege de Covid19 en de daarmee samenhangende onzekerheden een (onverplichte) toelichtende paragraaf opgenomen. 1.3

Risicoanalyse inclusief aandachtspunten controle

Bij aanvang van de interim-controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de Werkorganisatie BUCH mee te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij hebben hierbij ook kennis genomen van de intern ingeschatte risico’s op de bedrijfsvoering zoals verwoord in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de jaarrekening. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de staat van baten en lasten. Wij hebben mede op basis van de begroting 2020, de tussentijdse financiële rapportage 2020 (Firap) en de concept cijfers 2020 de volgende risico-aandachtspunten voor de Werkorganisatie BUCH benoemd (en in onze controle betrokken): • voortgezette controle op de toepassing van de aanbestedingsregels inzake de externe inhuur; • stand van zaken rondom de financiële administratie in het algemeen; • status van de IT omgeving en ontwikkelingen daarbij; • de Covid-19; • de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2021; • de opvolging van adviezen uit voorgaande managementletter.

2

1.4

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt het Algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde (wettelijke) goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding –

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

–

≥ 3%

Op basis van de programmarekening 2020 (inclusief de mutaties in reserves) van de Werkorganisatie BUCH betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 705.000,- en een totaal van onzekerheden van circa € 2,1 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Wij merken op dat alle door ons voorgestelde correcties zowel de cijfermatig als tekstueel, in de voorliggende definitieve concept jaarrekening 2020 zijn verwerkt. Controleprotocol 2020 en normenkader Voor het boekjaar 2020 is een geactualiseerd controleprotocol, inclusief bijgewerkt normenkader door het bestuur op 3 maart 2021 vastgesteld. Dat betekent dat wij dit controleprotocol als uitgangspunt hanteren voor de jaarrekeningcontrole 2020 van de Werkorganisatie BUCH. Naast de wettelijke goedkeuringstoleranties heeft uw bestuur tevens een rapporteringstolerantie voorgeschreven voor fouten en/of onzekerheden van € 50.000,- of meer.

3

2.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE

2.1

Algemeen

In de kern betreft de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voor de Werkorganisatie BUCH de processen salarissen, inkoopfacturen, betalingen en de aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de VIC-werkzaamheden bij de interim-controle conform intern controleplan waren uitgevoerd en vastgelegd. De resterende VIC-werkzaamheden zijn bij de eindejaarscontrole aan ons ter beoordeling voorgelegd. 2.2

Aanbevelingen VIC worden opgevolgd

Aan de hand van het vastgestelde intern controleplan 2020 van de Werkorganisatie BUCH is de opzet, de aanpak (methodiek), diepgang en omvang van deelwaarnemingen van de verbijzonderde interne procescontroles nader vastgelegd. Ten tijde van onze eindejaarscontrole was ook het restant van de VIC over 2020 (d.w.z. het 3e tertiaal) afgerond, althans voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole van de Werkorganisatie BUCH. De werkzaamheden voor de Werkorganisatie BUCH betreffen concreet de processen inkopen en aanbesteden, de salarissen, crediteuren en betalingen. Wij constateren dat aan de aandachtspunten uit onze eerdere jaarrekeningcontroles zoals aanvullende opleidingen, cursussen, alsmede persoonlijke ontwikkeling voor VIC-medewerkers en het advies om de VIC tijdig en gestructureerd uit te voeren, is gevolg gegeven. Ook is de formatie uitgebreid aangezien in 2020 een nieuwe VIC-medewerker in dienst is getreden. En net als vorig jaar constateren wij dat het bespreken respectievelijk het afstemmen van (tussentijdse) bevindingen na afronding van de VIC-werkzaamheden met de verantwoordelijke teamleiders plaatsvindt. Dit verhoogt de kwaliteit van de VIC en kan een positief effect hebben op de verdere verbetering van de interne beheersing bij de werkorganisatie BUCH.

Natuurlijk is het verstevigen van de interne controlefunctie ook van belang in verband met de komende invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Immers, het dagelijks bestuur zal bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording gebruik maken van de (verbijzondere) interne controles. Wij hebben bij onze controlewerkzaamheden de resultaten van de VIC over 2020 meegenomen.

4

3.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING

3.1

Algemeen

Wij hebben getoetst of het interne beheersing systeem, het geheel van opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle en de transparante vastleggingen daarover zodanig kwalitatief zijn, dat zowel de getrouwheid (als ook de rechtmatigheid) van de baten en de lasten en van de balansmutaties 2020 in voldoende mate kan worden gewaarborgd. Dit is van belang bij onze risico-inschatting en is mede bepalend voor de aard en omvang van de werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole. Het gaat dan vooral om aandachtspunten op het gebied van interne beheersing en overige activiteiten die van belang zijn voor een (kwalitatieve) verbetering van de bedrijfsvoering. Onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle hebben wij op 15 januari 2021 in een uitgebreide managementletter aan uw bestuur en algemeen directeur gerapporteerd. In de managementletter 2020 zijn ook de bevindingen opgenomen die betrekking hebben op de gemeenten. Hierna vatten wij onze belangrijkste bevindingen, voor zover betrekking hebbend op de Werkorganisatie BUCH, nog eens kort samen, zo nodig aangevuld met de bevindingen vanuit de afsluitende jaarrekeningcontrole. 3.2

Samenvatting bevindingen interim-controle en status

Wij hebben bij de interim-controle de processen zoals ingericht bij de Werkorganisatie BUCH beoordeeld en hierbij, voor zover relevant voor de jaarrekening van de Werkorganisatie BUCH, onder uw aandacht gebracht. Samenvattend hebben wij de volgende bevindingen gerapporteerd: • wij blijven de aandacht vragen voor het (verder) ontwikkelen van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed. Contracten worden ingevoerd in de systemen, maar dit is nog niet volledig en ook de registratie van verplichtingen wordt nog niet structureel nageleefd; • de volledigheid van zaakdossiers is een BUCH-breed aandachtspunt. Dit aspect raakt meerdere processen in de organisatie; • wij hebben aandacht gevraagd voor het accorderen van de ‘prestatie-akkoord’ door een medewerker die dit als materie-deskundige in redelijkheid kan beoordelen. Het is aan de Werkorganisatie BUCH om hierin qua interne beheersing een passende (praktische) afweging te maken en er voor te zorgen dat de bewustwording bij budgethouders wordt vergroot; • bij het proces salarissen wordt geen integrale controle meer uitgevoerd op de ingediende declaraties van medewerkers. De indiening en verwerking verloopt via de applicatie Motion en de verantwoordelijkheid is laag in de organisatie gelegd. Op basis van steekproeven wordt de juistheid door HRM getoetst.

Wij herkennen deze werkwijze vanuit het ‘lean concept’ maar vragen wel om de uitgevoerde controlewerkzaamheden vast te laten leggen. Overigens zijn uit de VIC-werkzaamheden op de salarisdeclaraties geen bevindingen geconstateerd; • de Werkorganisatie BUCH is gestart met en frauderisicoanalyse (een eerste inventarisatie). De verdere uitwerking tot een frauderisicobeleid moet nog gaan plaatsvinden; • uit de VIC komt op basis van de uitgevoerde deelwaarnemingen naar voren dat het aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie BUCH (en de BUCH gemeenten) niet in alle gevallen wordt nageleefd. Dit bleek ook tijdens de interim-controle waarbij de VIC (BUCH-breed) 6 van de 50 deelwaarnemingen als fout heeft gekwalificeerd. De bevindingen lichten wij in de volgende pararaaf nog nader toe. Dat neemt niet weg dat wij ook zien dat er veel aandacht is voor dit proces, onder meer door het verstevigen van de inkoopfunctie in de organisatie.

5

De Werkorganisatie BUCH heeft in 2020 vier inkoopadviseurs in dienst genomen, het bewustzijn bij budgethouders vergroot onder meer door het geven van presentaties, afstemmingen, begeleiding etc. Deze acties worden in 2021 verder uitgerold in de organisatie. Wij zullen bij de eerstvolgende interim-controle in het najaar 2021 de stand van zaken rondom de opvolging van onze adviezen en aanbevelingen uit de managementletter (her)beoordelen. Follow-up bevindingen Er is naar aanleiding van de managementletter 2020 door de algemeen directeur een reactie opgesteld ten behoeve van het bestuur. Een follow-up d.d. 10 februari 2021 van de specifieke bevindingen is aan ons overgelegd. 3.3

Proces salarissen toereikend

Aansluitingen en detailcontroles Het proces rondom de salarisverwerking verloopt bij de Werkorganisatie BUCH beheerst. Eindejaars hebben wij vastgesteld dat er een zichtbare aansluiting is tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. Ook de detailcontroles op variabele salarismutaties heeft niet geleid tot opmerkingen. Assurance rapport serviceorganisatie De salarisverwerking is door de Werkorganisatie BUCH uitbesteed. Omdat zowel wij, als uw organisatie, gebruik maken van deze ‘service organisatie’ inclusief hun applicatie heeft de serviceorganisatie een onafhankelijke IT-auditor gevraagd om de interne beheersmaatregelen rondom het salarisverwerkingsproces te testen. De IT-auditor heeft in het assurance rapport van januari 2021 een oordeel met beperking afgegeven. Enkele interne beheersmaatregelen zijn niet effectief gebleken. De directie van de serviceorganisatie heeft aangegeven de tekortkomingen zo snel mogelijk op te pakken. Het salarisproces geeft ons verder geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. 3.4

Externe inhuur en aanbestedingen

Voor het vaststellen van de rechtmatigheid en de volledigheid van de Europese aanbestedingen inzake externe inhuur is door de VIC een (gegevensgerichte) crediteuren-analyse opgezet en uitgevoerd. De analyse bouwt voort op de analyse die bij de voorgaande controles beschikbaar was en door ons is beoordeeld. De analyse heeft betrekking op de periode 2017-2020 (referentie van 4 jaar). De focus is gericht op die leveranciers (externe inhuur) die de Europese drempel voor diensten mogelijk (al) overschrijden. Dit kan duiden op een eventuele onrechtmatigheid. Afhankelijk van de motivatie bij de besluitvorming en de feiten en omstandigheden rondom de externe inhuur kunnen de met de inhuur samenhangende uitgaven al dan niet als rechtmatig worden gekwalificeerd. Het vaststellen of daarvan sprake is veelal complex en onderhevig aan interpretatie.

6

Kwalificatie inhuurdossiers en rechtmatigheid voor de jaarrekening 2020 Op basis van de uitgevoerde spend-analyse tot en met december 2020 (d.w.z. toets op volledigheid van alle inhuur) en aanvullende dossierdeelwaarnemingen op inhuurdossiers blijkt dat voor een tweetal ingehuurde medewerkers de Europese aanbestedingsgrens is overschreden. Dit komt doordat opdrachten één, of meerdere keren zijn verlengd. Op basis van onze bevindingen en informatie hebben wij voor deze inhuurdossiers de uitgaven als onrechtmatig gekwalificeerd. De omvang van de rechtmatigheidsfout bedraagt € 554.018,- voor het boekjaar 2020. Naast genoemde bevindingen zijn er meer afwijkingen geconstateerd rondom het naleven van het aanbestedingsbeleid. Concreet gaat het dan om opdrachten die ‘een-op-een’ zijn verleend terwijl op basis van de omvang van de opdracht conform het aanbestedingsbeleid meervoudig ondershands had moeten worden aanbesteed. Deze afwijkingen zijn op zich zelf ook onrechtmatig, maar tellen niet mee met onze oordeelsvorming rechtmatigheid omdat dit het eigen inkoopbeleid betreft dat niet is opgenomen in het normenkader. Volgend jaar komt het aanbestedingsbeleid terug in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en dient het college over de naleving te rapporteren. En, het is dan de vraag of het eigen aanbestedingsbeleid buiten het normenkader zou moeten worden gehouden.

Wij gaan er vanuit dat de organisatie de ‘eigen regels’ wenst op te volgen. Overige kanttekeningen bij het proces inkoop- en aanbestedingen • Er zijn interne beheersmaatregelen getroffen om meer grip te krijgen op het proces rondom externe inhuur. Er wordt gebruik gemaakt van raamcontracten en er zijn inhuurcontracten beëindigd of externe medewerkers in dienst genomen. Daarnaast wordt voor zover mogelijk gebruik gemaakt van een DAS-systeem (platform voor inhuur). Hierdoor zal het risico op onrechtmatige inkopen verder kunnen afnemen; • In januari 2021 heeft Inkoop een ‘strategie’ opgesteld om te komen tot een effectieve aanpak van de controle op de naleving van het aanbestedingsbeleid in 2021. Inkoop baseert zich op de ABC Analyse (methodiek). Categorie A zijn dan de 20% leveranciers die ca 80% van de inkopen vertegenwoordigen, de 2 andere categorieën neemt dat percentage dan af. Feitelijk is dit de zogenaamd 20-80 regeling. De focus komt dan op categorie A; • Wij hebben van Inkoop een overzicht met de eerste inkopen en aanbestedingen 2021 ontvangen. Wat ons hierbij opvalt is dat er ook een sub-lijstje word bijgehouden met afwijkingsbesluiten onder vermelding van ‘haast of dwingende situatie’.

Voor zover het een Europese aanbesteding betreft kan de algemeen directeur of bestuur/college niet afwijken, tenzij sprake is van een echte uitzonderingssituatie dat voorts onderbouwd moet worden. Wij begrijpen dat Inkoop afwijkingsbesluiten periodiek willen meenemen in het managementoverleg.

7

4.

JAARVERVERSLAGGEVING

4.1

Algemeen

Begin maart 2021 zijn wij gestart met de controle van de concept jaarrekening. De kwaliteit van de ter controle aangeboden concept jaarrekening 2020 was toereikend; alle paragrafen en toelichtingen waren beschikbaar. Wij hebben tevens de volledige medewerking ontvangen van de medewerkers bij het uitvoeren van de controle, zij het dat wij de controlewerkzaamheden geheel op afstand hebben moeten uitvoeren. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2020. 4.2

Geen begrotingsonrechtmatigheid

Wij zijn nagegaan of de financiële beheers handelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het bestuur geautoriseerde begroting. Uit de jaarrekening 2020 blijkt dat er per saldo op het (enige) programma Bedrijfsvoering geen onder- of overschrijdingen hebben plaatsgevonden. De algemeen directeur geeft in de programmaverantwoording een toelichting op de belangrijkste verschillen tussen de begroting en werkelijkheid, ook per programmaonderdeel. Kortheidshalve verwijzen wij naar de paragraaf Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over 2020. 4.3

Opmerkingen jaarverslaggeving 2020

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Conform de controlevoorschriften (BADO) en verslaggevingsvoorschriften (BBV) zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. We hebben beoordeeld of de jaarrekening 2020 voldoet aan alle verplichte onderdelen van het BBV. Naar aanleiding van onze opmerkingen is in de definitieve jaarrekening de tabel ‘incidentele baten en lasten’ opgenomen, alsmede is overhead afzonderlijk opgenomen in het overzicht van baten en lasten (paragraaf 4.2 van de jaarrekening). Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening.

8

5.

JAARREKENING EN FINANCIELE ADMINISTRATIE

Vast onderdeel van onze controle is de beoordeling van de financiële administratie met betrekking tot tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria). Als wij kijken naar de balans van de Werkorganisatie BUCH ultimo december 2020 zijn de materiele vaste activa, de kortlopende activa en passiva (balans) relevant. In de staat van baten en lasten over 2020 gaat het qua financiële omvang om de hoogte van de vaste bijdragen van de BUCH-gemeenten en de personele lasten. 5.1

Bijdragen 2020

De Werkorganisatie BUCH betaalt per saldo over 2020 een bedrag van ruim € 542.000,- terug aan de participerende gemeenten. De Werkorganisatie BUCH zal de gemeenten verzoeken om dit bedrag deels beschikbaar te stellen voor het boekjaar 2021. In totaal wordt € 70,5 miljoen aan lasten grotendeels gedekt door de (vaste) bijdragen van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De bijdragen van de gemeenten zijn gebaseerd op de vigerende contributieverordening (t.a.v. de verdeelsleutel) en de begroting resp. voortgangsrapportage 2020 (Firap). Bij de vaststelling van de voorliggende jaarrekening 2020 zullen de definitieve afrekeningen aan de gemeenten worden toegezonden inclusief de verrekening van het niet bestede saldo ad € 542.000,-. 5.2

Bewaking (balans)tussenrekeningen

De beoordeling van de (balans)tussenrekeningen maken standaard onderdeel uit van onze controle. Uit de aan ons overgelegde documenten en bescheiden hebben wij vastgesteld dat de afloop van bedragen op tussenrekeningen en (overige) overlopende activa en passiva intern voldoende worden bewaakt. Enkele kanttekeningen: • Op de balanspost crediteuren blijft een saldo van afgerond € 140.000,- openstaan. Een deel van dit saldo heeft betrekking op ontvangen inkoopfacturen in het kader van de lopende onderzoek naar de vermoedelijke fraude. Afwikkeling daarvan zal in een volgend jaar plaatsvinden als er meer duidelijkheid komt over deze zaak; • Wij zien dat de balanspost materiele vaste activa in 2020 per saldo is toegenomen van € 7,4 miljoen naar € 9,4 miljoen. Het grootste deel van de toename wordt veroorzaakt door de aanschaf van vervoersmiddelen en investeringen in IT oplossingen. Het aantal en de omvang van de post materiele vaste activa neemt gestaag toe en bedraagt per december 2020 82% van het balanstotaal. Wij hebben geadviseerd om periodiek intern vast te stellen dat de activa nog aanwezig is en functioneert zoals bedoeld bij aanschaf. Dit aspect kan de waardering raken, ook al schatten wij dit risico op dit moment als laag in. Wij hebben hierbij geen verdere bijzonderheden te melden. 5.3

BTW en koepelvrijstelling stand van zaken

In verband met het vervallen van de Koepelvrijstelling in de BTW per 1 januari 2018 is de Werkorganisatie BUCH over de dienstverlening aan de gemeenten verplicht om BTW in rekening te brengen. De Werkorganisatie BUCH heeft in verband met het vervallen van de vrijstelling meteen bij de eerste BTW-aangifte bezwaar gemaakt tegen de ingediende BTW-aangifte (en de opvolgende aangiften).

9

Voor de jaren 2018 tot en met 2020 is de verschuldigde BTW over de dienstverlening aan de gemeenten in rekening gebracht en afgedragen aan de Belastingdienst. Dat betekent dat er in het kader van de jaarrekening geen risico is op eventuele naheffingen, boetes en rente. Ten tijde van de afronding van de controle is er nog geen uitspraak van de Belastingdienst naar aanleiding van de ingediende bezwaarschriften. Wij hebben begrepen dat bij een eventuele afwijzing de Werkorganisatie BUCH in beroep zal gaan tegen de uitspraak. 5.4

Afwikkeling verlofsaldo (bovenwettelijk verlof)

In de paragraaf ‘Niet uit de balans blijkende verplichtingen’ is het (benaderde) bedrag van € 2,4 miljoen aan niet opgenomen verlof-uren van medewerkers toegelicht. Wij constateren dat er in 2020 weliswaar verlof-uren zijn uitbetaald, maar dat per saldo, wellicht mede vanwege de coronacrisis, het aantal uren en dus ook de verplichting in 2020 is toegenomen. Opgemerkt moet worden dat de oude verlofuren wel zijn afgenomen (€ 0,1 miljoen). In het jaarverslag 2020 wordt op bladzijde 17 aangegeven dat het management op het verlof stuurt en de wens heeft het grootste deel van de verlof-uren (het bovenwettelijk verlof) binnen een periode van 2 jaar na opbouw te laten opnemen. Zoals ook in voorgaande jaren is verwoord, is het van belang dat medewerkers met een relatief hoog saldo hun verlof gaan opnemen, dan wel dat het verlof wordt uitbetaald. De Werkorganisatie BUCH loopt (potentieel) een financieel risico als medewerkers met een heel hoog verlofsaldo door ziekte zouden uitvallen of ineens veel uren opnemen.

10

6.

Wnt en publicatie

De Wet normering topinkomens (Wnt) publieke en semipublieke sector en de hierin opgenomen publicatieplicht in de jaarrekening is van toepassing op topfunctionarissen, maar ook op de leden van het hoogst uitvoerende orgaan en het toezichthoudende orgaan (Algemeen bestuur). Op basis van de wet- en regelgeving valt de Werkorganisatie BUCH onder deze wettelijke regeling en dienen de Wnt gegevens te worden gepubliceerd mits de bezoldiging hoger is dan € 1.700,-. Bij de Werkorganisatie BUCH is geen sprake van een vergoeding aan de bestuurders, waardoor de publicatieverplichtingen van de Wnt feitelijk kan vervallen. Overigens is in het kader van de implementatie van de nieuwe topstructuur per februari 2020 een algemeen directeur aangesteld. Dat betekent dat voor de jaarrekening 2020 van de Werkorganisatie BUCH de algemeen directeur als (bezoldigd) topfunctionaris in de Wnt-verantwoording is opgenomen. Overigens zijn ook de 4 gemeentesecretarissen in de Wnt-verantwoording als topfunctionaris opgenomen mede vanwege hun functie tot de aanstelling van de algemeen directeur bij de Werkorganisatie BUCH.

7.

AUTOMATISERING

Inleiding De controle van de jaarrekening is niet primair gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. Afstemming werkzaamheden met IT auditor Het autorisatiebeheer in Key2Finance en Suites4 het sociaal domein is de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerders. Wij hebben met uw organisatie afgesproken dat de IT-auditor van de Werkorganisatie BUCH de beveiliging, rechten en autorisaties in Key2Finance en Suites4 het sociaal domein zal beoordelen. Wij hebben voor dit onderdeel ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2020 (overigens is dit ook van belang voor de jaarrekeningen van de gemeenten) afstemming gehad met de IT-auditor over de aanpak van zijn werkzaamheden en de wijze van rapportage. Bevindingen en advies- verbeterpunten Wij hebben op 4 maart 2021 de definitieve rapportage van de IT-auditor ontvangen. De IT-auditor heeft de opzet, bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen voor het waarborgen van de betrouwbaarheid (integriteit en vertrouwelijkheid) en continuïteit van de geautomatiseerde verwerking van de financieel gegevens voor de applicaties Key2Finance en Suites4 het sociaal domein beoordeeld.

Ook de onderliggende infrastructuur en het beheer waar deze applicaties op draaien is hierbij inbegrepen. De conclusie van de uitgevoerde werkzaamheden is dat de (verwachte) interne beheersmaatregelen - de IT general controls - zijn opgezet en geïmplementeerd voor wat betreft de essentiële onderdelen. Op basis daarvan is geoordeeld dat de gebruikte applicaties en onderliggend infrastructuur voldoende betrouwbaar is om in het kader van de jaarrekening(en) op te kunnen steunen.

11

Wel heeft de IT-auditor verschillende aanbevelingen gedaan om de interne beheersing verder aan te scherpen. De adviezen zijn feitelijk gelijk aan het voorgaande jaar. Wij begrijpen dat vanwege de hectiek als gevolg van de coronacrisis en prioriteitstelling de adviezen in het afgelopen jaar nog niet zijn opgepakt. Samengevat zijn adviezen als volgt: • taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de IT afdeling formeel vast laten leggen en periodiek laten actualiseren; • de aanbeveling om een business continuity plan op te laten stellen (d.w.z. een plan van aanpak hoe om te gaan bij calamiteiten) en periodiek te laten evalueren; • voor de applicatie key2Finance worden geen strikte eisen gesteld en afgedwongen ten aanzien van complexiteit van wachtwoorden; • het advies om periodiek interne controles uit te laten voeren op de uitgegeven rechten voor de beide applicaties en dit te documenteren. In het jaarverslag, paragraaf 2.3.2, wordt verder ingegaan op de IT-ontwikkelingen rondom informatiebeveiliging en privacy en de stappen die hierbij zijn gezet en nog moeten worden gezet in 2021. Wij verwijzen kortheidshalve naar deze paragraaf. IT risico’s en thuiswerken Omdat uw medewerkers vanaf maart 2020 overwegend thuiswerken hebben wij de IT-auditor gevraagd om ook aan dit aspect aandacht te besteden.

Aan het thuiswerken zijn risico’s verbonden zoals wij ook in onze managementletter 2020 hebben verwoord. De Werkorganisatie BUCH heeft de digitale werkplek al ingericht op basis van plaats-onafhankelijk werken en daar maatregelen voor getroffen. Aanvullende maatregelen vanwege Covid-19 zijn niet nodig geacht. De IT-auditor adviseert evenwel om aanvullend een geautomatiseerd detectiesysteem in te richten met het doel om ongeautoriseerde toegang tot het netwerk vroeg te signaleren.

8.

OVERIGE ASPECTEN

Fraude Wij hebben zowel binnen het controleteam (‘pre-auditgesprek’) als met uw medewerkers overleg gevoerd waarbij nadruk is gelegd op eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen hiertegen. Van de algemeen directeur hebben wij bij de afronding van onze controle een bevestiging bij de jaarrekening 2020 ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Er is inmiddels een start gemaakt met een frauderisicoanalyse maar een integraal fraudebeleid is nog niet beschikbaar. Wij hebben bij de eindejaarscontrole zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd op de werking van interne beheersingsmaatregelen, memoriaalboekingen, schattingen en is gelet op significante en/of ongebruikelijke transacties in de financiële administratie. Ook hebben wij de betalingsorganisatie beoordeeld rondom het doen van betalingen met behulp van elektronisch bankieren. Wij hebben hierbij geen bijzonderheden geconstateerd.

12

Fraude en continuïteit In onze beroepsgroep NBA krijgt fraude en continuïteit veel aandachtpunt. Mede ingegeven door de maatschappelijke omgeving en de politiek. Op 10 maart 2021 heeft de NBA ons kantoor een brief gestuurd inzake een pilot ‘rapporteren over fraude in de controleverklaring bij de jaarrekening 2020’. De accountant wordt straks verplicht ten aanzien van fraude in de controleverklaring aan te geven welke werkzaamheden zijn verricht in het kader van frauderisico’s en de eventuele bevindingen daarbij. En dat gaat overeenkomstig ook gelden voor de continuïteit. De pilot behelst een eerste oefening (vormvrij) en geldend voor niet-OOB cliënten. Er wordt door de NBA gevraagd om met de controleklant het gesprek aan te gaan over de rapportering in het jaarverslag door de cliënt, over de aanwezige maatregelen van frauderisicobeheersing in de organisatie. Het moge duidelijk zijn dat voor de Werkorganisatie BUCH (en de BUCH gemeenten) frauderisicobeleid nadrukkelijk onderdeel gaat worden van de interne beheersing en naar voren moet gaan komen in de jaarstukken. Fraudezaak BUCH Zoals u bekend loopt er op dit een procedure tegen een of meerdere externe bureaus in verband met een vermoeden van fraude en deze zaak ligt bij de rechtbank. Wij zijn bij de eindejaarscontrole nader geïnformeerd door de algemeen directeur over de laatste stand van zaken.

Gezien de vertrouwelijkheid kunnen wij hierover verder geen nadere toelichting geven.

13

9.

CONCLUSIE

9.1

Geconstateerde fouten en onzekerheden

De controle heeft primair tot doel een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. Uit onze werkzaamheden zijn geen andere controleverschillen gebleken dan hierna genoemd. Alle door ons gesignaleerde bevindingen en overige (tekstuele) opmerkingen zijn verwerkt en/of gecorrigeerd in de voorliggende definitieve jaarrekening 2020. Voor de rechtmatigheid hebben wij in totaal een bedrag van € 554.018,- als fout aangemerkt. Gemeten aan de met u afgesproken normen voor onze controle (€ 705.000,- voor fouten en € 2,1 miljoen voor onzekerheden), komen de resterende fouten en/of onzekerheden inzake de getrouwheid en de rechtmatigheid niet uit boven de afgesproken toleranties. De conclusie luidt dat er voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurend oordeel in de controleverklaring wordt verstrekt aangezien de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden. 9.2

Controleverklaring

Wij hebben de algemeen directeur van de Werkorganisatie BUCH gemachtigd onze controleverklaring bij de jaarrekening 2020 op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt: Oordeel De getrouwheid De rechtmatigheid

Strekking Goedkeurend Goedkeurend

Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat het bestuur de nu overgelegde jaarrekening 2020 ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens in de jaarrekening gecontroleerd. Naast de jaarrekening wordt er een jaarverslag, zijnde de verantwoording over de beleidsbegroting en financiële begroting, ter vaststelling aan het bestuur aangeboden.

14

Wij hebben niet gecontroleerd of de in het jaarverslag opgenomen kengetallen en toelichtingen juist zijn. Wij melden wel dat op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder Gemeentewet het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Wij hopen u met vorenstaande van dienst te zijn geweest en zijn graag tot een nadere toelichting bereid.

Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V.

mr. drs. J.C. Olij RA

15