04 Jaarstukken 2020 GR Cocensus
Tekst van het document
Jaarstukken 2020
Inhoud 1.
2.
3.
Jaarverslag ...................................................................................................................................................... 3 1.1
Inleiding ................................................................................................................................................. 3
1.2
Organisatie ............................................................................................................................................ 3
1.2.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur ....................................................................................... 3
1.2.2
Organisatiemodel van Cocensus: .................................................................................................. 4
1.2.3
Overzicht formatie Cocensus ........................................................................................................ 4
1.3
Korte terugblik op 2020 en nieuwe ontwikkelingen.............................................................................. 5
1.4
Bedrijfsvoering....................................................................................................................................... 7
1.4.1
Realisatie begrote opbrengsten .................................................................................................... 7
1.4.2
Bezwaar- en beroepschriften ........................................................................................................ 8
1.4.3
Kwijtschelding ............................................................................................................................. 11
1.4.4
Invordering.................................................................................................................................. 13
1.4.5
Communicatie ............................................................................................................................. 14
1.5
HRM ..................................................................................................................................................... 17
1.6
Privacy en gegevensbescherming ........................................................................................................ 27
Financiële verantwoording ........................................................................................................................... 28 2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................................... 28
2.2
Financieringsparagraaf ........................................................................................................................ 29
2.3
Verbonden partijen ............................................................................................................................. 30
2.4
Rechtmatigheid ................................................................................................................................... 30
Jaarrekening ................................................................................................................................................. 31 3.1
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .................................. 31
3.2
Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................................... 32
3.3
Overzicht algemene dekkingsmiddelen ............................................................................................... 33
3.4
Wet normering topinkomens .............................................................................................................. 33
3.5
Balans .................................................................................................................................................. 36
3.6
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ........................................................................... 37
3.6.1.
Inleiding ...................................................................................................................................... 37
3.6.2
Financiële positie ........................................................................................................................ 37
3.6.3
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening ................................................ 37
3.6.4
Materiële vaste activa ................................................................................................................. 37
3.6.5
Langlopende schulden ................................................................................................................ 38
3.6.6
Financiële instrumenten ............................................................................................................. 38
3.7
Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het ................................... 38
Begrotingsjaar ................................................................................................................................................... 38 3.8
Toelichting op de balans ...................................................................................................................... 42
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 1
3.8.1
Materiële vaste activa ................................................................................................................. 42
3.8.2
Vlottende activa .......................................................................................................................... 42
3.8.3
Eigen Vermogen .......................................................................................................................... 44
3.8.4
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar ................................................................ 44
3.8.5
Netto vlottende schulden en overlopende passiva .................................................................... 45
3.8.6
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen .......................................... 46
4.
Controleverklaring ................................................................................................................................... 47
Bijlagen 1. 2. 3.
Staat van Activa Geldleningen Toerekening taakvelden
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 2
1.
Jaarverslag
Programmaverantwoording Alle activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: “Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen”.
1.1
Inleiding
Voor u ligt het viertiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. De exploitatie van Cocensus over 2020 sluit af met een overschot van € 227.051. Dit overschot wordt veroorzaakt door lager uitvallende personeelslasten en door hogere opbrengsten door extra werkzaamheden die verricht zijn voor een aantal gemeenten.
1.2
Organisatie
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2020 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk, Den Helder, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur. 1.2.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur
Algemeen bestuur: Gemeente
Naam
Gemeente
Naam
1. Haarlem 2. Haarlemmermeer
De heer M.R.J. Rog De heer J. Nobel (plv. voorzitter) De heer A. de Jong De heer H. Erol De heer R. Monen De heer J. Schalkwijk De heer P. Dijkman (voorzitter)
8. Heerhugowaard 9. Bergen
De heer B. Fintelman De heer A.J. van den Beld
10. Langedijk 11. Den Helder 12. Castricum 13. Heiloo 14. Uitgeest
De heer J. Nieuwenhuizen De heer K. Visser De heer A. Mans De heer H. Romeyn De heer C. Beentjes
3. Hillegom 4. Beverwijk 5. Oostzaan 6. Wormerland 7. Alkmaar
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 3
Dagelijks bestuur: Gemeente
Naam
1. Alkmaar 2. Haarlemmermeer 3. Beverwijk 4. Haarlem 5. Langedijk
De heer P. Dijkman (voorzitter) De heer J. Nobel (plv. voorzitter) De heer H. Erol De heer M.R.J. Rog De heer J. Nieuwenhuizen
1.2.2
Organisatiemodel van Cocensus:
Algemeen Bestuur
Dagelijks Bestuur
Directie
Afdelingsmanager & Controller
Staf
Bedrijfsbureau
Afdelingsmanager
Gegevensbeheer & IT
Afdelingsmanager
WOZ
Afdelingsmanager
Afdelingsmanager
Heffingen & Bezwaar
Invordering
Figuur 1: Organigram Cocensus
1.2.3
Overzicht formatie Cocensus
Afdeling Directie / Staf Bedrijfsbureau WOZ Gegevensbeheer en IT Heffingen en Bezwaar Invordering Totaal
Vastgestelde formatie 2020 9,67 2,8 41,66 20,11 24,28 29,33 127,85
Tabel 1 Formatie overzicht
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 4
1.3
Korte terugblik op 2020 en nieuwe ontwikkelingen
Cocensus heeft de beschikking over een tweetal kantoorpanden, de hoofdvestiging in Hoofddorp en een dependance in Alkmaar. Per 31 december 2021 eindigt het huurcontract voor het kantoorpand van Cocensus in Hoofddorp. De nieuwe eigenaar, HP Ontwikkeling CV, heeft eind 2018 aangegeven het huurcontract niet te verlengen. Reden hiertoe is dat het gebied waar ons kantoorpand gevestigd is, Beukenhorst-West, geheel nieuw ontwikkeld gaat worden. Het kantoorpand van Cocensus zal na beëindiging van het huurcontract gesloopt worden. Na een uitgebreid herhuisvestingstraject is gekozen om beide locaties samen te brengen. Per 18 oktober 2019 is Cocensus eigenaar geworden van De Trompet 2700 in Heemskerk. Met ingang van april 2020 is gestart met de verbouwing van het pand dat wordt omgebouwd tot een duurzaam kantoorpand. Op 1 april 2021 zal het nieuwe pand betrokken wordt. Op initiatief van de Waarderingskamer is er een wetsvoorstel aangenomen om met ingang van 2021 de waarde van objecten (woningen en niet-woningen) te waarderen/taxeren op basis van vierkante meters in plaats van kubieke meters. Dit betekent niet alleen een wijziging van de waarderingssystematiek maar ook een volledige inventarisatie van de juiste vierkante meters. Het project zal eind mei 2021 afgerond zijn, waarmee gestart zou worden met het waarderen op basis van vierkante meters.
Corona: Sinds 11 maart 2020 zijn we wereldwijd geconfronteerd met het Coronavirus. Voor de belastingprocessen, met name de invordering van gemeentelijke belastingen, heeft dat ook vergaande gevolgen gehad. Cocensus heeft het initiatief genomen richting de opdrachtgevers om een eenduidige werkwijze voor te stellen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen natuurlijke en niet natuurlijke personen (ondernemers). In eerste instantie is de invordering van gemeentelijke belastingen tijdelijk stopgezet, maar in de 2e helft van het jaar is dit proces weer gefaseerd opgestart. In deze periode zijn de ondernemers benaderd om met ons contact op te nemen indien er betalingsproblematiek aan de orde was. Deze werkwijze is zeer op prijs gesteld en in voorkomende gevallen zijn er individuele afspraken gemaakt (betalingsregelingen op maat). Uiteindelijk is het reguliere invorderingsproces weer van kracht, waarbij wij een oproep blijven doen aan onze cliënten om zich te melden als er betalingsproblematiek van toepassing is. Ook is er in overleg met een aantal opdrachtgevers afgesproken om bepaalde heffingen voorlopig of helemaal niet op te leggen, denk hierbij aan o.a. precariorechten en toeristenbelasting.
KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum en Heiloo: Met ingang van de aanslagoplegging 2020 heeft Cocensus op verzoek van Bergen NH, Uitgeest, Castricum en Heiloo de KCC-activiteiten overgenomen. Deze activiteiten zijn in eerste instantie breed door de gehele organisatie op zich genomen, waarbij na de “piek” de staf en het bedrijfsbureau de activiteiten voor haar rekening heeft genomen. Al met al kunnen we concluderen dat de implementatie van deze werkzaamheden geslaagd is, waarbij met name de “korte lijnen” met cliënten een toegevoegde waarde is gebleken. Deze opgedane ervaringen kunnen we zeker betrekken bij de verdere ontwikkeling van activiteiten binnen Cocensus. Inmiddels hebben ook andere opdrachtgevers van Cocensus hun interesse getoond om mogelijk in de nabije toekomst deze activiteiten ook over te dragen aan.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 5
Toetsing verzoek om kwijtschelding: In 2020 is het proces van de kwijtschelding verder geoptimaliseerd, waarbij ieder verzoek om kwijtschelding ter toetsing aan het Inlichtingenbureau wordt aangeboden. Op dit moment maken we gebruik van de mogelijkheid om iedere 14 dagen een bestand ter toetsing aan te bieden. Momenteel is in onderzoek of de frequentie verder verhoogd kan worden, waarbij zelfs gedacht wordt aan “realtime” toetsing. Cocensus is bij deze verdere landelijke ontwikkeling nauw betrokken.
Toegankelijkheid websites: Het 'Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid' verplicht overheidsinstanties om de toegankelijkheid van hun websites en mobiele applicaties te verbeteren. En ook om verantwoording af te leggen over hoever ze daarmee zijn. Voor die verantwoording moeten overheidsinstanties een toegankelijkheidsverklaring opstellen en publiceren. De toegankelijkheidsverklaring is op de websites welke bij Cocensus in beheer zijn geplaatst. In november/december hebben intern de eerste controles op de toegankelijkheid van zowel de Cocensus-website alsmede van de belastingwebsites plaatsgevonden. Door middel van deze controles zijn een aantal basisaanpassingen verwerkt. Daarnaast is de Stichting Accessibility (een daartoe gespecialiseerde instantie) ingeschakeld om de Cocensus-website en één van de belastingwebsites, dit inclusief het digitale loket, te controleren. Deze controles hebben nu plaatsgevonden (januari ’21) en daarbij is gebleken dat deze websites nog niet volledig aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Cocensus heeft de controleresultaten ontvangen en er is gestart met het oplossen van de geconstateerde tekortkomingen. Het merendeel van de tekortkomingen hebben betrekking op de opgenomen Pdf-bestanden. Deze zijn voor mensen met een visuele beperking die gebruik maken van voorleessoftware, niet goed leesbaar.
De webrichtlijnen stellen hoge eisen aan Pdf’s. Vooral als in een Pdf-bestand plaatjes zijn opgenomen zoals het gemeentelogo of handtekeningen maar ook gericht op de opmaak van deze documenten. Het merendeel van de op de belastingwebsites opgenomen Pdfbestanden zijn vanuit de deelnemende gemeenten ontvangen en hebben betrekking op de getekende exemplaren van de belastingverordeningen. Uiteraard moeten ook de deelnemende gemeenten aan de webrichtlijnen voldoen. Ingeval een door de gemeente samengesteld Pdf-bestand gepubliceerd gaat worden moet dit voortaan voldoen aan deze webrichtlijnen. Er is reeds gestart met het oplossen van de gesignaleerde issues en eind maart ’21 zal een hercontrole naar de toegankelijkheid van voornoemde websites en het digitale loket gaan plaatsvinden. Hierbij wordt wel opgemerkt dat het aanpassen van reeds opgenomen Pdf-bestanden een zeer omvangrijke klus is. Derhalve is ervoor gekozen om de opgenomen belastingverordeningen voor het belastingjaar 2021 alvast op een andere wijze op te gaan nemen. De belastingverordeningen van eerdere belastingjaren (3) zullen dan in verloop van tijd aan de webrichtlijnen gaan voldoen. Huisvesting: Zoals bekend moet Cocensus in 2021 verhuizen aangezien de huidige kantoorlocatie in Hoofddorp gesloopt gaat worden. Het huurcontract eindigt in december 2021.
In het voortraject is door het bestuur van Cocensus besloten om de locaties Hoofddorp en Alkmaar samen te gaan voegen. Na een intensieve zoektocht is besloten om de nieuwe gezamenlijke locatie te gaan realiseren in Heemskerk, de Trompet 2700. Dit pand is in oktober 2019 gekocht en met de voormalige eigenaar is overeengekomen dat hij dit pand nog tot 1 april 2020 mocht gebruiken. In de tussenliggende periode zijn in samenwerking met KDRA-architecten de plannen ontwikkelt voor deze nieuwe locatie en heeft de aangetrokken aannemer Poland Bouw de benodigde onderaannemers gezocht en gecontracteerd. De plannen zijn in de verschillende stadia van ontwikkeling aan de klankbordgroep (per afdeling twee vertegenwoordigers) gepresenteerd en heeft terugkoppeling met de afdelingen plaatsgevonden. Bij de ontwikkeling van de plannen is ingestoken op het realiseren van een zo hoog mogelijke mate van duurzaamheid. Voorbeelden hiervan zijn de interne klimaatbeheersing (op basis van het gebruik van Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 6
luchtbronnen), een dak vol zonnepanelen, een tweetal groene buitenwanden, binnen in de centrale hal een mos wand en op de parkeerplaats voldoende oplaadpalen voor elektrische auto’s. Op 6 april 2020 is met de feitelijke werkzaamheden gestart. Doelstelling is in de laatste week van maart ’21 te gaan verhuizen en daarmee dit huisvestingsproject af te ronden.
1.4
Bedrijfsvoering
In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 31 december 2020. Naar dezelfde peildatum, 31 december 2020, is per gemeente een (derde) voortgangsrapportage aan de gemeentelijke opdrachtgevers verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen gemeente gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit Jaarverslag is de voor de deelnemende gemeenten individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich op de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Zoals reeds is aangegeven, verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk en Den Helder de werkzaamheden gericht op de belastingjaren 2018, 2019 en 2020. Voor Uitgeest, Castricum en Heiloo verzorgen wij deze werkzaamheden met ingang van het belastingjaar 2020.
Naast informatie over de primaire processen is tevens nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling formatie en ziekteverzuim) opgenomen. 1.4.1
Realisatie begrote opbrengsten
De gemeentelijke opdrachtgevers hebben voor wat betreft de aan Cocensus overgedragen heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2020 leidt deze opgave tot een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van ruim € 436 miljoen. Ten opzichte van 2019 een stijging van 9,6% voornamelijk deels toe te kennen is aan de toegetreden gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo. In onderstaande tabel is de netto-realisatie door middel van aanslagoplegging in relatie tot de begrote opbrengsten in beeld gebracht, dit naar de stand van 31 december 2020. Onder netto-realisatie wordt verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 7
ONTWIKKELING REALISATIE BEGROTE OPBRENGSTEN X € 1 MILJOEN (STAND PER 31 DECEMBER 2020) netto resultaat
376
381
397
398
419
436
begroot
2020
2019
2018
Grafiek 1: Ontwikkeling opbrengstrealisatie
Per 31 december beloopt de netto-realisatie voor het belastingjaar 2020 bijna 96,2% van de voor dat belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij wordt opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet op aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld precariobelasting kabels en leidingen, forensenbelasting en de toeristenbelasting) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het verloop van het belastingjaar. Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Derhalve is het verklaarbaar dat momenteel de opbrengstrealisatie nog niet 100% is. De deelnemende gemeenten zijn naar de stand van 31 december 2020 door middel van de 3e voortgangsrapportage individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen 1.4.2
Bezwaar- en beroepschriften
Bezwaarschriften gericht tegen aanslagen gemeentelijke heffingen kunnen op verschillende manieren ingediend worden. Via belastingwebsite is het mogelijk om digitaal bezwaar in te dienen. Daarnaast kan bezwaar worden gemaakt door gebruik te maken van het bij het aanslagbiljet meegezonden reactieformulier. Verder is het ook mogelijk om schriftelijk een bezwaarschrift in te dienen. Als extra service is het mogelijk om in de eerste vijf weken na aanslagoplegging, gericht op de WOZ-waarde, door middel van een zogenaamde terugbelafspraak, telefonisch contact te hebben met de betreffende taxateur. Daarbij kan de nodige uitleg gegeven worden en waar nodig kunnen met onderlinge instemming administratieve correcties direct verwerkt worden zonder dat formeel bezwaar hoeft te worden gemaakt. Voor het belastingjaar 2020 zijn in totaal 19.541 bezwaarschriften ontvangen, dit op een totaal van 482.715 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 3,9% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. In onderstaande grafieken is de ontwikkeling opgenomen van het aantal ontvangen bezwaarschriften met betrekking tot de belastingjaren 2018 tot en met 2020. Teneinde een onderlinge vergelijking te kunnen maken is bij de eerdere belastingjaren hetzelfde meetpunt gehanteerd, te weten 31 december van het betreffende belastingjaar.
Daarmee is het mogelijk om de ontwikkeling qua WOZ- en heffingsbezwaren te onderkennen. Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 8
Daarbij valt het op dat in het belastingjaar 2020 het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2019 is toegenomen met 2.906 bezwaarschriften. De oorzaak hiervoor is met name te vinden in de toetreding van de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo en de ontwikkeling (stijging) van de WOZ-waarden. Het aantal WOZ-bezwaren voor het belastingjaar 2020 valt 30,5% hoger uit dan in belastingjaar 2019. Ontwikkeling WOZ-bezwaren 2018 - 2020
7.450 12.434
9.528
31-dec-20
31-dec-19
31-dec-18
Grafiek 2: Ontwikkeling WOZ-bezwaren
Van de 12.434 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2020 11.149 afgedaan i.c. 89,7%. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas formeel afgedaan worden na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de no-cure-no-pay bureaus ). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan. Voor de belastingjaren 2018 en 2019 is van de WOZ-bezwaren nu 99,8% respectievelijk 99,4% afgedaan. De nog te behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente datum. Door de coronacrisis is het aantal parkeerbewegingen en daarmee ook het aantal naheffingsaanslagen drastisch afgenomen, hierdoor is ook het aantal bezwaren tegen de naheffingsaanslagen sterk gedaald, een daling van 44% ten opzichte van de vergelijkbare periode in 2019. Het aantal heffingsbezwaren voor de overige heffingen is gestegen met 10%.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 9
Ontwikkeling Heffingsbezwaren 2018 - 2020
8.451
7.107
9.196
31-dec-20
31-dec-19
31-dec-18
Grafiek 3: Ontwikkeling heffingsbezwaren
Van de voor het belastingjaar 2020 ingekomen heffings-/parkeerbelastingbezwaren is momenteel 86% afgedaan en van de heffingsbezwaren 2018 en 2019 respectievelijk 99,7% en 99%. Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van bezwaarschriften kan besloten worden tot het handhaven van de opgelegde aanslagen dan wel tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Met betrekking tot de afgedane bezwaarschriften belastingjaar 2020 is in 55% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Daarmee is in 45% van de uitspraken besloten tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Een nadere onderverdeling van de afgedane bezwaren parkeerbelasting, overige heffingen en de WOZ geeft het navolgende beeld: Verhouding afgehandelde bezwaren 2020
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
18,3% 45,0%
46,8% 70,0% 81,7% 53,2% 30,0%
55,0%
vermindering handhaven
Grafiek 4: Resultaat behandeling bezwaarschriften
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 10
Beroepschriften Gericht op het belastingjaar 2020 zijn momenteel inmiddels 349 beroepsprocedures ingesteld. Gericht op het belastingjaar 2019 zijn in totaal 395 beroepsprocedures en voor het belastingjaar 2018 zijn 779 beroepsprocedures ingesteld. Voor het belastingjaar 2020 zijn in totaal 349 beroepsprocedures ontvangen, dit op een totaal van 482.715 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 3,9% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. Bij 4,2% van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure. Ontwikkeling aantal beroepsprocedures (stand per 31 december 2020) 900
779
800 646
700 600 500 400
330
349
343
395
300 200
133
100
19
52
0 WOZ
Heffingen 2020
2019
Totaal 2018
Grafiek 5: Ontwikkeling beroepsprocedures
Van de ingekomen beroepsprocedures 2020-2018 zijn in respectievelijk 48, 242 en 729 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2020 nog 301 (86%), voor het belastingjaar 2019 nog 153 (39%) en voor het belastingjaar 2018 nog 50 (6%). 1.4.3
Kwijtschelding
Als de belastingschuldige als gevolg van een te laag inkomen de gemeentelijke heffingen niet (volledig) kan betalen, kan voor de belastingsoorten waarvoor de gemeente dit mogelijk heeft gemaakt, kwijtschelding worden aangevraagd. Voor degenen die het voorgaande belastingjaar kwijtschelding hebben gekregen wordt voorafgaande aan de aanslagoplegging voor het nieuwe belastingjaar, eerst een inkomenstoets verzorgd via het Inlichtingenbureau. Dit kan ertoe leiden dat over gegaan wordt tot het verlenen van geautomatiseerde kwijtschelding. Voor alle andere gevallen kan door middel van het invullen/opsturen van het aanvraagformulier, kwijtschelding worden aangevraagd. Het Inlichtingenbureau verzorgt de benodigde inkomenstoets. Ingeval een aanvraag niet door de toets bij het Inlichtingenbureau komt, wordt nog om gerichte informatie bij de aanvrager verzocht. Voor het belastingjaar 2020 zijn in totaal 24.004 kwijtscheldingsverzoeken (geautomatiseerde en individuele verzoeken én administratieve beroepen) ontvangen, dit op een totaal van 482.715 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij 4,7% van de aanslagbiljetten een verzoek om kwijtschelding volgt.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 11
In onderstaande grafiek zijn de aantallen aan verzoeken om kwijtschelding in beeld gebracht. Hierbij is onderscheidt gemaakt tussen de geautomatiseerd verleende kwijtscheldingen en de ingediende verzoeken om kwijtschelding. Tevens is in onderstaande grafiek nog het administratieve beroep (396) opgenomen (bezwaar tegen de uitspraak op het verzoek om kwijtschelding). Bij de geautomatiseerde kwijtschelding geldt een lichte daling (1,2%) en voor de ingediende verzoeken om kwijtschelding geldt een stijging (10%) ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Per saldo is er sprake van een toename van 5,8%. In totaal werden 1.263 geautomatiseerde, verzoeken en beroepen ontvangen via de nieuw toegetreden gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo. Ontwikkeling verzoeken om kwijtschelding (stand per 31 december 2018 - 2020) 16.000 13.807
14.000
12.458
12.808
12.000 10.000
9.801 9.916 9.692
8.000 6.000 4.000 2.000 396
293
262
0 Geautomatiseerd
Verzoeken 31-dec-20
31-dec-19
Adm. Beroep 31-dec-18
Grafiek 6: Ontwikkeling aantal verzoeken om kwijtschelding
Van de verzoeken om kwijtschelding voor het belastingjaar 2020 is nu rond de 96% afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op 97,5%. Voor de belastingjaren 2018 en 2019 is 97,5% respectievelijk 97,3% van het totaal aan verzoeken afgedaan. Met name in het 1e en 2e jaar na aanslagoplegging worden nog verzoeken tot kwijtschelding ingediend. Per 31 december 2020 zijn er voor belastingjaar 2019 nog 112 verzoeken in behandeling en voor belastingjaar 2018 gaat het om 16 verzoeken. De stijging in het aantal verzoeken om kwijtschelding, in combinatie met de jaarlijks stijgende tarieven, leidt ertoe dat ten aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2019 en 2020 een stijgende lijn is vast te stellen.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 12
Ontwikkeling verleende kwijtschelding x € 1.000 (stand per 31 december 2020) 6.000
5.553 4.806
5.000
4.763
4.651
4.340
4.356
4.000 3.000 2.000 1.000 0 2020
2019 Begroot
2018
Gerealiseerd
Grafiek 7: Ontwikkeling verleende bedragen aan kwijtschelding
Voor het belastingjaar 2018 komt het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op € 271,51 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, voor het belastingjaar 2019 op € 289,05 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2020 op € 311,63. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding wordt vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen. 1.4.4
Invordering
Het totaal in te vorderen bedrag is het resultaat van het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen, minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en het bijtellen van de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. Per saldo betreft dit het netto in te vorderen bedrag. De betaling van de opgelegde aanslagen kan plaatsvinden met toepassing van automatische incasso in 9 termijnen of door middel van internetbankieren/betaling met acceptgiro (binnen 2 maanden). In de periode januari-december 2020 zijn in totaal 269.556 ontvangsten verwerkt en 1.945.203 automatische incasso opdrachten. Blijft (volledige) betaling uit dan volgt na het verstrijken van de betaaltermijn een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2020 zijn 50.940 aanmaningen verzonden. Voor de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. Het merendeel van de aanmaningen is in juli verzonden, normaal worden deze in mei verzonden. Blijft na de aanmaningsfase de (volledige) betaling uit dan volgt een dwangbevel. Gedurende het kalenderjaar 2020 zijn er 18.737 dwangbevelen verzonden. Bij zowel het verzorgen van de aanmaning als van het dwangbevel worden kosten in rekening gebracht. In onderstaande grafiek, gericht op de periode 2018-2020 is de ontwikkeling van de invordering in beeld gebracht.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 13
420
Ontwikkeling invordering x € 1 miljoen (stand per 31 december 2020)
416
400
394 387
385
378
380
375
360 340 2020
Netto in te vorderen
2019 Ingevorderd
2018
Grafiek 8: Ontwikkeling invordering
Voor de belastingjaren 2018 tot en met 2020 is van de netto in te vorderen bedragen nu respectievelijk 99,2%, 98,2% en 92,5% ingevorderd. Ten aanzien van de in februari 2020 opgelegde belastingaanslagen 2020 is de laatste incasso termijn in december j.l. voldaan. Maandelijks worden gemiddeld 216.000 automatische incasso's verwerkt waarmee een maandbedrag van ruim € 15,5 miljoen gemoeid is. Per saldo wordt ongeveer 34% van het totaal in te vorderen bedrag door middel van automatische incasso geïnd. Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2020 nog in te vorderen bedrag ad € 31 miljoen zal nog een deel ingevorderd worden door middel van automatische incasso. Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit ten gevolge van de Corona-crisis en het verleende uitstel aan de ondernemers. Daarbij worden ook nog een aantal vorderingen aangehouden in verband met een verzoek om uitstel van betaling in verband met een ingediend bezwaarschrift. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen de betaaltermijn nog niet verstreken is dan wel de betaaltermijn wel vertrekken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden. 1.4.5
Communicatie
Website Eind februari zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt maandelijks aanvullende aanslagoplegging plaats. Via de website van Cocensus is per deelnemende gemeente een belastingwebsite ter beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus en hebben daarmee een eenduidige uitstraling en opbouw. Op de belastingsites is informatie te vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen te raadplegen. Verder is het mogelijk om via deze websites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatieverslag te raadplegen, automatische incasso af te geven, het rekeningnummer te wijzigen en aangifte hondenbelasting of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse onderwerpen de 'veel gestelde vragen' opgenomen.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 14
Terugbelafspraken Naast het verkrijgen van informatie via de website is het mogelijk om via het KCC van de gemeente of via het KCC Cocensus (voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) nog individueel informatie te krijgen. Mocht de vraag voor het KCC te specifiek zijn dan wordt de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet. Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'. Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze vraagpunten. In de periode januari-december 2020 zijn in totaal 10.794 vragen via het baliescherm bij Cocensus ingekomen, 1.594 voor de afdeling Gegevensbeheer, 3.487 voor de afdeling Heffing & Bezwaar, 4.019 voor de afdeling Invordering en 1.694 voor de afdeling WOZ. Vanuit het KCC werden in totaal 2.766 terugbelverzoeken doorgezet naar de verschillende afdelingen. De onderverdeling naar de verschillende afdelingen binnen Cocensus geeft het volgende beeld:
Terugbelverzoeken januari - december 2020 WOZ; 1694
GEGEVENS; 1594
HEFFING & BEZWAAR; 3487 INVORDERING; 4019
GEGEVENS
HEFFING & BEZWAAR
INVORDERING
WOZ
Grafiek 9: Terugbelafspraken vanuit de KCC's
Telefonie Voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo is een KCC opgestart per 1 januari 2020. Burgers van deze gemeenten bellen voor beantwoording van de belastingvragen met het KCC. Totaal werden via het KCC 6.225 telefoongesprekken afgehandeld. Het KCC is bereikbaar van 09:00 uur tot 16:00 uur en wordt bemand door diverse medewerkers uit de gehele organisatie. Nadat aanmaningen of dwangbevelen zijn verzonden dan wel uitspraken op bezwaarschriften of op verzoeken om kwijtschelding zijn uitgegaan, zijn de belastingplichtigen uiteraard in de gelegenheid om over deze producten telefonisch vragen te stellen. Op deze producten staat, dit in tegenstelling tot de WOZ-beschikking/aanslag gemeentelijke belastingen, het directe telefoonnummer van de betreffende afdeling bij Cocensus. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar, Invordering en KCC inkomende gesprekken bedroeg respectievelijk 10.509, 35.508 en 6.225. Het aantal uitgaande gesprekken, voornamelijk Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 15
terugbelafspraken, bedroeg respectievelijk 7.809 en 8.755. Het KCC voert geen uitgaande gesprekken. In totaal werden 68.806 gesprekken gevoerd. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar respectievelijk Invordering, respectievelijk KCC inkomende- en uitgaande gesprekken geeft per maand het navolgende beeld: Ontwikkeling inkomende/uitgaande telefoongesprekken periode januari - december 2020 6.000 4534
5.000 4.018 3.568
4.000 3.000
2.531 2.579 2.573
2.000
1.667
1.000
1.200
4870 4973 3742
3741
3418 3348 Heffingen
2900
Invordering
2.025 1622 1486 1327 1198 1268 1369 1322 1245
1.467
805
736
282
424
442
372
372
368
350
366
271
mei
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
KCC
0 jan
febr
mrt
apr
Grafiek 10: Inkomende/uitgaande telefoongesprekken
De gemiddelde wachttijd voordat een inkomend gesprek wordt opgenomen was in deze periode 32 seconden. Ten opzichte van 2019 is er een langere wachttijd. De oorzaak hiervoor is te vinden bij de huidige situatie waarbij er door het merendeel van de medewerkers vanuit huis gewerkt wordt. Van het totaal aan aangeboden gesprekken wordt rond 2,3% door de aanbieder voordat een gesprek tot stand is gekomen, weer verbroken. Een belangrijk deel hiervan vindt plaats in het eerste uur van openstelling van de telefonische bereikbaarheid (van 9.00 uur tot en met 13.00 uur, voor het KCC van 09:00 uur tot 16:00 uur) en dan met name nog ten tijde van de verzending van de aanmaningen. Ondanks het over een periode van twee weken verdelen van de verzending ontstaat er in de eerste paar dagen na verzending een behoorlijke piek in de inkomende gesprekken. Om deze piek op te vangen schakelen medewerkers van de afdeling Heffingen en Bezwaar bij in de telefoonopvang.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 16
1.5
HRM
Corona Naar aanleiding van de persconferentie van premier Rutte op 12 maart 2020 is binnen Cocensus onmiddellijk het advies aan alle medewerkers gegeven om zoveel mogelijk vanuit huis te gaan werken. Vanaf 17 maart 2020 waren alle medewerkers verplicht thuis te gaan werken, ook die medewerkers die normaliter buitenwerkzaamheden verrichten, zoals belastingdeurwaarders, taxateurs en werkvoorbereiders. Deze situatie is tot op heden nauwelijks gewijzigd. Tijdens de zomer was gedurende twee weken een schema opgesteld zodat iedere afdeling een dag per week naar kantoor mocht komen. Nadat de maatregelen vanuit de overheid weer aangescherpt werden, is deze situatie teruggedraaid. Klanten van Cocensus hebben geen hinder ondervonden van 1,7% de Coronapandemie. Cocensus was en is gewoon bereikbaar zoals klanten altijd gewend zijn geweest. 27,0% 71,3%
Positief
Neutraal
Negatief
In de zomer is een enquête uitgevoerd onder alle medewerkers bij Cocensus. Het merendeel van de medewerkers hebben het verplicht thuiswerken als positief ervaren. Mogelijk is dit percentage gezien de duur van thuiswerken op dit moment enigszins gewijzigd.
Vooral geen reistijd en betere concentratie waren redenen dat men het thuiswerken als prettig heeft ervaren. Anderzijds gaven medewerkers ook aan dat zij hun collega’s missen en onvoldoende inrichting van hun werkplek thuis als negatief ervaren. Cocensus zal in 2021 haar thuiswerkbeleid herzien, waarbij nagedacht wordt over het faciliteren van een aantal zaken. Daarnaast blijft het voor afdelingsmanagers en coördinatoren een zorg om de samenhang binnen of tussen afdelingen en teams te bewaren gedurende het thuiswerken. Afgesproken is dat afdelingsmanagers en coördinatoren frequent contact houden met hun medewerkers. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) Op 1 januari 2020 is de Wnra in werking getreden. De belangrijkste gevolgen zijn dat de arbeidsrechtelijke (rechts)positie van ambtenaren gelijk is aan die van werknemers in het private bedrijfsleven, en dat er een nieuwe (gewijzigde) Ambtenarenwet is. Het voorgaande betekent dat de aanstellingen van de zittende medewerkers omgezet zijn naar een arbeidsovereenkomst en alle lokale uitvoeringsregelingen in overeenstemming zijn gebracht met het Burgerlijk Wetboek. UCH Sinds 1 januari 2020 maken ook de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo deel uit van de GR Cocensus. In totaal hebben zes medewerkers (5,45 fte) de overstap naar Cocensus gemaakt.
Twee medewerkers van de UCH zijn werkzaam bij de WOZ, twee bij de afdeling Heffingen en Bezwaar en twee bij de afdeling Invordering. Generatiepact De Generatiepactregeling, die per 1 juli 2018 is ingevoerd, is in overleg met Ondernemingsraad, voor twee jaar verlengd. Er zijn geen wezenlijke wijzigingen in de regeling aangebracht. De regeling bij Cocensus houdt in dat men 100% pensioenopbouw heeft, 80% uitbetaald krijgt en 60% werkt. In 2020 maakten 11 medewerkers gebruik van de regeling, waarvan inmiddels drie medewerkers Cocensus hebben verlaten vanwege het bereiken van hun AOW gerechtigde leeftijd.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 17
Opleidingen/trainingen Door corona is een aantal opleidingen niet doorgegaan of heeft digitaal plaatsgevonden. Medewerkers hebben aangegeven dat zij liever klassikaal onderwijs/trainingen willen dan digitaal. -
In-company training taxateurs Zoals in voorgaande jaren is voor de taxateurs een in-company training georganiseerd, verzorgd door KPE Morel, zodat taxateurs de vereiste kennis konden vergaren en de taxateurs die ingeschreven zijn in de kamers WOZ, wonen of bedrijfsmatig vastgoed, hun PE-punten konden behalen. Door de training (deels) in-company te organiseren, konden ook de niet ingeschreven taxateurs diverse relevante opleidingen volgen. Vanwege corona vond de training volledig digitaal plaats.
-
Basisopleiding WOZ Vijf (nieuwe) medewerkers van de WOZ zijn gestart met een Basisopleiding WOZ bij de Academie Lokale Belastingen.
-
Actualiteitendag Eveneens jaarlijks terugkerend is de actualiteitendag voor alle medewerkers van de afdeling Invordering. Tijdens deze dag worden alle medewerkers door een docent van Involon op de hoogte gesteld van de actualiteiten omtrent invordering en kwijtschelding.
-
Daarnaast heeft een aantal medewerkers van de afdeling invordering diverse actualiteitendagen op het gebied van invordering digitaal gevolgd.
-
Drie medewerkers die in 2018 bij de afdeling Invordering gestart zijn, zijn in 2020 gestart met de opleiding Invorm-I. Deze opleiding, die per module gevolgd kan worden, is voor medewerkers die in de (dwang)invordering van belastingen werkzaam zijn bij gemeenten, waterschappen, provincies en samenwerkingsverbanden. Zij worden opgeleid tot gediplomeerd allround invorderingsambtenaar.
-
E-learning Om de privacy Awareness te vergroten hebben alle nieuwe medewerkers een e-learning test op het gebied van privacy en gegevensverwerking van de VNG afgelegd.
-
Ook hebben in 2020 medewerkers op individuele basis trainingen of cursussen gevolgd. Veelal komen deze afspraken voort uit de POP- of planningsgesprekken die medewerkers met hun leidinggevenden hebben en/of door functiewijzigingen. Voorbeelden hiervan zijn: Exceltrainingen, opleiding WOZ medewerker/WOZ taxateur, opleidingen bij de Bestuursacademie en diverse management opleidingen bij de Baak of van Harte & Lingsma.
In totaal is in 2020 € 96.000 besteed aan opleidingen, trainingen, workshops en studies. Dit is minder dan in 2019 (€ 132.000,00). Reden hiervoor is dat een aantal opleidingen en trainingen doorgeschoven is naar komend jaar in verband met het coronavirus. Gemiddeld is dit € 722,00 per medewerker (1 procent van de loonsom). Nederlandse gemeenten gaven in 2019 1,6 procent van de loonsom uit.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 18
Ondernemingsraad In 2020 hebben door het coronavirus slechts vijf reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen is een zestal instemmingsaanvragen besproken. De Ondernemingsraad heeft haar instemming gegeven voor: • Integriteitsbeleid; • Aansluiting bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag (LKOG); • Beeldschermregeling; • Privacybeleid; • Generatiepactregeling 2020 -2022; • Nevenwerkzaamheden. Andere jaren vond naast de reguliere overlegvergadering ook regelmatige overleg plaats tussen de Arbo-commissie, de KAM-Adviseur (preventiemedewerker) en de HRM-Adviseur. Doordat alle medewerkers thuiswerkten, heeft er geen overleg plaatsgevonden.
LO Door de invoering van de Wnra is het Georganiseerd Overleg (GO) gewijzigd in Lokaal Overleg (LO). Hiertoe is ook een regelement opgesteld. Er is in verband met het wijzigen van het sociaal statuut in verband met de invoering van de Wnra, schriftelijk contact geweest met de leden van het LO. Hierover is nog geen overeenstemming bereikt.
Personeel
Formatie Vastgestelde formatie 2020
Bezetting 2020
Vastgestelde formatie 2019
Directie/Staf
9,67
9,67
9,67
Bedrijfsbureau
2,8
2,8
3
WOZ
41,66
38,68
38,67
Gegevensbeheer en IT
20,11
19,12
19,12
Heffingen en Bezwaar
24,28
23,13
21,64
Invordering
29,33
29,28
27,22
Totaal
127,85
122,68
119,32
Figuur 1: formatieoverzicht 31 december 2020
De vastgestelde formatie van Cocensus in 2020 is onder andere door de toetreding van de UCH gemeenten met 8,53 fte toegenomen. Zes medewerkers (5,45 fte) van de UCH en 3,08 fte vacatures. De formatie-uitbreiding vond plaats op de afdelingen WOZ (3 fte), Gegevensbeheer (1 fte), Heffingen en Bezwaar (2,64 fte) en Invordering (2,11 fte). De formatie bij het Bedrijfsbureau is in 2020 met 0,2 fte verminderd. Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 19
Uitstroom In 2020 hebben acht medewerkers Cocensus verlaten: twee medewerkers Invordering, twee Coördinatoren, een medewerker Heffingen en Bezwaar, een Werkvoorbereider, een Allround nietwoning Taxateur en een Allround Woning Taxateur. De redenen waren: het bereiken van hun AOWgerechtige leeftijd, overlijden, keuzepensioen en een drietal medewerkers heeft een functie buiten Cocensus gevonden. Twee medewerkers hadden op 31 december 2020 hun laatste werkdag bij Cocensus. Zij zijn niet meegenomen bij de uitdiensttredingen in onderstaande grafiek.
In- en uitdienstredingen 2020 6
2 1
1
1
1
in dienst
1
2 1 1
2
1 1
uit dienst
Figuur 2: In-en uitstroom medewerkers 2020
Instroom In 2020 zijn 13 nieuwe medewerkers bij Cocensus in dienst getreden. In januari hebben zes medewerkers van de UCH gemeenten een arbeidsovereenkomst gekregen. Twee Allround Taxateurs, een medewerker Heffingen en Bezwaar, een Senior Medewerker Heffingen en Bezwaar en twee medewerkers Invordering (5,45 fte). Doordat twee werkvoorbereiders de stap naar Allround nietwoning taxateur hebben gemaakt, was een tweetal vacatures ontstaan van werkvoorbereider. Deze vacatures zijn in maart respectievelijk juni 2020 ingevuld. Vervolgens is in juli een medewerker bij Heffingen en Bezwaar en in augustus een medewerker Invordering in dienst gekomen. In september is de vacature van Helpdeskmedewerker bij de afdeling Gegevens en IT ingevuld en in december zijn zowel bij de afdeling Heffingen en Bezwaar als bij Invordering een nieuwe medewerker, na een uitzendperiode, bij Cocensus in dienst getreden.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 20
Doorstroom/vacatures In totaal zijn in 2020 negen vacatures intern gepubliceerd, waarvan zes vacatures intern zijn ingevuld. In februari zijn de vacatures van Allround Taxateur niet-woningen intern vervuld. Ook de vacante posities van Coördinator zijn in december 2020 intern vervuld. Zowel bij de afdeling WOZ als bij Heffingen en Bezwaar was in oktober deze vacature ontstaan. Hierdoor ontstond de vacature van Senior Medewerker Ondersteuning en de vacature van een Specialist Heffingen en Bezwaar. Ook deze vacatures zijn of worden weer intern ingevuld.
Doorstroom/vacatures 1 2
2
2 1
1
Intern
Extern
2
2 1
Vacature
Figuur 3 doorstroom 2020
Dit is het eerste jaar dat doorstroom plaatsvond binnen Cocensus. Doorstroom is hier gedefinieerd als medewerkers die duurzaam van functie en/of afdeling zijn veranderd. Alle andere vacatures zijn door medewerkers ingevuld die al geruime tijd als uitzendkracht bij de organisatie werkzaam waren. De vacature van een Allround niet-woning Taxateur die in juni 2020 is ontstaan, wordt nog steeds door een tijdelijke medewerker ingevuld. Leeftijdsopbouw
Gemiddelde leeftijd 2019/2020 49,05 48,68 48,27
48,18
47,78
46,61
vrouwen
mannen
Totaal Cocensus 2019
2020
Figuur 4: gemiddelde leeftijd (peildatum 31/12/2020)
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 21
Uit de Personeelsmonitor 2019 van het A en O fonds (cijfers van 2020 zijn nog niet bekend) blijkt dat de gemiddelde leeftijd van gemeentepersoneel iets daalt. De gemiddelde leeftijd bij Nederlandse gemeenten was in 2019 48 jaar. Ook bij Cocensus is deze dalende trend te zien. Desondanks ligt de gemiddelde leeftijd van medewerkers van Cocensus nog altijd beduidend hoger dan het landelijke gemiddelde van de werkende beroepsbevolking. Dit was in 2020 42 jaar.
Verdeling naar leeftijdsklasse 2019/2020 48 36 24
0
22
20
46
35
22
3
0
15 - 24
25 - 34
35 - 44
45 - 54 2020
55 - 64
4
65 plus
2019
Figuur 5: leeftijdsopbouw 2020 (peildatum 31/12/2020)
In totaal waren 84 medewerkers eind december 45 jaar of ouder (63%). Dit percentage is vrijwel gelijk aan dat van 2019 en die van de Nederlandse gemeenten in 2019. Daarentegen lag het percentage bij de werkzame beroepsbevolking ouder dan 45 jaar slechts op 44 procent. Door het vergrijzende personeelsbestand is instroom van jongeren nog altijd belangrijk. De leeftijdsopbouw van Cocensus blijft namelijk onevenwichtig: slechts 18 procent van de werknemers is jonger dan 35 jaar. Dit percentage is veel lager dan in de beroepsbevolking (37% in 2019).
Personeelsopbouw naar geslacht 73
69 60
Vrouwen
2020
2019
58
Mannen
Figuur 6: aantal vrouwen/mannen (peildatum 31/12/2020)
Het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is ten opzichte van 2019 niet veranderd. Op de peildatum was 54% van de medewerkers vrouwelijk en 46% mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen drie jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse gemeenten. Het totaal aantal vrouwen in dienst van gemeenten is de afgelopen vijf jaren gestegen.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 22
Ziekteverzuim
Ziekteverzuimpercentage per maand 9,7 6,4
7,3 6,2
7,1
6,4 6,3
4,6
8,9
3,9
6,5
5,8 4,5
5,6 4,7
3,2
2020
6,3
6,4
3,7
3,8
7,3 5,3
5,1
2019
Figuur 7: Verzuimpercentage per maand
Vooral na de eerste Lockdown (maart) is het ziekteverzuimpercentage significant gaan dalen in vergelijking met kalenderjaar 2019. Vanaf de maand oktober is het percentage weer gaan stijgen. Gemiddeld was het verzuimpercentage van 2020 5,2%. Het verzuimpercentage van 2020 ligt daarmee onder het niveau van 2018, het percentage bedroeg toen 5,5%. Het ziekteverzuimpercentage van de Nederlandse gemeenten bedroeg in 2019 5,8%. Overigens heeft 47 procent van de medewerkers zich in 2020 niet een keer ziek gemeld. Dit percentage was in 2019 nog 35 procent en bij de Nederlandse gemeenten 44 procent.
Verzuimpercentage per afdeling 14,7
8,8 8,8 6,7 5,2
8,6
7,9
7,1
6,2
5,7
2,3 2,2
Totaal Cocensus
Staf
BB
WOZ 2019
Invordering Gegevens & IT
2,6 2,9
H&B
2020
Figuur 8: Verzuimpercentage 2020/2019 per afdeling
Het verzuimpercentage is op vrijwel alle afdeling gedaald. In 2020 waren 19 medewerkers langdurig arbeidsongeschikt (in 2019 waren dit 17 medewerkers). Inmiddels zijn van deze 19 medewerkers, 17 medewerker weer geheel of gedeeltelijk aan het werk.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 23
Ondanks dat het aantal medewerkers dat langdurig arbeidsongeschikt was, is toegenomen, heeft dit in 2020 niet geresulteerd in een hoger verzuimpercentage bij langdurig verzuim. Het langdurig verzuim is gedaald van 4,83% in 2019 naar 3,61% in 2020. In 2019 bedroeg het langdurig verzuim bij de Nederlandse gemeenten 4.2%. De redenen van verzuim waren zeer divers en in vrijwel alle gevallen niet werk gerelateerd. De belangrijkste oorzaken van het ziekteverzuim zijn volgens de bedrijfsarts fysieke en fysiologische aandoeningen. Drie afdelingen hadden te kampen met een relatief hoog aantal langdurig (geheel of gedeeltelijk) arbeidsongeschikte medewerkers. Bij de afdeling WOZ waren dat er in 2020 zeven, bij de afdeling Invordering zes en bij de Staf drie.
Verzuimpercentage per duurklasse 3,61
Lang > 43 dagen
4,83 0,89 0,72
Middellang 8 - 42 dagen
0,67
Kort < 8 dagen
1,12 2020
2019
Figuur 9: Verzuimpercentage per duurklasse 2019/2020
Het verzuimpercentage is in de leeftijdcategorien 55 – 64 ten opzicht van 2019 door langdurig verzuim gestegen. In deze leeftijdsgroep waren 11 medewerkers langdurig arbeidsongeschikt. Drie medewerkers waren in de leeftijdscategorie 45 – 54 en vier in categorie 35 – 44 jaar. Ook het verzuimpercentage van de leeftijdscategorien 15 – 24 en > 65 jaar is gestegen. Deze cijfers zijn niet representatief omdat deze leeftijdsgroepen vertegenwoordigd worden door één respectievelijk drie medewerkers.
Verzuimpercentage per leeftijdcategorie 9
9 7,7
5,9 4
3,5 2
4
3
1,8
1,5
0 15 - 24
25 - 34
35 - 44
45 - 54 2020
55 - 64
> 65
2019
Figuur 10: Verzuimpercentage per leeftijdcategorie 2019/2020
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 24
Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdcategorie 1,48 1,34
1,31 1,2
1,13
1
1
0,91
0,85
0,62 0,5
0 15 - 24
25 - 34
35 - 44
45 - 54 2020
55 - 64
> 65
2019
Figuur 10: Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 2019/2020
De gemiddelde meldingsfrequentie van geheel Cocensus was in 2020 0,89 keer. In 2019 was dit nog 1,33. De frequentie van 2020 ligt lager dan wat het AenO fonds in de personeelsmonitor in 2019 rapporteerde. De gemiddelde frequentie van de Nederlandse gemeenten was toen 1,06 keer. Waarschijnlijk zal de gemiddelde freqentie ook bij de Nederlands gemeenten vanwege het thuiswerken in 2020 gedaald zijn. De cijfers over 2020 zijn nog niet bekend.
Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 1,96 1,5 1,3 1
0,97
1,02
0,91
0,67
0,86
0,81
0,8
0,96
0,89
0,3
Staf
BB
WOZ
Invordering 2019
Gegevens & IT
Heffingen & Totaal Cocensus Bezwaar
2020
Figuur 12: Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 2019/2020
De meldingsfrequentie voor Cocensus in totaliteit is in 2020 met 51 meldingen gedaald. In 2019 waren er nog 169 ziekmeldingen, in 2020 is dit gedaald naar 118. Deze daling is in vrijwel alle afdeling te zien, behalve bij de afdeling WOZ en Heffingen en Bezwaar. Bij deze afdelingen is de frequentie ietswat gestegen. De afdelingen Invordering en Staf zijn de grootste dalers qua meldingsfrequentie.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 25
Integriteit 2020 Integriteitsbeleid Ten gevolge van de implementatie van de Wnra is het integriteitsbeleid van Cocensus herzien. In het integriteitsbeleid wordt ingegaan op de kernwaarden en de integriteitsinstrumenten die door organisatie gehanteerd worden. Voorbeelden van de instrumenten zijn de gedragscode ambtelijke integriteit, integriteit bij werving en selectie, nevenwerkzaamheden, meldingsprocedure ongewenst gedrag en maatregelen gericht op informatiebescherming. Maar ook de rollen en verantwoordelijkheden als borging en handhaving worden beschreven. Het integriteitsbeleid en de gedragscode ambtelijke integriteit zijn besproken met de Ondernemingsraad en gepubliceerd op het intranet van Cocensus. Gedurende de pandemie zal integriteit door middel van casuïstiek aandacht krijgen op het intranet. Gesprekken vertrouwenspersoon In 2020 heeft de vertrouwenspersoon van Cocensus (externe vertrouwenspersoon bij de Arbo Unie) een tweetal gesprekken gehad met een medewerker van Cocensus. Het betrof hier een melding van ongewenst gedrag: integriteit en onveiligheid. De leidinggevende en de adviseur HRM hebben, nadat de medewerker ook hiervan melding had gemaakt bij de Adviseur HRM, gesprekken gevoerd met alle betrokkenen. Integriteitsschending In 2020 is sprake geweest van één integriteitsschending.
Deze integriteitsschending had te maken met de schending van de regelgeving en heeft geleid tot een gesprek en een schriftelijke waarschuwing. klachtenregistratie 2020 Aantal en soort klachten In 2020 zijn door de klachtencoördinator 24 klachten geregistreerd. Dit aantal is ongeveer gelijk aan dat van 2019. Van deze 24 klachten waren vijf klachten gegrond of deels gegrond. De geregistreerde klachten hadden veelal betrekking op invordering (11 klachten). In 2020 kwamen, ondanks het vele klantencontact binnen de organisatie, maar drie klachten binnen over een gedraging van een ambtenaar. Hiervan is één klacht schriftelijk afgehandeld de andere twee telefonisch en deze klanten behoefden geen schriftelijke terugkoppeling. De klachten zijn afgehandeld door de klachtencoördinator van Cocensus. Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2020 zijn 6 klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman. Daarvan zijn 5 klachten zonder onderzoek afgedaan en 1 werd tussentijds beëindigd (interventie). Per 31 december 2020 is er nog één klacht in behandeling.
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 26
1.6
Privacy en gegevensbescherming
Beveiligingsincidenten In 2020 was het aantal geregistreerde beveiligingsincidenten aanzienlijk lager ten opzichte van de voorgaande jaren. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat, als gevolg van de coronamaatregelen, er minder geopend retour gekomen poststukken als beveiligingsincident zijn geregistreerd. In 2018 bestond 71% van het aantal geregistreerde beveiligingsincidenten uit geopende retourpost, in 2019 was dat 83%. In 2020 is er slechts 4 keer geopende retourpost geregistreerd, wat neerkomt op 22% van het totaal aantal geregistreerde beveiligingsincidenten. Meldingen aan AP en betrokkenen Er is melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot werden geacht. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken waren, speelden een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moest worden. In 2020 is er o.a. melding gedaan van een incident dat veroorzaakt werd door een fout van de verwerker DataB. Daarbij zijn abusievelijk brieven naar verkeerde belastingplichtigen gestuurd. Het ging om brieven van in totaal 107 belastingplichtigen uit 6 gemeenten.
Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2020 zijn er 4 verzoeken om informatie over de verwerking van persoonsgegevens ontvangen. In de voorgaande jaren zijn er door betrokkenen ook vragen gesteld over de compliance aan de privacywet- en regelgeving. Ook is een aantal keer door woningcorporaties om informatie verzocht over de grondslag voor verwerking van (persoons)gegevens, n.a.v. de opvraag van huurovereenkomsten. Verzoeken om gegevenslevering Wij registreren de verzoeken om gegevenslevering van opdrachtgevers en de informatieverzoeken van de Belastingdienst in Heerlen op grond van artt. 47 en 48 Awr. In 2020 zijn er iets meer verzoeken om gegevenslevering ontvangen, als gevolg van het toegenomen aantal verzoeken van de Belastingdienst. In 2020 zijn er 3 nieuwe ontheffingen van de geheimhoudingsplicht verleend. In 2020 is besloten om het bestaande protocol gegevenslevering te herzien en daarbij met name de wettelijke kaders voor gegevenslevering en de gemaakte afspraken opnieuw onder de aandacht te brengen bij de FG’s en privacy officers van de opdrachtgevers. Hier wordt in 2021 vervolg aan gegeven.
Beveiligingsincidenten Meldingen aan AP en betrokkenen Rechten en verzoeken van betrokkenen Verzoeken om gegevenslevering
2018
2019
2020
94 23 9 34
76 8 12 50
18 3 4 69
Tabel 2018/2019/2020
Jaarstukken Cocensus 2020
Pagina 27
2.
Financiële verantwoording
2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Naast de gepresenteerde jaarrekeningcijfers is het van belang om enerzijds inzicht te verschaffen in de mee- en tegenvallers die zich kunnen voordoen (de risico’s) en anderzijds de mogelijkheden om tegenvallers op te kunnen vangen (weerstandscapaciteit). Dit geeft een beeld over de financiële positie van Cocensus en in hoeverre we in staat zijn om tegenvallers op te vangen zonder dat dit ons tot bezuinigingen dwingt. Wat betreft het weerstandsvermogen kan geconstateerd worden dat Cocensus in 2007 van start is gegaan zonder een reservepositie van waaruit tegenvallers kunnen worden opgevangen. Feitelijk bestaat het weerstandvermogen uit niets anders dan de in de begroting opgenomen post voor onvoorziene uitgaven. Wel zijn er afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over het opbouwen van weerstandsvermogen. Deze kan worden gevoed tot een maximum van € 250.000 middels positieve rekening-resultaten. Stand ultimo 2020 € 250.000. Over 2020 is een positief resultaat geboekt van € 227.051. In de vergadering van het AB Cocensus 12 maart 2021 zal worden vastgesteld hoe dit overschot wordt verwerkt. Risico’s Ieder half jaar worden de risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen geactualiseerd en vastgesteld door het MT van Cocensus. Met de outsourcing van de ICT (technische infrastructuur en technisch beheer) is een belangrijke kwetsbaarheid binnen de organisatie weggenomen.