03 MEMO verantwoording 2020

MEMO Aan

: De auditcommissie

Afdeling

: Griffie

Opsteller

:

Datum

:

Telefoonnr

:

Kenmerk

:

Onderwerp

: Verantwoordingen fractiebudget 2020

8 maart 2021

Geachte leden van de auditcommissie, In voorliggend memo wordt u geïnformeerd over de fractieverantwoordingen 2020. Conform artikel 8 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 (hierna te noemen: verordening) ontvangen fracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Het betreft een vast deel van 1250 euro per fractie en een variabel deel van 150 euro per raadszetel. Conform artikel 12 van de verordening legt elke fractie jaarlijks voor 31 januari aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar onder overlegging van een verslag en bijbehorende nota’s. Op grond van artikel 12, tweede lid de verordening heeft de griffie de verantwoordingen getoetst. De griffie brengt een advies uit aan de auditcommissie, de auditcommissie legt een voorstel voor aan de raad. In dit kader ligt voorliggend memo aan u voor. Toetsingskader verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2018 Met ingang van 1 april 2018 worden de verantwoordingen getoetst op basis van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018. Voor de toetsing is artikel 10 van de verordening leidend.

In het eerste lid van artikel 10 is bepaald dat de financiële bijdrage aan fracties wordt toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken. In het tweede lid van artikel 10 is bepaald dat uitgaven voor diensten die geleverd worden door raadsleden van de fractie of bedrijven waarover deze raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben kunnen niet worden vergoed uit het fractiebudget. Het derde lid regelt waar de bijdrage onder andere aan kan worden besteed: a. een vrijwilligersvergoeding voor een fractieondersteuner. De uitgave dient te worden onderbouwd met een ondertekend document tussen fractie en ondersteuner over de vergoeding in relatie tot de geboden ondersteuning. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in de bijlage van de verordening;

b. kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Castricum; c. kosten voor advertenties om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd. Bij de verantwoording dient naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie te worden overlegd; d. kosten voor de zaalhuur van maximaal één heisessie per jaar gericht op het functioneren van de fractie; e. kosten voor het inhuren van extern advies; f. kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie; g. kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie; h. kosten voor de aanschaf van maximaal twee computers (laptop of Ipad) per raadsperiode ten behoeve van de commissieleden; i. kosten voor de toegang tot NotuBox voor maximaal twee fractieondersteuners; j. kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie. In lid 4 is geregeld waaraan de bijdrage niet mag worden besteed: a. Campagneactiviteiten; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen; geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c.

giften; d. uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden; e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers; f. overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen. Daarnaast heeft de auditcommissie op verzoek van De VrijeLijst uitspraak gedaan naar de mogelijkheid om, in het geval van commissieleden die een privétablet gebruiken, wel de toebehoren uit het fractiebudget te kunnen betalen. De auditcommissie heeft hierover het volgende afgesproken: Fracties mogen ten behoeve van hun commissieleden per raadsperiode maximaal twee Ipads of laptops aanschaffen. Het ligt voor de hand dat het hierbij tevens is toegestaan randapparatuur als een hoesje, pen of toetsenbordje aan te schaffen. Een fractie zou er voor kunnen kiezen alleen de randapparatuur aan te schaffen om in bruikleen te geven aan een commissielid voor gebruik bij zijn of haar eigen apparatuur, zolang er maar per raadsperiode maximaal 2 Ipads/laptops met toebehoren worden aangeschaft. Een fractie doet er dan dus verstandig aan randapparatuur aan te schaffen die geschikt is voor diverse apparaten. Bijvoorbeeld een los bluetooth toetsenbord.

Daarnaast moet worden opgemerkt dat de verordening is vastgesteld voordat de afspraak is gemaakt dat éénpersoonsfracties die een commissievoorzitter leveren, drie commissieleden mogen inzetten. Het ligt voor de hand dat deze fracties niet twee maar drie laptops/Ipads met toebehoren kunnen aanschaffen uit het fractiebudget.

2

Resultaten toetsing Ontvangen verantwoordingen De fracties hebben hun uitgaven verantwoord door het overleggen van een verantwoording inclusief de onderliggende facturen en een kopie van het bankafschrift. Waar nodig is naar aanvullende onderbouwing gevraagd. Uit het fractiebudget zijn onder andere de volgende kosten betaald:        

vrijwilligersvergoedingen voor fractieondersteuners kosten voor onderhoud en beheer van de website abonnement voor (digitale) krant t.b.v. fractie bankkosten Advertentiekosten om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd Zaalhuur voor een heisessie voor de fractie Abonnementskosten Zoom voor digitaal vergaderen Kosten van openbare bijeenkomsten

We zien in de praktijk dat jaarlijks over sommige facturen interpretatieverschillen bestaan. De verordening tracht zo veel mogelijk te regelen, maar er blijkt altijd een grijs gebied te bestaan. Dit jaar zien we dat bij enkele advertenties: betreft een advertentie een campagne-uiting of past deze in de volksvertegenwoordigende rol van de fractie? Ook zien we het dit jaar terug in diverse presentjes in het kader van lief en leed die vanuit het fractiebudget worden betaald. Enerzijds zijn het kosten die gemaakt worden door de fractie als geheel, anderzijds kan de vraag worden gesteld in hoeverre de gemaakte kosten bijdragen aan het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Uitgangspunt is hierbij de argumentatie van de fractie. Reserve Met ingang van de nieuwe raadsperiode zijn ook de regels rondom de reserve zoals opgenomen in artikel 11 van de verordening aangepast. Voorheen konden fracties een reserve opbouwen van maximaal 1250 euro. De reserve stond op de rekening van de gemeente, fracties konden een beroep doen op hun reserve indien zij in een bepaald boekjaar meer uitgaven hadden dan inkomsten. Nu kunnen fracties een reserve opbouwen die zij zelf in beheer houden op hun eigen rekening. Aan de reserve is geen maximumbedrag gehangen. De reserves worden wel administratief bijgehouden middels de fractieverantwoordingen.

Het restant van de reserve dat resteert na de gemeenteraadsverkiezingen wordt door fracties terugbetaald en vloeit terug in de gemeentekas.

3

Conclusie Op grond van artikel 12 lid 4 van de verordening stelt de raad na ontvangst van het advies van de auditcommissie de volgende bedragen vast: a. de hoogte van het fractiebudget van het betreffende kalenderjaar; b. de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; c. het terug te betalen bedrag en eventueel de hoogte van het beroep dat op de reserve wordt gedaan; d. de hoogte van het nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning op grond van artikel 8 vierde lid van de verordening e. de verrekening tussen het in onderdeel c. genoemde terug te betalen bedrag en het in onderdeel d. genoemde nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning en de hoogte van het terug te vorderen of uit te keren bedrag. f. de wijziging in de reserve en de hoogte van de resterende reserve. Op grond van de verantwoordingen resulteert dit in de bedragen zoals opgenomen in de tabel in het concept raadsvoorstel. Aan u wordt voorgesteld:  De raad te adviseren de fractieverantwoordingen 2020 van de 10 fracties vast te stellen.  Desgewenst aanvullende afspraken te maken over het toestaan van betalingen in het ‘grijze gebied’.

4