03 Financieel overzicht Raadsvoorstel techniek

Bijlage B Uitwerking van de opties Onderdeel

Eenmalige kosten

Structurele kosten per jaar*

Totaal voor de 1e vier jaar

Basispakket Hieronder valt het vervangen van de microfoons en de verrijdbare schermen, de bekabeling onder de vloer en de installaties in de geluidskast.

€135.000,-

€3.700,-*

€142.400,-

Optie 1 Cameraregistratie Raadzaal

€ 30.000,-

€ 900,-*

€ 31.800,-

Encoder t.b.v. videoverslaglegging en livestream**

€

Optie 2 Cameraregistratie trouwzaal

€ 5.000,-

Encoder t.b.v. videoverslaglegging en livestream**

€

Optie 3 Digitaal stemmen

€ 6.500,-

€ 380,-*

€ 7.260,-

Optie 4 Hybride vergaderen

€ 7.000,-

€ 200,-*

€ 7.400,-

€ 120,-

€ 1.440,-***

Licentiekosten per deelnemer hybride vergaderen (per gebruiker, is niet gekoppeld aan naam)

Totaal

*

400,-

€ € 150,-*

400,-

400,-

€ 5.300,€

400,-

€196.400,-

de kosten voor de eerste twee jaar zijn verwerkt in de eenmalige kosten. Na de eerste vier jaar moet opnieuw worden bezien op welke manier wordt omgegaan met de onderhoudskosten. ** De licentiekosten van het RIS zullen bij deze optie jaarlijks met ongeveer €3.500,- omhoog gaan. *** hierbij is uitgegaan van drie deelnemers op afstand

Voordelen per optie Optie 1 Cameraregistratie Raadzaal Encoder t.b.v. videoverslaglegging en livestream Door te kiezen voor cameraregistratie in de raadzaal vindt videoverslaglegging plaats in plaats van audioverslaglegging. Dit maakt het mogelijk om beelden van de vergadering achteraf terug te kijken. De camera’s brengen de spreker in beeld. Door ook een encoder te plaatsen kan livestreaming van de vergaderingen worden verzorgd, zo kunnen inwoners en andere belanghebbenden deze live vanuit huis volgen in plaats van de huidige situatie waarin de opname enkele dagen na de vergadering online is terug te kijken en deze te volgen is via de Radio. Optie 2 Cameraregistratie Trouwzaal Encoder t.b.v. videoverslaglegging en livestream Door te kiezen voor cameraregistratie in de Trouwzaal vindt videoverslaglegging plaats in plaats van audioverslaglegging. Dit maakt het mogelijk om beelden van de vergadering achteraf terug te kijken. Ook biedt het de mogelijkheid om trouwerijen in beeld te brengen en deze aan te bieden aan het bruidspaar. Het gaat hier om 1 camera die een overall beeld van zaal weergeeft. Door te kiezen voor deze optie, wordt de Trouwzaal de vaste ruimte voor de parallelle commissievergadering.

Door ook een encoder te plaatsen kan livestreaming van de vergaderingen worden verzorgd, zo kunnen inwoners en andere belanghebbenden deze live vanuit huis volgen in plaats van de huidige situatie waarin de opname enkele dagen na de vergadering online is terug te kijken. Optie 3 Digitaal stemmen Door te kiezen voor digitaal stemmen vereenvoudig je het stemproces. Uitslagen zijn direct op het grote scherm (of online voor de mensen thuis) te zien per raadslid of gegroepeerd per fractie. Optie 4 Hybride vergaderen Licentiekosten per deelnemer hybride vergaderen Deze optie was ten tijde van het opstellen van het programma van eisen nog niet in beeld, actuele ontwikkelingen kunnen het echter interessant maken ook deze aanvullende optie te overwegen. Onder hybride vergaderen verstaan we de situatie dat de raad vergadert in de raadzaal, maar enkele raadsleden niet

fysiek aanwezig kunnen zijn. In die situatie krijgen deze raadsleden op hun scherm thuis een virtuele vergaderpost met dezelfde functionaliteiten als de vergaderpost in de zaal (spreken, stemmen*, koppeling met camera).

*LET OP, deze manier van stemmen is wettelijk (nog) niet toegestaan. De mogelijkheid tot hybride vergaderen zou echter wel mogelijkheden kunnen bieden voor beraadslagingen of andere bijeenkomsten zoals het bezoek van de CdK onlangs.