03 Concept Aanbestedingsdocument accountantscontrole

IV.3.3 CERTIFICERENDE FUNCTIE – PLANNING Dit betreft de planning van de controle (in het kader van de certificerende functie). De planning wordt in de inschrijving beschreven. Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: - Voorbeeldplanning van de controleaanpak en het opleveren van de benodigde producten (inclusief tussentijdse sturingsinstrumenten) waarbij: o de geharmoniseerde planning- en controlcyclus BUCH leidend is, EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 20 van 32

o o

-

er tijd en aandacht is voor tussentijdse bestuurlijke besluitvorming en geborgd is dat de Aanbestedende diensten ieder binnen het gestelde tijdpad zijn gecontroleerd en de benodigde producten zijn opgeleverd. (12 punten) Benoemen van concrete stappen en plannen om het bestuur en ambtelijke organisatie van de Aanbestedende diensten vroegtijdig voor te bereiden op controlemomenten (6 punten); De wijze waarop de inschrijver invulling geeft aan de jaarlijkse evaluatie die plaatsvindt op of omstreeks het aflopen van het contract na een boekjaar (6 punten).

Maximale omvang voor dit onderdeel is twee pagina’s (A4, lettertype Arial 10). IV.3.4 NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE Dit betreft de natuurlijke adviesfunctie die de accountant verzorgt voor de Werkorganisatie BUCH. De accountant beschrijft concreet hoe deze natuurlijke adviesfunctie in te vullen. De invulling van de natuurlijke adviesfunctie wordt in de inschrijving beschreven en vormt ook onderdeel van de voorbeeldrapportage zoals opgenomen onder 3.2. De beschrijving en de voorbeeldrapportage maken beiden onderdeel uit van het plan van aanpak dat bij de inschrijving is gevoegd. Bij de beoordeling wordt in elk geval op het volgende gelet: - de wijze waarop de accountant invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie en - hoe de accountant rekening houdt met de bijzondere positie van de Werkorganisatie BUCH hierin. Maximale omvang voor dit onderdeel is twee pagina’s (A4, lettertype Arial 10), uitgezonderd de voorbeeldrapportages. IV.3.5 PRESENTATIE Van de inschrijvingen die inhoudelijk worden beoordeeld op de gunningcriteria voor kwaliteit worden alle inschrijvers uitgenodigd een presentatie te geven aan de beoordelingscommissie. Tijdens deze presentatie krijgt de inschrijver de gelegenheid om een mondeling toelichting te geven op de Inschrijving.

De presentatie mag slechts gaan over de gunningcriteria voor kwaliteit (certificerende functie en de natuurlijke adviesfunctie als omschreven in dit document). Het is niet toegestaan om tijdens de presentatie nieuwe informatie toe te voegen waardoor uw Inschrijving wijzigt. Het is aan de inschrijver om een zo goed mogelijke invulling aan deze presentatie te geven. Bij de presentatie is in ieder geval de beoogd controleleider alsmede de certificerende accountant aanwezig. De presentatie wordt verzorgd door de personen die de accountantscontrole binnen de Aanbestedende diensten feitelijk gaan leiden. De presentatie neemt maximaal 45 minuten in beslag.

Tijdens de presentatie wordt in ieder geval aandacht besteed aan: - De borging van continuïteit alsmede kennisoverdracht binnen het projectteam (kwaliteit van het projectteam); - De eisen die de accountant stelt aan de verbijzonderde interne controle die door de Aanbestedende diensten worden uitgevoerd in relatie tot NV COS 610 (controleaanpak); - Voorbeeldplanning van de controleaanpak en het opleveren van de benodigde producten inclusief tussentijdse sturingsinstrumenten (planning); - Benoemen van concrete stappen en plannen om het bestuur en ambtelijke organisatie van de Aanbestedende diensten vroegtijdig voor te bereiden op controlemomenten (planning) en - Hoe de accountant bij het vervullen van de natuurlijke adviesfunctie rekening houdt met de bijzondere positie van de Werkorganisatie BUCH (natuurlijke adviesfunctie). Op basis van de presentatie kunnen scores door de verduidelijking van de Inschrijver op verschillende kwaliteitsonderdelen naar boven of naar beneden worden aangepast door de beoordelingscommissie

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 21 van 32

IV.4 BEOORDELINGSMETHODIEK In dit hoofdstuk wordt uiteen gezet hoe de beoordeling en puntentoekenning van de Inschrijvingen zal verlopen. Tevens wordt de besluitvorming ten aanzien van de gunning beschreven.

IV.4.I BEOORDELINGSMETHODE De beoordeling vindt in de volgende stappen plaats: 1. Na ontvangst van de Inschrijving worden deze gesplitst behandeld. De Inschrijving wordt eerst getoetst op volledigheid en op het voldoen aan de gestelde uitsluitings- en geschiktheidseisen. Het ontbreken van documenten of informatie, of het niet voldoen aan deze eisen, kan leiden tot uitsluiting. De Inschrijving wordt in dat geval ter zijde gelegd en de volgende stappen worden niet meer doorlopen. 2. Het openen van het financiële deel van de Inschrijving heeft uitsluitend tot doel de geldigheid van de Inschrijving te kunnen vaststellen. Het ontbreken van informatie over het financiële deel kan leiden tot uitsluiting. 3. Vervolgens wordt Inschrijving door de beoordelingscommissie beoordeeld op gunningscriteria, Deze criteria worden op relatieve wijze beoordeeld. Dat wil zeggen dat de opgave van iedere partij op het betreffende aspect wordt vergeleken met de opgave van de andere partijen. 4. Kan een Inschrijving onvoldoende inhoudelijk worden beoordeeld, dan wordt de Inschrijver tevens uitgenodigd de Inschrijving tijdens een presentatie toe te lichten. Hierbij mogen uitsluitend de onderwerpen worden toegelicht die betrekking hebben op het onderdeel ‘Kwaliteit’.

De beoordelingscommissie kan de informatie uit de presentatie gebruiken om haar beoordeling van het kwalitatieve deel van de Inschrijving te completeren en definitief te maken. Het is niet toegestaan om informatie over het financiële deel van de Inschrijving voor, tijdens of na de presentatie met de leden van de beoordelingscommissie te delen. Tevens is het niet toegestaan nieuwe informatie over de Inschrijving tijdens de presentatie in te brengen. 5. Na de definitieve beoordeling van de gunningscriteria wordt de beoordeling van het financieel deel in de totale puntenscore worden verwerkt. 6. De beoordeling van de Inschrijvingen wordt als advies voorgelegd aan de raden van de Gemeenten alsmede aan (een vertegenwoordiger van) het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. Deze advisering is ter besluitvorming voor de voorgenomen gunning van de opdracht aan de aanbieding met het hoogst behaalde aantal punten (= Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV). 7. De Aanbestedende diensten informeren de Inschrijvers gelijktijdig schriftelijk over het volledige beoordelingsresultaat en over de voorgenomen gunning.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 22 van 32

IV.4.2 PUNTENTOEKENNING PER ONDERDEEL Voor de waardering van het onderdeel Prijs wordt verwezen naar hoofdstuk V.2 van dit aanbestedingsdocument. De puntentoekenning per onderdeel zoals omschreven in hoofdstuk V.3 vindt als volgt plaats: Uitstekend

100 % van het maximale aantal punten op betreffende sub-gunningscriterium

Goed

75% van het maximale aantal punten op betreffende sub-gunningscriterium

Voldoende

50% van het maximale aantal punten op betreffende sub-gunningscriterium

Matig

25% van het maximale aantal punten op betreffende subgunningscriterium

Minimaal of slecht

0% van het maximale aantal punten op betreffende sub-gunningscriterium

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een uitstekend antwoord gegeven, met concrete, relevante en realistische beschrijving. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk uitstekend beantwoord en bieden veel onderscheid en/of meerwaarde voor de gemeente Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een goed antwoord gegeven die in grote mate concreet, relevant en realistisch is beschreven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk goed beantwoord en bieden meerwaarde en/of onderscheid. Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver voldoende antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk voldoende beantwoord maar bieden geen meerwaarde en/of onderscheid. Er zijn mogelijk vraagtekens bij hoe concreet, relevant en/of realistisch het antwoord is. Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver slechts ten dele antwoord gegeven. Slechts enkele van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk beantwoord maar zijn niet concreet, relevant, realistisch, bieden geen meerwaarde en/of zijn niet onderscheid. Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver geen, onvoldoende of een minimaal antwoord gegeven.

Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk niet, onvoldoende of minimaal beantwoord en zijn niet concreet, relevant en/of realistisch.

IV.4.3 EINDBEOORDELING De gunningcriteria voor het onderdeel Kwaliteit (zoals omschreven in hoofdstuk V.3) worden individueel door de leden van de beoordelingscommissie beoordeeld. Volgens onderstaande formule wordt een gemiddeld aantal punten per subgunningscriterium berekend. Punten lid 1 + punten lid 2 + punten lid 3 + punten lid xx + etc ---------------------------------------------------------------------------------Aantal leden van de gunningscommissie EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 23 van 32

Per subgunningscriterium wordt het gemiddeld aantal punten berekend. De behaalde scores per subgunningscriterium worden bij elkaar opgesteld. Dit totaal is de eindscore. Hierna wordt rangorde van de meest geschikte gegadigde vastgesteld waarvan nummer één de hoogste score heeft behaald. Gelijke stand In het geval dat inschrijvingen in hun uiteindelijke totaalscore gelijk eindigen, dan geldt het volgende: De inschrijver met de hoogste totaalscore op het gunningscriterium Kwaliteit in totaliteit zal de doorslag geven. Dus dan zal deze inschrijving als de ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’ gelden. Indien de inschrijvingen ook op het gunningscriterium Kwaliteit in totaliteit gelijk scoren, zal het subgunningscriterium binnen Kwaliteit met het hoogste te behalen aantal punten (planning) de doorslag geven. Wanneer er sprake is van meerdere subgunningscriteria binnen het onderdeel Kwaliteit met hetzelfde aantal te behalen punten, geldt de volgorde waarin de subgunningscriteria Kwaliteit zijn benoemd in dit beschrijvend document. Wanneer uiteindelijk dit alles geen doorslag geeft zal door middel van een loting worden bepaald welke inschrijving als economisch meest voordelige inschrijving zal gelden.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 24 van 32

DEEL: V BIJLAGE A:

BIJLAGEN CHECKLIST

Inschrijver levert bij de inschrijving de onderstaande documenten en gebruikt hiervoor de aangegeven naam uit de kolom Omschrijving. De checklist is voor uw eigen gebruik. In de kolom ‘Betreft gevraagde in’ wordt verwezen naar de plaats in de offerteaanvraag waar een bepaalde vraag is gesteld. In de kolom ‘Omschrijving vraag/gevraagde’ is een korte omschrijving van deze vraag opgenomen. In de kolom ‘Volgorde inschrijving’ staat aangegeven waar de betreffende vraag beantwoordt dient te worden in de inschrijving.

Betreft gevraagde in: Omschrijving vraag/gevraagde: Bijgevoegd: Inschrijvingsbrief Bijlage A

Checklist

Bijlage B1

Eigen verklaring

Bijlage C1*

Standaardverklaring beroep op derde(n)

Bijlage C2*

Concernverklaring

Bijlage D

Prijsinvulformulier

Bijlage E

Standaardformat Referenties

Bijlage I

Beantwoording G2 Kwaliteit G2.1 xxx G2.2 xxx G2.3 xxx

*indien van toepassing Bewijsmiddelen moeten binnen vijf (5) werkdagen na verzoek van de aanbestedende dienst door inschrijver worden overgelegd.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 25 van 32

BIJLAGE B1:

EIGEN VERKLARING

Inschrijver heeft voor het indienen van zijn Eigen verklaring het door de Aanbestedende diensten voorgeschreven en verstrekte format gebruikt. Deze is als apart pdf document toegevoegd. De ingevulde en ondertekende Eigen verklaring, conform het bijgevoegde format en voorzien van de vereiste genummerde bijlagen, moet worden gevoegd bij de in te dienen inschrijving. De Eigen verklaring dient rechtsgeldig te zijn ondertekend.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 26 van 32

BIJLAGE C1:

STANDAARDVERKLARING BEROEP OP DERDE(N)

Inschrijver verklaart dat zij voor de hieronder weergegeven geschiktheidseisen, zoals opgenomen in Deel III van de offerteaanvraag Accountantscontrole voor de gemeenten Bergen, Uitgeest. Castricum en Heiloo alsmede de werkorganisatie BUCH een beroep doet op de draagkracht en/of bekwaamheid van: Naam derde(n): Gevestigd te: Ingeschreven in het handelsregister onder nummer: Geschiktheidseis(en): omschrijving van de geschiktheidseis waarvoor een beroep op derde(n) wordt gedaan

naam derde invullen verklaart door medeondertekening van deze verklaring dat zij bekend is met de inhoud van de offerteaanvraag en dat inschrijver bij de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over zijn kennis, ervaring en/of middelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Inschrijver verklaart dat hij de kennis, ervaring en/of middelen van naam derde invullen waarop hij het beroep doet, daadwerkelijk zal inzetten voor de uitvoering van de opdracht. De volgende onderdelen van de opdracht zullen na gunning van de opdracht door de derde(n) worden uitgevoerd: omschrijf de onderdelen zo duidelijk en helder mogelijk Deze verklaring is naar waarheid ingevuld en aldus ondertekend. Inschrijver Naam Functie Plaats Datum Handtekening

Derde Naam Functie

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 27 van 32

Plaats Datum Handtekening

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 28 van 32

BIJLAGE C2:

CONCERNVERKLARING

De inschrijver dient een organogram van de holding- of concernmaatschappij en bijbehorende (dochter)maatschappijen, en eventueel een heldere omschrijving van de organisatiestructuur bij te voegen. Hierbij verklaart ondergetekende, als vertegenwoordiger vermelde moedermaatschappij van inschrijver:

van

de

hieronder

Naam moedermaatschappij: Gevestigd te: Ingeschreven in het handelsregister onder nummer: Dat de moedermaatschappij zich namens de inschrijver tegenover de Aanbestedende diensten, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien. Dat de inschrijver voor

% eigendom van de moedermaatschappij.

Dat de moedermaatschappij zich op het eerste schriftelijke verzoek van de Aanbestedende diensten, en onder gelijktijdige overlegging van documenten waaruit genoegzaam blijkt dat inschrijver ondanks sommatie toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst, gevolg zal geven aan onderhavige garantie, met dien verstande dat de aansprakelijkheid van de moedermaatschappij uit hoofde van deze garantie nimmer meer zal bedragen dan de aansprakelijkheid van inschrijver uit hoofde van de overeenkomst. De garantie eindigt gelijktijdig met de beëindiging van de verplichtingen van opdrachtnemer uit de overeenkomst. Op deze verklaring is Nederlands recht van toepassing en geschillen ter zake worden beslecht overeenkomstig de geschillenregeling van de overeenkomst. Deze verklaring is naar waarheid ingevuld en aldus ondertekend.

Moedermaatschappij Naam Functie Plaats Datum Handtekening

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 29 van 32

BIJLAGE D:

PRIJSINVULFORMULIER

Inschrijver gebruikt het door de Aanbestedende diensten voorgeschreven en verstrekte format voor het indienen van zijn prijs. Deze is als apart Exceldocument toegevoegd.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 30 van 32

BIJLAGE E:

STANDAARDFORMAT REFERENTIES

Dit format vult u zo volledig mogelijk in, in elk geval zodanig dat de Aanbestedende diensten hieruit duidelijk kunnen opmaken dat deze referentie voldoet aan de in de offerteaanvraag gestelde eisen. Ook dient deze rechtsgeldig ondertekend te zijn. - Maximaal 1 referentie

Inschrijver Naam Functie Plaats Datum Handtekening

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 31 van 32

BIJLAGE F:

CONCEPTOVEREENKOMST

Separaat toegevoegd. BIJLAGE G: INKOOPVOORWAARDEN Separaat toegevoegd. BIJLAGE H:

DIGITAAL INFORMATIEPAKKET

Een digitaal informatiepakket met per gemeente/werkorganisatie o.a. een organogram, interne controleplan 2021, financiële regeling, controleverordening, jaarstukken (jaarrekening en paragrafen), begroting, overzicht sisa-regelingen, managementletter, overzicht verbonden partijen.

EA Accountantsdiensten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH pagina 32 van 32