01 RV zienswijze jaarstukken GR RHCA

Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) RAADSVOORSTEL Castricum Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Commissie dd. Team Opsteller(s) Aantal Bijlagen: Onderwerp

:

: 17 juni 2021 : : Dhr. A. Mans : 10 juni 2021 : Inwoners en Ondernemers : H. van der Zwan :5 Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA)

Voorgesteld besluit :

1. De volgende zienswijze af te geven ten aanzien van de jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) met betrekking tot het positieve resultaat over 2020 van € 134.067 zoals is voorgesteld in de aanbiedingsbrief van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar d.d. 14 april 2020: a. akkoord te gaan met het onttrekken van een bedrag € 1.505 uit de algemene reserve zodat deze, na onttrekking, de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 64.948). b. het resultaat hiermee aan te vullen en het bedrag van € 135.572 terug te betalen aan de deelnemende gemeenten volgens artikel 27 aanhef en onder c van de GR RHCA en artikel 3.5 van de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord 2019. 2. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de begroting 2022 van de GR RHCA; 3. deze zienswijze door middel van bijgevoegde brief aan het dagelijks bestuur van de GR RHCA kenbaar te maken.

Geheimhouding

 Ja  Nee

Pagina 1 van 4

Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) RAADSVOORSTEL INLEIDING Op 14 april 2021 ontving de gemeente Castricum de (concept) jaarstukken 2020 en de (concept) begroting voor 2022 van de gemeenschappelijke regeling RHCA (GR RHCA). De raad van de gemeente Castricum kan haar zienswijze naar voren brengen bij het dagelijks bestuur (DB) van de GR. De zienswijzen van de aangesloten gemeenten worden meegenomen bij de behandeling van het concept jaarverslag, de concept jaarstukken en de concept programmabegroting die aan het algemeen bestuur (AB) ter vaststelling wordt aangeboden. Besluitvorming hierover vindt plaats in de vergadering van 7 juli 2021. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Dit advies volgt op het college-advies van 19 januari 2021 (2021/ 00019) en raadsbesluit t.a.v. de Kadernota 2022 van 18 februari 2021 (2021/ 038). De gemeente Castricum is deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het RHCA. Deze beheert de overgedragen (historische) archieven van de aangesloten gemeenten, adviseert en houdt toezicht op uitvoering van de wettelijke taken en bereidt aansluiting voor op de permanente elektronische opslag van de digitale gemeentelijke archieven in het edepot. Zij is het centrum voor de regionale geschiedenis en historisch erfgoed van de overheid.

Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR verplicht deze stukken aan te bieden om voor de raad als controlerend orgaan een zienswijze te kunnen indienen over de financiële ontwikkelingen bij de GR. De raad heeft eerder ingestemd met de jaarstukken 2019 en programmabegroting 2021. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR). TOELICHTING OP HET VOORSTEL De financiële positie van het Regionaal Archief Alkmaar is goed te noemen. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er zijn bestemmingsreserves aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2020 is wederom positief. Het is mooi dat de dienstverlening van het RHCA wederom goed wordt gewaardeerd (met een 8,3). De beoordeling ligt hoger dan het landelijk gemiddelde. In het jaaroverzicht 2020 wordt compact weergegeven hoe de cijfers t.a.v. dienstverlening zich verhouden. Enkele bijzonderheden om te melden over 2020 zijn:   



er zijn drie digitale particuliere archieven ontvangen. Dit betreft collecties met bronnenmateriaal en bijbehorende databases die het materiaal toegankelijk maken. Deze zullen in 2021 in het e-depot opgenomen worden; het archief krijgt steeds meer een kennisfunctie op het gebied van het duurzaam beheren en beter toegankelijk maken van digitale informatie; het jaar 2020 was het eerste jaar waarin via ‘digitaliseren op verzoek’ de bezoeker de mogelijkheid had om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen. Zeker in verband met de sluiting als gevolg van Corona was dit een service die zeer op prijs werd gesteld. Op deze manier wordt in de geest van de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) de openbaarheid en raadpleegbaarheid van stukken optimaal, ook op afstand. het studiezaalbezoek is ten gevolge van de corona-epidemie met ongeveer de helft afgenomen.

Pagina 2 van 4

Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR verplicht deze stukken aan te bieden om voor de raad als controlerend orgaan een zienswijze te kunnen indienen over de financiële ontwikkelingen bij de GR. Ook zijn de kaders opgesteld in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. Er zijn geen alternatieven. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De zienswijzeprocedure op de kadernota 2022 is met alle deelnemende gemeenten in Noord-Holland Noord eind vorig jaar, begin dit jaar afgestemd om waar mogelijk gezamenlijk op te trekken richting de GR RHCA (waaronder Bergen en Heiloo). De gemeente Castricum heeft in reactie op de kadernota meegegeven aan de GR RHCA om voor 2022 de nullijn aan te houden voor de gemeentelijke bijdrage. RISICO’S De volgende risico’s zijn door de GR benoemd: 1. Minder opbrengsten vanuit het depotgebruik door derden; 2. Meerkosten voor realisatie e-depotvoorziening; 3. Bezuinigingen door coronacrisis. De eerste twee risico’s worden als “laag” ingeschat en zijn voor de komende jaren goed in beeld.

Bezuinigingen als gevolg van de Corona-crisis zijn tot heden niet aangekondigd, maar het risico bestaat dat afhankelijk van de verdere ontwikkelingen qua duur en ernst, er vanuit de overheid bezuinigingen opgelegd worden. De mogelijkheid hiertoe wordt ‘middelgroot’ geacht. FINANCIËN Jaarstukken 2020 Het resultaat over 2020 bedraagt € 134.067 positief. Daarbij stelt het RHCA voor om aan de algemene reserve een bedrag van € 1.505 te onttrekken, zodat deze na dotatie de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 64.948). Er resteert dan in totaal een bedrag van € 135.572, waarvan wordt voorgesteld dit terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. Voor Castricum betekent dit een teruggave van € 8.783. De jaarrekening en begroting volgen de afspraken die vanuit de Kadernota zijn opgesteld. Begroting 2022 Prijsindexatie 2022 1,4% Loonindexatie 2022 1,3% Indexatie gemeentelijke bijdrage 1,33% (0,7x1,3+0,3x1,4) - . De indexatie is in overeenstemming met het toetsingskader voor de kadernota. Weerstandsvermogen en resultaatbestemming Voldoet aan de afgesproken kaders. Meerjarenperspectief De verwachtingen ten aanzien van 2023-2025 is dat er een wijziging komst is van de Archiefwet. De overbrengingstermijn van overheidsarchieven zal dan worden teruggebracht van twintig jaar naar tien jaar. Dit zal in de daaropvolgende jaren tot extra werk leiden.

Pagina 3 van 4

Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) Bijdrage per inwoner De bijdrage per inwoner zal conform indexatie (1,3 %) stijgen met € 0,06 van € 4,59 naar € 4,65. Bij de bepaling van de bijdrage 2022 is uit gegaan van een indexatie van 1,30% blz. 7. Dit terwijl de gemeentelijke bijdrage is berekend op 1,33%. Omdat het om centen gaat komt de index gelijk uit. DUURZAAMHEID Informatie is een belangrijke grondstof/ product voor en van het handelen van de overheid. Duurzame toegankelijkheid van (digitale) gegevens is van belang voor: - verantwoording naar burgers, bedrijven, hogere overheid, het nakomen van wettelijke verplichtingen; - een goede dienstverlening; - participatie, kunnen beschikken over overheidsinformatie (open data); - (historisch) erfgoed; - ketensamenwerking (interoperabiliteit), het kunnen uitwisselen van gegevens; - business intelligence (automatisch analyseren van grote hoeveelheden informatie die los van elkaar zijn ontstaan).

Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie raakt bijna alle werkprocessen en applicaties van de organisatie PARTICIPATIE Tijdens de regionale raadsinformatieavond van de Regio Alkmaar bent u in de gelegenheid gesteld in gesprek te gaan met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenschappelijke regelingen en onderling uw zienswijzen af te stemmen met de raden in de Regio Alkmaar. Eveneens worden de concept zienswijzen van de raden in de regio met u gedeeld. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming door de raad wordt het dagelijks bestuur van de GR RHCA per brief geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze. BIJLAGEN 1. Publicatieversie zienswijze aan GR RHCA 2. Aanbiedingsbrief stukken GR RHCA 3. Jaarstukken 2020 incl. controleverklaring GR RHCA 4. Jaaroverzicht in cijfers GR RHCA 5. Begroting 2022 GR RHCA ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Castricum

De heer G.A. Suanet QC secretaris

De heer drs. A. Mans burgemeester

Pagina 4 van 4