01 RV Tekstalternatief bij opnames van raads- en commissievergaderingen

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Werkgroep digitalisering Team Opsteller(s) Aantal bijlagen Onderwerp

: 11 maart 2021 : n.v.t. : n.v.t. : 4 maart 2021 : Griffie : J.I. Jeunink & R. Slootweg : geen

:

Realiseren van tekstalternatief bij opnames van raads- en commissievergaderingen i.h.k.v. wetgeving digitale toegankelijkheid

Voorgesteld besluit :

Met ingang van 1 april 2021 gebruik te maken van de aanvullende dienst van NotuBiz om raads- en commissievergaderingen te laten voorzien van automatisch gegeneerde ondertiteling gedurende de looptijd van het huidige contract.

Geheimhouding

Nee

Pagina 1 van 4

RAADSVOORSTEL INLEIDING Nieuwe wetgeving in het kader van digitale toegankelijkheid verplicht overheidswebsites te voldoen aan bepaalde toegankelijkheidseisen, zodat deze ook goed gebruikt kunnen worden door mensen met een functiebeperking. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gebruikers die doof, slechthorend, blind, slechtziend of kleurenblind zijn. Eén van deze toegankelijkheidseisen is dat van opnames van raads- en commissievergaderingen, die via gemeentewebsites achteraf raadpleegbaar zijn, een tekstalternatief beschikbaar moet zijn. Dit voorstel voorziet hierin. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Overheidsinstanties van alle lidstaten van de Europese Unie zijn wettelijk verplicht maatregelen te nemen om digitale informatie en diensten te publiceren op zo’n manier dat deze toegankelijk is voor mensen met en zonder functiebeperking. Deze wettelijke verplichting is in Nederland vastgelegd in onder meer het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid en de Wet Digitale Overheid. Het tijdelijk besluit digitale toegankelijke overheid verplicht overheidswebsites te voldoen aan de toegankelijkheidsrichtlijn per 23 september 2020. Het is niet noodzakelijk dat overheidsinstanties op deze datum aan alle richtlijnen voldoen. Er is ruimte voor stapsgewijze verbetering.

Wel moet een toegankelijkheidsverklaring zijn gepubliceerd waarin is opgenomen in hoeverre de website voldoet aan de toegankelijkheidsrichtlijn. Voor nog niet gerealiseerde maatregelen dient te worden aangegeven wanneer deze wel gerealiseerd zullen zijn. Hieronder valt ook de verplichting tot het bieden van tekstuele alternatieven voor beeld- en audiomateriaal. Deze verplichting geldt niet voor live-uitzendingen van raadsvergaderingen, maar wel voor opnames, zowel audio als video, die achteraf op de website worden geplaatst. TOELICHTING OP HET VOORSTEL De bovengenoemde toegankelijkheidsrichtlijn is ook van toepassing op de website van de gemeenteraad: castricum.raadsinformatie.nl. Om aan deze richtlijn te voldoen, moet de website op diverse punten aangepast worden. Grofweg kunnen de aanpassingen worden opgedeeld in drie categorieën: 1. Technische aanpassingen van de website. Denk daarbij voorbeeld aan de mogelijkheid de site te bedienen zonder muis maar met alleen het toetsenbord. Dergelijke aanpassingen worden uitgevoerd door de leverancier van het raadsinformatiesysteem zelf en zijn inmiddels voor het overgrote deel gerealiseerd. 2. Redactionele aanpassing in de structuur van stukken die door de organisatie worden aangeleverd voor raad en college.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan de opbouw van de formats waarbij gebruik wordt gemaakt van kopjes-, subkopjes en alinea’s in plaats van alleen een tekst vet te maken om een titel aan te geven en een enter om een alinea-einde weer te geven. Maar ook voldoende contrast in tekst- en beeldmateriaal, het meegeven van beschrijvingen aan hyperlinks, duidelijke benamingen van afbeeldingen en bijlagen, toegankelijke PDF-bestanden, etc. Deze acties worden opgepakt door de BUCH Werkorganisatie. 3. De meest in het oog springende aanpassing voor uw raad is dat van terug te luisteren opnames van commissie- en raadsvergaderingen ook een tekstalternatief beschikbaar moet zijn in de vorm van ondertiteling of een transcript. Het aan uw voorliggende voorstel gaan specifiek over dit onderdeel. Er zijn in dit kader diverse scenario’s mogelijk met wisselende kwaliteit en prijskaartjes. Aan uw raad wordt voorgesteld om te kiezen voor de optie van automatisch gegenereerde ondertiteling van NotuBiz. Pagina 2 van 4

Ter voorbereiding op dit voorstel zijn diverse alternatieven onderzocht. In grote lijnen zijn in de markt twee alternatieven beschikbaar: automatisch gegenereerde ondertiteling op basis van spraakherkenningssoftware of het volledig transcriberen van vergaderingen, met zeer nauwkeurige ondertiteling en/of een schriftelijk verslag als resultaat. Werken met spraakherkenningssoftware levert een nauwkeurigheid op van 70 tot 90 procent. De mate van nauwkeurigheid is afhankelijk van de kwaliteit van de opname en de duidelijkheid van spreken van de vergaderdeelnemers. De software is een ‘lerend systeem’, naarmate er meer ondertiteld wordt, leert de software woorden te herkennen en wordt de ondertiteling dus beter. Het volledig transcriberen van vergaderingen resulteert uiteraard in een veel nauwkeuriger resultaat. Dit is echter tijdrovend ‘mensenwerk’ en daarmee kostbaar. Automatische ondertiteling levert een kostplaatje op van zo’n 4000 euro op jaarbasis. De kosten voor transcriberen liggen tussen de 25.000 en 30.000 euro op jaarbasis. Hoewel de nauwkeurigheid van een transcriptie dus significant hoger is, stellen we u vanwege het grote prijsverschil toch voor om te kiezen voor automatische ondertiteling om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Meerdere partijen bieden ondertitelingssoftware aan, die elkaar in kwaliteit weinig lijken te ontlopen.

Navraag leert dat het koppelen van de spraakherkenningssoftware van externe partijen met het raadsinformatiesysteem technisch zeer ingewikkeld is. Daarom is het voorstel deze dienst af te nemen bij de huidige leverancier van het raadsinformatiesysteem (NotuBiz), die het ondertitelen van vergaderingen aanbiedt als aanvullende module. Het huidige contract met NotuBiz loopt tot en met 1 april 2022. Het voorstel is deze aanvullende dienst af te nemen parallel aan de looptijd van het huidige contract. Vervolgens kan deze eis om te voorzien in een tekstalternatief worden meegenomen in de nieuwe aanbesteding van het raadsinformatiesysteem. Bij een nieuwe aanbesteding kan dan opnieuw worden afgewogen hoe kwaliteit, kosten en gebruiksgemak zich tot elkaar verhouden. Op die manier blijft ook wat flexibiliteit in stand in relatie tot andere lopende ontwikkelingen als een potentiële overstap van audio- naar videoverslaglegging, nieuwe techniek in de raadzaal en de mogelijkheid om te komen tot harmonisatie van de vier raadsinformatiesystemen van de vier BUCH-gemeenten t.b.v. het koppelen met het zaaksysteem. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Het betreft hier geen voorstel van het college maar een voorstel dat aan uw raad wordt voorgelegd door de werkgroep digitalisering. De overwogen alternatieven zijn geschetst onder ‘ toelichting op het voorstel’.

REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Het betreft hier een voorstel specifiek voor de gemeente Castricum. RISCO’S De kwaliteit van de ondertiteling is afhankelijk van de kwaliteit van de opname van de vergadering. Op dit moment vergadert uw raad in verband met Corona overwegend virtueel. Anders dan bij een vergadering in het gemeentehuis is de kwaliteit van het geluid daarmee afhankelijk van de voorzieningen van vergaderdeelnemers thuis die vanuit het gemeentehuis maar ten dele te beïnvloeden is. Dit heeft consequenties voor de mate van nauwkeurigheid van de automatisch gegenereerde ondertiteling.

Pagina 3 van 4

FINANCIËN De kosten bedragen op jaarbasis ongeveer 4000 euro. De kosten komen ten laste van het reguliere raadsbudget. DUURZAAMHEID n.v.t. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na het besluit van uw raad wordt NotuBiz geïnformeerd over de gunning. Notubiz verzorgt de ondertiteling bij de raads- en commissievergadering van na 1 april 2021. BIJLAGEN n.v.t. ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t.

Pagina 4 van 4