01 RV Rechtmatigheidsverantwoording

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 RAADSVOORSTEL Castricum Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Auditcommissie d.d. Team Opsteller(s) Bijlagen: Onderwerp

:

: 20 mei 2021 : : Dhr. Mans : 20 april 2021 : Advies : Astrid van Bockhooven :1 Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021

Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van het proces rechtmatigheidsverantwoording zoals beschreven in bijgaand raadsvoorstel; 2. De rapporteringstolerantie op € 50.000 vast te stellen; 3. Verantwoordingsgrens vast te stellen op 1 % voor fouten en onduidelijkheden in het kader van de rechtmatigheid.

Geheimhouding  Ja  Nee

Pagina 1 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 RAADSVOORSTEL INLEIDING Vanaf 2022 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De rechtmatigheidsverantwoording wordt geregeld in de financiële verhoudingswet en de Gemeentewet. Sinds 1 februari 2021 ligt het wetsvoorstel waarmee de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd voor advies voor bij de Raad van State. Na het uitbrengen van het advies van de Raad van State zal het voor behandeling aangeboden worden aan de Tweede Kamer. De verwachting is dat het wetsvoorstel met terugwerkende kracht wordt vastgesteld.

TOELICHTING OP HET VOORSTEL Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiermee leggen gemeenten zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid af gaat geven in plaats van de accountant. De accountant geeft geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid in de controleverklaring, maar geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college. Controleprotocol De afgelopen jaren heeft de raad een controleprotocol opgesteld.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van gemeente. De goedkeuringstoleranties bedragen standaard voor fouten in de jaarrekening: 1% van het totaal van de lasten en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten.

Pagina 2 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 Het hanteren van deze toleranties leidt tot het volgende onderscheid in controleverklaringen: Verklaring Goedkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de lasten) Onzekerheden in de controle (% van de lasten)

Met beperking

Oordeelonthouding Afkeurend

≤ 1%

>1% ≤ 3%

-

>3%

≤ 3%

>3% ≤ 10%

>10%

-

Naast de goedkeuringstoleranties geeft u in het controleprotocol ook een rapporteringstolerantie mee. De rapporteringstolerantie voor het opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen bedroeg de afgelopen jaren € 50.000. De tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan het bestuur rapporteert. Het staat de accountant vrij om in het verslag ook melding te maken van fouten en onzekerheden die deze grens niet overschrijden. Ook voor 2021 moet de raad weer een controleprotocol vaststellen met een goedkeuringsen rapporteringstolerantie. Daarnaast moet de raad ook verantwoordingsgrens vastleggen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Verantwoording college aan raad De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald en bedraagt een percentage van de totale lasten (inclusief de toevoegingen aan de reserves) en bedraagt maximaal 3%. Het college maakt in zijn verantwoording gebruik van de begrippen “fouten” en “onduidelijkheden” om de (financiële) afwijkingen te duiden. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (onduidelijkheden). Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage.

Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden. De verantwoording die het college gaat afleggen is gebaseerd op een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd (zie bijlage 1). De tekst van de verantwoording ligt vast. Echter de raad kan zelf een percentage opnemen van de totale lasten, dat als grens wordt gehanteerd, tot waar de som van de fouten of onduidelijkheden nog kan leiden tot een verklaring dat de jaarrekening rechtmatig tot stand is gekomen. U wordt voorgesteld om hetzelfde percentage te bepalen als wat de accountant hanteert voor de vier gemeenten voor de controle op getrouwheid, namelijk 1% (zie onderdeel controleprotocol). Dit zorgt dat er eenduidigheid is in de controles die de organisatie zelf uitvoert. Indien we hetzelfde percentage hanteren als de accountant, kan de accountant gebruik maken van de controle die de organisatie heeft uitgevoerd. Naast de verantwoordingsgrens kan de raad ook een rapporteringstolerantie voor de rechtmatigheid bepalen. Deze tolerantie geeft de grens aan waarboven er gerapporteerd moet worden over een fout of onduidelijkheid, ongeacht of het totaal boven de verantwoordingsgrens uitkomt. Wij adviseren u de grens te hanteren zoals die ook opgenomen is in het controleprotocol voor de fouten en onzekerheden in kader van de getrouwheid waarboven de accountant moet rapporteren.

Dit is voor de gemeente Castricum € 50.000. Pagina 3 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. De paragraaf Bedrijfsvoering is de plek om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. In deze paragraaf wordt de visie op rechtmatigheid en de visie op de ontwikkeling en kwaliteit van bedrijfsvoering toegelicht. Ook moet in ieder geval een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, en kan de gemeente er voor kiezen om afwijkingen die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen (onder de grens van 1 %) ook op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen en om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. Controle accountant De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat deel uitmaken van de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt.

De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college. Dit betekent dat de accountant nog steeds de jaarrekening controleert, maar dit betekent ook dat een niet rechtmatige rechtmatigheidsverantwoording toch kan leiden tot een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Verantwoordingscriteria rechtmatigheid Er worden negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden, zes criteria worden afgedekt door de controle van de accountant, immers de accountant blijft de jaarrekening controleren op getrouwheid. Drie criteria vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording. Onderstaand schema geeft een beeld welke criteria onder de rechtmatigheidsverantwoording vallen.

De drie criteria die onder de rechtmatigheidsverantwoording vallen zijn: 1. Begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is –voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft –mogelijk sprake van onrechtmatige financiële beheers handeling. De financiële beheershandeling die deze begrotingsoverschrijding veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de Pagina 4 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad geformuleerde beleid. In de rechtmatigheidsverantwoording worden vervolgens alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen de gemeenteraad en het college en waar mogelijk het (politieke) verantwoordingsdebat over zal gaan in de gemeenteraad. Uiteindelijk stemt de raad, al dan niet, in met deze afwijkingen bij de behandeling van de jaarrekening. Kern van de verantwoording van het college is dat deze de afwijkingen benoemt waarbij de door de raad vastgestelde grens is overschreden. 2. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse weten regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen.

De gemeente beziet in eerste plaats bezien welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Een mogelijk uitgangspunt hiervoor is het opstellen van een nota M&O. Het is overigens niet verplicht om voor het voeren van het M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen. Het M&O-beleid moet voldoende actueel zijn en voldoende zijn afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk. De gemeente dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. Informeren College De werkorganisatie BUCH heeft een (verbijzonderde) interne controle ingericht. Deze (verbijzonderde) interne controle is in eerdere jaren door de accountant mede gebruikt om zijn oordeel over de jaarrekening te kunnen vormen. De gemeenten hebben de afgelopen jaren een goedkeurende controleverklaring op zowel het aspect getrouwheid als rechtmatigheid ontvangen. De verwachting is dat de (verbijzonderde) interne controle toereikend is om het college in staat te stellen de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen.

Het verschil is nu dat het college meegenomen wordt in de rapportage momenten. Om als college een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven in de jaarrekening is het nodig dat het college gedurende het jaar op de hoogte is of er fouten of onduidelijkheden zijn in het kader van rechtmatigheid. De verbijzonderde interne controle voeren we per tertiaal uit. De colleges worden na elk tertiaal geïnformeerd over de uitkomsten van de controle (januari t/m april in juli, mei t/m augustus in november en de periode van september tot en met december in februari) voor de start van de controle accountant jaarrekening. De rapportage bevat de belangrijkste bevindingen van de uitgevoerde controles van de financiële processen, opgenomen in het interne controle plan, de daaruit naar voren gekomen fouten en onduidelijkheden in het kader van de rechtmatigheid. Informeren raad Het college communiceert tussentijds met de raad over rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Ze kan daarbij aangeven welke beheersmaatregelen er zijn getroffen– of de reden waarom deze achterwege zijn gebleven - om verder te kunnen handelen conform wet- en regelgeving. Pagina 5 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021 In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening moet het college opnemen of er tussentijds is gecommuniceerd met de raad over geconstateerde rechtmatigheid fouten of onduidelijkheden. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN N.v.t. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Voor alle vier de raden van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo wordt hetzelfde percentage voorgesteld. RISICO’S N.v.t. FINANCIËN n.v.t. DUURZAAMHEID N.v.t. PARTICIPATIE N.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Het college stelt de rechtmatigheidsverantwoording op voor de jaarrekening 2021. BIJLAGEN Bijlage 1. Modelverantwoording (zie op pagina 7 van dit raadsvoorstel) ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN N.v.t.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Castricum

De heer G.A. Suanet QC secretaris

De heer drs. A. Mans burgemeester

Pagina 6 van 7

rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 RV 2021

Bijlage 1 Modelverantwoording (verplicht) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheers handeling en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen: • • • In de paragraaf Bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Pagina 7 van 7