01 RV Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum

Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum RAADSVOORSTEL Castricum Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Commissie dd. Team Opsteller(s) Aantal Bijlagen: Onderwerp

:

Voorgesteld besluit :

Geheimhouding

: 27 mei 2021 : : Toon Mans : 18 en 27 mei 2021 : Bedrijfsvoering : R. Sturing :1 Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum

1. In te stemmen met de voorgestelde aanpassingen om de techniek in Raadzaal, Trouwzaal en Stierop te vervangen en te moderniseren. 2. Daarbij aanvullend te kiezen voor de overstap van audioverslaglegging naar videopverslaglegging in de Raadzaal. 3. Daarbij aanvullend te kiezen voor de overstap van audioverslaglegging naar videopverslaglegging in de Trouwzaal. 4. Daarbij te kiezen voor de overstap naar live uitzending middels de plaatsing van één of twee media encoder(s) – afhankelijk van de besluitvorming rond punt 2 & 3 – en daarbij behorende jaarlijkse abonnementskosten op te nemen in de firap/begroting. 5. Daarbij aanvullend te kiezen voor de toevoeging van een digitaal stemsysteem. 6. Daarbij aanvullend te kiezen voor de mogelijkheid om hybride vergaderen mogelijk te maken.

 Ja  Nee

Pagina 1 van 4

Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum RAADSVOORSTEL INLEIDING De techniek in de Raadzaal, Trouwzaal en Stierop dateert van de oplevering van dit gemeentehuis in 2011. Een deel van de apparatuur is zelfs nog ouder en werd al op eerdere vergaderlocaties ingezet. Na 10 jaar is e.e.a. toe aan vervanging en modernisering. Hiertoe heeft de projectleider facilitair een voorstel voor u voorbereid. Gedurende het proces is de werkgroep digitalisering en de griffie betrokken geweest. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Uw raad heeft middels de begroting budget beschikbaar gesteld voor de nodige technische aanpassingen in Raadzaal, Trouwzaal en Stierop. Dit krediet is in ieder geval bedoeld voor het vervangen van de microfoons, de bekabeling onder de vloer en de installaties in de geluidskast. Daarnaast is er budget opgenomen voor specifieke wensen van de raad. Dit voorstel is vervolgens verder uitgewerkt met de raadswerkgroep digitalisering. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Na ruim tien jaar is de techniek in de vergaderruimtes van de raad toe aan vervanging. De draadloze microfoons die voorheen in de raadzaal stonden, vielen steeds vaker uit. Daarom is overgegaan op het huidige bekabelde systeem dat momenteel wordt gehuurd. De opnameapparatuur die gebruikt wordt voor het opnemen van raads- en commissievergaderingen is dringend aan vervanging toe.

Het systeem valt met enige regelmaat uit of levert opnames van slechte kwaliteit op. Ook de presentatieschermen in de hoeken van de zaal, de ondergrondse bekabeling en de audiokast zijn aan het einde van hun levensduur en aan vervanging toe. Tegelijkertijd is ook gekeken naar de mogelijkheden om de techniek in de raadzaal te moderniseren. Voorafgaand aan de Covid-19 pandemie werd de wens ten aanzien van videoregistratie bij raads- en commissievergaderingen al uitgesproken. Gedurende de pandemie heeft uw raad veel ervaring op kunnen doen met de mogelijkheid om vergaderingen digitaal te realiseren. Ook de kijkcijfers (Bijlage A) laten zien dat de inwoners van de gemeente Castricum u gedurende de pandemie, online goed wisten te volgen. Om hier in de toekomst een goede structurele oplossing voor te bieden, is er ingezet op twee onderdelen. Enerzijds door de juiste apparatuur uit te vragen voor het vastleggen van de beelden en het geluid en anderzijds door de live uitzending te laten ondersteunen via het raadsinformatiesysteem. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing. Dit voorstel is voor uw voorbereid is samenwerking met de raadswerkgroep Digitalisering. De overwegingen die geleid hebben tot dit voorstel zijn geschetst onder het kopje ‘toelichting op het advies’. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Het betreft hier een voorstel specifiek voor Castricum.

RISICO’S Het monteren en afstellen van audiovisuele middelen vraagt om maatwerk en dient altijd door professionals te worden gedaan. De nieuwe apparatuur wordt gedurende het zomerreces afgesteld op het huidige meubilair. In de begroting voor 2021 is een bedrag opgenomen voor nieuw meubilair in de raadzaal. Het huidige meubilair dateert van de oplevering van dit gemeentehuis en is inmiddels aan vervanging toe. Zodra dit jaar dan wel volgend jaar ook het meubilair wordt vervangen, dient de afstelling van de apparatuur

Pagina 2 van 4

Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum opnieuw plaats te vinden. Dit brengt extra kosten met zich mee die ten laste komen van het krediet voor het nieuwe meubilair. Een tweede risico is de Covid-19 pandemie. De levertijd van de apparatuur loopt snel op door deze pandemie. Gelet op het feit dat het zomerreces een ideale periode is om in alle rust de apparatuur te installeren en af te stellen, is het belangrijk zo snel mogelijk over te gaan tot het bestellen van de apparatuur. Een derde risico is de keuze omtrent de encoder voor het RIS. De minimale plaatsingsduur van de encoder is twee jaar. Het huidige contract met NotuBiz loopt nog tot 1 april 2022. Inzet is het contract in ieder geval nog met 1 jaar te verlengen en daarna over te gaan tot een nieuwe aanbesteding al dan niet in BUCH-verband. Indien daarbij voor een andere leverancier zou worden gekozen, levert dit ook kosten op doordat de encoder dan vervangen dient te worden. FINANCIËN De middelen die nodig zijn t.b.v. de financiering van dit voorstel zijn reeds opgenomen in de begroting 2021. De voorgestelde middelen worden afgeschreven over 7 jaar.

Voor het algemene gedeelte is een bedrag in de offerte opgenomen van: Onderdeel Investering Jaarlijkse kosten (abonnement/onderhoud) Vervanging AV apparatuur* €135.000,€ 3700,-** *Hieronder valt het vervangen van de microfoons en de verrijdbare schermen, de bekabeling onder de vloer en de installaties in de geluidskast.

Voor de aanvullende wensen van de raad zijn de volgende bedragen opgenomen: Onderdeel Investering Jaarlijkse kosten (abonnement/onderhoud) Camera registratie raadzaal €30.400,€ 900,-** Camera registratie trouwzaal € 5.400,€ 150,-** Digitaal stemmen € 6.500,€ 380,-** Hybride vergaderen € 7.000,€ 560,-** ** De jaarlijkse kosten van +/- €5.700,- zijn structureel. De eerste 2 jaar worden deze kosten niet doorbelast. De kosten voor het 3e en 4e jaar passen binnen het totaal beschikbare budget. Na die tijd moet opnieuw worden bezien hoe om wordt gegaan met de onderhoudscontracten.

Mocht er gekozen worden voor cameraregistratie, dan zullen de licentiekosten van het RIS jaarlijks met ongeveer €3.500,- omhoog gaan. Hiervoor dient het budget 6010400/438000 ‘Ondersteuning raad’ structureel opgehoogd te worden met €3.500,-. Dit wordt meegenomen in de Firap en de begroting. DUURZAAMHEID Daar waar mogelijk zijn duurzaamheidscriteria meegenomen in de aanbesteding. Denk hierbij aan energieverbruik, mogelijkheden tot recycling, etc. PARTICIPATIE De overstap van audio-verslaglegging naar video-verslaglegging en de overstap naar liveuitzending draagt bij aan de toegankelijkheid van de lokale democratie. Gedurende de Corona-pandemie waren inwoners in de gelegenheid vergaderingen live te volgen door in te loggen in de Zoom-vergadering. Om inwoners in staat te stellen de vergaderingen ook vanuit huis te kunnen blijven volgen wanneer weer in het gemeentehuis wordt vergaderd, is overstap naar videoverslaglegging en live-uitzending nodig. Dit is voor de werkgroep digitalisering een belangrijke afweging geweest om uw raad voor te stellen te kiezen voor de voorgestelde aanvullende opties.

Pagina 3 van 4

Aanpassingen aan techniek vergaderzalen raad Castricum UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Om te komen tot installatie en afstelling van de apparatuur tijdens het zomerreces is het noodzakelijk om de opgestelde planning strak na te leven. Werkgroep Digitalisering Bespreken in de commissie Vaststellen in de raad Voorlopige gunning en afwijzing Verificatiefase Definitief gunningsvoornemen en ondertekening definitieve overeenkomst Realisatiefase Proof of concept

18 mei 2021 27 mei 2021 27 mei 2021 28 mei 2021 31 mei tot 7 juni 2021 8 juni 2021 9 juni 2021 tot 30 augustus 2021 23 tot 30 augustus 2021

Mochten de bovengenoemde termijnen niet gehaald worden bestaat het risico dat de realisatiefase verplaatst wordt naar het kerstreces 2021. BIJLAGEN -

Bijlage A: Aantal online (achteraf) kijkers tijdens de covid-19 pandemie Bijlage B: Overzicht financiën en voordelen per optie

ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t.

Pagina 4 van 4