technische toelichting invulling taakstelling dd 31 augustus

Technische toelichting invulling taakstelling sporen 1, 2 en 3 Raadswerkgroep SIR 24 augustus 2021

Inhoud presentatie 1.

Uitgangspunt invulling taakstelling

2.

Toelichting onderscheid eerste drie sporen:

3.

2.1.

Financieel technisch;

2.2

Scherper aan de wind;

2.3

Efficiency.

Toelichting op de opgenomen voorstellen per spoor

Uitgangspunt invulling taakstelling Het uitgangspunt voor het college is om: -

op een verantwoorde manier invulling te geven aan de bezuinigingsopgave

-

tegelijkertijd zoveel mogelijk te voorkomen dat deze bezuinigingen de Capellenaar raken

-

onze dienstverlening en voorzieningen(niveau) in stand te houden

-

de lokale lasten met niet meer dan met de gebruikelijke inflatiecorrectie te (hoeven) verhogen, mede gelet ook op de moeilijke tijd waarin we ons nu bevinden.

“Stap voor stap” proces met sporen 1.

Het college richt zich eerst op financieel-technische bezuinigingsvoorstellen.

2.

Vervolgens richt het college zich op “scherper aan de wind zeilen”. Welke maatregelen het college kan nemen die weliswaar iets meer risico opleveren, maar nog steeds verantwoord zijn. Het college wil deze mogelijkheden eerst ten volle benutten voor het meer ingrijpende maatregelen neemt die onze inwoners direct raken;

3.

Daarna richt het college zich op maatregelen die de doelmatigheid, de efficiency van de gemeente vergroten. Dat heeft zowel betrekking op de interne organisatie (doelmatigheid onderzoek ex artikel 213a Gemeentewet) als op de externe dienstverlening (Jeugd, WMO, subsidies, etc.). Doel is om onze taken slimmer en eenvoudiger uit te voeren en dubbellingen te schrappen.

De sporen 4 en 5 (meer ingrijpende keuzes, zoals versoberen dienstverlening en/of voorzieningen(niveau) en/of verhogen lokale lasten) komen pas in beeld als de sporen 1 t/m 3 ten volle zijn benut en onvoldoende blijken te zijn om de taakstelling geheel in te vullen. Het proces en de richting van de kerntakendiscussie bespreekt het college het komend halfjaar met u.

Spoor 1 – Toerekening kosten aan investeringen 1/4 Het voorstel luidt:

“In lijn met de voorschriften uit het BBV, rekenen we exploitatiekosten toe aan investeringen. We gaan nader onderzoeken of dit aan meer soorten investeringen gedaan kan worden dan tot op heden het geval is en/of dat er meer categorieën kosten en de hoogte van de kosten uitgebreid kunnen worden. Het voordeel is dat de exploitatie in de eerdere jaren (fors) kan worden verbeterd, waar tegenover staat dat dit wel leidt tot toenemende kapitaallasten in de latere jaren. Dit voorstel heeft op de kasstroom een negatief effect.”

Voordeel 2024: 250.000 euro, 2025: 237.500 euro, 2026: 225.000 etc.

Spoor 1 – Toerekening kosten aan investeringen 2/4 Notitie Materiële vaste activa (november 2019) van de Commissie BBV:

“Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. De salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen moeten worden geactiveerd. De indirecte salariskosten die behoren tot de toe te rekenen overhead kunnen worden geactiveerd en worden meegenomen in de vervaardigingsprijs.”

Spoor 1 – Toerekening kosten aan investeringen 3/4 Wat doen we bijvoorbeeld nu in de (meerjaren)begroting? Salariskosten van alleen projectleiders van Stadsbeheer worden toegerekend aan de (IBOR)kredieten. Wat kunnen we aanvullend doen? Onderzoeken welke salarislasten er nog meer direct toe te rekenen zijn aan de investeringen. De overhead, berekend op 65% van de salariskosten, toerekenen aan de (IBOR)kredieten. Dit door een opslag op de directe salariskosten van de projectleiders. Waarom doen? Dit geeft een integraler beeld van de totale kosten van het (realiseren van het) krediet en rekent deze integrale kosten toe aan de jaren waarin het uitgevoerde werk nut toevoegt aan de openbare ruimte.

Spoor 1 – Toerekening kosten aan investeringen 4/4 Sterk vereenvoudigd rekenvoorbeeld: Toegerekende salariskosten 2024 projectleiders Stadsbeheer aan de (IBOR)kredieten: 385.000 euro. Verwachte levensduur 20 jaar. Nieuw toegerekende (bijbehorende) overhead: 250.000 euro. Effect op exploitatie 2024: voordelig 250.000 euro. Effect op exploitatie 2025-2044: jaarlijks nadelig 12.500 euro (250.000 euro/20 jaar).

Zelfde voor 2025: -

Voordelig effect (in totaal) 237.500 euro (250.000 -/- 12.500)

-

Nadelig effect 2026-2045: jaarlijks 25.000 (12.500 uit 2024 en 12.500 uit 2025)

Zelfde voor 2026: -

Voordelig effect (in totaal) 225.000 euro (250.000 -/- 12.500 -/- 12.500)

-

Nadelig effect 2027-2046: jaarlijks 37.500 (12.500 uit 2024, 12.500 uit 2025 en 12.500 uit 2026)

Spoor 1 – Vormen van een kapitaallastenreserve (1/4) Het voorstel is als volgt: Rekening houdend met een minimale solvabiliteit van 20% kan - vanuit de Algemene Reserve – een "Reserve kapitaallasten" worden gevormd, die in de komende 20 jaar vrijvalt. Deze reserve vormt dan de dekking voor de afschrijvingslasten van reeds gedane investeringen. De jaarlijkse afschrijvingen (last in de exploitatie) worden dan teniet gedaan door een evenredige onttrekking aan de “Reserve kapitaallasten” (baat in de exploitatie).

Voordeel: 2024-2033 1.250.000 euro, 2034-2035: 1.000.000 euro, aflopend naar 0 in 2044.

Spoor 1 – Vormen van een kapitaallastenreserve (2/4) Commissie BBV schrijft in de notitie Materiële vaste activa het volgende:

“Een bestemmingsreserve kapitaallasten moet van voldoende omvang zijn om de kapitaallasten gedurende de gehele vastgestelde afschrijvingsperiode aan de reserve te kunnen onttrekken. Om de volledige kapitaallasten aan de bestemmingsreserve kapitaallasten te kunnen onttrekken, moet het saldo van de bestemmingsreserve kapitaallasten gelijk zijn aan de boekwaarde van de desbetreffende activa. Wanneer het saldo van de bestemmingsreserve kapitaallasten minder is dan de boekwaarde van de desbetreffende activa, dan kunnen de kapitaallasten slechts naar rato aan de bestemmingsreserve kapitaallasten worden onttrokken.”

Spoor 1 – Vormen van een kapitaallastenreserve (3/4) 

Voorgestelde looptijd van de reserve is 20 jaar.



Doorrekening gebaseerd op te dekken afschrijvingen waarop we: 

Minimaal 10 jaar moeten afschrijven, zodat de eerste periode de onttrekking constant blijft;



Maximaal 20 jaar moeten afschrijven, zodat op hoofdlijnen aangesloten wordt bij de gemiddelde afschrijvingstermijn.



De reserve kan worden ingezet voor zowel reeds gedane investeringen als voor toekomstige (nog te realiseren) investeringen.



Daarbij kan dan de afspraak gemaakt worden dat de kapitaallastenreserve mee ademt indien zich de komende periode nadelen en/of voordelen voordoen. Bij toekomstige voordelen en financiële resultaten uit de onderzoeksopdrachten kan de afspraak gemaakt worden deze eerst en vooral in te zetten om de kapitaallastenreserve neerwaarts te laten mee ademen.

Spoor 1 – Vormen van een kapitaallastenreserve (4/4) Rekenvoorbeeld: 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 2037 2038 2039 2040 2041 2042 2043 2044 Begrote afschrijvingslasten 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 4.750 4.750 4.650 4.500 4.500 4.500 4.000 4.000 3.925 3.925 3.750 Opbouw afschijvingslasten Investering A 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investering B 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investering C 150 150 150 150 150 150 150 150 150 150 150 150 150 0 0 0 0 0 0 0 0 Investering D 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 0 0 0 0 0 Investering E 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 0 0 0 Investering F 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 175 0 Etc. 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 Totaal 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 4.750 4.750 4.650 4.500 4.500 4.500 4.000 4.000 3.925 3.925 3.750 Dekking reserve investeringen A t/m F Eenmalige dotatie aan reserve

1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.000 1.000

900

750

750

750

250

18.500

De afschrijvingslasten van nieuwe (vervangings)investeringen, zoals die van investering A in 2034, komen ten laste van de begroting.

250

175

175

0

Spoor 2 – Verwerken taakstelling GR Jeugdhulp Rotterdam Het voorstel luidt: “Door het AB van de GRJR is een over de jaren 2021 tot en met vanaf 2024 oplopende taakstelling vastgesteld. Wij hebben 2021 en 2022 verwerkt in onze Begroting. Vanaf 2023 vooralsnog niet, vanwege de onzekerheid in de realisatie. Er is een onzekerheid of deze taakstelling ook daadwerkelijk gerealiseerd zal kunnen worden, mede ingegeven door de realisatie in de jaarstukken 2020 en de begroting 2022 van de GRJR.” De onzekerheid, die altijd samen gaat met het opnemen van een stelpost, zal nauw gevolgd worden en indien nodig zal de begroting hierop worden aangepast.

De door de GRJR aangegeven taakstelling is als volgt (waarbij we de jaren 2021 en 2022 al structureel verwerkt hebben): 2021

2022

2023

2024

-148.119

-296.238

-444.357

-592.476

De nog te verwerken taakstelling vanaf 2024 bedraagt 296.238 euro (te weten het verschil tussen 592.476 en 296.238).

Spoor 2 – Vervallen stelpost inwonersaantal Het voorstel is om de stelpost inwonersaantal te laten vervallen. In de begroting is bij de algemene uitkering een stelpost kosten toename inwonersaantal opgenomen. Deze voorzichtige benadering is bij de Najaarsnota 2020 doorgevoerd. Voorheen begrote we de algemene uitkering reëel op basis van de laatste circulaire van het rijk. Indien er zich kostenstijgingen voordeden gerelateerd aan inwonersstijging, bijvoorbeeld een inwonersafhankelijke bijdrage aan een Gemeenschappelijke Regeling, verwerkten wij deze separaat in de begroting. Het voorstel is om terug te keren naar deze systematiek. Door terug te keren naar de eerder gehanteerde systematiek, beklemmen we niet op voorhand de lasten. Voordeel: 2024 483.000 euro, vanaf 2025: 636.000 euro.

Spoor 2 – Rente structureel naar 1,0% Het voorstel is om structureel met 1,0% rente te rekenen. In de collegebrief 2021/076 (week 27) is reeds een nadere toelichting gegeven. Hierin is het onderstaande overzicht opgenomen: Organisatie % 2021 % 2022 % 2023 % 2024 % 2025 Opmerkingen Albrandswaard 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% Staat in concept kaderbrief 2021 Barendrecht 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% Staat in concept Voorjaarsnota 2021 Hellevoetsluis 1,00% 1,25% 1,50% 1,50% 1,50% Krimpen aan den Ijssel 1,00% 1,00% 1,00% 1,00% 1,00% Lansingerland 1,00% 1,00% 1,50% 1,50% 1,50% Maassluis 0,50% 1,50% 1,50% 1,50% 1,50% 2022 e.v. betreft de omslagrente Nissewaard 1,00% 1,00% 1,00% 1,00% 1,00% Ridderkerk 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% Staat in concept kadernota 2021 Rotterdam 1,00% 2,50% Onbekend wat de percentages in 2022-2024 zijn Schiedam 1,50% 1,50% 1,50% 1,50% 1,50% VRR 0,60% 0,60% 0,60% 0,60% 0,60%

Met de in het memo invulling taakstelling voorgestelde 1,00% voor de toekomstig af te sluiten leningen zitten we net iets onder het gemiddelde van 2025 van de bovenstaande organisaties. Het gemiddelde is 1,15%. Desalniettemin vinden wij het, met de kennis van de huidige rentestanden, risico acceptabel voor ons voorstel om de rekenrente op 1,00% te zetten. Voordeel: 2024 50.000 euro, 2025: 138.000 euro, 2026: 248.000 euro….497.000 euro

Spoor 2 – Stofkamanalyse (onderzoeksopdracht) In de voorbije jaren is gebleken dat er jaarlijks een beter resultaat is dan begroot bij de Najaarsnota’s. De grote(re) structurele verschillen worden vervolgens meegenomen in de P&C-cyclus, maar kleinere afwijkingen kunnen buiten schot raken.

Om die reden is het voorstel op detailniveau de boekhouding van de jaren 2018 t/m 2020 te doorlopen, de verschillen te onderzoeken op structurele en incidentele verschillen en vervolgens bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk met een voorstel te komen. Dit onderzoek richt zich niet alleen op afwijkingen in positieve zin, maar ook in negatieve zin. Voordeel: P.M.

Spoor 2 – Meeropbrengsten kabels (onderzoeksopdracht) In de Voorjaarsnota 2021 is een voordeel ingeboekt van V100 voor de meeropbrengsten kabels en leidingen. Nutsbedrijven die verharding openbreken om onderhoud aan hun kabels te plegen, betalen hiervoor een vergoeding. De laatste jaren zijn deze opbrengsten hoger dan begroot. De V100 is het harde deel van het voordeel dat bij de jaarrekening 2020 is gepresenteerd van V500. In de komende periode zal onderzocht worden of het gerealiseerd resultaat in 2020 een gedeeltelijk incident is geweest, of dat er een hoger bedrag opgenomen kan worden in de begroting.

Voordeel: P.M.

Spoor 2 – Restwaarde activa (onderzoeksopdracht) In lijn met de voorschriften uit het BBV en onze eigen waarderingsgrondslagen, mag er voor activa die een (concrete) waarde vertegenwoordigen in het economisch verkeer een restwaarde gehanteerd worden voor de afschrijvingen. In de waarderingsgrondslagen bij de Jaarstukken 2020 staat het volgende (pagina 261): “Investeringen worden beginnend het jaar na het jaar waarin het actief in gebruik wordt genomen lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde.” Wij zijn op dit moment in overleg met een taxateur en onze controlerend accountant om tot de juiste grondslagen te komen. De insteek is om dit voor de begrotingsbehandeling 2022 te hebben afgerond. Naast de restwaarde van gebouwen wordt daarbij ook de resterende levensduur onderzocht. Zo schrijven we het gemeentehuis aan de Rivierweg 111 af tot en met (slechts) 2034.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Duurzaamheid Conform de randvoorwaarden van de VNG aan het Klimaatakkoord stellen wij ons op het standpunt dat de Rijksoverheid de uitvoeringslasten voor enkele onderwerpen binnen het programma duurzaamheid moet dekken. Als het Rijk deze lasten niet dekt, gaan wij deze onderwerpen ook niet uitvoeren.

De lasten zijn dus nu onderdeel van onze begroting. Door het aframen van de lasten ontstaat er nu een voordeel. Op het moment dat de rijksoverheid de uitvoeringslasten gaat dekken, gaan we ook de lasten weer opnemen in de begroting (voordeel/nadeel).

Voordeel: 155.000 euro vanaf 2024

Spoor 3 – Verhuizen Werkplein Wij stellen voor om de medewerkers die werkzaam zijn op het Werkplein te verhuizen naar het Gemeentehuis. Dit kan, afhankelijk van het nu geldende huurcontract, het vroegst 2024 zijn. De besparing zal ongeveer V245 zijn. Wel zal in het jaar van verhuizing diverse kosten worden gemaakt, deze worden geschat op N200. Dit komt neer op V45 incidenteel in 2024 en V245 voor 2025 en verder. Uiteraard vraagt dit voorstel overeenstemming met meerdere partijen voordat we het definitief kunnen maken.

Spoor 3 – Digitalisering post Er lopen verschillende acties om zo veel mogelijk post te digitaliseren en daarmee te besparen op verzendkosten, papier, enveloppen en inkt. Wij verwachten hiermee op termijn een voordeel van V45 te realiseren.

Spoor 3 – Maria Danneels Erf (onderzoeksopdracht) Door het werken met vrijwilligers in plaats van professionals zullen er minder personeelslasten worden gemaakt. Om een zorgvuldig proces te lopen naar de betrokken medewerkers en de Ondernemingsraad adviseren wij om deze besparing uiterlijk te verwerken bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk.

Spoor 3 – Combineren BSN, Kinderlabs en Onderwijskansen (onderzoeksopdracht) In de nieuwe jeugdnota is opgenomen dat we het activiteitenaanbod in de Kinderlabs en van de Brede School meer gaan afstemmen en een meer samenhangend activiteitenaanbod in de schoolvakanties willen. Met het uitgangspunt dat we meer kunnen bereiken voor kinderen in een achterstandssituatie. Hiermee kunnen dubbelingen worden uitgesloten en efficiency worden behaald. Om dit goed te onderzoeken vraagt dit extra ambtelijke capaciteit. De mogelijke opbrengst hiervan is voor nu nog onduidelijk. Naast dubbelingen kunnen er ook juist zaken naar boven komen die we missen in ons aanbod, bijvoorbeeld voor nieuwe vraagstukken die zich door Corona voordoen. Wij adviseren om hier onderzoek naar te laten doen en de uitkomsten hiervan uiterlijk mee te nemen bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk. Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Efficiency subsidies (onderzoeksopdracht) Als gemeente verstrekken wij voor legio activiteiten subsidies. Wij stellen voor om een onderzoek uit te voeren naar de efficiency voor de verstrekte subsidies om te beoordelen of hier geen dubbelingen in zitten c.q. de subsidie (nog) bijdraagt aan het gewenste beleid. De uitkomsten hiervan kunnen dan uiterlijk meegenomen worden bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs (SHO) (onderzoeksopdracht) De laatste maanden is een aantal ontwikkelingen gaande rondom onderwijshuisvesting die nader onderzoek vergen (ontwikkelen meerdere scenario’s). Het gaat hierbij om zowel beide VO scholen als een aantal POscholen. De effecten hiervan moeten onderdeel worden van het in 2021 nog vast te stellen SHO, welke wij indien mogelijk bij de Najaarsnota 2021, doch uiterlijk bij de Voorjaarsnota 2022 zullen meenemen in de afwegingen.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Wmo individueel (onderzoeksopdracht) Door de toenemende vergrijzing neemt het beroep op de Wmo toe. Het is belangrijk om te onderzoeken op welke wijze de stijgende kosten voor Wmo individueel beperkt kunnen worden, waarbij de randen van de wet moeten worden opgezocht zolang het Rijk niet wil meebewegen.

Daarnaast is er een tijdelijke toezichthouder rechtmatigheid WMO/Jeugd aangetrokken. De toezichthouder zou tot gevolg kunnen hebben dat ten onrechte gefactureerde kosten voor de Wmo en Jeugd beperkter worden. Omdat hier nog onvoldoende over bekend is en omdat de toezichthouder pas net begonnen is, adviseren wij om de eerste resultaten af te wachten en het vervolg te betrekken uiterlijk bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Jeugdzorg (onderzoeksopdracht) Capelle kent met een eigen Centrum voor Jeugd en Gezin een goede infrastructuur op lokaal niveau voor jeugdgezondheidszorg en laagdrempelige jeugdhulp. Bij de oprichting van het CJG is de verwachting uitgesproken dat de verhouding van GRJR en CJG communicerende vaten zouden zijn. De stelling is dat het CJG taken van de GRJR goedkoper, efficiënter en beter kan uitvoeren dan via de GRJR/GI’s. Dit is tot op heden nog niet goed uit de verf gekomen. Door middel van een onderzoek moet dit nader onderzocht worden. Dat betekent o.a. dat overheveling van taken vanuit de GJRJ minimaal met gesloten beurzen danwel met een taakstelling overgeheveld worden van de GI naar het CJG.

Daarnaast is er een tijdelijke toezichthouder rechtmatigheid WMO/Jeugd aangetrokken. De toezichthouder zou tot gevolg kunnen hebben dat ten onrechte gefactureerde kosten voor de Wmo en Jeugd beperkter worden. Omdat hier nog onvoldoende over bekend is en omdat de toezichthouder pas net begonnen is, adviseren wij om de eerste resultaten af te wachten en het vervolg te betrekken uiterlijk bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk. Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Heroverwegen projecten (onderzoeksopdracht) Binnen de vele projecten die er spelen binnen de gemeente die nog niet gestart zijn in de uitvoering is een heroverweging mogelijk. Het gaat dan om projecten in de brede zin. Er zal een onderzoeksopdracht worden opgesteld om te komen tot mogelijke heroverwegingen binnen de projecten, waarbij het uitgangspunt is dat we door middel van efficiency wellicht iets anders gaan doen binnen het project, maar wel hetzelfde effect bereiken. Wij adviseren u dit onderzoek uit te voeren en de uitkomsten hiervan mee te nemen uiterlijk bij de Begroting 2023 en zoveel eerder als mogelijk.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Exploitatiescan Deloitte (onderzoeksopdracht) Wij hebben Deloitte gevraagd om een exploitatiescan uit te voeren. In deze scan komt naar voren waar wij, in vergelijking met vergelijkbare gemeenten, meer en minder aan uit geven. Beide categorieën zijn interessant om daarna te onderzoeken waar hiervoor de reden ligt en wat wij eventueel kunnen leren van de referentiegemeenten op de onderdelen waar wij meer aan uitgeven. Wij adviseren u dit onderzoek uit te voeren en de uitkomsten hiervan uiterlijk mee te nemen bij de Begroting 2023 en zo veel eerder als mogelijk.

Voordeel: P.M.

Spoor 3 – Benchmark Berenschot (onderzoeksopdracht) Het bureau Berenschot voert voor ons een benchmark uit over de ambtelijke organisatie. De uitkomsten hiervan kunnen mogelijk consequenties hebben voor de in de begroting opgenomen bedragen. De benchmark zal richtinggevende uitspraken bevatten waarvoor verdiepend onderzoek nodig zal zijn. De uitkomsten (van het verdiepend onderzoek) zullen wij delen met de gemeenteraad.

Voordeel: P.M.