13.03 - Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op Inkoop

Inkoop is van ons allemaal Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop Conceptversie 1 juni 2021

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

INHOUDSOPGAVE INLEIDING................................................................................................................................3 1.

HET ONDERZOEK .........................................................................................................4

1.1. ONDERZOEKSVRAAG..........................................................................................................4 1.2. HET PROCES .....................................................................................................................4 2.

RAADSBESLUIT EN TOEZEGGINGEN ........................................................................5

2.1. RAADSBESLUIT ..................................................................................................................5 2.2. TOEZEGGINGEN .................................................................................................................6 3.

PLAN VAN AANPAK RAADSBESLUIT EN TOEZEGGINGEN ....................................7

3.1. AANBEVELING 1 ................................................................................................................7 3.1.1.

Plan van aanpak aanbeveling 1 .......................................................................................7

3.2. AANBEVELING 2 ................................................................................................................8 3.2.1.

Plan van aanpak aanbeveling 2 .......................................................................................8

3.3. AANBEVELING 3 ................................................................................................................8 3.3.1.

Plan van aanpak aanbeveling 3 .......................................................................................8

3.4. AANBEVELING 4 ................................................................................................................8 3.4.1.

Plan van aanpak aanbeveling 4 .......................................................................................9

3.5. AANBEVELING 5 ................................................................................................................9 3.5.1.

Plan van aanpak aanbeveling 5 .......................................................................................9

3.6. TOEZEGGING 1..................................................................................................................9 3.6.1.

Plan van aanpak toezegging 1 .........................................................................................9

3.7. TOEZEGGING 2..................................................................................................................9 3.7.1.

Plan van aanpak toezegging 2 .........................................................................................9

3.8. TOEZEGGING 3................................................................................................................10 3.8.1.

Plan van aanpak toezegging 3 .......................................................................................10

3.9. TOEZEGGING 4................................................................................................................10 3.9.1.

Plan van aanpak toezegging 4 .......................................................................................10

3.10. TOEZEGGING 5................................................................................................................10 3.10.1. Plan van aanpak toezegging 5 .......................................................................................10

3.11. TOEZEGGING 6................................................................................................................11 3.11.1. Plan van aanpak toezegging 6 .......................................................................................11

4.

PLANNING....................................................................................................................12

2 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

INLEIDING In haar onderzoeksplan 2019 heeft de Rekenkamer Capelle aan den IJssel aangekondigd onderzoek te doen naar aanbestedingen. De Rekenkamer selecteerde dit onderwerp omdat de gemeenteraad het hoog op de ranglijst plaatste van potentiële onderzoeksonderwerpen in een zogenaamde stemkastsessie, die de Rekenkamer op 21 januari 2019 met de gemeenteraad hield. Met dit onderzoek beoogt de Rekenkamer de gemeenteraad en burgers van Capelle aan den IJssel te informeren over de mate waarin het college erin slaagt om de kwaliteit en doeltreffendheid van de inkoop van werken en diensten te waarborgen. De Rekenkamer heeft de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: In hoeverre waarborgt het college dat zijn inkoop van diensten en werken de beoogde kwaliteit heeft en bijdraagt aan het realiseren van zijn beleidsdoelstellingen? De coördinatie van dit onderzoek binnen de gemeente lag bij de unit Juridische zaken en Inkoop. In oktober 2020 is het concept rapport van bevindingen ontvangen waarop het ambtelijk wederhoor heeft plaatsgevonden. In december 2020 heeft het bestuurlijk wederhoor plaatsgevonden. In december 2020 is het definitieve rapport aan de gemeenteraad aangeboden. Op 25 januari en 1 februari 2021 is het rapport besproken in de raadscommissie BVM en op 8 februari 2021 in de gemeenteraad.

Op grond van artikel 10 lid 6 van de Verordening Rekenkamer Capelle aan den IJssel 2016 heeft de gemeenteraad besloten om aan ons college de opdracht te geven om, binnen een termijn van vier maanden na dit besluit, met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen te komen. In onderhavige plan van aanpak hebben wij per aanbeveling (en tijdens de raadsbehandeling door het college gedane toezeggingen) een procesbeschrijving inclusief planning opgenomen. Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat een omschrijving van het proces. In hoofdstuk 2 is het raadsbesluit ten aanzien van de aanbevelingen opgenomen. Ook de toezeggingen die gedaan zijn door het college in de commissie BVM zijn hier genoemd. In hoofdstuk 3 is het plan van aanpak om tot opvolging van de aanbevelingen en toezeggingen opgenomen. De totaalplanning is opgenomen in hoofdstuk 4. De volgende documenten zijn separaat als digitale bestanden bij dit document gevoegd: -

Bijlage 1: Bestuurlijk wederhoor conceptrapport ‘Grip op inkoop’, onderzoek naar inkoop en aanbestedingen. Bijlage 2: Rapport ‘Grip op inkoop’, onderzoek naar inkoop en aanbestedingen

3 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

1.

HET ONDERZOEK

1.1. ONDERZOEKSVRAAG De rekenkamer heeft de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: In hoeverre waarborgt het college dat zijn inkoop van diensten en werken de beoogde kwaliteit heeft en bijdraagt aan het realiseren van zijn beleidsdoelstellingen? De centrale vraag van het onderzoek is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Maakt het college bij de inkoop van diensten en werken prestatieafspraken die de kwaliteit borgen en aansluiten bij de beleidsdoelstellingen? 2. Monitort het college de prestatieafspraken op regelmatige basis en beschikt het college over daarvoor benodigde informatie? 3. Neemt het college adequate maatregelen wanneer de prestaties en/of de kwaliteit achterblijven bij de gemaakte afspraken? De Rekenkamer heeft voor dit onderzoek vier contracten geselecteerd: 1. Wmo hulpmiddelen (Publiekszaken); 2. Bouw zwembad en sporthal Alkenlaan (Facilitaire Diensten) met een vergelijking met de Verbouwing begane grond gemeentehuis; 3. Afval verzameling en verwerking (Stadsbeheer); en 4. Weerbaarheidstraining jeugd (Samenleving). Daarnaast heeft de Rekenkamer de verbouwing van het gemeentehuis (BG) onderzocht om in te schatten of dezelfde risico’s bij de inkoop ‘zwembad en sporthal Alkenlaan’ spelen.

1.2. HET PROCES In oktober is het concept rapport van bevindingen ontvangen waarop het ambtelijk wederhoor heeft plaatsgevonden. In december heeft het bestuurlijk wederhoor plaatsgevonden. In december is het definitieve rapport aan de gemeenteraad aangeboden. In januari 2021 is het rapport besproken in de raadscommissie BVM en in februari 2021 in de gemeenteraad. Organisatie breed wordt tot uitvoering over gegaan van de aanbevelingen die worden overgenomen. Ook zijn er door het college een aantal toezeggingen gedaan in relatie tot het onderzoeksrapport. Dit heeft gevolgen voor de inkoopfunctie binnen de gemeente. Om tot uitvoering van de aanbevelingen over te gaan wordt binnen 4 maanden na de bespreking in de gemeenteraad, dit plan van aanpak opgesteld. Het plan van aanpak wordt besproken in de gemeenteraad. Dit plan van aanpak bevat per aanbeveling en toezegging een procesbeschrijving om tot opvolging te komen. Eventuele financiële- en/of organisatorische consequenties komen in de uitwerking naar voren en zijn daarom nog geen onderdeel van dit plan van aanpak. De gemeenteraad wordt op de hoogte gehouden van de opvolging van het plan van aanpak. Zes maanden na het vaststellen van het plan van aanpak wordt de voortgang aan de raad gerapporteerd. Het plan van aanpak wordt op 8 juni voorgelegd aan het college en op 21 juni aan de commissie BVM.

Waarna het op 12 juli wordt besproken in de gemeenteraad.

4 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

2.

RAADSBESLUIT EN TOEZEGGINGEN

Het raadsbesluit dat op 8 februari 2021 is genomen naar aanleiding de aanbevelingen uit het rapport ‘Grip op inkoop’ is in dit hoofdstuk opgenomen. Ook zijn de toezeggingen die door het college zijn gedaan tijdens de raadscommissie opgesomd.

2.1. RAADSBESLUIT De raad heeft het volgende besluit genomen over het rapport van de rekenkamer en de daarin genoemde aanbevelingen: De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel besluit: 1. Het Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop. Onderzoek naar inkoop en aanbestedingen’ voor kennisgeving aan te nemen. 2. Conform het bepaalde in artikel 10 lid 6 van de Verordening Rekenkamer Capelle aan den IJssel 2016, het college van burgemeester en wethouders de opdracht te geven om, binnen een termijn van vier maanden na dit besluit, met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen te komen. 3. De aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders uit het rapport als volgt over te nemen: Aanbeveling 1 Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: -

passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt.

Aanbeveling 2 Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. Aanbeveling 3 Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. Aanbeveling 4 Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: -

de projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK-aspecten borgt; de informatievoorziening aan de raad regelt.

Aanbeveling 5 Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden.

5 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

2.2. TOEZEGGINGEN Tijdens de commissie BVM zijn door het college naar aanleiding van de bespreking van het rapport ook enkele toezeggingen gedaan. Toezegging 1 Het college zegt toe, m.b.t. het rekenkamerrapport, binnen 4 maanden, conform art. 10.6 van de Rekenkamerverordening, een plan van aanpak te realiseren waarin opgenomen het tijdspad, de monitoring en de implementatie van de gedane aanbevelingen uit het rekenkamerrapport (commissie BVM 25 januari 2021). Toezegging 2 Het college zegt toe, m.b.t. het inkoopbeleid, dit a.d.h.v. de bevindingen uit het rekenkamerrapport, in samenspraak met de concerncontroller, tegen het licht te houden (commissie BVM 25 januari 2021). Toezegging 3 Het college zegt toe, m.b.t. toekomstige aanbestedingen, bij voorzienbare prijsstijgingen de raad hier eerder over te zullen informeren (commissie BVM 25 januari 2021). Toezegging 4 Het college zegt toe, m.b.t. de evaluatie van de verbouwing van het gemeentehuis (BG en 1e etage), deze er komt zodra er een definitieve gerechtelijke uitspraak ligt. Daar deze uitspraak nog wel even op zich kan laten wachten zal hij de commissie in vertrouwelijkheid bijpraten (commissie BVM 25 januari 2021). Toezegging 5 Het college zegt toe, m.b.t. bij welk bedrag van een aanbesteding een evaluatie gewenst is, hiermee met een voorstel naar de raad te zullen komen (Commissie BVM 1 februari 2021).

Toezegging 6 Het college zegt toe, m.b.t. het in bredere zin omgaan met contracten, een doorlichting van het beleid zal plaatsvinden, gericht op aspecten als zakelijkheid en contractmanagement (Commissie BVM 1 februari 2021).

6 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

3.

PLAN VAN AANPAK RAADSBESLUIT EN TOEZEGGINGEN

Binnen de gemeente is oog voor de ontwikkeling en de verdere professionalisering van de gemeentelijke inkoopfunctie. Elk jaar wordt er een Inkoopactieplan opgesteld. Hierin staan de doelen voor het komende jaar. Daarbij wordt ook aansluiting gezocht bij de landelijke inkooptrends- en ontwikkelingen. Er is aandacht voor ontwikkeling van het vakgebied en de medewerkers. De aanbevelingen en toezeggingen die in dit plan van aanpak zijn opgenomen worden dan ook overgenomen in het Inkoopactieplan. Bij de opvolging van de aanbevelingen is gezocht naar een evenwicht tussen een zakelijke houding, het vastleggen van afspraken en procedures en het warme- en soms noodzakelijke informele contact met opdrachtnemers en cliënten. In dit hoofdstuk wordt per aanbeveling en toezegging aangegeven wat de reactie van het college hierop is en hoe de opvolging er van organisatiebreed wordt opgepakt.

3.1. AANBEVELING 1 Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: -

passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt.

3.1.1. Plan van aanpak aanbeveling 1 Het College heeft aangegeven dat passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden worden al opgesteld en, afhankelijk van het onderwerp van de aanbesteding en in de lijn met de gids Proportionaliteit1, toegepast. Dit deel van de aanbeveling ziet het college als ondersteuning van haar beleid. Ook de aanbeveling om de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren ziet het college als ondersteuning van haar beleid. Wel zullen de beoordelingen van de referentieprojecten en tevredenheidsverklaringen beter worden vastgelegd en worden opgenomen in het aanbestedingsdossier. De aanbeveling om ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of informatie klopt, neemt het college over voor zover daar aanleiding toe is en ook praktisch mogelijk is. Het kan namelijk gaan om ander soort opdrachten dan de aanbesteding die op dat moment voor ligt en dan is de referentie niet passend. De wijze van evalueren van aanbestedingen wordt in een procesbeschrijving vastgelegd met daarin bij welk bedrag een evaluatie gewenst is en de wijze waarop referenties worden nagegaan. Onderdeel hiervan is ook hoe de bevindingen worden vastgelegd en hoe zij onderdeel worden van het aanbestedingsdossier. In de procesbeschrijving is ook aandacht voor hoe de werkwijze wordt geborgd in de organisatie.

De procesbeschrijving wordt in het derde kwartaal van 2021 opgesteld. Als dit een wijziging van de huidige werkwijze betreft dan wordt het aanbestedingsprotocol op dit onderwerp aangepast. De herziening hiervan staat gepland voor het vierde kwartaal van 2021. Het vaststellen van de procesbeschrijving en de herziening van het aanbestedingsprotocol is gemandateerd aan het unithoofd Juridische zaken en Inkoop.

1 De basis van de Gids Proportionaliteit is dat eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen in een redelijke

verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht

7 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

3.2. AANBEVELING 2 Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. 3.2.1. Plan van aanpak aanbeveling 2 Het College ziet deze aanbeveling als ondersteuning van het beleid. Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. In het aanbestedingstraject worden verantwoordingsafspraken en sancties in de projectgroep besproken en door de projectleider vastgesteld. Het uitgangspunt is dat verantwoordingsafspraken en sancties proportioneel2 zijn en dus in verhouding staan met de aard en omvang van de opdracht. Dit is maatwerk. De unit Juridische zaken en Inkoop kan hierover adviseren. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. Algemeen De gemeente heeft een module contractbeheer. Uiterlijk in het derde kwartaal van 2021 wordt ambtelijk het inhoudelijke gesprek gevoerd over de keuze van het huidige systeem. Besproken wordt of en hoe dit verder vormgegeven en uitgerold kan worden. Over de wijze waarop dat gebeurt worden dan ook afspraken gemaakt. De uitvoering van een verdere uitrol van contractbeheer en management kan alleen plaatsvinden als hiervoor middelen en capaciteit vrijgemaakt worden.

Grote bouwprojecten Als sprake is van een groot3 bouwproject en indien het PG/SG4 model van toepassing is worden de TGKIO5 onderdelen standaard agendapunten van overleg en verslag. Indien er aanleiding is om een mogelijke sanctie op te gaan leggen, dan is dit besproken binnen PG/SG en hiermee vastgelegd.

3.3. AANBEVELING 3 Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. 3.3.1. Plan van aanpak aanbeveling 3 Het college neemt deze aanbeveling over voor alle EU aanbestedingen. Op dit moment is een evaluatie als ‘zinvol’ opgenomen in het aanbestedingsprotocol. De evaluatie wordt aangepast naar een verplicht onderdeel van het aanbestedingsproces voor alle EU aanbestedingen, inclusief een evaluatieformulier dat onderdeel uitmaakt van het aanbestedingsdossier. Voor de uitwerking van aanbeveling 3 wordt ook verwezen naar toezegging 5.

3.4. AANBEVELING 4 Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: -

de projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK-aspecten borgt; de informatievoorziening aan de raad regelt.

2 De basis van de Gids Proportionaliteit is dat eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen in een redelijke

verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht 3 Betreft bouwprojecten, afdeling overstijgende projecten en/of politiek gevoelige projecten 4 Projectgroep/Stuurgroep model. De projectgroep bereidt beslissingen voor om in de stuurgroep te bespreken en te besluiten. 5 TGKIO staat voor Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie

8 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel 3.4.1. Plan van aanpak aanbeveling 4 Het college geeft aan dat afspraken die in het plan van aanpak van projecten gemaakt worden, vollediger nagekomen worden ten aanzien van frequentie (elke fase wordt afgesloten met een fasedocument), ten aanzien van inhoud (alle beheeraspecten worden daarin behandeld) en ten aanzien van besluitvorming (vastlegging van besluitvorming in de stuurgroep vergadering). Het college beraadt zich nader op welke informatie in de fasedocumenten eventueel relevant is om (eerder) te delen met de raad. Er wordt gemeente breed een werkwijze ontwikkeld en beschreven voor grote projecten/projectmanagement. Onderdeel hiervan is een risico-inventarisatie bij de start van een project. In kwartaal 3 wordt hiervoor door de directie een plan opgeleverd.

3.5. AANBEVELING 5 Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden. 3.5.1. Plan van aanpak aanbeveling 5 Het college neemt deze aanbeveling over bij volgende quasi-inbestedingen, voor zover relevant. Op het moment dat een dergelijke situatie zich voordoet, wordt gelet op het maken van afspraken met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten. Het aanbestedingsprotocol wordt bij de herziening in kwartaal 4 op dit onderdeel aangevuld.

3.6. TOEZEGGING 1 Het college zegt toe, m.b.t. het rekenkamerrapport, binnen 4 maanden, conform art. 10.6 van de Rekenkamerverordening, een plan van aanpak te realiseren waarin opgenomen het tijdspad, de monitoring en de implementatie van de gedane aanbevelingen uit het rekenkamerrapport (commissie BVM 25 januari 2021). 3.6.1. Plan van aanpak toezegging 1 Dit rapport wordt binnen 4 maanden opgesteld.

3.7. TOEZEGGING 2 Het college zegt toe, m.b.t. het inkoopbeleid, dit a.d.h.v. de bevindingen uit het rekenkamerrapport, in samenspraak met de concerncontroller, tegen het licht te houden (commissie BVM 25 januari 2021). 3.7.1. Plan van aanpak toezegging 2 Het inkoopbeleid wordt in het licht van het rekenkamerrapport in het derde kwartaal van 2021 geëvalueerd. Als hier wijzigingen uit voort komen worden deze tegelijkertijd met de wijzigingen die in dit plan van aanpak worden genoemd verwerkt in kwartaal vier. Dit kan mogelijk ook consequenties hebben voor het Aanbestedingsprotocol. Het aanbestedingsprotocol wordt dan tegelijkertijd aangepast. Eventuele wijzigingen in het inkoopbeleid worden vastgesteld door het college en ter informatie gedeeld met de raad.

9 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

3.8. TOEZEGGING 3 Het college zegt toe, m.b.t. toekomstige aanbestedingen, bij voorzienbare prijsstijgingen de raad hier eerder over te zullen informeren (commissie BVM 25 januari 2021). 3.8.1. Plan van aanpak toezegging 3 In de herziene Financiële Verordening, die naar verwachting in de 2e helft van 2021 behandeld wordt in de gemeenteraad, worden regels opgenomen wanneer het college bij voorzienbare prijsstijgingen de gemeenteraad informeert.

3.9. TOEZEGGING 4 Het college zegt toe, m.b.t. de evaluatie van de verbouwing van het gemeentehuis (BG en 1e etage), deze er komt zodra er een definitieve gerechtelijke uitspraak ligt. Daar deze uitspraak nog wel even op zich kan laten wachten zal hij de commissie in vertrouwelijkheid bijpraten (commissie BVM 25 januari 2021). 3.9.1. Plan van aanpak toezegging 4 In het tweede kwartaal van 2021 start de evaluatie. De evaluatie richt zich op de verschillende projectfases die zijn doorlopen om tot het eindresultaat te komen. Hiervan wordt een rapportage opgesteld. Naar verwachting is het rapport in het derde kwartaal van 2021 gereed. Het rapport wordt in vertrouwelijkheid gedeeld met de gemeenteraad. Leerpunten uit dit proces kunnen vervolgens worden verwerkt in de ontwikkeling van de gemeente brede werkwijze op het gebied van projectmanagement.

3.10. TOEZEGGING 5 Het college zegt toe, m.b.t. bij welk bedrag van een aanbesteding een evaluatie gewenst is, hiermee met een voorstel naar de raad te zullen komen (Commissie BVM 1 februari 2021). 3.10.1. Plan van aanpak toezegging 5 Een evaluatie van alle Europese aanbestedingen is gewenst. De drempelbedragen voor Europese aanbestedingen worden vastgesteld door de Europese commissie. De drempelbedragen excl. BTW voor 2020 en 2021 zijn: Werken en concessies € 5.350.000 Diensten en leveringen, prijsvragen € 214.000 Sociale en andere specifieke diensten € 750.000 De evaluatie omvat 2 onderdelen: 1. Een evaluatie na definitieve gunning met de projectleider, de projectgroep en de betrokken inkoopadviseur; en 2. Het sturen van een evaluatieformulier naar inschrijvers na de definitieve gunning met het verzoek deze in te vullen en te retourneren. Als er aanleiding voor is dan kan besloten worden om 1) tussentijds een evaluatie in te plannen en 2) ook onder de Europese drempel een evaluatie plaats te laten vinden. Hierbij valt te denken aan complexe aanbestedingen, klachten van partijen, weinig of geen inschrijvingen, politiekgevoelige aanbestedingen, nieuwe contractvormen etc. Deze werkwijze wordt reeds toegepast en wordt opgenomen in de eerst volgende herziening van het inkoopbeleid en/of aanbestedingsprotocol. De herziening hiervan staat gepland voor het vierde kwartaal van 2021.

10 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

3.11. TOEZEGGING 6 Het college zegt toe, m.b.t. het in bredere zin omgaan met contracten, een doorlichting van het beleid zal plaatsvinden, gericht op aspecten als zakelijkheid en contractmanagement (Commissie BVM 1 februari 2021). 3.11.1. Plan van aanpak toezegging 6 Deze toezegging heeft raakvlakken met aanbeveling 2. Aanbeveling 2 leidt tot een beter contractmanagement waarin rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Naar aanleiding hiervan wordt onderzocht of er trainingen nodig zijn om de zakelijke houding van de gemeente nog verder te versterken.

11 van 12

Plan van aanpak onderzoeksresultaten rapport Grip op inkoop gemeente Capelle aan den IJssel

4.

PLANNING

Onderstaand het totaaloverzicht van de voorgestelde planning. Nummer

Onderwerp

Planning

Aanbeveling 1



Passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden Nagaan referenties

Per direct

Passende verantwoordingsafspraken en sancties opnemen Hou na gunning toezicht op de opdracht

Per direct



Aanbeveling 2

 

Procesbeschrijving kwartaal 3 gereed Aanpassen beleid en/of protocol kwartaal 4 gereed

Kwartaal 3 verdere verkenning en verdieping van dit onderwerp

Aanbeveling 3

 

Evaluatie aanbestedingen Aanpassen aanbestedingsprotocol

Per direct Kwartaal 4 2021

Aanbeveling 4



Ontwikkeling procesbeschrijving rondom grote bouwprojecten

Kwartaal 3 oplevering plan door directie

Aanbeveling 5



Afspraken maken quasi inbesteden

Per direct

Toezegging 1



Opstellen plan van aanpak binnen 4 maanden

Eind mei 2021 gereed

Toezegging 2



Nalopen inkoopbeleid a.d.h.v. de bevingen uit het rekenkamerrapport

Kwartaal 4 2021

Toezegging 3



Bij prijsstijgingen de raad eerder informeren opnemen in herziene financiële verordening

2e helft 2021

Toezegging 4



Evaluatie verbouwing van het gemeentehuis

Start kwartaal 2 Gereed kwartaal 3 2021

Toezegging 5



Voorstel bij welk bedrag evaluatie aanbesteding gewenst

Onderdeel van dit pva

Toezegging 6



Doorlichting beleid gericht op o.a. zakelijkheid en contractmanagement

Afhankelijk van aanbeveling 2

Overig



Raad informeren over de stand van zaken

December 2021

12 van 12