12.05 - 1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
Tekst van het document
1e Begrotingswijziging 2021 Wij stellen u voor om de volgende begrotingswijzigingen in de begroting 2021 en de meerjarenraming 2021-2024 door te voeren. Bij de voorstellen presenteren wij de effecten voor de verschillende jaren.
Programma Sociale Zaken 1. FIP-Aanpak ( N 148 / V 148 in 2021 en 2022) De FIP-methode (Frequent Intensief en Persoonlijk contact) is in 2019 geëvalueerd. De methode blijkt effectief gezien de positieve en significante effecten van klantcontacten en de goede reacties van uitkeringsgerechtigden ten aanzien van de klantcontacten. De aanpak heeft een toegevoegde waarde bij het bevorderen van activering en participatie en vormt een eerste stap naar re-integratie. Het werkt goed en er is behoefte aan. De gemeenten hebben aangegeven hier nadrukkelijker op in te willen zetten. De intentie is de klant vaker te spreken en de inzet richten op een activiteit: re-integratie, participatie, vrijwilligerswerk, mantelzorg, werken aan schulden of GZ problemen e.d. We wilden deze aanpak graag voortzetten en intensiveren in 2020. Besluitvorming hierover vond in februari 2020 plaats, waarna de werving kon starten. Feitelijk is de uitbreiding pas per augustus gerealiseerd. Dit ziet u ook deels terug in het overschot op de bedrijfsvoering over 2020. Daarom stellen wij u voor de doorbelasting aan het participatiebudget van de deelnemende gemeenten voor de FIP-aanpak met 1 fte (74) in 2021 en 2022 door te laten lopen en daarnaast tijdelijk voor deze 2 jaar uit te breiden met 1 fte (74).
In overleg met de gemeenten bekijken we of deze wijziging via een aanvullende bijdrage of via doorbelasting op het participatiebudget moet worden verrekend. De wijziging in de begroting 2021 is als volgt: Begrotingswijziging (x € 1.000) Salarissen en inhuur / flexibele schil Totaal lasten Participatiebudget gemeente Capelle aan den IJssel (70%) Participatiebudget gemeente Krimpen aan den IJssel (15%) Participatiebudget gemeente Zuidplas (15%) Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel (70%) Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel (15%) Bijdrage gemeente Zuidplas (15%) Totaal baten
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
2021
2022
N
148
N
148
N V V V
148 52 11 11
N V V V
148 52 11 11
V V
52 11
V V
52 11
V
11
V
11
V
148
V
148
1
2. Vrijwilligerscoördinator ( N 74 / V 74 in 2021 en 2022) De aanpak bleek ook in 2020 effectief als eerste stap en levert een bijdrage aan de arbeidsintegratie op die we graag willen voortzetten. Ons advies is om deze doorbelasting structureel door te laten lopen en deze afweging te betrekken bij de kaderstelling voor het jaarplan 2022. Vooruitlopend op deze afweging stellen wij u voor de doorbelasting aan het participatiebudget van de deelnemende gemeenten voor de inzet van de vrijwilliger coördinator met 1fte (74) in 2021 en 2022 nog tijdelijk door te laten lopen. In overleg met de gemeenten bekijken we of deze wijziging via een aanvullende bijdrage of via doorbelasting op het participatiebudget moet worden verrekend. De wijziging in de begroting 2021 is als volgt: Begrotingswijziging (x € 1.000) Salarissen en inhuur / flexibele schil Totaal lasten Participatiebudget gemeente Capelle aan den IJssel (70%) Participatiebudget gemeente Krimpen aan den IJssel (15%) Participatiebudget gemeente Zuidplas (15%) Totaal baten
2021
2022
N
74
N
74
N V V V
74 52 11 11
N V V V
74 52 11 11
V
74
V
74
Programma ICT 3. Personele herwaardering ( N 54 / V 54 in 2021) Reeds in 2019 bleek dat de waardering van de ICT-functies niet meer gelijk liep met de functies bij andere gemeentelijke organisaties. Het risico hiervan is aan de ene kant dat goede medewerkers vertrekken omdat zij elders meer kunnen verdienen terwijl de secundaire arbeidsvoorwaarden vergelijkbaar zijn, aan de andere kant zou het hierdoor moeilijk zijn om professionele nieuwe medewerkers aan te nemen. De functies van het afdelingshoofd en unithoofd waren reeds geherwaardeerd tegelijk met sociale zaken en Capelle, de overige functies bij ICT zijn daarna opgepakt. Voor alle functies die geherwaardeerd zijn, heeft IJsselgemeenten het in 2020 zelf in de begroting opgelost. Voor 2021 zal deze correctie nog moeten plaatsvinden. Structureel wordt het meegenomen in een begrotingsactualisatie vanaf 2022. In deze begrotingswijziging worden al de geherwaardeerde functies meegenomen. De herwaardering is door een onafhankelijke partij en commissie uitgevoerd en betekent aan aanpassing voor vijf functie. Negen functies zijn gelijk gebleven. De functies die hoger zijn gewaardeerd zijn: Afdelingshoofd, Unithoofd, Senior ICT beleid en de systeembeheerders functies (senior en medior).
Begrotingswijziging (x € 1.000) Kosten herwaardering Totaal lasten Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel (60%) Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel (40%) Totaal baten
2021 N
54
N V
54 32
V
22
V
54
4. Meerkosten door Covid-19 ( N 95 / V 95 in 2021) Meerkosten online vergaderen Door het nog steeds moeten thuiswerken, zijn de middelen om online te vergaderen verlengd in 2021 tot het moment dat we daadwerkelijk de nieuwe licenties van Microsoft (Teams) officieel mogen afnemen, Het gaat dan om maandelijkse kosten voor Zoom, Whereby en tijdelijke Teams licenties Meerkosten financials Reeds eerder is gemeld dat de implementatie en het Go Live gaan van het nieuwe financiële pakket is uitgesteld naar medio 2021. De implementatie van deze applicatie met koppelingen naar diverse andere belangrijke applicaties, het testen hiervan, en het afstemmen heeft enorm veel vertraging opgelopen omdat mensen niet gezamenlijk op locatie konden zijn. Hierdoor kon er niet in groepen getest worden, steeds 1:1. De doorlooptijd van de implementatie is hierdoor vertraagd en vraagt meer ondersteuning van de leverancier van de applicatie en ook langer projectmanagement tot aan de go-
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
2
live datum. De meerkosten zijn niet meegenomen in de begroting van ICT voor 2021. De vertegenwoordigers van beide gemeenten hebben inmiddels aangegeven akkoord te zijn met de betaling door de gemeenten. Aangezien dit een SAAS applicatie betreft (Software As A Service) moet dit in 2021 als onderhoud geboekt worden en kan het niet als investering genomen worden en als kapitaallast worden afgeschreven. Begrotingswijziging (x € 1.000) Meerkosten Online vergaderen en Financials voor Unit 4 en projectmanagement Totaal lasten Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel (69%) Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel (31%) Totaal baten
2021 N
95
N V
95 65
V
30
V
95
5. Tijdelijke uitbreiding capaciteit ICT met 2 fte door Covid-19 ( N 148 / V 148 in 2021) Vanwege de grote werkdruk door Covid-19 en enkele langdurig zieken (o.a. Covid gerelateerd) is het verzoek om voor één jaar een tijdelijk FTE uitbreiding van 2 functioneel beheerders (148) te realiseren. De inhoudelijke onderbouwing is bijgevoegd in Bijlage 1. Begrotingswijziging (x € 1.000) Tijdelijke uitbreiding capaciteit ICT met 2 fte door Covid-19 Totaal lasten Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel (60%) Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel (40%) Totaal baten
2021 N
148
N V V
148 89 59
V
148
6. Aanpassing kapitaallasten (V 70 / N 70 2021) Het aansluiten van de kapitaallasten 2021 en verder met de actuele cijfers. Door het laat sluiten van de administratie van 2019 hebben er nog correcties plaats gevonden na het opstellen van de begroting 2021. Dit heeft een voordelig effect op de kapitaallasten van 2021-2024. In 2021 gaat het om een voordeel van 70. De cijfers van 2022 en verder zijn verwerkt in de nog vast te stellen meerjarenbegroting 2022-2025. Begrotingswijziging (x € 1.000) Kapitaallasten volgens vastgestelde B21 - 24 Kapitaallasten na herberekening Totaal baten Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel (69%) Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel (31%) Totaal lasten
2021 N N
1.279 1.209
V N N
70 48 22
N
70
7. Stijging accountantskosten ( N 28 / V 28 in 2021) De accountantskosten zullen in 2021 toenemen met 28K. Sociale zaken krijgt hiervan op basis van de begrote formatie 80% toegerekend en ICT 20%. De hogere kosten van 2022 en verder zijn verwerkt in de nog vast te stellen meerjarenbegroting 2022-2025. Begrotingswijziging (x € 1.000) Toename accountantskosten Totaal lasten Bedrijfsvoering SoZa (80%) Bedrijfsvoering ICT (20%) Totaal baten
2021 N
28
N V V
28 22 6
V
28
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
3
Tabellen met mutaties bijdragen deelnemende gemeenten Tabellen kunnen enige afrondingsverschillen bevatten Bedrijfsvoering Sociale Zaken Aandeel gemeenten
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel
68
52
0
0
Bijdrage uit participatiebudget
104
104
0
0
Aandeel gemeente Capelle aan den IJssel
172
156
0
0
Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel
14
11
0
0
Bijdrage uit participatiebudget
22
22
0
0
Aandeel gemeente Krimpen aan den IJssel
36
33
0
0
Bijdrage gemeente Zuidplas
14
11
0
0
Bijdrage uit participatiebudget
22
22
0
0
Aandeel gemeente Zuidplas
36
33
0
0
Totaal baten
244
222
0
0
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel
125
0
0
0
Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel
83
0
0
0
Totale baten
208
0
0
0
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel
17
0
0
0
Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel
8
0
0
0
Totale baten
25
0
0
0
Bedrijfsvoering ICT
Uitvoeringskosten ICT
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
4
Tabellen met meerjarenbegroting na deze 1e begrotingswijziging 2021 Tabellen kunnen enige afrondingsverschillen bevatten na 1e wijziging 2021 Begroting 2021
1e wijziging 2021
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Werkplekvergoeding
1.311
0
1.311
1.311
1.311
1.311
Salarissen en inhuur / flexibele schil
9.884
222
10.106
9.964
9.742
9.742
Stelpost cao (2,6%)
256
0
256
256
256
256
Ambtsjubilea en forensenvergoeding
100
0
100
100
100
100
Algemene kosten (Verzekeringen, lease, etc.)
124
0
124
124
124
124
Ondersteuning gemeente Capelle
494
0
494
487
487
487
Opleidingen
138
0
138
138
138
138
Overige (personeelskosten)
116
0
116
116
116
116
Accountantskosten
40
22
62
40
40
40
12.464
Bedrijfsvoering SoZa
244
12.708
12.536
12.315
12.315
150
0
150
150
0
0
0
0
0
0
150
150
Bijdrage gemeente Capelle
8.620
172
8.792
8.671
8.515
8.515
Bijdrage gemeente Krimpen
1.847
36
1.883
1.858
1.825
1.825
Bijdrage gemeente Zuidplas
1.847
36
1.883
1.858
1.825
1.825
Overige baten
0
0
0
0
0
0
Totale baten
12.464
244
12.708
12.536
12.315
12.315
0
0
0
0
0
Begroting 2023
Begroting 2024
Totaal lasten
Baten ESF Taakstelling opvangen ESF baat
0
Totaal saldo van baten en lasten
na 1e wijziging 2021
Bedrijfsvoering ICT
Begroting 2021
1e wijziging 2021
332
Werkplekvergoeding
Begroting 2021
Begroting 2022
0
332
332
332
332
Salarissen en inhuur / flexibele schil
2.572
202
2.774
2.572
2.572
2.572
Salarissen en inhuur / flexibele schil
41
0
41
41
41
41
Stelpost cao (2,6%)
64
0
64
64
64
64
Ambtsjubilea en forensenvergoeding
20
0
20
20
20
20
Algemene kosten (Verzekeringen, lease, etc)
12
0
12
12
12
12
Ondersteuning gemeente Capelle
129
0
129
129
129
129
Opleidingen
39
0
39
39
39
39
Overige (personeelskosten)
40
0
40
40
40
40
Accountantskosten
10
6
16
10
10
10
Totaal lasten
3.257
208
3.465
3.257
3.257
3.257
Bijdrage gemeente Capelle
1.954
125
2.079
1.954
1.954
1.954
Bijdrage gemeente Krimpen
1.303
83
1.386
1.303
1.303
1.303
Totale baten
3.257
208
3.465
3.257
3.257
3.257
0
0
0
0
0
0
Totaal saldo van baten en lasten
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
5
na 1e wijziging 2021 Begroting 2021
1e wijziging 2021
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
3.516
95
3.611
3.367
3.367
3.367
Onderhoud door IBKW en Krimpenwijzer
81
0
81
81
81
81
Onderhoud door toerekening loonkosten
74
0
74
37
0
0
1.149
-70
1.079
1.182
1.199
1.109
Kapitaallasten door IBKW (zie baten)
22
0
22
22
22
22
Kapitaallasten door toerekening loonkosten
108
0
108
145
182
182
2
0
2
2
2
2
Totaal lasten
4.952
25
4.977
4.836
4.853
4.763
Bijdrage gem. Capelle (inwonersbijdrage)
2.936
17
2.953
2.856
2.868
2.806
81
0
81
81
81
81
1.319
8
1.327
1.283
1.288
1.260
Aanvullende bijdrage gem. Krimpen
10
0
10
10
10
10
Bijdrage gem. Zuidplas
114
0
114
114
114
114
Bijdrage derden
310
0
310
310
310
310
Uitvoeringskosten ICT
Onderhoud
Kapitaallasten
Rente langlopende lening
Aanvullende bijdrage gem. Capelle Bijdrage gem. Krimpen (inwonersbijdrage)
Toerekening loonkosten aan investeringen Totale baten Totaal saldo van baten en lasten
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
182
0
182
182
182
182
4.952
25
4.977
4.836
4.853
4.763
0
0
0
0
0
0
6
Onderstaande tabel geeft de meerjarenbegroting 2021-2024 weer. Tabellen kunnen enige afrondingsverschillen bevatten Begroting 2021
1e wijziging 2021
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Lasten bedrijfsvoering Sociale Zaken
12.464
244
12.708
12.536
12.388
12.388
Lasten bedrijfsvoering ICT
3.257
208
3.465
3.257
3.257
3.257
Uitvoeringskosten ICT
4.952
25
4.952
4.836
4.853
4.763
Totaal lasten
20.673
477
21.150
20.629
20.498
20.408
Aandeel gemeente Capelle aan den IJssel
13.591
314
13.905
13.562
13.470
13.408
Aandeel gemeente Krimpen aan den IJssel
4.479
127
4.606
4.454
4.437
4.409
Aandeel gemeente Zuidplas
1.961
36
1.997
1.972
1.950
1.950
150
0
150
150
0
0
0
Meerjarenbegroting
Baten ESF Taakstelling niet opnemen ESF baat
0
0
0
150
150
Bijdrage derden
310
0
310
310
310
310
Toerekening loonkosten aan investeringen
182
0
182
182
182
182
20.673
477
21.150
20.629
20.498
20.408
0
0
0
0
0
0
Begroting 2021
1e wijziging 2021
Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
12.712
210
12.922
12.628
12.588
12.526
879
104
983
934
882
882
Middelen implementatie participatiewet
0
0
0
0
0
0
Aandeel gemeente Capelle a/d IJssel
13.591
314
13.905
13.562
13.470
13.408
Bijdrage gemeente Krimpen aan den IJssel
4.353
105
4.458
4.317
4.311
4.283
126
22
148
137
126
126
Middelen implementatie participatiewet
0
0
0
0
0
0
Aandeel gemeente Krimpen a/d IJssel
4.479
127
4.606
4.454
4.437
4.409
Bijdrage gemeente Zuidplas
1.950
14
1.964
1.950
1.939
1.939
Bijdrage uit participatiebudget
11
22
33
22
11
11
Middelen implementatie participatiewet
0
0
0
0
0
0
Aandeel gemeente Zuidplas
1.961
36
1.997
1.972
1.950
1.950
Totaal aandeel gemeenten
20.031
477
20.508
19.988
19.857
19.767
Totale baten Totaal saldo van baten en lasten
Aandeel gemeenten meerjarenbegroting
Bijdrage gemeente Capelle aan den IJssel Bijdrage uit participatiebudget
Bijdrage uit participatiebudget
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
7
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de bedrijfsvoeringorganisatie IJsselgemeenten op 12 april 2021.
de secretaris,
de voorzitter,
F. van der Meij
H.D. Westerdijk
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
8
BIJLAGE 1
MEMO Betreft: Van: Datum:
Onderbouwing tijdelijke uitbreiding 2 FTE tbv functioneel beheer Jos Hek 15 maart 2021
Inleiding De afdeling ICT van de GR IJsselgemeenten heeft het functioneel beheer van de belangrijkste ICT systemen van de gemeenten Krimpen aan den IJssel, Capelle aan den IJssel en de afdeling Sociale zaken van de GR IJsselgemeenten. Functioneel beheer is het proces voor het beheer van de werking, versiebeheer en onderhoud van een softwareoplossing gedurende de hele levenscyclus. Het gaat hierbij om het garanderen van een correcte, op de organisatie afgestemde, werking tijdens het gebruik. Hierbij hoort ook het opleiden en begeleiden van gebruikers, het onderzoeken en laten implementeren van nieuwe versies en het verhelpen van storingen. Een onjuiste werking van een systeem kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsprocessen in het algemeen en informatieveiligheid en privacy in het bijzonder. Capaciteit functioneel beheer Vanaf de start van de GR is de capaciteit van functioneel beheer niet ruim bemeten. De gedachte was dat door samenwerking van beide gemeenten op termijn capaciteit vrij zou komen waarna de belasting van de functioneel beheerders naar een normaal aanvaardbaar niveau zou gaan. Hoewel deze aanname juist bleek is er daarnaast extra werk ontstaan doordat de omvang van de functionaliteit die door een willekeurig systeem wordt afgedekt is toegenomen en daarmee is de door efficiency gerealiseerde besparing weer op een andere plaats ingezet.
Omvangrijke voorbeelden hiervan zijn de introductie van Suite voor Sociale regie in het sociaal domein. De introductie van een factuur afhandeling systeem (Pro Actis) in het financiële domein en de overdracht van het Gouw-BAG beheer naar ICT. Huidige situatie Als gevolg van de Covid-19 pandemie zijn er drie zaken die spelen. Op de eerste plaats is de taak van de functioneel beheerder, net als voor veel anderen, zwaarder geworden. Een groot deel van de werkzaamheden bestaat uit coördinatie en overleg en het mag duidelijk zijn dat dit met het noodgedwongen thuiswerken tot een zwaardere belasting heeft geleidt. Op de tweede plaats zijn projecten als gevolg van Corona uitgelopen (bijvoorbeeld het Financials project) waardoor er langer een dubbel beslag op de functioneel beheerder wordt gelegd (inwerken in/meewerken met het nieuwe en blijven ondersteunen van het oude). Op de derde plaats zijn er mede door deze situatie een aantal medewerkers op basis van hun fysieke en mentale gezondheid in meer of mindere mate verminderd inzetbaar. Dit alles leidt er toe dat op dit moment de grens bereikt is, sterker nog dat we er al voorbij zijn. Op dit moment hebben we een functioneel beheerder langdurig volledig ziek, een medewerker die voor 50% langdurig ziek is en een medewerker die 60% langdurig ziek is. Daarnaast geven drie medewerkers aan dat ze zich op dit moment te zwaar belast zijn.
Enkele medewerkers omdat ze aan het revalideren zijn nadat ze Covid hebben gehad, anderen omdat er teveel werk bij hen is komen te liggen en ze voor langere tijd hebben thuisgewerkt met schoolgaande kinderen om zich heen. Met alle betrokkenen is veel afstemming en wordt gekeken hoe we de belasting kunnen terugbrengen. De bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk zijn betrokken bij deze situaties. Wat is er aan Extra inzet nodig Willen we op een kwalitatieve manier de ondersteuning weer gaan bieden zoals we gewend zijn en waren en tevens de werkdruk voor de functionele beheerders weer naar een aanvaardbaar niveau brengen dan is het op korte termijn nodig om gedurende een langere periode (gedacht wordt aan een periode van een jaar) twee FTE aan extra capaciteit in te kunnen zetten. Deze capaciteit is nodig om de al opgelopen achterstanden in te lopen en een goede basis te leggen om weer verder te kunnen met de bestaande capaciteit. Naar verwachting zijn na een jaar de medewerkers die op dit moment verminderd inzetbaar zijn dan ook weer volledig in te zetten waardoor we weer over kunnen gaan tot de normale orde van de dag zonder dat we mensen overbelasten.
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
9
Financiële onderbouwing De functie van senior functioneel beheerder is gewaardeerd op schaal 9. Om de inwerktijd zo kort mogelijk te laten zijn, zoeken we een ervaren beheerder van dit niveau. Dat zou een tijdelijk uitbreiding voor deze functies betekenen van 2* 74.200 euro, t.w. 148.400 euro.
1e Begrotingswijziging 2021 GR IJsselgemeenten
10