09.11 - Beantwoording vragen Groen Links 20012021

Vragen en antwoorden Vragen Fractie Groen Links Technische vragen n.a.v. “Grip op inkoop” 1. Hoe is in de gemeente Capelle aan den IJssel het contractmanagement ingericht? Contractmanagement is al jaren een onderwerp dat speelt in gemeenteland en steeds verder in ontwikkeling is gekomen, zo ook in Capelle aan den IJssel. Contractmanagement is niet centraal belegd. Elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor zijn contractbeheer. In 2016 is met de oriëntatie op een nieuw financieel pakket ook gekeken naar de gewenste processtroom in de factuurafhandeling. Op basis van een procesontwerp van bestellen tot betalen is in 2017 de keuze gevallen op Esize om dit proces te ondersteunen. Proactis (voorheen Esize) heeft als aanvulling op bestellen ook een contractenmodule. In 2018 zijn we live gegaan met factuurafhandeling in Esize. Daarna is gestart met een plan om ook bestellen en contracten in te voeren. In 2019 is de gemeente gestart met de implementatie van een centrale contractregistratie. Dit als uitwerking van een aanbeveling van onze accountant Deloitte. Deze centrale registratie verbetert de managementinformatie over budgetuitputting door inzicht in reeds aangegane verplichtingen. Daarnaast geeft het inzicht over de momenten waarop de gemeente contracten opnieuw (Europees) moet aanbesteden.

Er is in eerste instantie een pilot geweest bij de afdelingen Facilitaire diensten en ICT van IJsselgemeenten. Daarbij zijn een aantal verbeterpunten geconstateerd die bij de laatste release in relatie tot contracten grotendeels zijn opgelost. Daarmee is nu de tijd om te komen tot verdere implementatie. Naar aanleiding van gewenste proces en de relatie naar het financieel pakket heeft ook de accountant aangegeven het belang te zien van de registratie op 1 plek, 1 tool en 1 pakket. Deloitte heeft vastgesteld dat de gemeente de juiste lijn heeft ingezet door in 2019 en 2020 de verplichtingenregistratie op een aantal afdelingen in te voeren. Daarmee is gedeeltelijk de bevinding van Deloitte opgevolgd. In 2020 is op de doorontwikkeling vertraging ontstaan door de implementatie van het nieuwe financieel pakket. In 2021 wordt de contractregistratie verder vorm gegeven. De controle op de processen rondom contractregistratie wordt niet alleen gedaan door het verantwoordelijke afdelingsmanagement: vanuit de unit Juridische zaken en Inkoop en de afdeling Financiën wordt ondersteund en geadviseerd; daar bovenop kijkt de accountant mee.

1.1 Hoe zijn de organisatorische uitgangspunten ingericht zoals genoemd in hoofdstuk 6 van de brochure “VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid?” De afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van het inkoopbeleid binnen hun afdeling. De unit Juridische zaken en Inkoop adviseert over en ondersteunt de afdelingen bij het inkoopproces bij Europese en nationale aanbestedingen en waar nodig bij onderhandse aanbestedingen (uit: Inkoopbeleid 2018). De projectleider van de betreffende afdeling en de inkoopadviseur zijn altijd onderdeel van de projectgroep die per aanbesteding wordt gevormd. Begin 2019 heeft het college het vigerende Inkoopbeleid (2018) en Aanbestedingsprotocol (2018) vastgesteld. Het Inkoopbeleid beschrijft de bestuurlijke uitgangspunten en ambities die de gemeente op het gebied van inkopen en aanbesteden nastreeft. Het Aanbestedingsprotocol is een interne

handleiding voor de uitvoering van aanbestedingen voor en door de gemeente op tactisch niveau. De fasen van een inkoopproces zoals genoemd in hoofdstuk 6 van de brochure “VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid” staan hierin beschreven; 1) voorbereiding, 2) specificeren, 3) selecteren, 4) contacteren, 5) bestellen, bewaken en nazorg en 6) evalueren. 2. Sinds wanneer is er een organisatie-onderdeel van de gemeente dat toetst of de beschrijving van een voorgenomen inkoop of aanbesteding eenduidig en volledig de kwaliteitseisen waarborgt die het vastgestelde beleid stelt? Er is geen apart organisatieonderdeel dat toetst of de beschrijving van een voorgenomen inkoop of aanbesteding eenduidig en volledig de kwaliteitseisen waarborgt die het vastgesteld beleid stelt. In 2002 heeft het college voor de eerste keer de Nota inkoopbeleid vastgesteld; in 2004 voor de eerste keer een Aanbestedingsprotocol en is de taakgroep Inkoop van start gegaan. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de toets of de voorgenomen inkoop of aanbesteding eenduidig en volledig de kwaliteitseisen waarborgt die het vastgestelde beleid stelt. De unit Juridische zaken en Inkoop ondersteunt de afdelingen in het inkoopproces bij Europese- en nationale aanbestedingen en waar nodig bij onderhandse aanbestedingen.

Er wordt door de inkoopadviseurs geadviseerd, meegelezen en gevraagd en ongevraagd advies gegeven. 3 Toetst dit organisatie-onderdeel vooraf of deze beschrijving volledig onderdeel uitmaakt van een offerte-aanvraag/uitbesteding? Er is geen apart organisatieonderdeel die dit toetst. Zie ook het antwoord bij vraag 2. De afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van het inkoopbeleid binnen hun afdeling, waaronder de toets of de uitvraag voldoet aan het gestelde beleidsdoel. Deze toetst vindt ook plaats. De unit Juridische zaken en Inkoop adviseert over en ondersteunt de afdelingen bij het inkoopproces bij Europese en nationale aanbestedingen en waar nodig bij onderhandse aanbestedingen 3.1 Staat daarin vermeld welke informatie moet worden verstrekt ter monitoring van de uitvoering van de opdracht? In het aanbestedingsdocument en de bijbehorende bijlagen waaronder de overeenkomst, staat welke informatie moet worden verstrekt ter monitoring van de uitvoering van de opdracht. De instrumenten die worden ingezet om de opdracht te monitoren worden per opdracht bepaald. Deze zijn afhankelijk van het type opdracht. Hierbij valt te denken aan structureel overleg, managementrapportages en (klant)tevredenheidsonderzoeken.

De wijze van monitoren wordt bepaald door de vakafdeling cq de projectleider van de aanbesteding en maakt onderdeel uit van het programma van eisen van het aanbestedingsdocument. De unit Juridische zaken en inkoop kan hierover adviseren. 3.2 Staat daarin vermeld welke sancties kunnen worden opgelegd bij het niet nakomen van één of meer afspraken? In het aanbestedingsdocument en de bijbehorende bijlagen, waaronder de (raam)overeenkomst met de bijbehorende inkoopvoorwaarden, staat welke sancties kunnen worden opgelegd bij het niet nakomen van één of meer afspraken. Daarnaast zijn er ook wettelijke mogelijkheden. Welke sancties worden opgenomen bij de betreffende opdracht wordt per opdracht bepaald. De sancties worden vastgesteld naar aanleiding van de risico’s die worden voorzien bij de uitvoering van de opdracht en moeten ook in verhouding met de omvang van de opdracht en deze risico’s staan (Gids proportionaliteit). De standaard concept overeenkomst biedt ruimte om bijvoorbeeld een boeteclausule op te nemen. De op te nemen sancties worden door de vakafdeling cq. de projectleider van de aanbesteding bepaald waarbij advies ingewonnen kan worden bij de unit Juridische zaken en Inkoop.

4 Toetst dit organisatie-onderdeel vooraf of deze beschrijving volledig onderdeel uitmaakt van het contract/de afspraak met de partij waaraan de opdracht wordt gegund? Bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten worden de sancties en de wijze van monitoring van de afspraken vastgelegd in het programma van eisen en/of de overeenkomst. Deze toets vindt plaats door de vakafdeling. 4.1 Staat daarin vermeld welke informatie moet worden verstrekt ter monitoring van de uitvoering van de opdracht? In het programma van eisen, onderdeel van het aanbestedingsdocument, wordt beschreven welke informatie moet worden verstrekt ter monitoring van de uitvoering van de opdracht, zoals door middel van managementrapportages. 4.2 Staat daarin vermeld welke sancties kunnen worden opgelegd bij het niet nakomen van één of meer afspraken? Ja; zie het antwoord op vraag 3.2 5 Hoe bewaakt dit organisatie-onderdeel dan wel de gemeente het nakomen van de gemaakte afspraken? De vakafdeling is verantwoordelijk voor het bewaken van de gemaakte afspraken en kan dit naar eigen inzicht organiseren, waarbij de afspraken die zijn vastgelegd in het aanbestedingsdocument leidend zijn. Per contract worden afspraken gemaakt over het monitoren van het nakomen van afspraken. Voorbeelden hiervan zijn: structureel overleg en managementrapportages, (klant)tevredenheidsonderzoeken.

Zij voeren het contractbeheer uit en kunnen als daar problemen voordoen bij de unit Juridische Zaken en Inkoop altijd advies inwinnen om vervolgstappen te bespreken. 6 Hoe is de te volgen procedure in de gemeente beschreven bij het constateren van een niet nagekomen afspraak? In het aanbestedingsdocument en/of overeenkomst staat beschreven welke sancties wanneer opgelegd kunnen worden als een afspraak niet wordt nagekomen. Per geval wordt bekeken of er direct een sanctie wordt ingezet of dat eerst met de opdrachtnemer in gesprek wordt gegaan om dit te bespreken en gezamenlijk tot een oplossing te komen. Dit is afhankelijk van de omstandigheden en de ernst van het gebrek en de (gewenste) continuïteit van de dienstverlening. Als sancties niet tot verbetering leiden en een partij in gebreken blijft, is er een mogelijkheid tot het ontbinden van het contact. Indien nodig wordt extern advies ingewonnen bij onze huisadvocaat.

7 Door wie en hoe wordt de oplevering van een opdracht getoetst? Afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor de inkoop van producten, diensten en werken binnen hun afdeling en de toetsing op de kwaliteit van hetgeen is geleverd. In de praktijk is dat meestal de medewerker die zich heeft bezig gehouden met de betreffende inkoop. De wijze waarop een oplevering plaatsvindt is bijvoorbeeld bij de levering van bureaustoelen voor het gemeentehuis anders dan de oplevering van een schoolgebouw. Waar nodig wordt hiervoor externe expertise voor ingehuurd (zoals bij Aquapelle).Een eenduidige werkwijze cq. toets is daarom niet aan de orde. 8 Wie beoordeelt en besluit het al dan niet opleggen van eventuele sancties, zoals verwoord onder punt 4.2? Het beoordelen of een sanctie moet worden opgelegd, gebeurt door de betreffende vakafdeling, evenals het opleggen van de sanctie. Hierover kan advies ingewonnen worden bij de unit Juridische zaken en Inkoop. Indien nodig wordt extern advies ingewonnen bij onze huisadvocaat.

9 Wie verzorgt de evaluatie van de opdracht en hoe werkt dit door naar bijstelling van het beleid inzake contractmanagement? Vanuit de integrale verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden voor de inkoop van producten, diensten en werken wordt vanuit de vakafdeling de evaluatie verzorgd van het aanbestedingstraject en de daaruit voortgekomen opdracht. Er is geen beleid ten aanzien van contractmanagement en daarom ook geen sprake van bijstelling van dit beleid.