09.04 - Beantwoording vragen SGP 22012021

Vragen SGP tav rapport Rekenkamer ‘Grip op inkoop’ 1. Vraag In welke aanbestedingen door de gemeente in de periode 2015 t/m 2020 (graag totaaloverzicht) was er sprake van: a. een niet-openbare aanbesteding? b. selectie op basis van loting of beoogd te selecteren op basis van loting? c. gunning op basis van EMVI (laagste prijs-principe)? Antwoord a. een niet-openbare aanbesteding Een overzicht van niet-openbare aanbestedingen in de periode 2015 tot 2020 is er niet. Er wordt gerapporteerd of een aanbesteding enkelvoudig, meervoudig, nationaal of Europees wordt aanbesteed; er wordt niet gerapporteerd of een aanbesteding via de niet-openbare procedure verloopt. b. selectie op basis van loting of beoogd te selecteren op basis van loting: • Verbouwing begane grond gemeentehuis • Zwembad sporthal Aquapelle c. gunnen op basis van EMVI (laagste prijs-principe) • 2015: tot 2017 werd hierover niet gerapporteerd • 2016: • 2017: 24 (van 38) • 2018: 28 (van 46) • 2019: 21 (van 23) • 2020: 20 (van 39) Bovenstaande aanbestedingen zijn bijna allemaal aanbestedingen ‘werk’ vanuit de afdeling Stadsbeheer. De aantallen genoemd tussen haakjes betreffen de aanbestedingstrajecten die door de unit Juridische zaken en Inkoop of door de inkoper van de afdeling Stadsbeheer zijn begeleid

2. Vraag Heeft het college de referenties nagetrokken van de potentiële opdrachtnemers bij de nietopenbare aanbesteding rondom het zwembad/sportaccommodatie en bij de verbouwing van het gemeentehuis? Zo ja, op welke manier en wanneer precies? Antwoord Ja dit hebben we bij beide aanbestedingen gedaan, voorafgaande aan de gunning. Bij beide aanbestedingen hebben we bij opdrachtgevers van de betreffende aannemers referenties opgevraagd van vergelijkbare projecten en deze ook ontvangen, met een verklaring. We hebben er ook op nagebeld.

3. Vraag Is er inmiddels een evaluatie van de verbouwing van het gemeentehuis voorgenomen en zo ja, wanneer is de behandeling daarvan in de raad voorzien?

Antwoord Dit hebben wij ons vooralsnog niet voorgenomen, maar indien u behandeling van een evaluatie van de (aanbesteding) verbouwing gemeentehuis wenst, zullen wij deze evaluatie alsnog doen en ter bespreking aanbieden aan de gemeenteraad; wel vertrouwelijk zolang de gerechtelijke procedure met de oorspronkelijke aannemer van de verbouwing gemeentehuis nog loopt. Overigens nemen wij ook zonder (officiële/schriftelijke) evaluatie het geleerde in een aanbestedingstraject mee. 4. Vraag Graag ontvangen wij een overzicht wanneer bekend was/werd dat de bouwkosten van het zwembad/sportaccommodatie hoger gingen uitvallen/verwacht werden dan het beschikbaar gestelde krediet, respectievelijk bij de ambtenaren, de wethouder, het college en de raad? Antwoord Zie bijgevoegde Tijdslijn besluitvorming Aquapelle. (bijlage 1)

5. Vraag De Rekenkamer constateert dat al voordat het bestek van zwembad/sporthal in de markt werd gezet uit een schaduwbegroting van een externe partij was geconstateerd dat het ontwerp 1.96 mio hoger zou worden dan de 10.5 mio. Wat veroorzaakte in de schaduwbegroting deze stijging? (is dat een gevolg van de landelijke trend van stijging van bouwkosten of worden bij deze begroting ook andere oorzaken genoemd?) Kan deze schaduwbegroting worden gedeeld met de raad? Antwoord De oorspronkelijke € 10,5 mln betreft de ontwerpopdracht zoals we die aan de architect hebben gegeven. De directiebegroting is getoetst door een externe kostendeskundige, de oorzaak van de overschrijding van € 1.96 mln is opgenomen in bijgevoegde memo “Stand van zaken zwembadsporthalcombinatie” van 4-12-2017 (bijlage 2). Naast dat geconstateerd wordt dat er sprake is van een overspannen markt met opkomende prijzen, wordt er een nadere onderbouwing gegeven van de overschrijding op basis van het vergelijk met de opgave van de architect. Hierin worden de duurdere installaties en bijvoorbeeld hogere algemene kosten en winst en risico benoemd. Voetnoot bij “stand van zaken zwembad-sporthalcombinatie”: in deze notitie wordt een hoger taakstellend budget benoemd. Dit heeft te maken met welke posten we uit de begroting toerekenen aan de ontwerpopdracht, onder aan de streep zijn de bedragen gelijk.

Bijgevoegd ontvangt u tevens bedoelde schaduwbegroting (BBC-controle begroting Zwembad Capelle ad IJssel-v1.0). (bijlage 3)

6. Vraag De Rekenkamer geeft aan dat dit aan de stuurgroep (met daarin de verantwoordelijke wethouders) is voorgelegd, met een memo met 4 scenario’s en dat er toen voor is gekozen om niet aan de raad aanvullend budget te vragen, maar gewoon het budget te handhaven, aan te besteden en het resultaat (maar) af te wachten. Kunnen wij als raad inzicht krijgen in de memo met deze 4 scenario’s? Graag ook het verslag van die stuurgroepvergadering toesturen. Antwoord Bijgaand ontvangt u beide gevraagde documenten: 1 2 • •

20171204 Memo Stand van zaken zwembad stuurgroep; (bijlage 2) 120171206 Verslag stuurgroep (sporthal combinatie). (bijlage 4)

7. Vraag Bij de vaststelling van het bestek zwembad/sportaccommodatie (dec 2017) is voorgehouden dat er een mogelijke bezuiniging op de kosten van 700K zou zijn; bij de raadsbehandeling van het aanvullende krediet (juli 2018) is gesteld dat het aannemelijk is dat de aanneemsom met 10% zou afnemen. Totaal is dus een mogelijke of verwachte besparing op de kosten van ongeveer 2 miljoen voorgehouden. Wat is daarvan uiteindelijk gerealiseerd/verzilverd? Graag een overzichtje. Antwoord: Eén van de scenario’s die voorgehouden is, was ‘bezuinigen op het ontwerp’ van naar verwachting 700k. Bij behandeling in de raad is echter gekozen het oorspronkelijke ontwerp te handhaven en aanvullend budget te voteren, hiermee is niet gekozen voor de genoemde bezuinigingen. Tijdens de behandeling in de raad is door de verantwoordelijk wethouder benoemd dat de prijs nog met 10% kan dalen. Hierbij is bedoeld te verwijzen naar de mogelijkheid om het werk te optimaliseren. In de NJN 2020 is V700 vrijgevallen en tevens melding gemaakt dat er nog een restkrediet staat van 245 voor kosten in de nazorgperiode. Onderstaand de tekst zoals opgenomen in de NJN 2020:

‘Herverdeling kredieten sportcomplex Aquapelle - Onvermijdelijk Lasten / Baten: kapitaallasten V 31 eenmalig in 2021 en V 24 structureel vanaf 2022 Kasstroom: V 700 in 2020 Op 1 september 2020 is het nieuwe Capelse sportcomplex Aquapelle geopend door de burgemeester en officieel in gebruik genomen. Het traject van het opstellen van het Programma van Eisen (PvE) tot de uiteindelijke voltooiing van dit complex heeft enkele jaren geduurd waarin meerdere wijzigingen in het ontwerp van het complex hebben plaats gevonden. Na de ontwerpfase is het project aanbesteed. Het geraamde budget was als gevolg van de aantrekkende markt en noodzakelijke aanpassingen in het ontwerp van het complex, onvoldoende. Voor de realisatie van het project heeft uw raad besloten extra budget beschikbaar te stellen. Het werk is hierna gegund aan De Vries en Verburg. Op 5 september 2018 is de overeenkomst getekend 1 2

20171204 Memo Stand van zaken zwembad stuurgroep 20171206 Verslag stuurgroep (sporthal combinatie)

en is gestart met de realisatie van het gebouw. Het project is gerealiseerd binnen de planning, kwaliteit en budget. Het totaal gevoteerde krediet voor dit complex is in de begroting verwerkt als meerdere kredieten: kredieten voor de bouwkundige elementen, de installaties, de inrichting, de zonnepanelen en een aanvullend krediet. Dit is onder meer gedaan vanwege de verschillende afschrijvingstermijnen van de diverse gebouwonderdelen. De begrote kosten per onderdeel in de aanbesteding wijken af van de oorspronkelijk gevoteerde kredieten. Dit is tussentijds niet herijkt in de begroting. Nu de bouw van het complex is afgerond en wij de afrekening hebben opgemaakt, zien we dat het project een positief saldo heeft van V 700 en er nog een restkrediet is van 245 voor kosten in de nazorgperiode. Dit resulteert in een voordeel van V 700. Wij stellen u voor De gevoteerde kredietbedragen volgens onderstaande tabel aan te passen in de begroting, en het voordeel (700) te verwerken in de begroting; De begrote uitgaven voor het sportcomplex in 2020 en 2021 aan te passen; De vrijval op de kapitaallasten als volgt te verwerken in de begroting: eenmalig V 31 in 2021, structureel V 24 vanaf 2022.’

Bijlagen: 1. 2. 3. 4.

Aangepaste tijdslijn besluitvorming Aquapelle; 20171204 Memo Stand van zaken zwembad stuurgroep; BBC-controle begroting Zwembad Capelle ad IJssel-v1.0; 120171206 Verslag stuurgroep (sporthal combinatie).

Capelle aan den IJssel, 22 januari 2021