09.03 - Verschillen tussen Capelse Verordening 2022 en VNG modelverordening behandeling bezwaarschriften

Memo inzake verschillen tussen de (concept) Verordening behandeling bezwaarschriften 2022 Capelle aan den IJssel en het VNG model Verordening behandeling bezwaarschriften (april 2022) In verband met de coronamaatregelen heeft het college op 7 april 2020 besloten de ‘Noodprocedure afhandelen bezwaarschriften gedurende de coronamaatregelen’ (verder: Noodprocedure) vast te stellen. In het kader van deze Noodprocedure is besloten om de categorieën van besluiten die reeds op het gebied van de sociale zekerheid ambtelijk werden afgehandeld, uit te breiden. In de praktijk bleek deze uitbreiding van categorieën van besluiten die ambtelijk werden afgehandeld, goed te werken. Daarnaast zijn naast het fysiek horen alternatieve wijzen van horen ingezet, zoals horen via een videoverbinding en telefonisch horen. Het horen via een videoverbinding was nieuw en bleek in de praktijk goed te werken. Voor advocaten buiten deze regio en voor bezwaarmakers die anderszins niet fysiek gehoord konden worden, bleek dit een praktische oplossing. Gelet op deze positieve ervaringen in de praktijk wordt voorgesteld dit te formaliseren in de (nieuwe) Verordening behandeling bezwaarschriften 2022 Capelle aan den IJssel.

De voorliggende Verordening behandeling bezwaarschriften 2022 Capelle aan den IJssel (verder: Capelse verordening) is grotendeels gebaseerd op de VNG model Verordening behandeling bezwaarschriften van april 2022 (verder: VNG model). De grootste wijziging ten opzichte van het VNG model zit in de uitbreiding van het ambtelijk horen. De verdere verschillen tussen de Capelse verordening en het VNG model zijn in bijgevoegde memo aangegeven. Deze verdere wijzigingen zijn meer van ondergeschikt belang. Verder is de voorgestelde verordening ge-update ten opzichte van de huidige verordening. In april 2022 heeft de VNG een herziene modelverordening behandeling bezwaarschriften uitgebracht. De modelverordening uit 2010 focuste op behandeling van bezwaren door een adviescommissie (artikel 7:13 Awb). Hierdoor was er minder aandacht voor het onderzoek of een geschil ook op andere wijze opgelost zou kunnen worden. De VNG heeft aangegeven met deze nieuwe modelverordening het informeel oplossingsgericht behandelen van bezwaarschriften te willen bevorderen. Ook de keuzemogelijkheid voor ambtelijk horen in plaats van door een adviescommissie is in de model verordening opgenomen. De prettigste en effectiefste wijze van contact met de burger moet volgens de VNG centraal staan bij het behandelen van bezwaarschriften.

De VNG modelverordening is facultatief, in die zin dat het instrument van een verordening alleen gebruikt zal worden voor zover dat in een individuele gemeente wenselijk is én dat het gemeenten vrij staat om een andere invulling te geven dan waarvoor in de modelverordening is gekozen. Verder kan onafhankelijk van de keuzes die specifiek worden aangegeven in de modelverordening, ook op andere punten worden gekozen voor lokaal maatwerk en kunnen bepalingen worden aangepast of toegevoegd. 1. Het grootste verschil in ons voorstel ten opzichte van het VNG model is gelegen in de uitbreiding van het ambtelijk horen in de Capelse verordening. In het VNG model wordt aangegeven dat het bestuursorgaan categorieën van bezwaarschriften (naar onderwerp) kan aanwijzen waarbij het horen ambtelijk plaatsvindt. Zie de artikelen 4 en 5 over het ambtelijk horen en het horen door de commissie in het VNG model. Dit aanwijzen van categorieën bezwaarschriften (naar onderwerp) voor het ambtelijk horen was reeds opgenomen in de Capelse Verordening behandeling bezwaarschriften 2012. Nu wordt voorgesteld de categorieën van besluiten die ambtelijk worden afgehandeld, in de Capelse verordening uit te breiden tot alle besluiten, dus los van het onderwerp, waarbij sprake is van één bezwaarmaker, waarbij geen derde-belanghebbenden betrokken zijn en waarbij het primaire besluit in mandaat is genomen.

Zie de artikelen 2 en 3 over de bevoegdheid van de commissie en de adviseur (in de Capelse verordening). De commissie behandelt bezwaarschriften waarbij sprake is van meerdere bezwaarmakers, of waarbij derde-belanghebbenden betrokkenen zijn, of waarbij het primaire besluit door het bestuursorgaan is genomen, of waarvan de adviseur heeft aangegeven dat een bezwaar om advies wordt voorgelegd aan de commissie. Dat de Capelse verordening wat verder gaat met het ambtelijk horen dan het VNG model, komt omdat tijdens de Noodprocedure positieve ervaringen zijn opgedaan met de uitbreiding van categorieën van besluiten die via ambtelijk horen zijn afgehandeld.

2. In het VNG model wordt aangegeven dat standaard na ontvangst van het bezwaarschrift zo spoedig mogelijk contact met de bezwaarmaker en derde-belanghebbende(n) wordt opgenomen voor een uitleg over de bezwaarprocedure (artikel 2 lid 2) en mede om te onderzoeken of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld (artikel 3 over de informele behandeling). Aangezien ongeveer 80% van de bezwaarschriften wordt ingediend door een advocaat, is dit reden om artikel 2 lid 2 van het VNG model niet over te nemen. Dit laat onverlet dat voor de situaties dat bezwaarmaker zelf bezwaar indient wel vaak direct contact met hem wordt opgenomen. In de Capelse verordening is in artikel 9 (bemiddeling) opgenomen dat de secretaris kan onderzoeken of de zaak via informele weg kan worden opgelost. In de toelichting op dit artikel wordt vermeld dat met deze bepaling tegemoet wordt gekomen aan de landelijke trend en wens om geschillen tussen overheid en burger, waar mogelijk, te dejuridiseren. Hierbij kan gedacht worden aan (pre)mediation of een andere aanpak. Bij de andere aanpak wordt in deze gemeente na ontvangst van het bezwaarschrift via een eerste check door de secretaris van de commissie, de adviseur dan wel door de vakafdeling vaak meteen contact opgenomen met de bezwaarmaker.

Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht, een wijzigingsbesluit worden genomen, etc. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift. In essentie komen artikel 9 van de Capelse verordening en artikel 3 van het VNG model op hetzelfde neer. Alleen is artikel 9 minder dwingend, wat verband houdt met het hoge percentage ingediende bezwaarschriften door advocaten. 3. Artikel 2 lid 1 van het VNG model vermeldt dat het bestuursorgaan het ingediende bezwaarschrift registreert met de datum van ontvangst. Dit lid houdt verband met de al dan niet tijdige indiening van het bezwaarschrift binnen de bezwaartermijn van 6 weken. De ontvangst van alle ingekomen brieven wordt geregistreerd in het postregistratiesysteem. Dat de datum van ontvangst van het ingediende bezwaar wordt geregistreerd, is zo vanzelfsprekend, dat dit niet is overgenomen in de Capelse verordening. 4. De Capelse verordening kent in artikel 11 een apart artikel over het vooronderzoek. In het VNG model wordt dit vermeld onder artikel 11 lid 6. 5. In artikel 11 leden 3 en 4 van het VNG model wordt aangegeven dat betrokkenen onder opgaaf van redenen de voorzitter kunnen verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.

Omdat dit in de gemeente Capelle al de praktijk is en hiervan ook regelmatig gebruik van wordt gemaakt, is er voor gekozen om dit niet in de Capelse verordening op te nemen. Het voegt niets toe. In de ontvangstbevestiging van een bezwaarschrift worden voor commissiezaken al twee potentiële data voor de hoorzitting aangegeven. Hiermee kunnen alle betrokkenen dan rekening houden. Desondanks kunnen er onvoorziene omstandigheden zijn dat men verhinderd is om op de vastgestelde datum voor de commissie te verschijnen. In bijzondere omstandigheden kan aanhouding van het bezwaar worden verleend en het bezwaarschrift worden ingepland op een volgende hoorzitting. Bij het ambtelijk horen wordt de datum van het horen in onderling overleg vastgesteld. 6. Een andere wijziging in de Capelse verordening (artikel 12 lid 2) ten opzichte van het VNG model is dat het horen in principe fysiek plaatsvindt, maar zo nodig ook via beeldbellen of telefonisch kan plaatsvinden. 7. Artikel 14 van de Capelse verordening gaat het over het quorum. Hierin wordt vastgelegd dat een hoorzitting kan doorgaan als in ieder geval 2 van de 3 leden van de commissie aanwezig zijn, onder wie in elk geval de voorzitter of zijn plaatsvervanger. Ook is in dit artikel vastgelegd dat in bijzondere omstandigheden het horen kan plaatsvinden door 1 lid van de commissie. Een dergelijk artikel kent het VNG model niet.

Naar onze mening is dit artikel wel noodzakelijk, bijvoorbeeld voor het horen van jeugdigen voor zie het verschijnen voor een voltallige commissie bezwaarlijk kan zijn. 8. Artikel 17 van het VNG model gaat over het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift moet beslissen. Ook wordt gesproken over verdagingsbesluiten indien niet tijdig advies kan worden uitgebracht. Aangezien het zo vanzelfsprekend is dat een advies aan het bestuursorgaan moet worden uitgebracht, is dit niet overgenomen in de Capelse verordening. Dit geldt ook voor het nemen van een verdagingsbesluit dat standaard wordt verstuurd door het secretariaat

indien de beslistermijn van 12 weken – waarbinnen het bestuursorgaan op het bezwaar moet besluiten – niet wordt gehaald. Dit volgt ook uit de Algemene wet bestuursrecht.

Unit Juridische Zaken / Anita Fritz / 9 mei 2022