08.07 - bijlage 1 bij brief en advies auditcommissie - verslag Auditcommissie 07062021

Uitgebreid verslag vergadering Auditcommissie maandag 7 juni 2021

Pagina:

1

Verslag van de digitale vergadering van de Auditcommissie, gehouden op maandag 7 juni 2021, aanvang 20.00 uur Aanwezig zijn : voorzitter:

mevrouw H.A. Groenendijk-de Vries;

leden Auditcommissie:

de heer G. Spruit, raadslid Leefbaar Capelle; de heer M. Landzaad, raadslid VVD;

secretaris:

dhr. T. Schoenmakers;

ambtelijke ondersteuning:

de heer A. van Dijk, unithoofd Beleid en Advies; de heer A. Ruijmgaart concerncontroller;

Deloitte (t/m agendapunt 5):

Mevrouw A. de Winter; de heer J. van Koert;

Portefeuillehouder:

de heer N. van Veen, wethouder;

1. Opening door de voorzitter/vaststelling agenda De VOORZITTER opent de online bijeenkomst om 20.00 uur. Ze betreurt de afmeldingen van 2 leden van de commissie. Vervolgens stelt ze voor om agendapunt 4 “Accountantsverslag bij jaarrekening” als eerste de behandelen. De vergadering stemt hiermee in. 4. Accountantsverslag Deloitte bij jaarrekening. Vanuit Deloitte wordt een presentatie gegeven . De sheets van de presentatie zijn bij dit verslag bijgevoegd. Proces. De heer VAN KOERT meldt dat men voornemens is een goedkeurende verklaring af te geven voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De reden dat deze goedkeuring er nu nog niet ligt, is enerzijds dat de controle van de jeugdzorg nog niet kon worden afgewikkeld doordat de controleverklaring van CJG Capelle nog ontbreekt. Daarnaast moet ook de verklaring van GR IJsselgemeenten nog worden ontvangen omdat er nog een review moet nog worden verricht bij de accountant van het regionaal bureau Zelfstandigen, welke de TOZO voor de GR IJsselgemeenten uitvoert. Deze 2 punten liggen buiten de invloedsfeer van de gemeente. De heer VAN KOERT meldt verder dat het controleproces in Capelle voorspoedig is verlopen. Ook zijn er geen ongecorrigeerde fouten en/of onzekerheden. Vandaar ook dat de verwachting gerechtvaardigd is dat Capelle een goedkeurende verklaring gaat krijgen. Financiële beeld.

Er is sprake van een voordelig jaarrekeningresultaat van bijna 88 miljoen. De belangrijkste oorzaak van dit resultaat is de verkoop van aandelen Eneco. Deze verkoop heeft een voordeel opgeleverd van 77,6 miljoen. Dit voordeel is echter wel incidenteel. Een andere belangrijke incidentele component van het jaarresultaat was de totale omvang van TOZO (tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers). Met deze regeling was in 2020 ongeveer 10 miljoen gemoeid. De regeling is nagenoeg budgettair verwerkt in het jaarresultaat. Begrotingsrechtmatigheid. Het onderzoek naar begrotingsrechtmatigheid houdt in dat de toets moet worden gedaan of de gerealiseerde lasten niet hoger zijn dan de begrote lasten. De heer VAN KOERT geeft aan dat er kostenoverschrijdingen zijn geconstateerd. Deze passen echter binnen de kaders zoals door de commissie BBV voor begrotingsrechtmatigheid zijn vastgesteld. Europese Aanbestedingen. Door de heer VAN KOERT wordt gemeld dat er geen afwijkingen zijn geconstateerd van de Europese aanbestedingsregels.

Uitgebreid verslag vergadering Auditcommissie maandag 7 juni 2021

Pagina:

2

Grondexploitaties. In algemene zijn geeft de heer VAN KOERT aan dat de waardering van de grondexploitaties op een goede manier in de jaarstukken is verwerkt. Zo is in de jaarrekening een bedrag van ong. 22 miljoen aan nog te realiseren baten en van 12 miljoen aan te realiseren lasten opgenomen. Verder is voor een bedrag van bijna 5 miljoen aan te verwachten verliezen opgenomen als voorziening. Ook is voor 2 miljoen aan tussentijdse winstneming gedaan. De vermogenspositie. Aangegeven wordt dat het eigen vermogen de laatste 5 jaar stabiel is (ruim 80 miljoen). In 2020 neemt het fors toe (door het fors positieve resultaat zoals genoemd hierboven). Wel is er voor de komende maanden een forse investeringsagenda samengesteld waarmee flinke bedragen zijn genoemd. Ook is sprake van onzekerheden. Gedacht moet o.a. worden aan de meerjarige financiële effecten van COVID, sociaal domein en de algemene uitkering (verdeling van rijksmiddelen die nog niet vaststaan en momenteel nog plaatsvinden) Het is dus van belang om ondanks de goede uitgangspositie e.e.a. goed te blijven monitoren de komende jaren. Weerstandsvermogen. De heer VAN KOERT geeft aan dat het weerstandsvermogen goed is. (het vermogen om risico’s af te dekken). De weerstandsratio was in 2020 5,7. Dit betekent dat tegenover elke euro aan door de gemeente onderkend risico 5,7 euro aan (weerstands)vermogen beschikbaar is.

In de beoordeling van de ratio moet er wel rekening mee worden gehouden dat de impact van sommige risico’s (m.n. COVID, sociaal domein) nog onvoldoende bekend zijn. Betrouwbaarheid en voorspelbaarheid investeringskredieten kan beter. Investeringskredieten IBOR (Beheer Openbare Ruimte) : Er lijkt structureel sprake te zijn onderschrijding van de IBOR kredieten doordat de planningen niet worden gerealiseerd. Belangrijkste oorzaken hiervan zijn een aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt en de langere doorlooptijd van projecten door burgerparticipatie. (Deze problematiek met betrekking tot beheersing en planning van kredieten is ook in vele andere gemeenten een probleem) De HEER VAN KOERT geeft aan dat de financiële voortgang van projecten en de informatie die daarbij wordt gegeven kan worden verbeterd. De concerncontroller geeft aan dat hij zeer tevreden is dat het gelukt is volgens de standaarden van Deloitte een kwalitatief hoogwaardig dossier aan het begin van de controle aan te kunnen leveren. Hij geeft aan dat de aanbevelingen en conclusies van Deloitte (o.a. ten aanzien van de informatievoorziening en de voortgang van projecten) goed en zinvol zijn. De organisatie gaat ermee aan de slag. Vragen vanuit de commissie over het accountantsverslag.

Vanuit de auditcommissie wordt met betrekking tot de grondexploitaties om een nadere toelichting gevraagd over het feit dat enerzijds sprake is van 4,8 miljoen te verwachten verliezen en anderzijds een tussentijdse winstneming van 2 miljoen. De concerncontroller licht toe dat het inderdaad zo kan zin dat gelijktijdig voor een aantal projecten verliezen worden verwacht, die dus in een voorziening moeten worden opgenomen, terwijl op andere projecten winsten worden verwacht. In de Capellebouwtaandestad monitor voorjaar 2021 en de geheime bijlage daarbij worden per project de verwachte resultaten inzichtelijk gemaakt. Vanuit de auditcommissie wordt gevraagd wat de reden is dat tussentijds winst moet worden genomen? De heer VAN KOERT geeft aan dat deze tussentijdse winstnemingen een beter beeld geven van de ontwikkeling en de voortgang van de verschillende grondexploitaties. (dat is een verbetering ten opzichte van de situatie als dit pas bij het afsluiten van het project in beeld zou komen).

Uitgebreid verslag vergadering Auditcommissie maandag 7 juni 2021

Pagina:

3

Vanuit de auditcommissie wordt aangegeven dat er blijkbaar een verschil van inzicht is met de belastinginspecteur inzake de vennootschapsbelasting. Dit kost de gemeente dit jaar 900.000 euro. Vraag is of dit een kostenpost is die eenmalig terug gaat komen, of is het een meerjarige kostenpost ? De concerncontroller geeft aan dat het zowel een eenmalig iets is (hoge afrekening over een aantal voorafgaande jaren) als in de komende jaren aan de orde is (voor een structureel lager bedrag) Toegelicht wordt dat de gemeente op het standpunt stond dat over reclameopbrengsten geen VPB hoefde te worden betaald. De inspecteur kijkt hier echter anders tegenaan. Dit speelt ook de komende jaren, echter voor geringere bedragen. Het onderwerp zal ook in de voorjaarsnota terugkomen. Verder zal worden nagegaan of met de belastingdienst de discussie over dit onderwerp nog zal worden opgezocht.

(Verwachting is dat niet het geval is) Vanuit de auditcommissie wordt naar aanleiding van het advies van de accountant over de informatievoorziening met betrekking tot kredieten gevraagd, wanneer de accountant vindt dat deze informatievoorziening is verbeterd ? (Moet het periodieke informatievoorziening worden of mag het ad hoc ?) Mevrouw DE WINTER geeft aan dat het goed zou zijn om de informatievoorziening meer te focussen op de totale analyse van de projecten (financiële voortgang in relatie tot benodigde en aangevraagde kredieten). Of dat periodiek of ad hoc moet worden gedaan kan worden vastgelegd in spelegels. De concerncontroller vult aan bereid te zijn om goed invulling aan dit advies te geven. Er is ook een best practice aan Deloitte gevraagd. Hij geeft verder aan dat gewerkt wordt aan een voorstel om in elk P&C document een goede voortgang van de verschillende projecten op een inzichtelijke manier aan de raad te presenteren. Vanuit de commissie wordt gevraagd of er risico’s zijn verbonden aan een te ambitieuze IBOR-investeringsplanning ? Mevrouw DE WINTER geeft aan dat, het grote risico van een te ambitieuze planning is dat de kosten van projecten toenemen als gevolg van de jaarlijkse indexatie (kostenstijging) als planningen niet gehaald worden.

Dat is de reden dat meer gekeken zou moeten worden naar de beheersing van de totale kosten van een project en niet alleen naar de jaarschijven. Daarnaast speelt het aspect dat als niet tijdig wordt toegekomen aan de uitvoering van onderhoud aan een voorgenomen IBOR project dit ook andere (onderhoud en slijtage)problemen met zich mee kan brengen. Denk aan het risico van het niet tijdig vervanging van het rioolstelsel. Op een vraag vanuit de auditcommissie meldt mevrouw DE WINTER nog dat op basis van actuele informatie ook de controle CJG in de week van 21 juni kan worden afgerond. Verder licht de heer VAN KOERT OP een vraag over het begrip “onderhanden werk” in relatie tot de Meeuwensingel kort toe dat er projecten zijn waar de gemeente zelf is betrokken bij het transformatieproces van een project als het gaat om bouw -en woonrijp maken van grond, maar dat er ook projecten zijn waar de gemeente een faciliterende positie inneemt waar veel bij de ontwikkelaar is ondergebracht. Dit geldt voor de Meeuwensingel.

Resume van 3 belangrijke aandachtspunten n.a.v. de accountantscontrole. 1. Aandacht voor de forse investeringsagenda en de wijze waarop de informatievoorziening met betrekking tot voortgang en planning hierover anders zou kunnen worden ingericht 2. Blijvend aandacht houden voor het belang van begrotingsevenwicht ondanks het forse overschot in 2020 3. De rechtmatigheidsverantwoording welke vanaf volgend jaar door het college dient te worden uitgevoerd. Hoewel het huidige beeld is dat dit in Capelle goed is opgepakt, blijft het, zeker het eerste jaar, spannend om te volgen. (Mogelijk wordt deze wel een jaar uitgesteld). Vanuit de commissie wordt ook nog aandacht gevraagd voor het up to date houden van de fraude risicoanalyse. Dit onderwerp is in de auditcommissie van 19 januari ook uitgebreid besproken. Het onderwerp zal ook in de toekomst periodiek in de auditcommissie geagendeerd worden.

Uitgebreid verslag vergadering Auditcommissie maandag 7 juni 2021

Pagina:

4

Tenslotte wordt aangegeven dat het een goed idee is om volgend jaar (met de nieuwe raad) een “Dag van de jaarrekening” te organiseren. De griffie zal hierover t.z.t. na overleg met de accountant en Financiën met een voorstel komen

2. Ingekomen stukken - Ter kennisname : toetsingskader gemeente Capelle. Vanuit Financiën wordt toegelicht dat dit toetsingskader de uitwerking is van het normenkader. Hierin zijn alle verordeningen opgenomen die artikelen bevatten rondom de termen recht, hoogte en duur vanuit financieel oogpunt. Het bevat de artikelen waarop de accountant zou moeten toetsen in het kader van rechtmatigheid, Als straks het college de rechtmatigheidsverantwoording moet uitvoeren, blijft de accountant wel een oordeel geven over de getrouwheid en dus ook over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 3. Vaststellen verslagen. - Verslag auditcommissie 19 januari jl. Vanuit de auditcommissie wordt gevraagd naar de stand van zaken met betrekking tot de financiële verordening en het bedrijfsvoeringsconvenant. Toegelicht wordt dat er op korte termijn een reactie komt van het college op art. 38 vragen over dit onderwerp. Verder moet er inderdaad een actualisatie komen van de financiële verordening (met name op de onderdelen rechtmatigheid en bedrijfsvoering) Voor de actualisatie van het onderdeel rechtmatigheid is het wel van belang dat ook de kadernota rechtmatigheid gepubliceerd wordt door de commissie BADO. Dat is nog niet gebeurd.

Of dit nu wel of niet gebeurt : in het najaar zal er sowieso wel een geactualiseerde verordening naar de raad komen (mogelijk in getrapte vorm), inclusief aandacht voor de bedrijfsvoering Vanuit de auditcommissie wordt nog gevraagd of er nog iets te melden is over een rapportage Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs. De concerncontroller geeft aan dat hij gehoord heeft dat voor het eind van dit jaar het Strategisch huisvestingsplan geactualiseerd moet zijn. Hij geeft aan na de zomer terug te komen naar de Auditcommissie op dit onderwerp. Inmiddels is door de controller aan de extern accountant ook gevraagd om de toegezegde (nog te geven?) verduidelijking van een eerdere passage uit het accountantsverslag over het jaar 2019 over dit onderwerp. Door Financiën wordt aangegeven dat de vragen die in de vorige auditcommissie zijn gesteld over de frauderisicoanalyse per mail op 15 maart jl. zijn beantwoord. - Verslag auditcommissie (met rekenkamer) op 25 maart. De auditcommissie stelt voor standaard één keer per jaar een afstemmingsoverleg te plannen met de voorzitter van de rekenkamer. Naar aanleiding van de toezegging van de concerncontroller om bij juridische zaken na te vragen in hoeverre gegarandeerd wordt dat alle verordeningen die er zijn ook gepubliceerd worden en actueel zijn, is aangegeven dat JZ een juridische scan zal uitvoeren.

Gehoopt wordt dat naar aanleiding van de uitkomsten van de scan in de volgende auditcommissie kan worden gemeld dat die garantie indedaad kan worden gegeven. Naar aanleiding van een vraag over de begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid in relatie tot de werkzaamheden van de rekenkamer zegt de concerncontroller toe te verifiëren in de verordening van de rekenkamer in hoeverre doelmatigheid en doeltreffendheid tot de werkzaamheden van de rekenkamer behoren, Ten aanzien van het onderzoeksplan 213a kan worden aangegeven dat dit in de openbare besluitenlijst van het college van 31 maart is opgenomen. (terug te vinden op Notubox) 5. Rondvraag. Afgesproken wordt dat vanuit de griffie een voorzet zal worden gemaakt voor een brief vanuit de auditcommissie aan de raad over de jaarrekening en het accountantsverslag. Vanuit de auditcommissie wordt aangegeven dat in de brief in ieder geval de informatievoorziening moet worden meegenomen.

Uitgebreid verslag vergadering Auditcommissie maandag 7 juni 2021

Pagina:

5

Vanuit de auditcommissie wordt gevraagd hoe de gemeente aankijkt tegen rekenkamerrapporten waarbij door de rekenkamer soms kritisch naar de gemeente als (te) risicomijdend enerzijds wordt gekeken (rivium) en anderzijds soms kritisch vanwege het teveel opzoeken van risico (Feijenoord stadion) De concerncontroller geeft wat dit betreft aan dat elk rekenkamerrapport per definitie kritisch is. Op onderdelen is de rekenkamer misschien buitengewoon (te) kritisch , daarom moet je altijd op zoek gaan naar de kern van het rapport. Kritiek kan ook worden gelezen als verbeterpunten . Door Financiën wordt nog gewezen op een bijeenkomst over vernieuwd interbestuurlijk toezicht in juli waarvoor de uitnodiging volgt. 6. Sluiting Om 21:15 uur sluit de voorzitter de vergadering