08.03 - Bijlage 2 - Instructie griffier was wordt lijst

Was/wordt tabel Instructie voor de griffier WAS

WORDT

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

Artikel 1. Definities In deze instructie wordt verstaan onder:  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel;  griffier: de functionaris, bedoeld in artikel 107 of 107d van de Gemeentewet;  griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;  presidium: een door de raad ingesteld overleg, zoals bepaald in artikel 3 van het Reglement van Orde gemeenteraad van de gemeente Capelle aan den IJssel 2024;  rekenkamer: de op grond van artikel 81a van de Gemeentewet ingestelde rekenkamer;  seniorenconvent: een door de raad ingesteld overleg, zoals bepaald in artikel 4 van het Reglement van Orde gemeenteraad van de gemeente Capelle aan den IJssel 2024;  werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd. Artikel 2. Algemene taken en verantwoordelijkheden 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, de rekenkamer en de referendumcommissie, bedoeld in

Artikel 1. In deze instructie wordt verstaan onder:  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;  werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;  presidium: een door de raad ingesteld overleg zoals is bepaald in artikel 2 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;  agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg van de commissievoorzitters en in de toekomst fora voorzitters;

Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier Artikel 2. Taak en bevoegdheden 1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt mede zorg voor de logistieke, procedurele

1

en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan. 2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

artikel 3 van de Referendumverordening Capelle aan den IJssel 2020. 2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden. Artikel 3. Taken besluitvorming 1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2. De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling. 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en draagt zorg voor de aanwezigheid van een op de griffie werkzame medewerkers bij de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van de gemeenteraad en van door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen 4.

De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen; het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

2

5. De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren. Artikel 4. Taken presidium en seniorenconvent 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en seniorenconvent en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het presidium en seniorenconvent aanvullende ondersteuning of advisering behoeven, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt. Artikel 5. Taken raadsleden 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 2. De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 3. De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning. Artikel 6. Taken financiën en contractbeheer 1. De griffier beheert en bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, griffie en rekenkamer, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover. 2. De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met inen externe partijen. Artikel 7.

Taken lokale democratie en integriteit De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: a. het samenspel tussen alle actoren

3

Artikel 3. Leidinggeven en management 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie. 2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. 4. De griffier rapporteert jaarlijks in het verslag van de jaarrekening van de gemeente aan de raad over de activiteiten van de griffie. 5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

in het bestuurlijke besluitvormingsproces; b. integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie; c. het borgen van de democratische waarden en d. de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop. Artikel 8. Periodieke overleggen 1. De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris. 2. In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer. Artikel 9. Management griffie 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert - op basis van het Mandaatbesluit griffiepersoneel gemeente Capelle aan den IJssel het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie. 3. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris. 4.

De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten. 5. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie

4

van de dienstverlening door de griffie. 6. De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel 4. Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad. 2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 4. De griffier overlegt met de accountant van de gemeente over de controle op de jaarrekening. 5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties. Artikel 5. Agendering 1. De griffier ondersteunt het presidium bij haar werkzaamheden; 2. De griffier adviseert de agendacommissie; 3. De griffier adviseert het presidium en de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. Artikel 6. Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2.

De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een

NU art. 9 lid 2 NU art. 8 lid 1 – term afstemmingsoverleg wordt niet meer gebruikt. NU art. 8 lid 2 – de inhoud van het overleg wordt niet meer beschreven.

NU art. 8 lid 2 – de inhoud van het overleg wordt niet meer beschreven. NU art. 6 lid 2 – toegespitst op contract beheer. Art. 2 lid 1 – omvat alle door de raad ingestelde commissies en werkgroepen. Art. 4 is gewijd aan het presidium. NU: Art. 3 lid 2.

Ter vergelijk hier ook nog een keer opgenomen. Artikel 3. Taken besluitvorming 1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

5

effectieve besluitvorming. 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 7. Onderzoek 1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet. 2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van

2. De griffier adviseert de

gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling. 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en draagt zorg voor de aanwezigheid van een op de griffie werkzame medewerkers bij de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van de gemeenteraad en van door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen 4. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen; het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen. 5. De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren. Art. 2 lid 1 – omvat alle door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

6

de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. Artikel 8. Communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 9. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier meer dan 2 werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 10. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Artikel 11. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Gemeente Capelle aan den IJssel”. Artikel 12. 1. Deze instructie treedt in werking

Artikel 10. Raadscommunicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren. Artikel 11. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier meer dan twee weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers. Artikel 12. Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie (q.q. de vicevoorzitter van de gemeenteraad). 2. De Instructie voor de griffier van de gemeente Capelle aan den IJssel, vastgesteld op 13 december 2010, wordt ingetrokken. 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na die van bekendmaking. 4. Deze instructie wordt aangehaald

7

op de dag na de vaststelling ervan. 2. Op dat moment vervalt de Instructie van de griffier van de gemeente Capelle aan den IJssel vastgesteld bij besluit van 19 april 2004

als: Instructie voor de griffier Capelle aan den IJssel 2025.

8