08.02 - BBV Archiefverordening 2021, Beheerregeling Informatiebeheer 2021 en Aanwijzings- en instellingsbesluiten.. - 423540

Collegevoorstel Openbaar Behandelaar: K.C. van Opijnen Afdeling / Unit: FD DIV Portefeuillehouder: N.C. van Veen

Vergaderdatum: 13 juli 2021 Behandelwijze: Bespreekstuk Documentnummer: 525267

ONDERWERP Archiefverordening 2021, Beheerregeling Informatiebeheer 2021 en Aanwijzings- en instellingsbesluiten Informatiebeheer 2021.

SAMENVATTING De Archiefverordening is in 2019 geactualiseerd volgens de VNG modelverordening en stelt de gemeentesecretaris aan als de gemeentearchivaris. Met de vernieuwing van de Archiefwet 1995 zal het vanaf 2023 voor elk overheidsorgaan verplicht zijn om een archivaris aan te stellen. Vooruitlopend op deze wetswijziging wordt een gediplomeerd gemeentearchivaris aangesteld. Hierdoor moeten de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd worden. Een archiefverordening is een verplichting conform artikel 30 van de Archiefwet 1995 en moet worden vastgesteld door de gemeenteraad. De Archiefverordening regelt de zorg voor en het toezicht op de gemeentelijke archiefbescheiden. Gelet op het voorgaande heeft het college o.a. besloten: − de Aanwijzings- en instellingsbesluiten Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; − de Beheerregeling informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; − de gemeenteraad voor te stellen de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen.

ADVIES OM TE BESLISSEN 1. De Aanwijzings- en instellingsbesluiten Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; 2. De Mandaatregeling 2011 te wijzigen en de taken behorende bij de gemeentearchivaris te mandateren aan de benoemde gemeentearchivaris; 3. De rol van de benoemde gemeentearchivaris rond de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwetgeving in 2023 te evalueren; 4. De Beheerregeling informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; 5. De gemeenteraad voor te stellen de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; 6. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen; 7. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad; 8. Het bestuur van de GR IJsselgemeenten schriftelijk van het besluit in kennis te stellen.

BESLUIT: 13 juli 2021

Het college besluit conform het voorstel.

1

INHOUD/STREKKING Inleiding De Archiefverordening is in 2019 geactualiseerd conform de VNG modelverordening en wees de gemeentesecretaris aan als de gemeentearchivaris. Dit mag conform artikel 32 lid 1 (Archiefwet 1995) als er geen gediplomeerde gemeentearchivaris is aangesteld. Voor het aanstellen van een gemeentearchivaris is het diploma Archivistiek A (universitair) of Archivistiek B (HBO) verplicht (artikel 15, Archiefbesluit 1995). De gemeentearchivaris beheert de archiefbewaarplaats en is belast met het toezicht op de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Ook neemt de gemeentearchivaris deel aan het strategisch informatieoverleg (SIO). In het SIO worden twee keer per jaar (of vaker indien nodig) alle strategische beslissingen op het gebied van archief- en informatiebeheer besproken. Hieronder vallen ten minste de volgende onderwerpen: selectielijst, vervreemding, vervanging, migratie, conversie, overbrenging, beperkingen op openbaarheid, duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, keuze en inrichting van archiefruimte en archiefbewaarplaats (Djuma: 63078). Nieuwe archiefwetgeving vanaf 2023 Op dit moment wordt door de rijksoverheid gewerkt aan nieuwe archiefwetgeving. In de concepttekst van de Archiefwet staat dat de aanwijzing van een archivaris verplicht wordt en is de constructie die de gemeente heeft niet meer toegestaan.

Elke gemeente is vanaf dan verplicht om een gemeentearchivaris aan te stellen. De eis om als archivaris het verplichte diploma archivistiek te hebben zal wellicht in de nieuwe wet komen te vervallen. Dit heeft ook tot veel kritiek geleid vanuit het archiefvakgebied. De angst bestaat dat er een hoop ongeschikte of niet opgeleide gemeentearchivarissen worden aangesteld om maar te voldoen aan de wettelijke eis. Of de taken van de gemeentearchivaris met de nieuwe archiefwetgeving ook gaan veranderen is nog niet bekend. De verwachting is dat de vernieuwde archiefwetgeving in 2023 in werking treed. De toekomstige verplichte aanstelling van een gemeentearchivaris betekent voor ons dat de constructie die wij hebben dan niet meer is toegestaan. De gemeentesecretaris vervulde in Capelle de rol van gemeentearchivaris en vanwege de tweehoofdige directie waren deze taken via de mandaatregeling gemandateerd aan de 1e loco-gemeentesecretaris / plaatsvervangend algemeen directeur (Besluit B&W: 04-04-2017, Verseon: 878696). Nu er sinds januari 2021 geen tweehoofdige directie meer is, hebben wij gekeken naar wat verstandig is om te doen. Wij hebben drie opties onderzocht. Optie 1: Gemeentesecretaris is de gemeentearchivaris. Hiermee houden we de huidige constructie en hoeft alleen het mandaatbesluit aangepast te worden.

Zodra de nieuwe Archiefwet is vastgesteld zijn wij verplicht om een gemeentearchivaris aan te stellen en moet de Archiefverordening opnieuw aangepast worden. Optie 2: Aanstellen interne gemeentearchivaris. Wij kunnen de rol van gemeentearchivaris intern beleggen, maar dan is het diploma archivistiek wel verplicht. Het diploma Archivistiek is redelijk zeldzaam en daarnaast niet gemakkelijk te behalen. Op dit moment is het waarnemend unithoofd DIV de enige medewerker in de organisatie met een diploma archivistiek (Archivistiek A). Optie 3: Aanstellen externe gemeentearchivaris. De rol van gemeentearchivaris kan ook ingehuurd worden of gedeeld worden met andere gemeenten. Dit zorgt wel voor meer kosten dan optie 1 en 2. Voorstel: Vooruitlopend op de nieuw archiefwetgeving stellen wij voor om voor optie 2 te kiezen en waarnemend unithoofd DIV als gemeentearchivaris aan te wijzen. Hiermee wordt de rol van gemeentearchivaris belegd bij een gediplomeerd medewerker.

2

Als aandachtspunt moet hierbij opgemerkt worden dat het unithoofd DIV ook de beheerder is van het nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief. Dit conflicteert met de rol van de gemeentearchivaris als toezichthouder op dit archief. In de huidige constructie dat de gemeentesecretaris de rol van gemeentearchivaris vervult huren wij een externe archiefinspecteur in die elke 2 jaar een toezichtverslag maakt. Dit verslag gaat ook naar de gemeenteraad en de provincie. Het advies is dan ook om hiermee door te gaan. Hiermee is het toezicht geborgd en voldoen wij aan de vereisten uit de archiefwetgeving. De rol van gemeentearchivaris zal rond de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet in 2023 geëvalueerd worden in het strategisch informatieoverleg. De aanstelling van een gemeentearchivaris zorgt ervoor dat de Archiefverordening en daarmee ook het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd moeten worden. De belangrijkste aanpassingen die zijn gedaan in de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer betreft de wijziging van de rol van de gemeentesecretaris in die van de gemeentearchivaris. Een toevoeging is het Aanwijzings- en instellingsbesluiten informatiebeheer waarin de gemeentearchivaris wordt aangewezen. Afstemming: Het concept is voorgelegd aan de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Zuid-Holland voor commentaar.

De opmerkingen zijn overgenomen. Op grond van artikel 30, lid 1 van de Archiefwet dient de vastgestelde Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 aan Gedeputeerde Staten te worden meegedeeld. De gemeente voert ook de archieftaken uit voor de GR IJsselgemeenten en de gemeentearchivaris zal dan ook werkzaamheden hiervoor uitvoeren. De aanstelling van een gemeentearchivaris is afgestemd met de directeur van de GR IJsselgemeenten.

FINANCIËN N.v.t.

JURIDISCH ADVIES Voorstel is afgestemd met de juridisch adviseur, gemaakte opmerkingen zijn verwerkt.

ONDERNEMINGSRAAD N.v.t.

COMMMUNICATIE N.v.t.

BIJLAGEN 1. 2. 3. 4.

Raadsvoorstel en –besluit Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021; Beheerregeling Informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021; Aanwijzings- en instellingsbesluiten informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021; Diploma archivistiek A

3