08.01 - Vastgesteld voorstel en besluit Verordening op de agendacommissie 2022 - gewijzigd

Zaaknr: 698744

'!''"". ·11,,, Capelle

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel

Portefeuillehouder college/ burgemeester griffier/ initiatiefnemer raad

771582 Voorzitter / griffier Raadsvergadering

Programma/ product/ collegewerkplan

7juni2022

0. Bestuur

ONDERWERP Verordening op de agendacommissie Capelle aan den IJssel 2022 GEVRAAGDE BESLISSING De Verordening op de agendacommissie Capelle aan den IJssel 2022 vast te stellen. WETTELIJKE BASIS / AANLEIDING RAADSVOORSTEL Voor de agendering en verdere organisatie van de vergaderingen van onder meer de raadscommissies en werkgroepen kent de raad de agendacommissie. De spelregels van de agendacommissie waren aanvankelijk beschreven in de Verordening op de raadscommissies Capelle aan den IJssel 2018. De regelgeving in die verordening was gebaseerd op artikel 82 van de Gemeentewet. Dit houdt in dat de vergaderingen van de agendacommissie in het openbaar worden gehouden, tenzij de commissie ter vergadering besluit om besloten te vergaderen. Gezien de taken van de agendacommissie. waarbij het gaat om de technische voorbereiding van vergaderingen van de raadscommissies en thema-avonden, de "Benen-op-tafel-overleggen". de hoorzittingen en de werkbezoeken en er geen sprake is van voorbereiding van besluitvorming door de raad. is aanleiding om de vergaderingen van de agendacommissie in beslotenheid te houden. Ook heeft de agendacommissie als taak te toetsen of stukken voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. Die taak leidt ertoe dat de agendacommissie met zeker regelmaat stukken ter tafel krijgt. die naar hun aard (nog) niet geschikt zijn voor openbare kennisgeving.

Nadere overweging - gelet op formuleringen van art. 82. 83 en 84 van de Gemeentewet - leidt tot de conclusie dat een I de agendacommissie geen commissie is als bedoeld in art. 82 van de gemeentewet (en al helemaal niet zoals bedoeld in art. 83). zodat toepassing van art. 84 resteert. Artikel 84 van de Gemeentewet biedt de raad de mogelijkheid andere commissies dan bedoeld in art. 82 in te stellen. Dit zijn commissies. waarvoor niet geldt dat de vergaderingen in het openbaar worden gehouden. maar waarvoor de raad zelf de openbaarheid van de vergaderingen regelt. Hiermee ontstaat de wettelijke basis voor het besloten vergaderen van de agendacommissie. Overigens blijft het wel de bedoeling de agenda voor de vergaderingen van deze commissie exclusief de inhoudelijke stukken - op de openbare vergaderkalender (NotuBox) te plaatsen.

Zaaknr: 698744

·,nt .,,,,-

0 ,,,

Capelle

1 BEOOGD DOEL/ EFFECT In de huidige opzet (art. 82 Gemeentewet) dient in elke vergadering van de agendacommissie conform artikel 23 Gemeentewet in het openbaar te beginnen; de deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt en de commissie vervolgens het besluit dient te nemen dat in beslotenheid wordt verder vergaderd. De praktijk leert dat deze formeel juridisch stappen niet altijd consequent worden gezet. De agendacommissie krijgt- zie de taakbeschrijving - met enige regelmaat stukken ter tafel met als doel te toetsen of ze voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. Stukken, die naar hun aard (nog) niet geschikt zijn voor openbare kennisgeving. In de voorgestelde opzet wordt recht gedaan aan de inmiddels gegroeide praktijk (het besloten vergaderen van de agendacommissie).

ONDERBOUWING VAN DE GEVRAAGDE BESLISSING In de voorgestelde opzet (commissie ex art. 84 Gemeentewet) wordt recht gedaan aan de inmiddels gegroeide praktijk (i.c. het besloten vergaderen van de agendacommissie).

FINANCIELE CONSEQUENTIES/ WIJZE VAN DEKKING N.v.t.

REACTIES VAN DERDE/ FORMELE INSPRAAK EN ZIENSWIJZEN/ COMMUNICATIE N.v.t.

VOORTRAJECT N.v.t.

VERVOLGTRAJECT De Verordening op de agendacommissie Capelle aan den IJssel 2022 wordt op de gebruikelijke wijze, in het digitale Gemeenteblad op overheid.nl., gepubliceerd.

RAADSCOMMISSIE Commissie Bestuur, Middelen en Veiligheid van 23 mei 2022.

BIJLAGE(N) WELKE TER KENNIS VAN DE RAAD WORDEN GEBRACHT N.v.t.

2

Zaaknr: 698744

'J '"''"''"Î'··

Capelle IJ el

NADERE INFORMATIE/ TECHNISCHE VRAGEN BIJ Thea de Mik, ta.de.mik@capelleaandenijssel.nl, (010) 284 8180 - m. 06-5171 4434.

De griffier,

De burgemeester,

DRS. TA DE MIK

MR P. OSKAM

3

Zaaknr: 698744

Capelle _1

Raadsbesluit De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel: gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier: gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; BESLUIT:

vast te stellen de navolgende verordening Verordening op de agendacommissie Capelle aan den IJssel 2022 Artikel 1

Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder: a. agendacommissie: commissie als bedoeld in artikel 2 van deze verordening; b. raadslid: lid van de gemeenteraad van Capelle aan den IJssel; c. burgerraadslid: door de gemeenteraad benoemde burger, die bij de gemeenteraadsverkiezingen op de kieslijst van zijn partij heeft gestaan en die na zijn benoeming op voordracht van de fractie mag deelnemen aan vergaderingen van de raadscommissies: d. commissie: een bijeenkomst aangeduid als een raadscommissievergadering; e. commissielid: deelnemer aan een raadscommissie of diens vervanger: f. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger: g. voorzitter: voorzitter van een commissie of diens vervanger. Artikel 2 1. 2. 3. 4.

De raad heeft een agendacommissie, die bestaat uit de door de raad aangewezen (plaatsvervangende) voorzitters van de raadscommissies. De agendacommissie kan anderen uitnodigen deel te nemen aan haar vergaderingen. De leden van de agendacommissie hebben elk één stem in de agendacommissie. De griffier of zijn vervanger is in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.

Artikel 3 1.

2.

3. 4. 5. 6.

Agendacommissie

Taken

De agendacommissie stelt, op voorstel van de griffier, de voorlopige agenda's van de commissies vast en verdeelt het voorzitterschap onderling. Uitgegaan wordt van een vast voorzitterschap per commissie, tenzij omstandigheden om vervanging vragen. De agendacommissie kan - zo nodig - extra commissievergaderingen uitschrijven of een commissievergadering annuleren: daarbij dient de termijn als bedoeld in art. 8, lid 3 van de Verordening op de raadscommissies Capelle aan den IJssel 2022 in principe in acht te worden genomen (uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering). Bij de opstelling van de agenda bepaalt de agendacommissie op welke wijze een onderwerp wordt behandeld. De agendacommissie bepaalt de inhoud en de invulling van de thema-avonden, de "Benen-op-tafeloverleggen", de hoorzittingen en de werkbezoeken. De agendacommissie toetst of de stukken voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. Daarbij adviseert de griffier de agendacommissie. De agendacommissie beheert het planningsoverzicht ten behoeve van de commissies-raad.

4

Zaaknr: 698744

Artikel 4

1.

2.

Openbaarheid vergadering agendacommissie

De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. De agenda wordt - zonder de inhoudelijke stukken - op de openbare vergaderkalender (NotuBox) geplaatst.

Artikel 6 1. 2.

Verzoeken tot het agenderen van onderwerpen voor een commissie en/of het houden van een extra commissie

Het college van burgemeester en wethouders en een (burger)raadslid dat een onderwerp voor een commissie wil agenderen voor een voorlopige agenda, doet daarvoor een verzoek aan de agendacommissie. Voor de verzoeken van het college geldt dat deze dienen te passen binnen de voorbereidingstermijnen van de vergaderingen van de agendacommissie. In spoedeisende, geen uitstel duldende, gevallen is toevoeging aan de agenda ter beoordeling van de voorzitter van de agendacommissie. De verzoeken van een (burger)raadslid dienen uiterlijk één dag voorafgaande aan de vergadering van de agendacommissie bij deze commissie te zijn ingediend. Het college van burgemeester en wethouders kan de agendacommissie verzoeken een extra commissievergadering te beleggen. Indien de agendacommissie het verzoek honoreert dient voor het verzenden van de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken de termijn als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de Verordening op de raadscommissies Capelle aan den IJssel 2022 verordening minimaal in acht te worden genomen (uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering).

Artikel 5 1. 2.

"" Capelle 1 e

Slotbepalingen

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking. Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening op de agendacommissie Capelle aan den IJssel 2022'.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 7 juni 2 de griffier" ,1 de voor itter, _.,.,.-(

5