08.01 - Raadsvoorstel en –besluit Archiefverordening

Zaaknr:423540

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel

Portefeuillehouder college / burgemeester griffier / initiatiefnemer raad

423540 Nico van Veen Raadsvergadering

Programma / product / collegewerkplan

27 september 2021

Programma 0 – Bestuur en Ondersteuning

ONDERWERP

Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021

GEVRAAGDE BESLISSING De Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 vast te stellen

WETTELIJKE BASIS / AANLEIDING RAADSVOORSTEL Een archiefverordening is een verplichting conform artikel 30 Archiefwet 1995

BEOOGD DOEL / EFFECT Met het actualiseren van de Archiefverordening 2019, geheel in overeenstemming met de VNG modelverordening, voldoet de gemeente aan artikel 30 van de Archiefwet 1995. Deze verordening regelt de zorg voor en het toezicht op de gemeentelijke archiefbescheiden en vormt de basis voor de invulling van de zorg voor het college van B&W om de gemeentelijke archiefbescheiden vast te leggen, te beheren en toegankelijk te houden voor historische onderzoekers, burgers en de eigen organisatie. Vanwege het aanwijzen van een gediplomeerd archivaris is een actualisatie noodzakelijk.

ONDERBOUWING VAN DE GEVRAAGDE BESLISSING De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) regelt de wijze waarop overheden invulling dienen te geven aan de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden.. Volgens artikel 30 van de Archiefwet zijn gemeenten verplicht een verordening over het archiefbeheer door de gemeenteraad te laten vaststellen. De archiefverordening regelt de wijze waarop het college van B*W als zorgdrager de zorg voor en het toezicht op de gemeentelijke archiefbescheiden regelt. Het college van B&W wil een gediplomeerd archivaris aanstellen en daarom is een actualisatie van de archiefverordening noodzakelijk. Deze is opgesteld op basis van de VNG model-archiefverordening. Wij stellen u voor om de Archiefverordening 2019 in te trekken en de Archiefverordening 2021 vast te stellen. Wij hebben, onder voorbehoud van het vaststellen van de Archiefverordening 2021 door uw raad, de Beheerregeling informatiebeheer inmiddels vastgesteld op 6 juli 2021 en de vernieuwde beheerregeling zal gelijktijdig met de ingang van Archiefverordening 2021 inwerking treden.

1

Zaaknr:423540

Tevens hebben wij op basis van de gewijzigde Archiefverordening de volgende aanwijzings- en instellingsbesluiten genomen: − De aanwijzing van de archivaris van de gemeente Capelle aan den IJssel − De aanwijzing van de gemeentelijke archiefbewaarplaats − Het instellen van een Strategisch informatieoverleg.

FINANCIELE CONSEQUENTIES / WIJZE VAN DEKKING n.v.t.

REACTIES VAN DERDEN / FORMELE INSPRAAK EN ZIENSWIJZEN / COMMUNICATIE De concept Archiefverordening 2021 is voorgelegd aan de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie voor feedback. Zijn opmerkingen zijn overgenomen.

VOORTRAJECT n.v.t.

VERVOLGTRAJECT Op grond van artikel 30, lid 1 van de Archiefwet dient de vastgestelde Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021 aan Gedeputeerde Staten te worden meegedeeld.

RAADSCOMMISSIE Commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen (BVM) van 13/14 september 2021.

BIJLAGE(N) WELKE TER KENNIS VAN DE RAAD WORDEN GEBRACHT − −

Beheerregeling Informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021 Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2021

NADERE INFORMATIE / TECHNISCHE VRAGEN BIJ Kirsten van Opijnen, k.c.van.opijnen@capelleaandenijssel.nl, (010) 284 8461.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,

A.L. Duijmaer van Twist

mr. P. Oskam

2

Zaaknr:423540

Raadsbesluit De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel; gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 juli 2021; BESLUIT: vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. De gemeentearchivaris brengt elke twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 3.

Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad elke twee jaar over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid; b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede en derde lid, en c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentearchivaris kan met instemming van de eigenaar bescheiden, ongeacht hun vorm, van instellingen of personen in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Artikel 5. Intrekking oude verordening De Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2019 wordt ingetrokken. Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag van de bekendmaking; 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2021.

3

Zaaknr:423540

Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 september 2021 De griffier, de voorzitter,

4

Zaaknr:423540

Toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de griffie en gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet met één of meer publiekrechtelijke bevoegdheden) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij burgemeester en wethouders. Zie hiervoor artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan de gemeenteraad om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Aspecten die al in specifieke wetgeving zijn geregeld en (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld. Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet). Definities Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’).

Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, want afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’). Zorg en beheer Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten, vernietigen en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

5

Zaaknr:423540

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d. De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Verordening op de heffing en invordering van leges welke elk jaar vastgesteld wordt. Artikelsgewijs Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Tweede lid De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is aangewezen, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde voor zover het de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen betreft die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats – (artikel 32, eerste en tweede lid van de Archiefwet).

Eerste lid Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en particulieren die zijn overgebracht naar, respectievelijk opgenomen in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg. Het is aan de gemeentearchivaris om dit toezicht te laten uitvoeren door een toezichtverslag in te kopen bij een deskundige, bij voorkeur een (gediplomeerde) archivaris, de auditdienst of een commercieel bedrijf, of zich bij het opstellen van het verslag te laten bijstaan door bijvoorbeeld een functionaris kwaliteitsbeleid. Het toezichtverslag kan mede dienen als basis voor het verslag dat het college van B&W op basis van het interbestuurlijk toezicht op het archief- en informatiebeheer opstellen en ter verantwoording voorleggen aan de gemeenteraad en de provincie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft voor dit laatste verslag een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld.

Uiteindelijk hebben zowel het inspectieverslag als het KPI-verslag tot doel het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden te versterken. 6

Zaaknr:423540

Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Tweede lid Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer – bepaalde voorzieningen te treffen. Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad elke twee jaar over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de gemeentearchivaris, b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak.

Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd. De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht de gemeenteraad en gedeputeerde staten te informeren op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht. Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, instellingen en stichtingen, bezitten bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn op de collectie van het gemeentearchief en een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen ze een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties van historisch belang (zogenoemde ‘hotspots’).

Als bescheiden van particulieren deze waarde hebben en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze op grond van dit artikel worden opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de Archiefwet). Voor het beheer van deze archiefbescheiden dienen voldoende middelen beschikbaar te worden gesteld door burgemeester en wethouders binnen de begrotingskaders gesteld door de raad. Dit met uitzondering van archiefbescheiden die bij de gemeente in bewaring zijn gegeven en waarover is overeengekomen dat het beheer daarvan door de eigenaar wordt vergoed aan de gemeente.

7